Tugas 2 Pengelolaan Arsip Elektronik

Jatuh tempo: Minggu, 21 Mei 2023, 15:00

Lakukan: Buat pengajuan

Prosedur penyusutan arsip elektronik harus diberlakukan secara konsisten dan penyusutan
arsip elektronik mencakup logical dan physical tergantung dari media simpannya.
Sebenarnya, pendekatan disposal (penyusutan) untuk arsip konvensional kurang tepat
diterapkan untuk arsip elektronik. Dalam konsep penyusutan arsip elektronik hanya dikenal
Deletion, Overwriting, Degaussing (Magnetic Media), Physically Destroying Storage Media,
dengan dua metode: penyusutan secara Logical dan penyusutan secara Physical. LOGICAL:
digunakan untuk non-erasable media termasuk purging (pembersihan) semua metadata,
indeks, audit trail dan arsip-arsip yang terkait dalam arsip operational sampai tidak dapat
diakses kembali dan media arsip originalnya dihancurkan, dan PHYSICAL: Pemindahan
arsip dari media yang sudah tidak dapat direkonstruksi lagi ke media baru.

Sebuah perusahaan besar akan melakukan penyusutan arsip elektronik antara lain berkas-
berkas arsip elektronik:
1. undangan dalam format file PDF dan sudah selesai ditindaklanjuti
2. Email tentang permintaan barang dan sudah selesai transaksinya
3. Berkas perjanjian kerja sama yang disimpan dalam file word menggunakan Windows
versi 2.0
4. Foto-foto renovasi perusahaan yang disimpan dalam file .PCT yang akan diganti
dengan .JPEG

Jika Saudara seorang profesional “Document Specialist” atau “Records Manager” dan
diserahi tugas untuk menyusutkan keempat berkas arsip elektronik tersebut, metode
penyusutan apa yang harus Saudara aplikasikan.

Status pengajuan tugas

Penyusutan arsip elektronik harus dipertimbangkan saat menerapkan direktori dan konvensi
pemberian nama. Jika arsip elektronik yang memiliki massa retensi yang sama ditempatkan
dalam suatu subdirectory bersama, akan lebih mudah untuk memindahkan atau
menghapuskan semua file dalam suatu folder, tanpa harus mengecek secara manual setiap
dokumen. Penyimpanan dokumen yang bersifat sensitif atau rahasia dalam folder yang sama
akan membantu waktu penyusutan dan juga pengaturan keamanan berkaitan dengan file
tersebut. Dengan menggunakan pola pemberian nama, pemilihan sejumlah dokumen dapat
dilakukan dengan menggunakan wildcard apa fungsi pencarian khusus untuk
mengumpulkannya bersama. Pertimbangan struktur yang didasarkan pada lama periode
retensi dan status penyusutan akhir dapat membantu menerapkan prosedur backup atau dalam
memanfaatkan CD untuk menyimpan nearline atau offline bagi arsip dalam status semi aktif
atau in active. Dokumen yang terdapat dalam workspace elektronik hendaknya disimpan
hanya selama mereka dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan-ketentuan bisnis dan
akuntabilitas, selanjutnya mereka hendaknya disusutkan. Akumulasi dari dokumen yang
sudah berlalu akan memboroskan sumber daya dan mempersulit pengaksesan terhadap
dokumen yang lebih baru. Pada saat memutuskan dokumen-dokumen apa yang ada di dalam
workspace elektronik yang perlu disusutkan pertama yakinkan bahwa dokumen yang
bersangkutan telah dimasukkan ke dalam sistem penyimpanan arsip departemen. Ini dapat
dilakukan dengan berbagai cara tergantung jenis sistem yang digunakan. Ada tiga skenario
yang mungkin dapat dilakukan:
1. Apabila suatu sistem penyimpanan arsip hanya untuk arsip kertas,pastikan bahwa
dokumen elektronik dicetak dan diserahkan kepada penyimpanan arsip kertas.
2. Apabila suatu departemen memiliki dokumen elektronik dalam suatu sistem
penyimpanan arsip elektronik departemen, pastikan bahwa kopi dari dokumen
tersebut dalam workspace elektronik diserahkan ke sistem.
3. Apabila workspace elektronik telah dirancang sebagai bagian resmi dari sistem
penyimpanan arsip, mereka dimasukkan pada aturan-aturan dan prosedur program
pengolah arsip.
Dalam dua skenario pertama, dokumen dalam workspace elektronik menjadi kopi dari
apa yang ada dalam sistem penyimpanan arsip. Oleh karena itu para pengguna dapat
memprosesnya dengan menentukan periode retensi dan tindakan penyusutan terhadap
dokumen yang bersangkutan. Seperti yang telah dibahas sebelumnya seseorang
hendaknya diserahi peran mengkoordinasi penyusutan terhadap dokumen yang ada di
dalam workspace elektronik. Pengguna koordinator penyusutan hendaknya memeriksa
dokumen-dokumen yang ada secara berkala untuk melihat apakah periode retensi telah
berakhir dan jika demikian melaksanakan tindakan penyusutan. Untuk langkah-
langkahnya sebagai berikut:
1. Setiap 6 bulan,koordinator memindahkan semua dokumen yang telah berumur 6 bulan
atau yang lebih tua ke suatu direktori dalam workspace bersama yang disebut inaktif
yang dibuat sama dengan struktur direktori sebagai direktori aktif.
2. Koordinator selanjutnya memberikan saran kepada pengguna workspace bersama
bahwa mereka mempunyai waktu dua minggu untuk melihat dokumen-dokumen
dalam direktori in aktif dan mengopi dokumen-dokumen yang tetap ingin mereka
simpan.
3. Setelah periode 2 minggu berakhir, koordinator akan menghapus dokumen-dokumen
dalam direktori in aktif. Mungkin pula koordinator dapat mengopi dokumen tersebut
ke magnetic tape yang masing-masing berisikan dokumen bertanggal dalam periode 6
bulan yang sama. Magnetik tape hendaknya diberi label dan disimpan selama masa
waktu ditentukan yang disepakati dan kehendaknya dapat diakses oleh semua
pengguna yang berhak terhadap space bersama.