Jadwal

Retensi Rekod
Pertemuan VI, Modul 6
Pengertian
 Retensi --- retention yang berarti menyimpan.

 Retensi Arsip -- jangka waktu penyimpanan

arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya.

 Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang

memuat sekurang kurangnya jenis arsip beserta
jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan
nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip
Pengertian
 JRA merupakan program retensi arsip yaitu
suatu jadwal dan prosedur yang konsisten
untuk mengelola arsip organisasi yang berupa
memindahkan arsip ke tempat penyimpanan
arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang tidak
bernilai guna ( Betty R. Rick ; 1992).
 JRA adalah suatu daftar series arsip organisasi

yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan

dan juga mengandung instruksi kapan arsip
dipindahkan ke tempat penyimpanan in aktif.
( Jay Kennedy; 1998)
Pengertian
 Kalau lihat pengertian dari dua pakar
kerasipan di atas bisa disimpulkan bahwa JRA
adalah suatu daftar yang berisi jangka
simpan arsip dan nasib akhir apakah suatu
arsip tersebut musnah atau permanen yang
berguna sebagai arahan dalam program
penyusutan arsip.
Pengertian
 Menurut UU Kearsipan No. 43 tahun 2009,
JRA adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelatan arsip.
 Contoh

Jadwal Retensi Arsip

Jangka waktu simpan
NO Jenis/seri arsip Aktif Inaktif Keterangan

I. HUKUM
1.
Produk hukum Sampai dengan 4 tahun Permanen
a. Peraturan Perundangan diperbaharui
yang mengatur instansi
b. Produk hukum internal

2. Dokumentasi hukum sampai dengan - Musnah

tidak berlaku

3. Kontrak/ perjanjian sampai dengan 9 tahun Dinilai

tidak berlaku kembali
Contoh Jadwal retensi Arsip
RETENSI
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA KETERANGAN
AKTIF INAKTIF

  KEU 01.00 PENDAFTARAN MAHASISWA/REGISTRASI

Dokumen yang berhubungan dengan registrasi
(pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran ulang
bagi mahasiswa lama), mulai dari surat
permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya.
Administrasi 1 tahun setelah
1 tahun Musnah
Keuangan mahasiswa lulus

KEU 01.01 BIAYA KULIAH

Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang
sumbangan pembinaan pendidikan (SPP)/biaya
operasional pendidikan (BOP), dana kesejahteraan dan
fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas
pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan
pembayaran dan kembalian uang kuliah mahasiswa. 1 tahun setelah
Keuangan 1 tahun Musnah
mahasiswa lulus

KEU 01.02 BIAYA WISUDA

Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran
wisuda. Keuangan 1 tahun setelah wisuda 1 tahun Musnah
Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip
Departemen Agama
Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran
Diambil dari Buku JRA di Lingkungan Departemen Agama
No Jenis Arsip Retensi Penetapan

Aktif Inaktif

1 Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran 1 tahun 1 tahun Permanen

2 Perumusan Kurikulum (GBPP) 1 tahun 1 tahun Permanen

3 Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum 1 tahun 2 tahun Permanen

4 Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Musnah

5 Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Musnah

6 Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Permanen (Barang tidak
bergerak)

7 Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan Agama 1 tahun 3 tahun Musnah

Swasta
Tujuan Penyusunan JRA
a) Terhindar dari pemborosan (inefisiensi)
b) Terwujudnya konsistensi dalam program
penyusutan (Memudahkan penyusutan)
c) Terjaminnya keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional.
d) Memudahkan temu kembali arsip/rekod
e) Memenuhi perundang-undangan
Manfaat JRA
 Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira
dkk adalah: (1) Pengurangan rekod,
menghemat waktu dalam penelusuran
informasi rekod, (2) Meghindari masalah
hukum, (3) Melakukan efisiensi dalam
menetapkan rekod yang sangat penting, (4)
Menghemat tempat, dengan memindahkan
rekod yang tidak digunakan saat ini, (5)
Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai
permanen.
 Jadwal Retensi Arsip Mencakup Dalam 3
Kategori, yaitu:

1. Retensi waktu
khusus
2. Arsip yang
disimpan secara
permanen
3. Rekod yang harus
ditinjau ulang
Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan bisnis
untuk menentukan yang mana rekod-rekod
dibutuhkan untuk di peroleh dan berapa lama rekod
akan disimpan, untuk memenuhi kebutuhan bisnis,
akuntabilitas organisasi dan harapan masyarakat.

Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitan

dengan penerapan keputusan penilaian, yaitu
mencakup retensi, penghapusan/penghancuran rekod
dari/bentuk sistim tata kearsipan; juga mencakup
migrasi/transmisi rekod-rekod dari sistem tata
kearsipan, dan penggunaan transfer ke
perlindungan/kepemilikan rekod.
Kedua Definisi di atas sangat berkaitan
Karena dengan proses penilaian dapat
menentukan berapa lama dan rekod apa saja
yg dapat dimusnahkan/akan menjadi arsip.
sehingga
Jadwal retensi rekod dapat merupakan
jadwal kewengan , yaitu daftar yang memuat
rekod series organisasi dengan penunjukan
untuk bagaimana rekod dimusnahkan
sesudah diciptakan dan digunakan.
 Formulir
Kewenangan
√ Formulir ini akan memberikan bukti bahwa
unit-unit pencipta atau pengolah mana yang
sudah melakukan kegiatan penyusutan arsip.

√ Formulir kewenangan juga memberikan

informasi siapa yang berwenang atau menjadi
saksi pada saat pemusnahan atau transfer arsip.
 3 kemungkinan yang dapat menjadi
program pengurangan atau penyusutan
arsip

1. Pemindahan rekod dari unit

pencipta ke unit kearsipan.
2. Pemindahan arsip dari unit
kearsipan ke arsip nasional.
3. Pemusnahan rekod yang tidak
mempunyai nilai guna.
 Dalam Pengembangan Jadwal Retensi
Ada 2 Tipe yang Dapat
Dikembangkan, yaitu:
Jadwal Retensi Umum
 Di Indonesia , jadwal retensi
umum yang sudah
dikembamgkan adalah dalam
bentuk Surat Keputusan Bersama
Antara ANRI dengan BKN untuk
menentukann nilai guna dan
masa simpan arsip yang
berkaitan dengan kepegawaian
dan pertanggungjawaban
keuangan.
Jadwal Retensi Spesifik
 Dikembangkan sesuai dengan
fungsi kegiatan organisasi,
khususnya kegiatan
substansial untuk
memudahkan penentuan masa
simpan pada arsip yg lebih
khusus.
 Jadwal ini harus disertakan
dengan formulir kewenangan
yang di sahkan oleh masing-
masing kebutuhan unit
pencipta arsip.
 Prosedur
&Teknik
Penyusutan
Pertemuan VI,
Modul 7
Prosedur Penyusutan Berdasar JRA
Prosedur Penyusutan yg belum punya
JRA
 Panduan
Penyusutan
Arsip
Berdasar
JRA
Modul 8
Pemindahan Arsip
 Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun
2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 Penyusutan
Arsip adalah merupakan kegiatan pengurangan
jumlah arsip dengan cara:
a) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah
ke Unit Kearsipan;
b) Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna;
c) Penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

1) Inaktif
2) Pengelompokkan
3) Pendaftaran , pembuatan Daftar Arsip
4) Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip
dimasukkan ke dalam boks
5) Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan
menjadi Pembuatan Berita Acara
Pemindahan
6) Pelaksanaan pemindahan arsip
Pengepakan dan Pemindahan Arsip ke Ruang Penyimpanan
 Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan harus
dilakukan secara teratur sesuai dengan Jadwal
Retensi Arsip (JRA). Instruksi yang jelas perlu
diberikan untuk pengepakan arsip ke dalam boks,
seperti: pemindahan arsip dari pembungkus yang
keras ke lunak, pemberian label untuk arsip yang
akan dimusnahkan di luar boks, pembuatan
daftar isi boks dengan nomor berkas dan boks,
pembuatan indeks, pastikan ada sedikit ruang di
dalam boks (jangan terlalu padat)

 Menurut PP Nomor 43 Tahun 2011 tentang

Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan
Ketentuan Peralihan PP tentang Penyusutan
Arsip, pemindahan arsip perlu dibuatkan: daftar
arsip inaktif, daftar pertelaan arsip yang akan
dimusnahkan/ diserahkan, dan daftar waktu
penyimpanan arsip
 Teknik pemindahan arsip inaktif
Jadwal Retensi
UNIT PENGOLAH Arsip Lihat kolom
aktif
melakukan
PEMERIKSAAN
PENDAFTARAN
PENATAAN FISIK
UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN
melakukan
BA dan
PEMERIKSAAN
Daftar
PENERIMAAN

PENYIMPANAN
Daftar Pertelaan Arsip In Aktif yang Dipindahkan

Instansi:
Alamat :
Telepon :

Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah No. Boks

1 2 3 4 5
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

No. ………………………………………

Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip Inaktif
dari unit pengolah …
1. Nama :…
NIP :…
Jabatan : …

Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit pengolah … yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama :…
NIP :…
Jabatan : …

Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit kearsipan yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkanseperti
tercantum pada Daftar Pertelaan terlampir
Bogor, …………..

Pihak Kedua Pihak Pertama

ttd ttd
nama terang nama terang
NIP NIP
Mengetahui
Kepala Unit Pengolah
ttd
nama terang
NIP
Prosedur Pemusnahan Arsip

1) Pemeriksaan  JRA
2) Pendaftaran
memisahkan arsip-arsip pada tempat
tersendiri kemudian dicatat dalam daftar
arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua.
satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit
Kearsipan
3) Pembentukan Panitia Pemusnahan
Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan
retensi > 10 tahun.
Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit
yang secara fungsional bertanggungjawab dalam
pengelolaan arsip
4) Penilaian dan Persetujuan
Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan
dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota
 Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan
dari Kepala BPK
 Khusus untuk arsip kepegawaian perlu
pertimbangan dari Kepala BKN

5) Pembuatan Berita Acara

6) Pelaksanaan pemusnahan :
- dicacah
- dibakar
- menggunakan bahan kimia
- di daur ulang
Catatan:
 Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga
tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya,
serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang
hukum/ perundang-undangan dan atau bidang
pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badan-
badan Pemerintahan yang bersangkutan
Ketentuan Pemusnahan Arsip:

 Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai

pedoman Jadwal Retensi Arsip
 Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan
organisasi
 Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan nasional
 Tidak ada perundang-undangan yang melarang
 Tidak terdapat kaitan dengan perkara
pidana/perdata yang masih dalam proses
 Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara
dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total
sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun
bentuknya.
Prosedur pemusnahan
 Seleksi
 Pembuatan daftar jenis arsip yang
dimusnahkanberisi jenis arsip yang
dimusnahkan, jumlah lembarnya dan
periode tahun dari arsip yang dimusnahkan
 Pembuatan berita acara pemusnahan
 Pelaksanaaan pemusnahan oleh
penanggung jawab dengan saksi-saksi (2
orang)
 Pemusnahan dilakukan dengan cara, :
pembakaran penghancurn dengan mesin
penghancur kertas atu proses kimiawi
Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom
keterangan
Pemeriksaan

Pendaftaran

Pengaturan fisik
1. Dilaksanakan
Persetujuan secara total
Kepala Unit Kearsipan
Pengesahan 2. Disaksikan pejabat dr:
a. unit pencipta arsip
b. bidang hukum
Pelaksanaan c. Pengawasan
d. Unit Kearsipan
3. Berita acara
4. Daftar arsip
 Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom
Pemeriksaan keterangan

Pendaftaran

Pengaturan fisik
1. Dilaksanakan
Persetujuan Ka ANRI secara total
untuk arsip 10 tahun ke atas
Pengesahan 2. Disaksikan pejabat dr:
a. unit pencipta arsip
b. bidang hukum
Pelaksanaan c. Pengawasan
d. Unit Kearsipan
3. Berita acara
4. Daftar arsip
Teknik Penyerahan arsip
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom
Pemeriksaan keterangan

Pendaftaran

Penataan fisik

Pemberitahuan ke ANRI

Penilaian ANRI

Pelaksanaan

Daftar arsip Berita acara

Nilaiguna Arsip
 Nilaiguna Primer : Nilaiguna yang
didasarkan pada kegunaan arsip bagi
penciptanya yang meliputi nilaiguna
adm, hukum, keuangan, ilmiah &
teknologi.
 Nilaiguna Sekunder : Nilaiguna yang
didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/ instansi lain & /
atau kepentingan umum sebagai bahan
bukti dan bahan pertanggungjawaban
nasional, yang meliputi nilaiguna
kebuktian dan informasional.
Daftar Arsip yang Dimusnahkan

Instansi:
Alamat :
Telepon :

Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah No. Boks

1 2 3 4 5
Berita Acara Pemusnahan Arsip

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

No. …………………………..

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan
di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar
Pertelaan Arsip terlampir.

Dengan cara:

a. Pembakaran
b. Pencacahan
c. Peleburan secara kimia

Saksi-saksi: Pimpinan unit kearsipan

1. Jabatan ttd
ttd nama terang
nama terang NIP
NIP

2. Jabatan
ttd
nama terang
NIP
Prosedur Penyerahan Arsip Statis

1). Pemeriksaan
memeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhir permanen di
kolom keterangan JRA)
2) Pendaftaran
memisahkan arsip statis tersebut pada tempat tersendiri dan
didaftar dalam Daftar Arsip Usul Serah, rangkap 2
3) Penilaian dan Persetujuan
4) Pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis
5) Pelaksanaan Penyerahan
Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
No. …………………………….

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, bertempat di … kami yang

bertandatangan di bawah ini:

1. Nama : …
NIP :…
Jabatan : …

Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan instansi … yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA.

2. Nama : …
NIP :…
Jabatan : …

Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan ANRI yang selanjutnya disebut
sebagai PIHAK KEDUA.
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip instansi … yang memiliki
nilaiguna nasional seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip
terlampir untuk disimpan di ANRI.
Bogor ……………

Pihak Kedua Pihak Pertama

Kepala ANRI Kepala KAPD
ttd ttd
nama terang nama terang
NIP NIP