TUGAS 3

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

S1 ILMU PERPUSTAKAAN

NAMA : Fetti Conita Sakti

NIM : 044853011
UPBJJ : 45/Yogyakarta

No Soal
1 Jelaskan Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur
Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi!

2 Jelaskan Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan jelaskan Panduan
Pemusnahan dan Penyerahan Arsip!

3 Jelaskan Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal serta jelaskan

Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan!

JAWABAN:
1. A. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI
ARSIP
Sebelum melaksanakan kegiatan penyusutan arsip langkah-langkah yang harus dilakukan
ketika melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip diuraikan sebagai
berikut.

1) Persiapan
a. Melakukan identifikasi arsip-arsip yang akan disusutkan baik yang arsip inaktif yang
akan dipindahkan dari unit kerja ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah
tidak bernilai guna, dan penyerahan arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban
nasional.
 b. Pengelola arsip baik di unit kerja maupun unit kearsipan menyiapkan jadwal retensi
arsip yang telah ditetapkan oleh pimpinan organisasi (instansi/perusahaan).
2) Pelaksanaan
a. Melaksanakan kegiatan pemindahan arsip arsip inaktif dari unit kerja pencipta
(central file) ke unit kearsipan (records centre).
b. Melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna.
c. Melaksanakan kegiatan penyerahan arsip statis dari pencipta
(instansi/perusahaan/organisasi/perorangan) ke lembaga kearsipan (Arsip Nasional
RI).

Kegiatan pemindahan arsip inaktif dilakukan terhadap arsip yang ada pada unit- unit
kerja yang telah melewati masa simpan (retensi) sebagai arsip aktif dan belum habis
jangka waktu simpan inaktifnya. Dengan demikian, langkah-langkah pemindahan arsip
inaktif akan diuraikan secara rinci sebagaimana di bawah ini.

a) Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan baik terhadap arsipnya maupun informasinya untuk
mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar inaktif
atau belum. Penentuan arsip sebagai arsip inaktif dilihat dari jadwal retensi arsip
yang ditetapkan pimpinan instansi, dengan melihat kolom retensi arsip aktif di
dalam jadwal retensi arsip tersebut.
b) Pendaftaran
Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif, selanjutnya arsip-arsip
tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul series/jenis arsipnya, tahun,
volume, kondisi, penataan (sistem penyimpanan yang digunakan). Selanjutnya,
dibuat daftar arsip dipindahkan tersebut minimal tiga eksemplar yang dipersiapkan
satu untuk unit kerja penciptanya, satu untuk unit kearsipan, dan satu disimpan di
pusat arsip (records centre).
Setelah arsip tersebut di atas dipisahkan dari file-file lainnya dan dibuatkan
daftarnya maka sebaiknya perlu dilakukan pengecekan atau kontrol lagi terhadap
informasi yang terkandung dalam arsip tersebut dengan peraturan-peraturan yang
ada dan kemungkinan adanya kasus-kasus yang sedang berkembang dan/atau
terkait dengan arsip yang akan dipindahkan tersebut.
c) Penataan arsip
Penataan arsip yang sudah inaktif ini dilaksanakan untuk menjaga agar penataan
dilakukan sebagaimana penataan aslinya, misalnya arsip yang ketika masih aktif
disimpan berdasarkan sistem pemberkasan berdasarkan subjek maka sistem
penataannya harus tetap dipertahankan seperti sediakala. Penataan arsip ini
menyangkut penataan tiap lembar arsip dalam setiap folder, penataan antara folder
yang satu dengan folder yang lain dalam boks, dan penataan antara boks yang satu
dengan boks yang lain.
Penataan lembaran arsip dalam setiap folder dilaksanakan secara urutan waktu
(kronologis) ataupun alfabetis tergantung dari kondisi informasi arsipnya. Penataan
folder dalam setiap boks dapat dilakukan secara kronologis maupun alfabetis
tergantung dari indeksnya. Bila indeks yang tertuang di dalam folder menyebut
nama orang, organisasi atau tempat maka dapat diatur secara alfabetis. Bila indeks
yang tertuang di dalam folder menyebut suatu urutan kegiatan maka dapat diatur
secara kronologis. Demikian pula bila indeks yang tertuang di dalam folder
berdasarkan subjek maka dapat diatur secara kronologis. Penataan boks yang satu
dengan lainnya dilaksanakan sesuai urutan nomor boks dan nomor yang terdapat
di dalam daftar.
d) Pembuatan berita acara pemindahan arsip inaktif
Mengingat bahwa pemindahan arsip ini menyangkut pula pelimpahan wewenang
dan tanggung jawab dari satu unit kerja pencipta arsip, yaitu dari biro kepegawaian
ke unit kearsipan atau pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari central file
ke records center maka pada di dalam ketentuan harus membuat suatu bukti adanya
pemindahan arsip inaktif dalam bentuk berita acara pemindahan arsip inaktif.
e) Pelaksanaan pemindahan
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberi nomor sesuai dengan nomor
dalam daftar arsip inaktif yang dipindahkan dan disiapkan berita acaranya maka
dilaksanakan pemindahan arsip inaktif. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif
dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu organisasi
memiliki gedung records center terpisah cukup jauh dari lokasi kantor, misalnya di
pinggir kota maka diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik
sehingga arsip yang dipindahkan aman baik dari segi fisik dan informasinya serta
proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip yang dipindahkan.
Waktu pemindahan dapat dilakukan secara periodik sesuai dengan kondisi dan
 kebutuhan. Dengan demikian, pastikan arsip inaktif yang akan dipindahkan dari
unit kerja ke unit kearsipan dalam keadaan sudah terdaftar dan tertata sesuai dengan
sistem dalam boks.
B. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP YANG BELUM MEMILIKI JADWAL
RETENSI
Pada waktu melaksanakan penyusutan arsip pada suatu organisasi yang belum mempunyai
JRA, pertama-tama perlu mempelajari fungsi, tugas, dan struktur organisasi yang
bersangkutan. Fungsi dan tugas serta organisasi tercermin dalam arsip yang tercipta dan
tersimpan di unit-unit pengolah dan untuk mengetahui sejarah perkembangan organisasi.
Dengan memahami sejarah organisasi dapat diketahui penerapan prinsip asal-usul (principle
of provenance) dalam pengaturan kembali arsip tersebut. Selanjutnya, melakukan survei
arsip yang tujuannya untuk mendata jumlah, kondisi, dan media arsip yang tercipta.
Selanjutnya, melakukan identifikasi arsip, pengaturan kembali arsip, deskripsi dan
klasifikasi arsip, penyusunan daftar arsip sementara, seleksi arsip dan penilaian arsip,
penyusunan daftar arsip yang akan disimpan, dipindahkan, dimusnahkan dan diserahkan
serta pelaksanaan kegiatan penyusutan.

2. A. PEMINDAHAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi lokasi
pusat arsip suatu instansi. Bila suatu instansi memiliki gedung records center terpisah
cukup jauh dari lokasi kantor, misalnya di pinggir kota maka diperlukan sarana
transportasi yang dipersiapkan dengan baik sehingga proses pengangkutan arsip tidak
menimbulkan kerusakan arsip yang dipindah. Namun, jika lokasinya dalam satu kantor
tinggal menyiapkan tenaga pengangkut sesuai kebutuhan. Waktu pemindahan dapat
dilakukan secara periodik sesuai dengan kondisi dan kebutuhan.
1) Pemeriksaan Arsip
a. Ilustrasi Susunan Arsip
Ilustrasi ini dibuat untuk menggambarkan susunan arsip dalam suatu
instansi/organisasi yang terdiri atas beberapa unit kerja yang melaksanakan
fungsi fasilitatif penunjang. Dari klasifikasi inilah item arsip akan disusun sesuai
klasifikasi yang digunakan.
b. Penyeleksian
Setelah berada di suatu unit kerja instansi dan dihadapkan pada susunan berkas
arsip tersedia pula jadwal retensi arsip maka dapat diseleksi arsip di unit kerja
 tersebut yang masa retensi aktifnya telah habis sehingga menjadi berfungsi inaktif
untuk sagera dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip atau record central
instansi. Kelompok arsip yang mencerminkan fungsi dari unit kerja tertentu.
Misalnya, kelompok arsip kepegawaian akan mencerminkan fungsi dari unit
kepegawaian.

2) Pendaftaran
Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut harus
didaftar secara lengkap, baik judul series-nya atau jenis arsipnya, tahun, volume,
kondisi, penataan (sistem penyimpanan yang digunakan). Penataan arsip dilakukan
berdasarkan penataan pada masa aktifnya, dalam hal ini arsip ditata sesuai kelompok
subjeknya. Kemudian kelompok arsip yang memiliki kesamaan dan keterkaitan
informasi dihimpun dalam satu tempat penyimpanan berkas atau folder dan di
dalamnya arsip ditata berdasarkan urutan waktu atau kronologis yang termuda di
urutan terdepan dan seterusnya.
Di samping itu, penataan fisik dan informasi dapat dilakukan dengan
a. mengacu pada penataan yang dilakukan secara rutin berdasarkan kapling/blok
kelompok arsip yang telah ditentukan sebelumnya dan tinggal menata dan
menyimpannya sebagai berkas tambahan dengan konsekuensi memberikan dan
menyesuaikan identitasnya; atau
b. mengacu penataan sesuai daftar arsip yang dipindahkan oleh unit kerja
bersangkutan dan tinggal menyusun letak urutan nomor boks sesuai nomor berkas
dalam daftar arsip:
c. kedua cara di atas perlu menerapkan sistem pelabelan pada tempat penghimpun
berkas dan boks arsip.

3) Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip dilakukan oleh unit kerja bagian kepegawaian dan petugas
kearsipan unit menyiapkan berita acara pemindahan arsip inaktif. Pihak I diisi nama
dan identitas lain dari pejabat unit bagian kepegawaian atau yang mewakili,
sedangkan Pihak II diisi nama dan identitas lain dari pejabat unit pusat arsip atau
yang mewakili. Selanjutnya, contoh pengisian lengkap berita acara pemindahan arsip
inaktif dapat dilihat sebagai berikut.
 4) Pelaksanaan Pemindahan
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi
lokasi pusat arsip suatu instansi. Bila suatu instansi memiliki gedung records center
terpisah cukup jauh dari lokasi kantor, misalnya di pinggir kota maka diperlukan
sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik sehingga proses pengangkutan
arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip yang dipindah. Namun, jika lokasinya
dalam satu kantor tinggal menyiapkan tenaga pengangkut sesuai kebutuhan. Waktu
pemindahan dapat dilakukan secara periodik sesuai dengan kondisi dan kebutuhan.

B. PANDUAN PEMUSNAHAN DAN PENYERAHAN ARSIP

Pemusnahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dapat dilakukan secara periodik
sesuai kebutuhan instansi/perusahaan, minimal dilakukan dalam setiap 10 tahun satu kali.
Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang betul-betul sudah tidak memiliki nilai guna
lagi. Bagi instansi yang telah memiliki Pusat Arsip sebagai sentralnya penyimpanan arsip
inaktif maka kegiatan pemusnahan dapat dilakukan di Pusat Arsip tersebut.
Penyerahan arsip dilakukan dari instansi pencipta kepada lembaga kearsipan pusat
atau daerah. Arsip yang diserahkan adalah arsip statis atau permanen yang bernilai guna
sekunder sebagaimana yang telah ditentukan dalam jadwal retensi arsip instansi yang
ditetapkan berdasarkan persetujuan lembaga kearsipan. Namun, apabila penetapan
jadwal retensi arsip tanpa persetujuan lembaga kearsipan maka dalam proses penyerahan
arsip dilakukan penilaian kembali oleh lembaga kearsipan tersebut dan memastikan arsip
yang diserahkan adalah arsip yang benar-benar bernilai sekunder.
Penyerahan arsip dapat dilakukan atas dasar kerja sama antara instansi pencipta
arsip dan lembaga kearsipan atau inisiatif dari instansi pencipta arsip atau melalui
musyawarah ganti rugi antara instansi atau perorangan pencipta arsip dan lembaga
kearsipan. Dalam kegiatan belajar ini, Anda dapat melakukan langkah-langkah pekerjaan
pemusnahan dan penyerahan arsip sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. A. PANDUAN MELAKSANAKAN SURVEI DAN MENYUSUN PROPOSAL
Survei pada dasarnya adalah kegiatan untuk mengumpulkan data-data tentang sesuatu.
Kegiatan survei arsip merupakan pengumpulan data arsip baik yang berkaitan struktur dan
fungsi organisasi maupun arsipnya itu sendiri. Fungsi survei adalah untuk mengetahui data
tentang arsip apa yang dimiliki organisasi. Diharapkan dengan adanya data hasil survei arsip
akan dapat dipahami dan disusun suatu proposal pembenahan arsip di instansi yang
bersangkutan.

1) LANGKAH-LANGKAH SURVEI
Dalam kegiatan survei dapat dilakukan pendataan struktur dan fungsi suatu organisasi
dan terhadap arsipnya itu sendiri.

a. Struktur dan Fungsi Organisasi

Pengamatan terhadap struktur dan fungsi organisasi di samping untuk mengetahui
unit-unit kerja dan fungsi yang masih berlangsung, juga untuk mengetahui sejarah
perkembangan organisasi. Dengan memahami sejarah organisasi dapat dilakukan
penerapan prinsip asal-usul dalam pengaturan kembali arsip. Dalam satu contoh
kasus survei arsip yang akan kita lakukan adalah seolah-olah melaksanakan survei
arsip suatu Pusat Pendidikan dan Pelatihan "X" yang nantinya dalam panduan
praktik bahasan kegiatan belajar lanjutan akan menjadi kasus pilihan tetap sampai
akhir pembahasan materi.
Struktur Organisasi Pusat Pendidikan dan Pelatihan "X"
Dari struktur organisasi tersebut di atas, dapat diketahui fungsi fasilitatif dan fungsi
substantif dari instansi Pusat Pendidikan dan Pelatihan. Fungsi fasilitatif adalah
kegiatan penunjang yang mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi substantif,
yaitu kepegawaian, keuangan, organisasi dan ketatalaksanaan, tata usaha dan rumah
tangga. Fungsi substantif adalah bina program dan pengembangan diklat,
penyelenggaraan diklat, dan pelaporan.

b. Arsip
Survei terhadap arsip dilakukan untuk mengumpulkan data mengenai hal-hal sebagai
berikut:
 Kondisi arsip
  Kondisi tempat penyimpanan.
 Media rekam
 Jumlah
 Kurun waktu
 Sistem penataan

Dalam melakukan survei arsip perlu memperhatikan unit-unit kerja apa saja
yang ada pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) "X" Untuk itu, dapat
dilakukan survei di setiap unit kerja atau suatu unit yang berfungsi sebagai gudang
tempat penyimpanan arsip dari seluruh unit kerja yang ada.
Dalam praktik ini, kita lakukan survei di setiap unit kerja dengan masing-
masing unit kerja satu formulir survei. Misalnya, yang disurvei adalah Bagian Tata
Usaha, Bidang Bina Program dan Pengembangan Diklat, dan Bidang
Penyelenggaraan Diklat.

2) PENYUSUNAN DAFTAR IKHTISAR ARSIP

Setelah dilakukan pengumpulan data melalui kegiatan survei arsip, kemudian data arsip
hasil survei tersebut disusun dalam suatu daftar ikhtisar arsip, daftar ikhtisar arsip ini
merupakan kompilasi seluruh data arsip dari semua unit kerja organisasi. Daftar ini
memuat keterangan sebagai berikut:
a. Nama instansi.
b. Alamat instansi.
c. Nomor urut.
d. Asal arsip.
e. Kurun waktu.
f. Jumlah.
g. Jenis media rekam.
h. Sistem penataan.
i. Keterangan.

Dari hasil survei dari beberapa unit kerja tersebut kemudian dapat dituangkan dalam
daftar ikhtisar arsip sebagai berikut.\
3) PENYIAPAN PROPOSAL PEMBENAHAN ARSIP
Akhir kegiatan survei arsip adalah penyusunan proposal pembenahan arsip. Berdasarkan
daftar ikhtisar arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan apa yang
diperlukan dalam pembenahan/penataan arsip. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi
peralatan dan perlengkapan, biaya, tenaga, dan waktu pembenahannya. Semua perkiraan
kebutuhan tersebut diperhitungkan atas dasar volume atau jumlah arsip yang akan
menjadi prioritas pembenahan.

B. PEMBENAHAN DAN PENILAIAN ARSIP UNTUK DISIMPAN, DIMUSNAHKAN

ATAU DISERAHKAN

PEMBENAHAN ARSIP
Tindak lanjut dari kegiatan survei melalui proposal yang telah disetujui oleh pimpinan dan
penyiapan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan kemudian dilaksanakan
pembenahan. Kegiatan pembenahan dilakukan langkah-langkah seperti berikut.

1. Identifikasi Arsip
Dalam kasus ini identifikasi yang dilakukan terhadap struktur organisasi untuk
mengetahui unit kerja dan fungsi Pusat Diklat "X" apa saja yang berlaku pada kurun
waktu arsip, yaitu tahun 1990 sampai dengan tahun 2000. Lihat struktur organisasi
pada bahasan sebelumnya. Selain itu, perlu pula dipahami sejarah perkembangan
organisasi sehingga dapat diketahui setiap perubahan administrasi dan manajemen
suatu organisasi dari waktu ke waktu. Pengetahuan ini akan mempermudah penerapan
prinsip provenance (asal-usul) dalam penataan arsip. Selanjutnya perlu pula dipahami
seluruh sistem penataan yang pernah dipergunakan di suatu instansi. Penataan arsip
senantiasa harus sesuai dengan system penataan yang pernah diberlakukan pada tahun
arsip yang tercipta. Hal ini dilakukan karena adanya tuntutan prinsip original order
(aturan asli). Dalam kasus ini tidak ada sistem kearsipan baku (manual) yang dijadikan
dasar penataannya.
2. Pengaturan Kembali (Reconstruction) Arsip dan Pemilahan
a. Tumpukan berkas berserakan, misalnya terdiri atas pengumuman penerimaan
pegawai, lamaran pegawai, kartu kuning dari Kemenakertrans, surat keterangan
dokter, daftar hasil testing pegawai, dan lain-lain kurun waktu tahun 1990-2000.
b. Tumpukan berkas kepegawaian dan keuangan berserakan berdekatan meliputi
kenaikan pangkat pegawai, mutasi pegawai, daftar usul kegiatan (DUK), daftar
usul pembangunan (DUP), laporan hasil pemeriksaan (LHP) kurun waktu 1990-
2000. Tumpukan berkas kegiatan bina program diklat, terdiri dari kurikulum diklat,
laporan evaluasi pasca diklat, dan lain-lain kurun waktu 1990-2000.
c. Tumpukan berkas penyelenggaraan diklat, meliputi pemanggilan peserta diklat.
permintaan tenaga pengajar, jadwal diklat, petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan
diklat, fotokopi sertifikat diklat A, B, C, D, dan E kurun waktu 1990-2000.
d. Pemilahan arsip dilakukan untuk memisahkan antara arsip dan nonarsip, seperti
amplop, sampul, map, duplikasi, dan sebagainya.
e. Menata kembali arsip: item-item dalam file dan file-file dalam series menjadi
sebagai berikut.

Setiap deskripsi series arsip dalam kartu diikuti pemberkasan arsip dalam
folder atau pembungkus yang diberi nomor deskripsi sementara, baik pada kartu
deskripsi maupun pada berkas sebelah ujung kanan atas (lihat kanan atas kartu
deskripsi 1/T sampai dengan 9/1, juga terletak pada sebelah kanan atas
sampul/folder). I/T sampai dengan 9/T merupakan nomor dan inisial nama
pendeskripsi 1 adalah nomor kartu deskripsi pertama, T adalah inisial dari
Teganingrum.
Deskripsi yang dicontohkan di sini belum mencerminkan deskripsi seluruh
arsip sebagaimana dicontohkan dari sejumlah total 30 meter linier arsip Pusat
Diklat "X", tetapi hanya merupakan contoh kecil. Di samping itu, deskripsi series
arsip adalah contoh ideal sehingga hal demikian mungkin sangat jarang ditemukan
di lapangan. Namun, apabila menemukan kondisi arsip yang lebih kacau
dimungkinkan dilakukan deskripsi pada tingkat file atau bahkan item dengan
format atau cara deskripsi yang sama.
 3. Penentuan Skema Pengaturan Arsip
Skema pengaturan arsip bisa disusun berdasarkan struktur organisasi, fungsi organisasi
atau mengacu klasifikasi arsip sesuai sistem yang berlaku pada masa aktifnya. Dalam
hal ini akan didasarkan pada fungsi organisasi, yaitu memerhatikan fungsi fasilitatif
dan fungsi substantif. Fungsi fasilitatifnya meliputi kepegawaian, keuangan,
kehumasan, organisasi, dan ketatalaksanaan. Fungsi substantifnya adalah bina
program diklat dan penyelenggaraan diklat sehingga dapat ditentukan skema
pengaturan arsip.

4. Pengelompokan dan Penomoran Kartu Deskripsi dan Fisik Arsip Kartu-kartu deskripsi
kemudian dikelompokkan sesuai informasi dan kelompok fungsi masing-masing.
Informasi arsip tentang pengadaan pegawai, kenaikan pangkat, dan mutasi dimasukkan
kelompok fungsi kepegawaian; DUK, DUP, LHP masuk kelompok fungsi keuangan,
dan seterusnya sampai keseluruhan kartu deskripsi terisi. Apabila ada satu atau lebih
fungsi, tetapi tidak ditemukan arsipnya maka fungsi tersebut tidak perlu dimunculkan.
Pengelompokan juga dilakukan terhadap dua kartu deskripsi atau lebih yang memiliki
satu kesatuan informasi dalam satu series kemudian dapat dibuatkan deskripsi baru.
Setelah keseluruhan kartu deskripsi selesai dikelompokkan, kemudian diberi nomor
definitif sesuai urutan fungsi dalam skema arsip. Penomoran itu dalam setiap
kelompok fungsi, memerhatikan urutan kronologis periode arsipnya. Nomor awal
adalah nomor untuk arsip yang tertua dan selanjutnya yang lebih muda.

5. Penyusunan Daftar Arsip Sementara

Setelah penomoran definitif kartu deskripsi, penataan, dan penomoran definitif pada
fisik arsip sekaligus pengaturan dan pelabelan pada boks.

PENILAIAN ARSIP
Setelah daftar pertelaan arsip sementara tersusun maka selanjutnya dilaksanakan
kegiatan penilaian arsip, untuk menentukan arsip mana yang perlu disimpan sebagai arsip
aktif atau arsip inaktif mana arsip yang dapat diusulkan musnah dan mana yang akan
diusulkan diserahkan ke Arsip Nasional.
Penilaian dilakukan setiap series arsip. Tentukan nilai guna primernya, apakali
memiliki nilai guna administrasi keuangan, hukum, ilmiah, dan teknologi? Setiap series
arsip dapat memiliki satu atau lebih nilai guna. Kalau suatu series memiliki lebih dari satu
nilai guna maka dalam menentukan retensinya harus memperhatikan lama waktu masing-
masing nilai guna bagi kepentingan operasional unit organisasi pencipta.
Setelah nilai guna primernya selesai apakah serier tersebut memiliki nilai guna
sekunder? Tentukan adakah nilai guna kebuktian dan informasionalnya! Kalau tidak ada
tentukan nasib akhirnya musnah, sedangkan bila ada, tentukan nasib akhirnya permanen
untuk diserahkan ke lembaga kearsipan!
Praktik penilaian arsip dilakukan untuk menilai arsip sebagaimana tertuang dalam
daftar pertelaan arsip sementara di atas agar lebih mudah akan dituangkan dalam daftar
penilaian arsip. Dalam penilaian arsip secara langsung untuk penyusutan daftar penilaian
arsip ini, bisa tidak diperlukan.

Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan Diserahkan

Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip di atas adalah tersusunnya daftar arsip
yang akan disimpan atau daftar arsip yang diusulkan musnah atau daftar arsip yang
diserahkan ke Arsip Nasional. Berikut adalah penuangannya dalam beberapa daftar
pertelaan arsip yang disimpan, daftar pertelaan arsip musnah, dan daftar pertelaan arsip yang
diserahkan. Setelah dibuatkan daftar arsip usul musnah kemudian diadakan koordinasi
dengan unit pemilik atau pencipta arsip dan dimintakan persetujuan kepada pimpinan,
instansi terkait bagi instansi pemerintah untuk diproses pemusnahannya. Apabila
persetujuan telah diperoleh kemudian disiapkan berita acara pemusnahan sebagaimana telah
dibahas dalam modul terdahulu untuk pelaksanaan pemusnahannya.
Pembuatan daftar pertelaan arsip yang diserahkan telah selesai, dilanjutkan penataan
fisik arsip sesuai daftar tersebut. Kemudian pihak Pusat Pendidikan dan Pelatihan "X"
menyampaikan secara tertulis dilampiri daftar arsip kepada Arsip Nasional bahwa akan
dilakukan penyerahan arsip statis. Pihak Arsip Nasional akan melakukan penilaian, terutama
apabila usia arsip lebih 10 tahun untuk meyakinkan bahwa arsip yang diserahkan tersebut
adalah bernilai guna sekunder. Setelah persetujuan antara instansi Pusat Diklat "X" dengan
Arsip Nasional dianggap cukup, langsung dibuatkan berita acara penyerahan arsip
sebagaimana telah dibahas pada modul sebelumnya.
 DAFTAR PUSTAKA

Saptorini, Chatarina dan Sari, Aurelia Tina Paramita, 2023. Penilaian dan Penyusutan Arsip.
Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.