ASIP4429

NASKAH UAS-THE
UJIAN AKHIR SEMESTER-TAKE HOME EXAM (THE)
UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2021/22.2 (2022.1)

Pengelolaan Arsip Elektronik

ASIP4429

No. Soal Skor

1. Sebuah instansi pemerintah di daerah, karena keterbatasan sumber daya, masih mengelola arsip 40
dalam komputer masing-masing staf tanpa aplikasi atau sistem yang dirancang secara khusus
untuk mengelola arsip elektronik. Pimpinan instansi yang baru berupaya agar pengelolaan arsip di
masing-masing komputer staf tetap sesuai dengan kaidah kearsipan, sebelum ada aplikasi sistem
pengelolaan arsip elektronik yang akan diimplementasikan.
Sebagai seorang arsiparis, anda ditugaskan oleh pimpinan instansi untuk merencanakan
pengaturan pengelolaan arsip tanpa aplikasi sistem pengelolaan arsip elektronik. Agar pengelolaan
arsip elektronik yang disimpan dalam direktori elektronik dapat dilaksanakan dengan baik dan
berkelanjutan, organisasi harus menetapkan sejumlah peran dan tugas berkenaan dengan
pengelolaan arsip elektronik. Buatlah pengaturan yang diperlukan, dengan prinsip-prinsip saat
merancang struktur untuk direktori elektronik yang sederhana dan logis, bergerak dari umum ke
khusus!

2. Sebuah instansi pemerintah di daerah, karena keterbatasan sumber daya, masih mengelola arsip 40
dalam komputer masing-masing staf tanpa aplikasi atau sistem yang dirancang secara khusus
untuk mengelola arsip elektronik. Pimpinan instansi yang baru berupaya agar pengelolaan arsip di
masing-masing komputer staf tetap sesuai dengan kaidah kearsipan, sebelum ada aplikasi sistem
pengelolaan arsip elektronik yang akan diimplementasikan.
Sebagai seorang arsiparis, sesuai penugasan oleh pimpinan instansi, anda juga diminta oleh
pimpinan instansi untuk mengelola surat elektronik (email) yang menjadi arsip resmi organisasi,
yang terpisah dari surat elektronik yang bersifat pribadi. Beberapa hal apa sajakah yang perlu
diperhatikan dalam mengelola arsip berupa surat elektronik ?

3. Preservasi arsip elektronik, yang mengandung makna semua pendekatan dalam rangka 20
melestarikan arsip yang diciptakan dengan komputer, merupakan bagian integral dari
penyelenggaraan administrasi yang berkelanjutan. Tidak ada gunanya instansi berinvestasi dalam
jumlah besar pada perangkat keras dan perangkat lunak jika tidak dapat mempertahankan nilai
guna dari informasi yang dibuat, dipertukarkan, dan disimpan. Dalam jangka pendek, hal ini
seringkali tidak menjadi masalah. Namun, seiring waktu, itu akan terjadi. Seiring dengan perubahan
teknologi, perangkat keras dan perangkat lunak saat ini akan menjadi usang, dan kemudian
instansi mungkin menghadapi beberapa pilihan sulit. Tantangannya adalah untuk menjaga
kegunaan dan kepercayaan informasi instansi dengan cara yang efisien dan hemat biaya.
Dalam pemilihan strategi preservasi terbaik, salah satunya adalah mengekstrak metadata arsip
elektronik. Jelaskan tentang hal ini.!

Skor Total 100

1 dari 1