No.

Dokumen 07
NOTULEN RAPAT KOORDINASI
Hari/Tanggal 3 Juni 2021
LOGO UNIV BIRO … UNIVERSITAS …
Jl…., Fax…. website:www… Waktu 09.00 wib
Tempat R. BAU

Peserta Rapat :
1. Pjs. Kabiro BAU
2. Ka. Bag. Kearsipan
3. Staf bagian Arsip

NO. MATERI DISKUSI PIC TINDAK LANJUT

1. Sejarah Arsip Tahap awal [NAMA] - Cara pengelolaan mengadopsi
Univ… terbentuknya management administrasi dari
Arsip di Univ… Fakultas…
yang dicikal bakali - Membuat record center (tempat
dari Fakultas Ilmu penataan) yang dibantu dengan
Budaya, Struktur UPT.Perpustakaan
organisasi dan - Menyusun draft kebijakan
Uraian tugas kearsipan sebagai panduan
pengelolaan arsip di Univ…
- Membentuk Tim Struktural yang
tetap
- Menetapkan kantor arsip secara
struktural dan uraian tugas
- Bergabung dengan JIKN …
- Dikarenakan pandemic arsip Univ..
membuat naskah dinas elektronik
- Di setiap Fakultas ada pengelola
administrasi yang mana
berkoordinasi dengan arsip Univ…
- Melakukan pengawasan arsip
ditingkat universitas, melakukan
kerjasama dibidang kearsipan,
melakukan sosialisasi bidang
kearsipan untuk memberikan
keterampilan Sumber Daya
Manusia.
- Perumusan kebijakan NSPK
- Membuat Pedoman dan SOP
kearsipan
- Sistem naskah dinas elektronik
dan sertifikat digital
- Ketersediaan SDM yang
bersertifikat dan telah
mendapatkan training terkait
 kearsipan di tingkat Universitas
- Pengelolaan Arsip Statis Univ…
berupa foto,video,buku, naskah,
data wisuda
- Tersedianya portal web arsip salah
satu bentuk kearsipan elektronik
di Univ..
2 Langkah pertama -Apa saja yang Bayu - Terdapat pengelola arsip
yang dilakukan perlu dilakukan keuangan yang mana bersupervisi
untuk untuk di Arsip. Sehingga dokumen aktif
membangun arsip membangun keuangan masih berada di
di Univ… arsip di department keuangan dan dikelola
universitas ? oleh incharge arsip di department
-Apakah data tersebut sementara dokumen
keuangan nonaktif menjadi tanggungjawab
masuk ke Arsip Universitas.
dalam arsip - Melakukan integrasi arsip
Universitas ? universitas dengan proses bisnis di
keuangan dan department
lainnya.
- Langkah awal adalah menentukan
prioritas dari dokumen yang
penting sekali untuk di arsipkan
- Meningkatkan Sumber daya
manusia dengan pelatihan,dsb
- Management sistematika cara
menyimpan inventori
3 System E-arsip - Bagaimana - Dimulai dari arsip statis
membangun - Membuat tata naskah dinas
arsip digital ? elektronik
- Tidak terbatas pada satu aplikasi
4 Melakukan - - Kunjungan offline dapat dilakukan
kunjungan offline dengan tetap memperhatikan
aturan yang berlaku dan
berkoordinasi dengan sekretaris
universitas.
Notulis: -