TUGAS 2

Nama : Sabinus Herrin

NIM : 022835471
Mata Kuliah : Penilaian dan Penyusutan Arsip
Jurusan : Ilmu Perpustakaan (S1)

1. Jelaskan kebijakan akuisi dan manajemen rekod

a. Kebijakan akuisi
Kebijakan akusisi merupakan pedoman dan kerangka kerja dalam menentukan
nilai guna grup arsip/rekod yang dapat diperoleh sebagai penambahan khasanah
koleksi koleksi di unit kearsipan atau pusat arsip, baik inc house archives maupun
di lembaga lainnya.
Kebijakan akuisisi memberikan gambaran kekuatan dan kelemahan yang dimiliki
oleh suatu lembaga/instansi tentang rekod/arsip yang diciptakannya, juga
memberikan subjek atau masalah yang diminati oleh lembaga tersebut.
Kebijakan akuisisi harus dituangkan dalam kebijakan tertulis untuk
pengembangan rekod/arsip yang akan ditambahkan dalam unit atau pusat
sebagai bahan penelitian atau kebijakan.
b. Manajemen rekod merupakan program yang disusun untuk pengelolaan rekod
sejak mulai diciptakan hingga pemusnahan.
Manajemen rekod didasarkan pada bahwa rekod mempunyai 4 (empat) tahap
daur ulang hidup yaitu:
- Penciptaan
- Administratif aktif atau untuk kegunaan perkantoran
- Seni atau inaktif dan penyimpanan.
Peranan manajemen rekod dalam penilaian akan memberikan informasi tentang
kriteria yang harus diperhatikan, karena penilaian merupakan proses penentuan
nilai guna dan kemudian pemusnahan rekodnya, berdasarkan atas penggunaan
administrasi, legal (hukum), dan keuangan saat sekarang; nilai kebuktian dan
informasional atau penelitian; nilai penciptaan; dan nilai hubungannya dengan
rekod lainnya.
2. Jelaskan kriteria nilai guna arsip serta jelaskan proses penilaian.
a. Kriteria nilai guna arsip
Schellberg maupun SE ka ANRI memberikan kategori utama dalam nilai kegunaan
rekod arsip yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder
  Nilai guna primer merupakan kegunaan arsip untuk lembaga/instansi
pencipta arsip untuk keperluan administrasi, hukum, fiskal, ilmiah, dan
teknologi.
 Nilai sekunder merupakan kegunaan arsip diluar pencipta arsip atau
rekod untuk kepentingan kebuktian dan internasional.
Selai dua kriteria utama di atas, kriteria lain yang mungkin digunakan untuk
menentukan nilai guna arsip atau rekod yang bersangkutan. Diantarannya adalah
kejarangan, keterakesan, usia, kehandalan, dan kelengkapan arsip serta biaya
pemeliharaan atau biaya penyimpanannya.

b. Proses penilaian
Proses dan prosedur penilaian dan bertujuan untuk mendapatkan gambaran
secara komprehensif tentang jenis rekod atau arsip yang dimiliki lembaga/instansi
pencipta.
Tujuan penilaian adalah untuk menentukan nilai guna arsip atau rekod bagi
kegunaan pengguna, baik instansi pencipta maupun instansi di luar pencipta
sebagai bahan informasi dan acuan yang dibutuhkan dalam rangka penyusunan
kegiatan-kegiatan.
Hasil akhir dari proses dan prosedur penilaian adalah laporan yang berupa daftar
tentang fisik dan nonfisik arsip, sebagai landasan untuk mengembangkan jadwal
retensi arsip atau rekod pada lembaga yang bersangkutan.
Pada proses dan prosedur penilaian memang dibutuhkan staf yang dapat
diwawancarai untuk memberikan informasi sepenuhnya tentang jenis/rekod yang
tercipta pada pelaksanaan organisasi.
3. Jelaskan formulir kewenangan serta jelaskan tipe jadwal retensi rekod.
a. Formulir kewenangan
Formulir kewenangan atau semacam berita acara untuk melakukan penyusutan
arsip. Formulir ini memberikan bukti bahwa unit-unit pencipta atau pengolah mana
yang sudah melakukan kegiatan penyusutan arsip.
Formulir kewenangan memberikan informasi pula siapa yang berwenang atau
menjadi saksi pada saat melakukan pemusnahan.
b. Tipe jadwal rentensi arsip.
Dalam pengembangan jadwal rentensi ada dua tipe yang dapat dikembangkan
yaitu disebut jadwal retensi umum dan jadwal retensi spesifik.
- Jadwal retensi umum.(General Disposal Schedule).
Di indonesia jadwal retensi umum yang sudah dikembangkan adalah dalam
bentuk Surat Keputusan Bersama antara ANRI dan BKN untuk menentukan
nilai guna dan masa simpan arsip yang berkaitan dengan kepegawaian. Jadwal
retensi umum yang lain yaitu Surat Keputusan Bersama ANRI dan BPK untuk
menentukan nilai guna dan masa simpan arsip yang berkaitan dengan
pertanggungjawaban keuangan.
- Jadwal retensi spesifik
Jadwal retensi spesifik dikembangkan sesuai dengan fungsi kegiatan
organisasi, khususnya kegiatan substansial untuk memudahkan penentuan
masa simpan pada arsip yang lebih khusus. Jadwal ini harus disertai dengan
formulir kewenangan yang disahkan atau disetujui oleh masing-masing
kebutuhan unit pencipta arsip.

Daftar Pustaka:

Sudjono. 2014. Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang selatan:

Universitas Terbuka