PEMELIHARAAN ARSIP

Oleh
WARSIH
Arsiparis Penyelia
 
A.     PENDAHULUAN
Kondisi arsip dapat dikelompokkan menjadi tiga yaitu ; (1) aarsip yang masih baik,
artinya dalam kondisi yang utuh, bersih dan belum berubah warna, (2) arsip yang
berpenyakit artinya telah terserang serangga, berjamur, timbul noda hitam, coklat
dan sejenisnya dan (3) arsip yang rusak artinya dalam kondisi tingkat kerusakan
yang memerlukan perbaikan  (restorasi) sesuai dengan kerusakannya.
Untuk kondisi arsip yang masih baik, usaha pelestariannya dilakukan pencegahan,
seperti pemeliharaan lingkungan , penanganan arsip yang berpenyakit dengan cara
pengobatan seperti Fumigasi, deasdifikasi. Sedangkan untuk kondisi arsip yang
rusak perlu dilakukan perbaikan atau restorasi.
B.      PEMELIHARAAN TERHADAP LINGKUNGAN
Adalah pemeliharaan, perawatan dan penjagaan arsip yang berkenaan
dengan tempat penyimpanan dan penataan yang digunakan. Hal ini
merupakan tindakan prekventif untuk memperkecil pengaruh faktor yang
dapat merusak arsip. Adapun yang perlu mendapat perhatian utama adalah,
gedung/ruang arsip, penggunaan rak arsip, penggunaan sistem pendingin
udara dan penggunaan bahan kimia.
1.      Gedung/Ruang penyimpanan arsip
Lokasi gedung penyimpanan arsip yang paling baik adalah di daerah yang
bebas dari kesibukan industri. Kotoran udara yang disebabkan adanya
sulphur dioksida yang merupakan hasil sampingan dari proses industri
sangat membahayakan bagi kelangsungan hidup arsip.
Gedung atau ruang arsip yang baik yaitu yang tahan api, air, serangga, dan
sejenisnya. Beton merupakan material yang sudah dipercaya
ketahanannya di samping itu bersifat tahan api dan berkesan masif.
Jika ruang penyimpanan arsip merupakan satu bagian dari satu gedung,
maka sebaiknya ruang penyimpanan arsip terpisah dari kantor lainnya,
untuk menghindari atau mencegah hilangnya arsip. Perlu adanya pintu
darurat untuk memindahkan arsip jika terjadi kebakaran. Pancaran sinar
matahari diusahakan tidak langsung masuk ke dalam ruangan dan
mengenai arsip. Perlengkapan yang sebaiknya ada adalah: Fire
extinguiser, deehumidifier, dan sebagainya.
2.      Penggunaan Rak/peralatan penyimpanan arsip
Yang paling penting untuk penyimpanan arsip yaitu menggunakan rak
yang stainles, baik rak yang bergerak maupun yang statis. Keuntungan rak
yang bergerak adalah dapat menghemat ruangan, penggunaan rak dari
kayu sebaiknya dihindari mengingat banyak kelemahannya seperti banyak
menghasilkan asam, mudah terbakar, dan disenanggi oleh serangga,
kecuali kayu jati. Usahakan agar terdapat   jarak antara papan yang paling
bawah dengan lantai sekitar 15 Cm. Hal ini untuk memudahkan
bergeraknya udara serta untuk memudahkan dalam membersihkan lantai
yang ada di bawah rak.
Koleksi kertas sebaiknya tidak disimpan di bagian  atas rak karena
berdekatan dengan lampu dan ada kemungkinan air dari alat penyembur
api yang rusak. Selain itu jalan di antara rak digunakan untuk memudahkan
pemindahan dokumen.
3.      Penggunaan sistim pendingin udara.
Suhu udara dan kelembaban udara yang berubah-ubah dapat
mengakibatkan kerusakan terhadap arsip. Untuk menghindari keadaan
tersebut, maka ruang penyimpanan arsip perlu AC. Di samping untuk
mengontrol suhu, AC juga berfungsi untuk mengatur kelembaban dan
kebersihan udara. AC dipasang terus menerus selama 24 jam dan
sepanjang tahun. Pemasangan yang tidak tetap akan merusak arsip serta
peralatanya. Pengaturan dan pengawasan terhadap suhu dan kelembaban
udara dapat mencegah/mengurangi kerusakan arsip.
4.      Penggunaan bahan-bahan kimia.
Sebaiknya dalam ruang penyimpanan arsip  diberikan thymol vapor
(semacam kapur barus) untuk mengusir serangga. Telah diketahui bahwa
serangga seperti silverfish, kecoa, kutu buku, rayap, dan sejenisnya
merupakan binatang perusak bahan arsip, sehingga bila dibiarkan
berkembang maka akan merusak arsip cukup parah bahkan mungkin tidak
dapat diperbaiki lagi. Untuk membasmi terhadap musuh-musuh arsip
tersebut salah satunya dapat dilakukan dengan cara Fumigasi.
Fumigasi merupakan salah satu tindakan yang bertujuan mencegah,
mengobati, dan melestarikan arsip. Mencegah yang dimaksudkan adalah
tindakan yang dilakukan supaya kerusakan lebih lanjut dapat dihindari.
Mengobati artinya mematikan atau membunuh serangga, kuman, dan
sejenisnya yang telah menyerang dan merusak arsip. Mensterilkan
diartikan menetralisasi keadaan seperti menghilangkan bau busuk yang
timbul dari arsip, menyegarkan udara  ataupun yang bisa menimbulkan
gangguan ataupun penyakit. Untuk mencapai level efektifitas fumigasi
yang diinginkan maka perlu diperhatikan  hal-hal sebagai berikut: tepat
 konsentrasi/dosis, tepat hama sasaran, tepat cara pelaksanaan, dan tepat
waktu pelaksanaan.
Bahan Kimia untuk fumigasi disebut Fumigan, fumigan adalah suatu
bahan kimia yang dalam tekanan dan suhu normal berbentuk gas dan
bersifat racun (toxic) terhadap makhluk hidup yang dapat mengakibatkan
kematian. Jenis bahan kimia yang dapat digolongkan di dalam fumigan,
dan biasa digunakan sebagai bahan dalam fumigasi, antara lain carbon
disulfida (CS) dan carbon tetra chloride (CS1), thymol cristal methyl
bromide, phospine, dan lain-lain.
C.      PEMELIHARAAN TERHADAP FISIK ARSIP
        Adalah pemeliharaan, perawatan, dan penjagaan yang langsung terhadap arsip
itu sendiri. Yang akan dibahas adalah cara-cara menyimpan arsip, membersihkan
arsip, mengatasi arsip yang terbakar dan basah terendam air.
1.      Penyimpanan arsip
Dalam penyimpanan arsip diperlukan pengaturan dokumen, pelabelan,
pengemasan, serta penyimpanan dalam bok
a.      Pengaturan dokumen
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan dokumen adalah:
-          Tangani arsip dengan hati-hati
-          Pastikan tangan bebas dari makanan, lemak, dan krim
-          Gunakan pensil jangan dengan polpen bertinta
-          Balik halaman dengan hati-hati
-          Jangan menggunakan tangan yang basah ketika membalik
-          Untuk menandai halaman gunakan sepotong kertas
-          Jangan gunakan selotif
b.      Pelabelan
Dokumen seharusnya diberi label dengan tulisan di halaman depan
dokumen . Kertas yang terlepas diberi label dengan menggunakan
pensil kemudian ditempatkan dalam boks berlabel
c.       Pengemasan
Sebelum meletakkan dokumen di pengemas, dokumen harus sudah
bebas dari debu, serangga, karosi.
d.      Penyimpanan
Cara-cara penyimpanan di dalam boks:
 -          Ketika di dalam boks dokumen harus diletakkan pada
punggungnya
-          Dokumen yang tersendiri dapat diletakkan secara datar
-          Jika terdapat dokumen yang rapuh harus diberi penyangga
-          Kartu-kartu bisa diletakkan di atas bok dengan menggunakan
penutup
-          Boks tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil, isi bok tidak boleh
penuh
-          Boks seharusnya tidak ditumpuk lebih dari empat 
2.      Cara membersihkan arsip
Salah satu dalam melestarikan arsip adalah kebersihan, yang berarti
dalam ruang penyimpanan harus bebas dari debu dan kotoran. Debu dan
kotoran yang melekat pada arsip  dapat menimbulkan noda, mengaburkan
tulisan dan memudahkan spora jamur melekat. Untuk membersihkan debu
dan kotoran dapat menggunakan alat yang tidak merusak arsip seperti
sikat halus, kuas, spon penghapus karet dan Vacuum  cleaner.
Untuk menghilangkan noda pada kertas  dan sulit dihilangkan dapat
menggunakan pelarut organik seperti noda cat dan minyak dapat
dihilangkan dengan benzin.
3.      Penggandaan dengan foto copy
Foto copy dokumem dilakukan dengan berbagai alasan:
-          Untuk menyelamatkan informasi
-          Dokumen yang asli dapat rusak jika sering digunakan, foto copy
sebagai gantinya
-          Foto copy untuk pameran sebagai gantinya yang asli
4.      Cara yang mengatasi arsip terbakar dan basah/terendam air
Tindakan yang pertama yang dilakukan setelah terjadi kebakaran atau
banjir adalah memindahkan dan menyeleksi bahan-bahan yang rusak yang
masih bisa diselamatkan. Memisahkan dokumen yang tidak dapat
diselamatkan lagi, karena terlalu rusak dan tidak berharga lagi. Arsip yang
rusak karena hangus terbakar dan masih dapat diperbaiki, segera
diperbaiki sesuai dengan tata cara perbaikan kertas. Pertolongan pertama
yang dapat dilakukan adalah membungkus arsip-arsip tersebut dengan
kertas tisu dan kemudian memasukkannya dalam boks atau kotak.
 
 Untuk arsip yang basah dapat dilakukan sebagai berikut: untuk
menghilangkan kotoran dari lumpur dapat dilakukan dengan aliran air
dingin, dan bagian yang kotor dihapus dengan spon tetapi jangan ditekan.
Setelah pencucian simpan di ruang yang kering dilengkapi dengan
exhaust-fan selama 24 jam dengan kelebaban diusahakan 35 – 50 %.
Dokumen dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas
penyerap dalam posisi tegak menghadap kipas angin.
Untuk mencegah timbulnya jamur, di antara 10 lembaran  disisipkan
satu lembar kertas thymol (kertas yang dicelupkan dalam larutan thymol
10 % dalam alkohol) kemudian dikeringkan. Penggantian kertas penyerap
sesering mungkin agar pengeringan berlangsung efektif. Perbaikan dapat
dilakukan untuk kertas yang memerlukan perbaikan sesuai dengan tingkat 
kerusakan kertas  sebelum disimpan lagi dalam ruang penyimpanan.
Dengan mempertimbangkan tingkat dan jenis kerusakan, jenis media
arsip, ketersediaan tenaga bantuan dan sumber daya serta pengetahuan
staf arsiparis tentang pemeliharaan dan perawatan arsip maka jika:
-          Kerusakan kecil: mungkin bisa diatasi oleh instansi/lembaga itu
sendiri
-          Kerusakan besar/luas : sebaiknya dikirim ke instansi/lembaga
lain, khususnya ke laboratorium konservasi, dengan pertama-tama
memberikan pertolongan pertama
Demikian yang dapat kami tuliskan  mudah-mudahan bermanfaat bagi saya
khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.