BUKU JAWABAN TUGAS MATA

KULIAH TUGAS 3

Nama Mahasiswa : ARIDANA

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 022025176

Kode/Nama Mata : ASIP4402/KEARSIPAN D-IV

Kuliah Kode/Nama : 48/ Palangka Raya

UPBJJ Masa Ujian : 2020/21.1 (2020.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA

1. Prosedur pemindahan arsip dari central file ke records center, secrara umum:

a. Pemeriksaann
 Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut sudah inaktif atau
belum. Pemeriksaan dilakukan dengan melihat kolom retensi aktif di dalam JRA.
Misalnya arsip tentang cuti tahunan memiliki retensi aktif 2 tahun, maka apabila arsif
tersebut tercipta bulan desember 2000, 2 tahun berikutnya yaitu desember 2002 arsif
tersebut dapat dinyatakan arsif inaktif.
Dalam pemeriksaan ini dilakukan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi series arsip.
Antara file yang satu dengan yang lain memiliki keterkaitan dan merupakan satu kesatuan
informasi harus digabung menjadi series arsip tanpa merubah penataan semula. Misalnya
file tentang cuti tahunan, cuti bersalin, cuti besar dapat digabung menjadi satu series arsip
tentang cuti.

b. Pendaftaran
Setelah diperiksa dan dinyatakan sebagai arsif inaktif maka arsip-arsip tersebut
selanjutnya didaftarkan secara lengkap baik judikatif serisnya / jenisnya, arsifnya, tahun,
volume, kondisi, dan penataan (sistem penyimpanan yang digunakan)

c. Penataan Arsip
Penataan arsif dilaksanakan untuk menjaga agar penataan aslinya tidak berubah. ,isalnya
arsip ketika aktif disimpan berdasarkan sistem filing numeric maka harus tetap
dipertahankan. Penataan arsif ini menyangkut penataan tiap lembaran arsip dalam setiap
folder, penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain dalam boks dan penataan
anatara boks yang satu dengan boks yang lain.

d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Mengingat bahwa oemindahan arsip menyangkut pula pengalihan wewenang dan
tanggungjawab dari central file ke record center, maka perlu dibuatkan bukti pemindahan
arsip yang biasanya diujudkan dalam bentuk berita acara pemindahan arsip.

e. Pelaksanaan Pemindahan
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberikan nomor sesuai dengan nomor dalam
daftar arsif yang dipindahkan dan disisipkan berita acaranya, maka dilaksanakan
pemindahan arsif inaktif.

2. Tata cara penyerahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip

Jadwal retensi arsip adalah ketentuan berapa lama suatu arsip harus disimpan sebagai
arsip aktif, arsip inaktif dan nasib akhir arsip yang bersangkutan musnah atau tidak
musnah (statis).
Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh pemerintah daerah, sebelum ditanda tangani oleh
Gubernur/Bupati/walikota wajib dimintakan dan mendapat persetujuan Kepala ANRI
terlebih dahulu. Maka ada jaminan bahwa JRA yang disusun oleh pemda sudah sesuai
dengan ketentuan dan tidak melanggar kaidah-kaidah kearsipan sehingga tidak ada yang
perlu dikhawatirkan terjadinya pemusnahan terhadap arsip yang sebenarnya tidak boleh
dimusnahkan yang akan berakibat hilangnya informasi kesejarahan atau sebaliknya
instansi juga tidak akan menyimpan arsip yang seharusnya tidak disimpan selama-
lamanya yang akan berdampak terjadinya pemborosan.
Jadwal Retensi Arsip
Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 pasal 48 mengamanatkan setiap
instansi untuk menyusun Jadwal Retensi Arsip. Bahkan hukumnya wajib dan bagi
 yang tidak melaksanakan dikenakan sanksi administratif sebagaimana diatur
dalam pasal 78 ayat (1), yang berbunyi sebagai berikut ; “ Pejabat dan/atau
pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam pasal …..48
ayat (1) …..dikenai sanksi administrative berupa teguran tertulis”. Kemudian ayat
(2) ; “ apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau
pelaksana sebagaimana dimaksud ayat (1) dikenai sanksi administrative berupa
penundaan kenaikangaji berkala untuk palinglama 1 (satu) tahun. Dan ayat (3) ;
“apabila selama 6 (enam) bulan berikutya tidak melaakkan perbaikan, pejabat
dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikenai sanksi
administratif berupa penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu)
tahun.

Adapun langkah langkah teknik penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensinya, di

antaranya adalah 

a. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

Merupakan tahapan yang terdiri dari kegiatan :

 Pemeriksaan arsip
 Pendaftaran arsip
 Penataan arsip
 Pembuatan berita acara pemindahan arsip
 Pelaksanaan pemusnahan

 b. Prosedur Pemusnahan Arsip

Merupakan tahapan yang terdiri dari kegiatan :

 Pemeriksaan
 Pendaftaran
 Pembentukan panitia pemusnahan
 Penilaian persetujuan dan pengesahan
 Pembuatan berita acara
 Pelaksanaan pemusnahan 

c. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional

Merupakan tahapan yang terdiri dari kegiatan :

 Pemeriksaan dan penilaian arsip

 Pendaftaran
 Pembuatan berita acara
 Pelaksanaan penyerahan