KD 13.

Mengevaluasi kegiatan pengelolaan arsip

Evaluasi Kegiatan Pengelolaan Arsip

1. Analisis kegiatan pengelolaan arsip

Cara Pemecahan Masalah
Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana
cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan
memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu
pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat
ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :
 System abjad (alphabetic system)
 System masalah (subject system)
 System tanggal (chronologi system)
 System wilayah (geographic system)
 System nomer (numberic system)

b. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang
ketat.
c. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
1) Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab).
Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan).
Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang
penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan
air.
2) Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan
disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar
tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding,
dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan
serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
3) Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa
makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas
kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
4) Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara
membersihan arsip dengan kemucing maupun dengan peralatan modern, mengeringkan
arsip yang basah dengan kipas angin.

d. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

1) Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
2) Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.
3) Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
4) Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
5) Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

e. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan
hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali
keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan
mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di
samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-
 baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-
tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah
tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai
tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk
menunjang efektivitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan
rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan
kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

f. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat
dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.

2. Penyusunan portofolio kegiatan pengelolaan arsip

3. Merencanakan isi dan susunan laporan
4. Teknik penyusunan laporan kegiatan pengelolaan arsip