Tugas 3 Penilaian dan Penyusutan Arsip ASIP 4402

Nama : Hendri Firmansyah

NIM : 041809177

Prodi : D4 Kearsipan Universitas terbuka

No Soal
1 Jelaskan Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur
Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi!

2 Jelaskan Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan jelaskan Panduan
Pemusnahan dan Penyerahan Arsip!

3 Jelaskan Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal serta jelaskan

Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan!

Jawab

1. Prosedur dan teknik penyusutan arsip berdasarkan JRA merupakan salah satu
unsur dari pengelolaan arsip. Prosedur tersebut perlu disusun untuk mengetahui
bagaimana JRA digunakan dan bagaimana tahap-tahap serta teknik
pelaksanaanya. Di dalam prosedur penyusutan berdasarkan JRA baik yang berupa
pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan tertuang ketentuan umum antara
lain :
-Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi arsip berakhir -Penyusutan
dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir -Pemusnahan arsip harus
dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya Penyusutan
dalam bentuk apapun harus dibuatkan daftar arsipnya. Dan prosedur penyusutan
arsip yang belum memiliki jadwal JRA harus meliputi sebagai berikut :
➢ Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal
atau rencana kerja yang didalamnya memuat usulan tentang
perlunya diadakan pembenahan. Rencana kerja ini
 harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat. Maka sebelum menyusun
perencanaan, perlu dilaksanakan survey arsip untuk mengetahui jumlah,
kondisi, lokasi, tahun dan lain-lain yang menyangkut dengan data untuk
pembenahan arsip. Perencanaan ini diajukan ke pimpinan untuk memperoleh
persetujuan, sehingga dapat diperoleh anggaran sesuai dengan yang
dibutuhkan.
➢ Penelitian Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip
dan sejarah sistem penataan yang ada. Sehingga berdasarkan hasil penelitian
ini penataan arsip akan dapat dilaksanakan berdasarkan asas provenance
dan asas original order. Asas provenance terkait dengan pencipta arsip. Suatu
organisasi yang berumur 10 tahun mungkin telah berubah tiga kali
keorganisasiannya. Maka penataan arsip harus dikelompokan atas tiga
periode itu. Tidak dibenarkan arsip organisasi yang satu dicampur dengan
arsip dari organisasi lainnya.
➢ Rekonstruksi Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan
arsip sesuai dengan aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur
susunan arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan
pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain.
➢ 4.Pendiskripsian Pendiskripsian merupakan kegiatan perekaman informasi
setiap series arsip. Pendiskripsian ini memuat 5 hal yaitu ; informasi
series, tahun series, tingkat keaslian, bentuk redaksi, dan kondisi fisik.
➢ Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara. Pembuatan DPA berdasarkan
kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokan berdasarkan sistem
penataan aslinya . Misalnya sistem penatannya subyek, maka perlu dibuat
semacam skema atau kalau masih dapat dikenali pola klasifikasi subyek. Skema
atau pola ini dijadikan dasar pengelompokan kartu diskripsi yang kemudian
dituangkan dalam bentuk daftar.
➢ Seleksi dan Penilaian Setelah DPAS tersusun, maka selanjutnya dilaksanakan
kegitan seleksi dan penilaian arsip untuk menentukan mana arsip yang
perlu disimpan sebagai arsip aktif, inaktif, usul musnah, dan usul untuk
diserakan.
➢ Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan Diserahkan. Hasil
dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip-arsip di atas adalah
tersesusunnya daftar arsip yang akan disimpan, diusulkan musnah, dan
diusulkan untuk diserahkan ke ANRI atau Lembaga Kearsipan Daerah
➢ Pelaksanaaan Penyusutan Pelaksanaaan penyusutan dalam konteks ini
dapat dilaksnakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan
arsip statis. Kegiatan pemusnahan arsip sebagaimana telah diuraikan di
atas secara umum, namun khusus untuk arsip-arsip yang disusutkan tidak
berdasarkan JRA maka pembedaannya arsip yang retensinya 10 tahun
kurang atau lebih tidak berlaku. Semua arsip diberlakukan sama, yaitu
dianggap 10 tahun keatas.
2. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
intern organisasi. Bagian dari Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan
pengurangan jumlah arsip, yang dilakukan dengan cara:
a.Memindahkan (P) arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan intern organisasi;
 b. Memusnahkan (M) arsip sesuai dgn ketentuan yg berlaku;
c. Menyerahkan (S) arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan.
B. Jelaskan Panduan Pemusnahan dan Penyerahan
Arsip! Jawaban :
Penyerahan arsip statis yaitu yaitu proses penambahan khasanah arsip statis Lembaga
Kearsipan (LK, dalam hal ini Unit Arsip IPB) yang dilaksanakan melalui kegiatan
penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip (PA,
dalam hal ini adalah Record Center Fakultas) melalui kegiatan sebagai berikut
(berdasarkan Pasal 81 – PP 28 Tahun 2012) :Monitoring terhadap fisik arsip dan Daftar
arsip statis yaitu pemeriksaan oleh LK apakah Arsip Statis yang mau diserahkan apakah
cocok dengan data yang ada dalam Daftar Arsip yang dibuat oleh PA. Melakukan
Verifikasi terhadap daftar arsip statis oleh LK yaitu menilai arsip statis yang akan
diserahkan oleh PA, apakah arsip tersebut mempunyai nilai kesejarahan dan kebuktian
apa tidak; apalah arsip tersebut mempunyai retensi permanen atau tidak (lihat
JRA).Apabila dalam melakukan verifikasi terdapat arsip yang tidak memenuhi kriteria
sebagai arsip statis, kepala lembaga kearsipan berhak menolak arsip yang akan
diserahkan.

Menetapkan Status Arsip Statis oleh LK (Unit Arsip IPB) yaitu LK menetapkan apakah akan
menerima arsip yang mau diserahkan itu atau tidak. Jika jawabnyah Ya maka segera
LK Membuat daftar arsip statis yang akan di akuisisi, jika jawabnya Tidak maka arsip
tersebut dikembalikan ke PA.

Persetujuan untuk menyerahkan oleh PA yaitu PA membuat Berita Acara Serah Terima
Arsip Statis;
Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh dekan kepada
kepala UPT Arsip disertai dengan pernyataan dari Dekan bahwa arsip yang diserahkan
autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
3. Penelitian survei adalah pengumpulan data dari suatu populasi dengan memilih
sampel, sedangkan sensus adalah pengumpulan data terhadap seluruh anggota
populasi. Survei tidak selalu identik dengan kuesioner (meski teknik pengumpulan data
survei seringkali menggunakan kuesioner karena berhubungan dengan sampel
berjumlah besar). Dalam praktiknya, terkadang pelaksanan survei tidak hanya
menggunakan kuesioner atau angket, namun dilengkapi dengan wawancara atau
observasi. Dan Penyusunan proposal atau usulan penelitian merupakan langkah awal
yang harus dilakukan peneliti sebelum memulai kegiatan penelitian. Proposal
penelitian dapat membantu memberi arah pada peneliti agar mampu menekan
kesalahan yang mungkin terjadi selama proses penelitian berlangsung. Jika proposal
penelitian sudah disusun secara sistematis, lengkap dan tepat, akan mempercepat
pelaksanaan, proses serta penyusunan laporan penelitian. Proposal mempunyai arti
sangat penting bagi setiap peneliti dalam usaha mempercepat, meningkatkan serta
menjaga kualitas hasil penelitian Proposal penelitian harus dibuat sistematis dan logis
 sehingga dapat dijadikan pedoman yang mudah diikuti.
Proposal penelitian adalah gambaran se¬cara rinci tentang proses yang akan dilakukan
oleh peneliti untuk dapat memecahkan permasalahan penelitian. Secara umum,
poposal penelitian merupakan pedoman yang berisi langkah-langkah yang akan diikuti
peneliti untuk melakukan penelitiannya. Dalam menyusun proposal perlu diantisipasi
munculnya berbagai sumber yang dapat bermanfaat sehingga dapat digunakan dalam
mendukung penelitian atau faktor-faktor yang mungkin menghambat kegiatan
penelitian. Tujuan umum proposal penelitian adalah memberitahukan secara jelas
tentang tujuan penelitian, siapa yang hendak ditemui, serta apa yang akan dilakukan
atau dicari di lokasi penelitian. JRA, penilaian, dan pemusnahan ibarat sebuah gambar
segitiga yang antara garis yang satu dengan lainnya tidak dapat dipisahkan. Kalau hilang
satu garis saja tidak lagi dinamakan gambar segitiga tetapi sudah gambar sudut. Ketika
instansi akan melakukan pemusnahan maka harus melihat JRA apakah arsip yang akan
dimusnahkan termasuk golongan arsip musnah atau bukan ?. Kemudian kalau menurut
JRA termasuk golongan arsip musnah, apakah sesuai kondisi saat ini arsip tersebut
sudah waktunya untuk dimusnahkan ? Guna menjawab pertanyaan tersebut maka
dilakukan tindakan penilaian
untuk menguji kembali kesesuaian antara arsip dengan kondisi terkini. Dan setelah arsip dilakukan
penilaian dan hasil dari penilaian adalah musnah maka arsip harus segera dimusnahkan setelah
mendapat persetujuan, karena kalau tidak segera ditindaklanjuti dengan pemusnahan maka tidak
ada gunanya dilakukan penilaian karena tetap akan menjadi beban instansi terkait dengan
pemeliharaan. Pada hal tujuan dari penilaian dan pemusnahan adalah efisiensi sumber daya atau
pengurangan beban pengelolaan. Atau Memiliki JRA dan melaksanakan pemusnahan merupakan
kewajiban bagi setiap instansi. Dan salah satu tahapan dalam pemusnahan adalah penilaian dan
permintaan persetujuan. Ketiga hal tersebut tidak dapat dipisahkan karena saling berkaitan.
Persetujuan pemusnahan dari pejabat yang bewenang diperlukan untuk meminimalisir munculnya
masalah dikemudian hari dan sekaligus sebagai upaya penyelamatan bukti-bukti sejarah.