BUKU JAWABAN UJIAN (BJU) UAS TAKE HOME

EXAM (THE) SEMESTER 2021/22.1 (2021.2)

Nama Mahasiswa : Hendri Firmansyah

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 041809177

Tanggal Lahir : 18 Januari 1988

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4436 / Perancangan Skema Klasifikasi dan Tesaurus

Kode/Nama Program Studi : 38 / D IV Kearsipan

Kode/Nama UPBJJ : 74 / Malang

Hari/Tanggal UAS THE : Selasa / 28Desember 2021

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS TERBUKA
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS
TERBUKA

Surat Pernyataan Mahasiswa

Kejujuran Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Hendri Firmansyah

NIM : 041809177

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4436 / Perancangan Skema Klasifikasi dan Tesaurus

Fakultas : Fakultas Hukum, Ilmu Sosial, dan Ilmu Politik

Program Studi : D IV Kearsipan

UPBJJ-UT : Malang
1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada laman
https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.

3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal ujian
UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai pekerjaan
saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan aturan
akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan tidak melakukan
kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media apapun, serta tindakan tidak
terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat pelanggaran atas
pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik yang ditetapkan oleh
Universitas Terbuka.

Malang, 28 Desember 2021

Yang Membuat Pernyataan

Hendri Firmansyah
 ASIP4312

BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

No. Soal Skor
1. Berikut adalah skema klasifikasi bisnis yang berasal dari fungsi dan tugas Direktorat Pelayanan 20
Medik, Keperawatan, dan Penunjang (Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor
HK.01.07/MENKES/4354/2021 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Organisasi dan Tugas
Koordinator dan Sub-Koordinator Jabatan Fungsional Pada Rumah Sakit di Lingkungan
Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan).

Level Level Level 3

1 2
Direktorat Pelayanan Medik, Kelompok
Keperawatan, dan Penunjang Substansi
Pelayanan Medik

a. Berdasarkan peraturan tersebut, berikan nama atau maksud dari level 1, 2, dan 3 pada
skema di atas
b. Berdasarkan peraturan tersebut, isikan level 3 pada skema di atas
c. Mengapa kita perlu mengetahui level 1 dan level 2 tersebut dalam suatu organisasi
d. Apakah keuntungan dari klasifikasi berdasarkan fungsi

2. Berikut adalah arsip yang ada di Unit Pengolah (Kearsipan) Lingkungan Kementerian Kesehatan: 40
1. Notula rapat terkait kegiatan pengelolaan arsip inaktif
2. Undangan permohonan menjadi narasumber terkait pengelolaan arsip vital
3. Notula rapat terkait kegiatan fumigasi
4. Nota dinas terkait usulan pemindahan arsip
5. Undangan rapat pembahasan penyerahan arsip statis

Dari arsip tersebut:

a. Tulis kode klasifikasinya berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor HK.02.02/MENKES/377/2016
Arsip Kode Klasifikasi
1 UM.02.08/MENKES/1/2016
2 PS.09.02/MENKES/1/2016
3 AR.03.03/MENKES/1/2016
4 AR.04.01/MENKES/1/2016
5 AR.04.03/MENKES/1/2016

b. Buatkan skema klasifikasi AR KEARSIPAN berdasarkan Surat Keputusan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.02.02/MENKES/377/2016, secara berurutan
sesuai dengan arsip yang tertera di atas

1 dari 3
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

c. Buatkan tabel tesaurus 3 tingkatan berdasarkan skema klasifikasi AR KEARSIPAN yang

telah dibuat (poin b)
Kata Kunci Deskriptor Aktivitas Deskriptor Subjek
Kearsipan 1. 1.
2.
2. 1.
3. 1.
2.

3. Seperti biasa, Bagian Keuangan suatu perusahaan baru saja menerima berkas arsip keuangan 20
sebanyak 100-an berkas. Berkas tersebut dapat dikelompokkan menjadi beberapa klasifikasi
yang umumnya berkas tersebut adalah berkas administrasi, yaitu:
1. Laporan laba rugi per bulan;
2. Invoice pembelian barang;
3. Faktur;
4. Nota pembelian;
5. Kwitansi

Berdasarkan kasus di atas, jawablah pertanyaan di bawah ini:

a. Apakah berkas tersebut perlu diregistrasi? Jelaskan
b. Sistem pemberkasan apa yang cocok digunakan dengan memperhatikan jumlah
berkasnya
c. Sebutkan kelebihan dari sistem pemberkasan tersebut

4. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, 20
pada pasal 1, dokumen elektronik adalah “setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan,
dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem
elektronik…”

Pengelolaan arsip elektronik menghadapi tantangan, salah satunya dalam melakukan temu balik.
1. Jelaskan 2 (dua) tahapan dalam melakukan temu balik dokumen elektronik tersebut
2. Mengapa tesaurus dapat digunakan untuk membantu temu balik informasi
3. Apakah kesamaan tesaurus dan jadwal retensi arsip? Jelaskan

Skor Total 100

2 dari 4
Jawaban
1.
a.
Level 1 Level 2 Level 3
Fungsi Aktivitas Transaksi
Direktorat Pelayanan Medik, Kelompok Substansi
Keperawatan, dan Penunjang Pelayanan Medik

b.
Level 1 Level 2 Level 3
Fungsi Aktivitas Transaksi
Direktorat Pelayanan Medik, Kelompok Substansi Kebijakan
Keperawatan, dan Penunjang Pelayanan Medik
Pelayanan medik

c. Fungsi mengetahui level 1 dan 2 dalam organisasi adalah

- Mengidentifikasi arsip yang harus dibuat karena nilai buktinya untuk bisnis
- Mengenali arsip prioritas tinggi yang harus dikaptur karena signifikan bisnisnya
- Membuat keputusan tentang retensi arsip
- Menilai arsip pada tahap penciptaan
- Untk mengetahui sejauh mana fungsi untuk menjamin tanggung jawab bisnis terpenuhi
d. Keuntungan klasifikasi berdasarkan fungsi
- Mengidentifikasi arsip yang harus dibut karena nilai buktinya untuk bisnis
- Mengenali arsip prioritas tinggi yang harus dikaptur karena signifikan bisnisnya
- Membuat keputusan tentang retensi arsip
- Menilai arsip pada tahap penciptaan

2.
a. Arsip Kode Klasifikasi
1 UM.02.08/MENKES/1/2016
2 PS.09.02/MENKES/1/2016
3 AR.03.03/MENKES/1/2016
4 AR.04.01/MENKES/1/2016
5 AR.04.03/MENKES/1/2016

b.
Pokok Bagian Suku
Masalah Masalah Masalah
Pengelolaan Arsip Inaktif Fumigasi Pemindahan arsip

Penyerahan arsip statis

3 dari 4
 c. Kata Kunci Deskriptor Aktivitas Deskriptor Subjek
Kearsipan 1.pengelolaan arsip inaktif 1.penyelenggaran administrasi sehari-hari suatu kantor sudah
menurun
2. menentukan arsip sudah masuk inaktif atau belum
2.fumigasi 1. tahap tahap melaksanakan fumigasi arsip
3.penyerahan arsip statis 1. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip
2.penilaian dan pemberitahuan penyerahan arsip dari pimpinan
pencipta kepada lembaga kearsipan
3.
a. Berdasarkan kasus di atas, maka berkas-berkas tersebut perlu diregistrasikan terlebih dahulu, agar
dapat memberikan bukti bahwa berkas/arsip tersebut dibuat atau dikaptur ke dalam sebuah sistem
kearsipan.
b. Sistem yang cocok digunakan dalam kasusu tersebut adalah sistem hierarki, karena sistem ini
dirancang untuk membagi bisnis organisasi ke dalam level hierarki. Jumlah dalam level tersebut
tergantung pada sejauh mana pekerjaan organisasi dapat dibagi ke dalam bidang-bidang yang
jelas.
Sistem ini sesuai untuk sistem yang lebih besar, lebih kompleks jika dikelola dengan baik 100
hingga 1000 berkas, dan sistem ini sesuai untuk dipakai bersama-sama oleh lembaga/kantor/unit
kerja.
c. Keuntungan dari sistem ini adalah
- Mudah dipahami, jika dirancang dengan baik
- Memungkinkan banyak seri dan sub-seri cocok untuk setiap sistem dari yang sederhana
sampai yang multi-level
- Struktur logis memungkinkan ketepatan yang lebih besar
- Ketergantungan kurang pada memori jikadigunakan dengan daftar nkata/indeks
- Memungkinkan penambahan yang besar dalam jumlah berkas
- Dapat menunjukkan hubungan logis antar-arsip
- Sesuai untuk berkas kebijakan dan administrasi, tetapi juga dapat digunakan untuk case file

4.
a. Tahap pertama sistem temu balik digunakan untuk lokasi arsip kertas yang ditingkatkan untuk
menyertakan lokasi arsip elektronik. Sejumlah lokasi yang diberikan mencerminkan penyimpanan
yag beragam dan struktur jenis file yang berbeda, tetapi keduanya memiliki titik masuk yang sama
pada registrasi level.
Tahap kedua, setelah penempatan arsip elektronik secara tepat, pengguna akan menggunakan
fasilitas temu balik teks yang tersedia untuk menemukan kembali setiap dokumen. Dengan
mengakui keberagaman format yang tersedia, alat-alat yang dimaksud untuk tujuan tertentu dapat
digunakan, daripada mencari solusi yang sulit dipahami, atau setidaknya mancakup rancangan
aslinya.
b. Thesaurus dapat digunakan sebagai temu balik dokumen elektronik karena thesaurus dapt
menyediakan kosakata yang tepat dan terkontrol sehingga pengguna dapat memilih istilah yang
tepat untuk kedua penggunaan di atas.
c. Menurut kamus bahsa Inggris-Indonesia (Echols, 2003:586) thesaurus berarti kamus, ensiklopedia
atau buku lain yang berisi keterangan.
Thesaurus adalah daftar sitilah yang terkontrol dikaitkan dengan arti kata, hierarki, dan hubungan
padankata (ISO/TR 15489-2:2001:10,4.2.3.2).
Dalam istilah thesaurus, arti dan istilah ini ditentukan dan hubungan hierarkis dengan istilah lain

4 dari 4
dapat dilihat. Thesaurus memberikan maksud yang memadai bagi pengguna untuk mencari dari
istilah yang tidak digunakan keterminologi yang lebih disukai oleh organisasi. Thesaurus dapat
dihubungkan dengan instrument pengelolaan arsip, speerti jadwal retensi arsip atau klasifikasi
akses, untuk memungkinkan pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK).

5 dari 4