Nama : Mochamad Achyat
NIM : 042732973
Dokumen kertas merupakan sebagian besar rekod arsip. Usia kekuatan kertas dapat diperpanjang atau
dipertahankan tanpa tergantung pada kualitas kertas. Perpanjangan usia arsip dilakukan melalui preservasi yang
merupakan fungsi dasar arsip untuk menyimpan dan melindungi arsip. Preservasi artinya perlindungan fisik arsip
terhadap kerusakan atau penyusutan dan dalam restorasi/reparasi dokumen yang rusak atau susut. Paling tidak
ada 9 poin yang harus Saudara uraikan dalam keterkaitannya dengan preservasi tersebut!
Jawab
Dokumen kertas merupakan sebagian besar rekod arsip, sehingga preservasi arsip kertas menjadi hal yang
penting untuk dilakukan. Preservasi arsip kertas adalah upaya untuk melindungi arsip kertas dari kerusakan atau
penyusutan, baik secara fisik maupun informasinya.
Berikut adalah 9 poin preservasi arsip kertas yang perlu diperhatikan:
1. Pemilihan media penyimpanan yang tepat
Media penyimpanan arsip kertas harus dipilih yang sesuai dengan karakteristik arsip tersebut. Media
penyimpanan yang tepat dapat membantu mencegah terjadinya kerusakan arsip akibat faktor lingkungan,
seperti suhu, kelembaban, dan cahaya.
2. Penempatan arsip di lokasi yang aman
Arsip kertas harus ditempatkan di lokasi yang aman dari bencana alam dan bencana non-alam, seperti
kebakaran, banjir, gempa bumi, dan pencurian. Lokasi penyimpanan arsip harus memiliki sistem keamanan
yang memadai.
3. Pemeliharaan dan perawatan arsip secara berkala
Arsip kertas perlu dirawat dan dipelihara secara berkala untuk mencegah terjadinya kerusakan.
Pemeliharaan dan perawatan arsip dapat dilakukan dengan cara membersihkan arsip, memeriksa kondisi
arsip, dan melakukan perbaikan jika diperlukan.
4. Pembungkusan arsip yang tepat
Arsip kertas perlu dibungkus dengan bahan yang tepat untuk melindunginya dari kerusakan fisik. Bahan
pembungkus yang tepat dapat membantu mencegah terjadinya kerusakan arsip akibat benturan, goresan,
dan kelembaban.
5. Pemindahan arsip secara hati-hati
Arsip kertas perlu dipindahkan secara hati-hati untuk mencegah terjadinya kerusakan. Pemindahan arsip
harus dilakukan oleh orang yang berpengalaman dan menggunakan peralatan yang tepat.
6. Penggunaan bahan kimia yang tepat
Bahan kimia dapat digunakan untuk membersihkan dan merawat arsip kertas. Namun, penggunaan bahan
kimia harus dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari terjadinya kerusakan arsip.
7. Restorasi arsip yang rusak
Arsip kertas yang rusak dapat diperbaiki atau direstorasi untuk mengembalikan kondisinya. Restorasi arsip
harus dilakukan oleh orang yang berpengalaman dan menggunakan peralatan yang tepat.
8. Pemantauan kondisi arsip secara berkala
Kondisi arsip perlu dipantau secara berkala untuk mendeteksi adanya kerusakan. Pemantauan kondisi
arsip dapat dilakukan dengan cara memeriksa kondisi arsip secara fisik maupun informasinya.
9. Pembentukan tim preservasi
Pembentukan tim preservasi dapat membantu meningkatkan efektivitas preservasi arsip. Tim preservasi
dapat terdiri dari berbagai disiplin ilmu, seperti kearsipan, konservasi, dan teknologi informasi.
Dengan menerapkan 9 poin preservasi arsip kertas di atas, organisasi atau perorangan dapat membantu
menjaga keutuhan dan keaslian arsip kertas.
