PENTINGNYA ORGANISASI/INSTANSI MEMBUAT MANUAL

PENGELOLAAN ARSIP SERTA MEMBUAT KEGIATAN

PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL DI SUATU
ORGANISASI/INSTANSI

Oleh:

Zulkipli Islamsyah

041791451

Tugas tutorial 2 Manual Kearsipan

FAKULTAS ILMU KEARSIPAN

UNIVERSITAS TERBUKA

2020
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam setiap organisasi/instansi pasti mempunyai aspek penting yakni

pengelolaan arsip. Baik itu organisasi bisnis maupun pemerintahan. Bertambahnya
volume pekerjaan suatu organisasi, menyebabkan bertambah pula jumlah arsip yang
dihasilkan. Jumlah arsip yang semakin banyak dari waktu ke waktu, membutuhkan
penanganan yang baik agar informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut dapat
ditemukan dengan cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini mempunyai
andil dalam perkembangan suatu organisasi ataupun Instansi. Dengan pengelolaan arsip
secara manual, organisas/instansi mendapat berbagai manfaat demi kelangsungan dan
kemajuan. Begitupula kegiatan perlindunga dan pengamanan arsip inijuga tidak kalah
penting.

Maka dari itu, dalam makalah ini penulis akan membahas pentingnya
organisasi/instansi membuat pengelolaan arsip serta membuat kegiatan perlindungan
dan pengamanan arsip vital di suatu organisasi/instansi.

PEMBAHASAN

Pentingnya Membuat Kegiatan Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital di

Suatu Organisasi

Apabila terjadi kehilangan arsip vital dan informasi, maka akan mengakibatkan
organisasi tersebut tidak berjalan sebagaimana mestinya, karena instansi/organisasi tersebut
tidak mampu menyusun kembali atau menelusuri berkas-berkas hasil dari rekaman-rekaman
kejadian organisasi seperti, akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian,
inventaris, kontrak-kontrak persetujuan dll.

Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, tetapi tidak
semua arsip tergolong vital, yang harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak
disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dari semua
arsip yang tercipta, hanya 3-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih
arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan disertai pengetahuan tentang siklus hidup
dari arsip dinamis.

Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat diidentifikasi, dialokasikan dan

ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat. Untuk dapat menata arsip yang tergolong
vital harus ada pemilihan antara arsip biasa dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi
antara lain, surat-surat keputusan seperti surat keputusan berdirinya suatu perusahaan atau
instansi, data penelitian, laporan tahunan, file pegawai. Dari contoh-contoh tersebut, terdapat
arsip yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi hak dan
kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan, dan masyarakat. Arsip tersebut
merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip yang berguna, hanya 3-5% dari seluruh arsip
dan informasi saja yang dianggap vital bagi suatu perusahaan/istantansi.

Arsip vital yang disimpan oleh sebuah instansi merupakan arsip yang menunjang
kegiatan operasional organisasi, seperti, surat-surat keputusan, akte pendirian perusahaan,
file-file penelitian, anggaran organisasi, asuransi, daftar gaji, personal file, laporan keuangan,
surat perjanjian dll.

Untuk penataan arsip-arsip tersebut perlu kiranya diadakan suatu kegiatan

pemberkasan/filling tempat penyimpanan arsip. Pemberkasan adalah penataan arsip ke dalam
kotak file folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan sebelumnya. Hal yang
termasuk dalam perencanaan pemberkasan meliputi bagian-bagian seperti; Indeks,
pengkodean, penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara
yang sistematis.

Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk

mempermudah dalam proses penemuan arsip dengan mudah cepat dan tepat. Arsip
merupakan sebuah nyawa dari suatu kegiatan disebuah organisasi, oleh karena itu fungsi
arsip sangat penting dalam sebuah organisasi di dalam menjalankan roda kegiatan
rutinitasnya.

Penyimpanan arsip secara garis besar terbagi dua, 1. Penyimpanan Onsite 2.

Penyimpanan Offsite. Penyimpanan Onsite adalah, penyimpanan arsip yang berada dalam
lingkungan organisasi. Cara penyimpanan ini masih terbagi lagi dalam dua bagian. a) arsip
yang tersimpan dalam gabungan organisasi dan di luar gedung organisasi tetapi masih dalam
lingkungan organisasi pembuat arsip. b). Penyimpanan offsite adalah, arsip yang berada di
luar lingkungan instansi pencipta arsip. Tempat lokasinya dapat berupa gedung milik sendiri,
ataupun milik perusahaan swasta sebagai penyedia jasa penyimpanan arsip. Sistem offsite
sering dipilih karena beberapa hal antara lain, luas gedung organisasi kurang memadai atau
luas ruangan kantor yang kurang luas, maka penyimpanan arsip dipindahkan ke luar gedung
organisasi yang harga sewa bangunannya lebih murah.

Adapun ruang tempat penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan
adanya terjadi kebakaran, banjir, buruknya kondisi gedung, banyak binatang serangga, atau
gangguan-gangguan lain seperti manuasia disekitarnya.

Melihat dari sisi guna arsip, di dalam penyimpanan arsip dibagi dalam dua bagian;
a. Unit pengolahan atau disebut juga dengan unit kerja, di dalam unit ini arsip
masih aktif atau masih digunakan untuk kegiatan rutinitas administrasi.
b. Unit kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang telah memasuki
kategori inaktif. Arsip yang disimpan di sini adalah arsip yang masih digunakan
dalam kegiatan administrasi sehari-hari, namun frekuensi pemakaiannya sudah
mulai menurun.

Melindungi arsip vital sangat perlu dilakukan demi menjaga informasi penting yang
terkandung di dalamnya dari segala macam gangguan, baik serangga perusak, cuaca, manusia
dan juga bahaya kebakaran. Usaha perlindungan dan penyelamatan arsip vital sangat perlu
dilakukan demi terjaganya informasi penting. Peralatan dan tempat penyimpanan arsip vital
harus memenuhi standar keamanan, misalnya tempat penyimpanan arsip vital berupa filling
cabinet yang terbuat dari bahan anti api dan tahan rusak diakibatkan ulah manusia jahil.
Selain itu, tempat ruang penyimpanan arsip vital harus dalam keadaan bersih, tidak lembab,
pencahayaan yang cukup dan ruangan berpendingin (AC) serta bebas dari terkena air hujan,
panas matahari, angin, udara lembab, serangga dll.

PENUTUP

Kesimpulan
Dari Paparan atau penjelasan di atas, maka penulis dapat menyimpulkan
bahwa pentingnya organisasi/instansi membuat manual pengelolaan arsip serta
 membuat kegiatan perlindungan dan pengamanan arsip vital di suatu
organisasi/instansi adalah hal yang tidak dapat disepelekan. Tanpa manual
pengelolaan arsip serta tanpa kegiatan perlindungan dan pengamanan arsip vital,
setiap organisasi/instansi tidak akan bisa berjalan sebagaimana mestinya.

DAFTAR PUSTAKA

Buku Materi Pokok ASIP4205

http://staffnew.uny.ac.id/upload/132310864/pengabdian/artikel-ppm-arsip-elektronik-
sutirman.pdf

https://jagad.id/pengertian-instansi/

https://projasaweb.com/pengertian-organisasi/#:~:text=Prof.%20Dr.%20Sondang
%20mengatakan%20bahwa,bersama%20yang%20telah%20ditetapkan%20sebelumnya.

http://mashur59.blogspot.com/2014/02/arsip-vital.html

 http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/perlindungan-terhadap-arsip-vital.html