Nama : Agnes Harliani

Nim : 042525841

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

1. Jelaskan Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur
Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi!
2. Jelaskan Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan jelaskan Panduan
Pemusnahan dan Penyerahan Arsip!
3. Jelaskan Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal serta jelaskan
Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan!
JAWABAN!
1. Langkah – langkah penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip :
a. Tahapan prosedur Pemindahan Arsip Inaktif yang terdiri dari :

 Pemeriksaan arsip
 Pendaftaran arsip
 Penataan arsip
 Pembuatan berita acara pemindahan arsip
 Pelaksanaan pemusnahan

b. Tahapan prosedur Pemusnahan Arsip yang terdiri dari :

 Pemeriksaan
 Pendaftaran
 Pembentukan panitia pemusnahan
 Penilaian persetujuan dan pengesahan
 Pembuatan berita acara
 Pelaksanaan pemusnahan

c. Tahapan prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional yang terdiri dari :

 Pemeriksaan dan penilaian arsip

 Pendaftaran
 Pembuatan berita acara
 Pelaksanaan penyerahan

Langkah – langkah prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal

Retensi
Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak
mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi
tersebut tidak teratur (kacau).
 Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga kegiatan
penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik
nya:

 Perencanaan
 Penataan arsip
 Penilaian arsip
 Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan
 Pelaksanaan penyusutan.

Tujuan penilaian arsip itu sendiri adalah :

 Menentukan arsip yang dapat di musnahkan setelah tidak bernilai guna

lagi.
 Menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi
penciptanya.
 Menentukan arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan pusat atau
daerah.

Untuk melakukan penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis

penilaian arsip meliputi :

 Analisis fungsional
 Analiasis isi
 Analisis konteks
 Analisis kegunaan
 Analisis biaya – manfaat

Jadwal retensi sendiri bertujuan untuk memberi pedoman tentang lamanya

penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit kearsipan dan arsip-arsip yang dapat
dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional serta memisahkan penyimpanan arsip
aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali
arsip yang diperlukan

Selain itu, juga untuk melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah
efisiensi pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana,
prasarana, tenaga, dan biaya serta meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang
disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.

2. Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilakukan untuk mengurangi

arsip yang tersusun dengan baik di unit – unit kerja dalam suatu instansi atau
perusahaan. Arsip yang dipindahkan adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang sefrekuensi
penggunaannya yang sudah jarang sehingga perlu dipindahkan ke tempat
penyimpanan lain, seperti recod center atau pusat arsip. Dalam melakukan
pemindahan arsip diperlukan serangkaian kegiatan sebagai berikut :
 Pemeriksaan arsip
 Penyeleksian
 Pendaftaran
  Pembuatan berita acara pemindahan arsip
 Pelaksanaan pemidahan

a. Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip!

Pemusnahan arsip dapat dilakukan secara periodik sesuai dengan kebutuhan

instansi/perusahaan, minimal dilakukan dalam tahap 10 tahun 1 kali. Arsip yang
dimusnahkan adalah arsip yang benar – benar sudah tidak memiliki nilai guna lagi.
Bagi instansi yang memiliki pusat arsip sebagai sentral penyimpanan arsip inaktif
maka kegiatan pemusnahaan dapat dilakukan di pusat arsip tersebut.

Penyerahan arsip dilakukan dari instansi pencipta kepada lembaga kearsipan pusat
dan daerah. Arsip yang diserahkan adalah arsip statis atau permanen yang bernilai
guna sekunder sebagaimana yang telah ditentukan dalam jadwal retensi arsip instansi
yang ditetapkan berdasarkan persetujuan lembaga kearsipan.

3. Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal

 Survei adalah daftar pertanyaan yang telah disediakan pilihan jawabannya.
Survei digunakan sebagai salah satu cara untuk memperoleh data statistik
dalam penelitian.
Beberapa hal yang harus disiapkan sebelum melakukan survei di antaranya
adalah:

 Mempersiapkan alat tulis yang akan digunakan

 Menentukan responden yang akan dijadikan objek dalam penelitian
 Menentukan metode survei yang akan digunakan, melalui telepon atau bertemu secara
langsung
 Menyusun daftar pertanyaan secara teratur, terstruktur, dan jelas
 Mencatat dan memperhatikan seluruh jawaban dari responden
 Mendokumentasikan kegiatan pengambilan survei
 Menyiapkan suvenir atau tanda terima kasih atas ketersediaan responden untuk
menjawab pertanyaan
 Mempersiapkan data untuk diolah dengan aplikasi atau secara manual
 Membuat laporan

Langkah – langkah penting dalam menyusun proposal

 Pertama tentukan judul dengan melihat kajian pustaka dan tema

bersangkutan, sesuaikan juga dengan tujuan dan dasar penelitian Anda.
 Buat latar belakang yang jelas, yang mencakup mengapa penelitian ini
harus dilakukan, apa tujuannya, dan apa masalah yang ingin dipecahkan.
  Rancang langkah penelitian, mulai dari pengumpulan materi awal,
pencarian sumber materi, analisis data awal yang dimiliki, cara
pengambilan data, perkiraan data, margin error yang mungkin terjadi,
hipotesa awal, serta kebutuhan penelitian.
 Jadikan satu proposal penelitian yang padat, singkat, dan jelas, lalu
ajukan ke pihak yang berkepentingan.

JRA telah ditentukan arsip apa, disimpan berapa lama, dan setelah masa simpan habis
maka dimusnahkan atau diserahkan sebagai arsip statis. Sehingga kegunaan JRA
adalah sebagai alat untuk mengatur arsip berapa lama suatu arsip harus disimpan, dan
kapan harus dimusnahkan atau diserahkan. Jadwal Retensi Arsip memiliki kekuatan
hukum yang tetap karena disusun dalam bentuk produk hukum yaitu peraturan
gubernur/bupati/walikota dan disetujui oleh lembaga kearsipan tertinggi di Indonesia
yaitu Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Jadwal Retensi Arsip sudah
disusun sudah sedemikian rupa, tidak sembarangan tetapi sudah menggunakan
perhitungan yang matang dan berdasarkan pedoman retensi yang dibuat oleh ANRI
yang melibatkan lembaga – lembaga terkait. Sehingga apabila melihat proses
penyusunannya, sudah barang tentu kualitas pedoman retensi maupun JRA tidak lagi
diragukan. Sehingga dengan JRA maka kegunaan dan “masa depan” arsip telah jelas
dan tegas.

Sumber

BMP ASIP 4402 – PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

https://ujiansma.com/langkah-langkah-penyusutan-arsip-yang-belum-memiliki-
jadwal-retensi

https://ujiansma.com/langkah-langkah-penyusutan-arsip-berdasarkan-jadwal-retensi

https://www.suara.com/news/2021/08/12/235404/langkah-menyusun-proposal-
penelitian-cara-membuat-dan-penulisan