Nama : Kusniyati

Tugas 2 Kearsipan

Jawaban Soal No. 1

Filling kabinet adalah, Sarana tempat penyimpanan dokumen.
Biasanya berbentuk seperti Lemari yang berisi laci - laci kemudian terdapat tempat label
di bagian depan supaya memudahkan untuk mengenali bagian Dokume. Filling kabinet
biasanya berbahan dari Logam.
Fungsi Filling Kabinet adalah
1). Tempat penyimpanan dokumen.
2). Pengamanan dan pemeliharaan dokumen agar terhindar dari kerusakan yang
disebabkan oleh faktor luar seperti kebakaran atau serangga.
3). Perlindungan atas kerahasiaan dokumen dengan sistem kunci, dan
4). alat bantu untuk menata arsip kantor dengan mudah. 

Jawaban No 2.
1. Bentuk pengamanan isi Rekord Vital
Bentuk-bentuk Metode Pelindungan Arsip Vital. Ira A. Penn (1994): metode
perlindungan arsip vital
tergantung dari jenis media arsip yang disimpan dengan tiga cara: duplikasi
(penggandaan atau
membuat salinan dengan mengkopi atau dengan medea lain), dispersial (pemencaran
lokasi
penyimpanan terhadap duplikasi arsip vital: existing dispersal/penyebaran yang
terprogramkan,
improvised dispersal/pemencatan akibat kebutuhan atau diluar program,
pemindahan/transfer
untuk arsip vital dinamis inaktif dan dilakukan secara periodik, peralatan khusus/dengan
menggunakan sarana khusus agar tahan api/air/benturan, penyimpanan di pusat
arsip/record
center) dan peralatan khusus. Betty R. Ricks: duplikasi, built-in dispersial, improvisial,
dan vaulting.
2. cara mengamankan isi record yang tersimpan di dalam computer?
1) Kunci File dan Folder
2) Membuat kata sandi yang susah ditiru
3) Backup semua file penting
4) Pasang pasword di screen saver
5) Enkripsi Hard drive
6) selalu Update Software

Jawaban No. 3
1. Di pastikan Map bisa untuk menyimpan dokumen Rahasia (Aman)
2. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan
arsip, apakah jumlah arsip terus berkembang setiap tahun.
3. Peralatan yang digunakan harus memberikan kemudahan, mudah diambil dan
ditempatkan kembali pada lokasinya
4. Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan.
5. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil
6. Tingkat Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dengan demikian dapat dipastikan bahwa seiring dengan berjalannya setiap oarganisasi
yang ada di suatu lingkungan pemerintah daerah, maka rekod yang tercipta semakin
bertambah setiap saat. 

Apabila rekod tidak dikelola dengan baik, maka niscaya keberadaan rekod yang tidak
teratur malah akan menjadi ancaman bagi pencipta rekod sendiri. Khususnya dalam hal
era industri 4.0 rekod bukan lagi hanya  sebagai sumber informasi yang  mengharuskan
untuk disimpan menurut kaidah yang benar tetapi rekod itu sendiri dapat dipandang
sebagai asset perusahaan.

Akan menyulitkan organiasai/perusahaan ketika memerlukan rekod sebagai rujukan.

Rekod sebagai bukti pertanggungjawaban dan bukti hukum akan menjadi benar-benar
berperan dalam era industry 4.0 ini. Bahkan sudah dapat diprediksi dan proyeksi,
bagaimana berbagai poternsi masalah akan muncul ketika rekod tidak dikelola dalam
suatu manajemen yang baik. Sehingga upaya memaksimalkan segala peluang dan
tantangan dalam era industry 4.0 akan semakin sulit dicapai.

Unit yang sangat penting dalam hal penciptan rekod dalam melaksanakan pengelolaan
rekod adalah unit kearsipan atau rekod center. Unit kearsipan menurut Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta rekod yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Menurut
peraturan perundangan di bidang kearsipan, unit kearsipan menyimpan rekod inaktif
dari unit pengolah yang memiliki retensi di bawah 10 tahun.

Rekod center (Records Center)

Dalam penjelasan pasal 47 ayat 1 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan
bahwa penyimpanan rekod inaktif dilakukan pada sentral rekod inaktif atau records
center sebagai tempat penyimpanan rekod inaktif pada bangunan yang dirancang untuk
penyimpanan rekod. Orgarnisasi dan perusahaan yang ada di Indonesia, sesuai
peraturan perundang-undangan telah diwajibkan untuk memiliki rekod center (records
center) sebagai sarana penyimpanan rekod inaktif. Hal ini juga sebagai upaya untuk
mendudukung organisasi dan perusahaan dalam menjalankan fungsi bisnisnya dalam
era indurstri 4.0

Rekod center merupakan tempat dan semua fasilitas yang didesain khusus untuk
menyimpan rekod inaktif. Keberadaan rekod center harus melalui perencanaan, artinya
rekod center tidak begitu saja terjadi karena suatu ruangan penuh dengan tumpukan
rekod, lantas disebut rekod center. Rekod center diciptakan karena kebutuhan
organisasi, sehingga ia perlu didesain secara khusus untuk memenuhi kriteria tertentu
dan dapat mendukung pencapaian tujuan pengelolaan rekod