available at: http://infobibliotheca.ppj.unp.ac.

id

ISSN2714-805X
Volume 2 Nomor 1 2020
Page : 1-6
Published by Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi
FBS Universitas Negeri Padang, Indonesia

EFEKTIVITAS SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS

DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KOTA PEKANBARU

Nera Mailanda
Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Lancang Kuning
E-mail: mailandanera@gmail.com

Nining Sudiar
Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Lancang Kuning
E-mail: sudiar.nining@gmail.com

Triono Dul Hakim

Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Lancang Kuning
E-mail: trio@unilak.ac.id

Received: 28-07-2020
Revised: 13-10-2020
Accepted: 12-12-2020

Abstract

The purpose of this study was to determine how effective the use of SIKD in managing archives in the
Pekanbaru City Library and Archives Service. The research method used is quantitative descriptive method,
with data collection done through observation, questionnaires, interviews, documentation and literature study.
The questionnaire was distributed to the archive manager with a research sample of 6 people. The results of
this study indicate that the average score is 3.35, based on preparations using the Likert scale at intervals of
3.26 - 4.00, that the archive manager is very positive and effective using SIKD in managing the archives at the
Department of Library and Archives of Pekanbaru City . And the obstacle faced by managers in using SIKD is
one of the network problems, where in the Pekanbaru City Library and Archives Service the network is
sometimes unstable.
Keywords: Effectiveness; Dynamic Filing Information System

Abstrak

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui seberapa efektif penggunaan SIKD dalam pengelolaan
arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Metode penelitian yang digunakan adalah metode
deskriptif kuantitatif, dengan pengumpulan data dilakukan melalui observasi, angket, wawancara,
dokumentasi, dan studi pustaka. Kuisioner dibagikan kepada pengelola arsip dengan sampel penelitian 6
orang. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa skor rata-rata adalah 3,35, berdasarkan persiapan
menggunakan skala likert dengan interval 3,26 - 4,00, bahwa pengelola arsip sangat positif dan efektif
menggunakan SIKD dalam pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Kota Pekanbaru. Dan
kendala yang dihadapi pengelola dalam menggunakan SIKD adalah salah satu kendala jaringan, dimana
jaringan Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru terkadang tidak stabil.
Keywords: Efektivitas; Sistem Informasi Pengarsipan Dinamis

1
 available at: http://infobibliotheca.ppj.unp.ac.id

ISSN2714-805X
Volume 2 Nomor 1 2020
Page : 1-6
Published by Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi
FBS Universitas Negeri Padang, Indonesia

adalah web based application dan bersifat

PENDAHULUAN multi user. Bahasa pemrograman yang
dipergunakan dalam aplikasi ini adalah
Menurut UU No. 43 tahun 2009
PHP dan menggunakan database MYSQL
menjelaskan bahwa Arsip adalah
(Adawiyah, 2018).
“rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan Dengan adanya SIKD tersebut,
perkembangan teknologi informasi dan maka akan dapat diketahui bagaimana
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh proses pengelolaan arsip dinamis yang
lembaga negara, pemerintahan daerah, telah dilakukan oleh Dinas Perpustakaan
lembaga pendidikan, perusahaan, dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Adapun
organisasi politik, organisasi rumusan masalah dalam penelitian ini
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam adalah “Bagaimana Efektivitas Sistem
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, Informasi Kearsipan Dinamis dalam
berbangsa dan bernegara”. Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Arsip menurut fungsinya
Pekanbaru.
dibedakan menjadi dua golongan yaitu
arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Pertama, Penelitian yang
dinamis adalah arsip yang dipergunakan dilakukan oleh Hadira Latiar (2016)
secara langsung dalam kegiatan dengan judul “Efektivitas Temu Kembali
organisasi. Arsip dinamis keberadaannya Arsip Digital Pada Sofware 2.0.0
sangat penting karena secara langsung Universitas Lancang Kuning”. Penelitian
masih dipergunakan dalam kegiatan ini merupakan skripsi dari Universitas
organisasi. Mengingat arsip dinamis yang Lancang Kuning Fakultas Ilmu Budaya
begitu penting, maka perlu diciptakan dan Jurusan Ilmu Perpustakaan. Penelitian ini
dikelola dengan baik untuk mendukung memiliki persamaan dan perbedaan
kegiatan suatu organisasi. dengan penelitian penulis lakukan.
Persamaan dengan penulis lakukan adalah
Seiring perkembangan teknologi,
sama-sama meneliti tentang sistem
arsip dinamis perlu dikelola dengan
informasi kearsipan dinamis, sedangkan
memanfaatkan teknologi agar pengelolaan
perbedaannya yaitu penelitian di atas
arsip menjadi lebih mudah dan cepat.
membahas tentang Efektivitas Sistem
Pengelolaan arsip berbasis teknologi ini
Temu Kembali Arsip Digital di
disebut dengan pengarsipan elektronik.
universitas Lancang Kuning. Sedangkan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan penelitian penulis yaitu membahas tentang
Kota Pekanbaru memiliki sistem otomasi Efektivitas Sistem Informasi Kearsipan
kearsipan yang berbasis komputer yang Dinamis dalam Pengelolaan Arsip
disebut Sistem Informasi Kearsipan Dinamis di Dinas Perpustakaan dan
Dinamis atau disebut juga dengan SIKD. Kearsipan Kota Pekanbaru. Kedua,
SIKD adalah Sistem Pengolahan Arsip penelitian yang dilakukan oleh Mulyadi
berbasis Teknologi Informasi yang (2018) dengan judul “Efektivitas Sistem
dirancang untuk menangani pengelolaan Kearsipan Dinamis (Sikd) Sebagai Sarana
arsip dinamis dikembangkan oleh Arsip Temu Kembali Arsip Di Dinas Arsip,
Nasional Republik Indonesia. Aplikasi ini Perpustakaan Dan Dokumentasi

2
 available at: http://infobibliotheca.ppj.unp.ac.id

ISSN2714-805X
Volume 2 Nomor 1 2020
Page : 1-6
Published by Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi
FBS Universitas Negeri Padang, Indonesia

(Arpusdok) Kota Palembang”. Penelitian HASIL DAN PEMBAHASAN

ini memiliki persamaan dan perbedaan
dengan penelitian penulis lakukan. Hasil dan pembahasan dari
Persamaan dengan penulis lakukan adalah penelitian ini yang telah dilakukan untuk
sama-sama meneliti tentang efektivitas menjawab Rumusan masalah yang telah
SIKD, sedangkan perbedaannya yaitu dikemukakan pada bab 1, tentang
penelitian di atas tentang Sarana Temu Bagaimana Efektivitas Sistem Informasi
Kembali Arsip di Dinas Arsip, Kearsipan Dinamis dalam Pengelolaan
Perpustakaan dan Dokumentasi Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan
(Arpusdok) Kota Palembang. Sedangkan Kearsipan Kota Pekanbaru. Proses
penulis yaitu tentang Efektivitas Sistem pengambilan data pada penelitian ini yaitu
Informasi Kearsipan Dinamis dalam menggunakan angket dan wawncara
Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas sebagai pelengkap dan tidak terstruktur.
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pengambilan data di ambil mulai dari
Pekanbaru. Ketiga, Penelitian yang bulan Desember-Februari 2020.
dilakukan oleh Gradiana Tefa ( 2018) Efektivitas Sistem Informasi
dengan judul “Efektivitas Sistem Kearsipan Dinamis dalam Pengelolaan
Informasi Administrasi Kependudukan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan
(SIAK) dalam Penetapan Daftar Pemilih Kearsipan Kota Pekanbaru pada penelitian
Tetap (DPT) di Kabupaten Bandung Barat ini menggunakan teori Delone dan
Provinsi Jawa Barat”. Penelitian ini Mclean terdiri dari indikator Kualitas
memilki persamaan dan perbedaan dengan Sistem, Kualitas Informasi, Penggunaan,
penulis lakukan. Persamaan dengan Kepuasan Pemakai, Dampak Individual,
penulis lakukan adalah sama-sama Dampak Organisasi.
meneliti tentang efektivitas sistem
sedangkan perbedaannya yaitu peneliti di Data yang telah dihitung kemudian
atas tentang Efektivitas Sistem Informasi dianalisis dengan menggunakan Skala
Administrasi Kependudukan (SIAK). Likert. Pengukuran skala likert digunakan
untuk mengukur sikap, pendapat, dan
METODE
persepsi seseorang atau sekelompok orang
Metode yang digunakan dalam tentang fenomena sosial (Sudijono, 2015).
penelitian ini adalah metode kuantitatif. Untuk menetukan posisi responden dalam
Dalam penelitian ini penulis suatu objek penelitian apakah termasuk
menggunakan beberapa teknik dalam kriteria sangat setuju, setuju, tidak
diantaranya, observasi, kuisioner, setuju dan sangat tidak setuju diperlukan
wawancara, dokumentasi dan studi skala interval.
kepustakaan. Sampel penelitian di ambil
Pernyataan dari pegawai
dari seluruh pengelola yang menggnakan
perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan
dan paham SIKD di Dinas Perpustakaan
Kearsipan Kota Pekanbaru yang peneliti
dan Kearsipan Kota Pekanaru yang
wawancarai hanya di satu tempat yaitu di
berjumlah 6 orang.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Pekanbaru. Peneliti menyebar angket dan
mewawancarai pegawai perpustakaan
pada saat pegawai perpustakaan sedang
3
 available at: http://infobibliotheca.ppj.unp.ac.id

ISSN2714-805X
Volume 2 Nomor 1 2020
Page : 1-6
Published by Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi
FBS Universitas Negeri Padang, Indonesia

tidak ada pekerjaan dan juga waktu Table 3.2 Kualitas Informasi
istarahat.
No Pernyataan Jumlah Jawaban
Berdasarkan data responden dapat 1 Informasi fitur yang
Sangat
disediakan SIKD 3,3
diketahui Bagaimana efektivitas sisem lengkap
Positif
informasi kearsipan dinamis di Dinas 2 Aplikasi relevan
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Sangat
terhadap kebutuhan 3,3
Positif
Pekanbaru. pengelola
3 Aplikasi SIKD sangat
Sangat
a. Kualitas Sistem akurat dalam 3,3
Positif
mengelola arsip
Pada indikator pertama terdapat beberapa 4 Waktu yang
pernyataan yaitu : digunakan dalam
3,16 Positif
mengelola arsip
Table 3.1 Kualitas Sistem sangat tepat
5 Format, informasi
No Pernyataan Jumlah Jawaban yang diberikan
1 Mudah untuk mudah untuk
Sangat
memahami dan Sangat dipahami dalam 3,3
3,8 Positif
mengingat fitur pada Positif proses menginput
SIKD data jika terjadi
2 Aplikasi SIKD cepat kesalahan
Sangat Sangat
dalam merespon setiap 3,8 16,36
Positif Positif
perintah yang di input
3 Kehandalan sistem Sangat Skor rata-rata = 16,36/5 = 3,27
3,5
SIKD Positif
4 SIKD fleksibel dalam Pada indikator Dampak Individual
Sangat
memenuhi kebutuhan 3,5 (Individual Impact) dengan total rata-rata
Positif
pengelola yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan
5 Proteksi aplikasi SIKD menggunakan skala likert yang berada
Sangat
terhadap data base 4
cukup baik
Positif pada interval 2,51 - 3,25.
Sangat
18,6
Positif
c. Penggunaan
Skor rata-rata = 18,6/5 = 3,72
Pada indikator ketiga terdapat beberapa
Berdasarkan tabel di atas pada pada pernyataan yaitu :
indikator Kualitas Sistem (System Table 3.3 Penggunaan
Quality) total rata-rata yaitu : 3,72. Skor
ini didapat dari olahan menggunakan No Pernyataan Jumlah Jawaban
skala likert yang berada pada interval 3,26 1 Fleksibilitas,
- 4,00. frekuensi akses 3 Positif
sistem
b. Kualitas Informasi 3 Positif
Skor rata-rata = 3/1 = 3
Pada indikator kedua terdapat beberapa
pernyataan yaitu : Pada indikator Penggunaan (Use)
dengan total rata-rata yaitu : 3. Skor ini
didapat dari olahan menggunakan skala

4
 available at: http://infobibliotheca.ppj.unp.ac.id

ISSN2714-805X
Volume 2 Nomor 1 2020
Page : 1-6
Published by Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi
FBS Universitas Negeri Padang, Indonesia

likert yang berada pada interval 2,51 - 1 Penghematan

3,25. pengeluaran 3 Positif
organisasi
d. Kepuasan Pengguna 3 Positif
Skor rata-rata = 3/1 = 3
Pada indikator keempat terdapat beberapa
pernyataan yaitu : Pada indikator Dampak Organisasi
(Organizational Impact) dengan total rata-
Table 3.4 Kepuasan Pengguna rata yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan
menggunakan skala likert yang berada
No Pernyataan Jumlah Jawaban pada interval 2,51 - 3,25.
1 SIKD efektif dalam
memenuhi kebutuhan 3 Positif PENUTUP
pengelola
3 Positif SIMPULAN
Skor rata-rata = 3/1 = 3
Hasil penelitian ini menunjukkan
Pada indikator Kepuasan Pengguna bahwa efektivitas SIKD dalam
(User’s Satisfaction) dengan total rata-rata pengelolaan arsip positif dan efektif
yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan dengan menggunakan SIKD. Dapat dilihat
menggunakan skala likert yang berada dari hasil keseluruhan jumlah skor rata-
pada interval 2,51 - 3,25. rata akhir yaitu 3,35 dengan titik skala
interval 3,26 – 4,00 yaitu sangat positif.
e. Dampak Individual
Namun pada indikator Kualitas Sistem
Pada indikator kelima terdapat beberapa skornya paling tinggi yaitu dengan skor
pernyataan yaitu : rata-rata 3,72. Skor ini berada pada skala
interval 3,26 - 4,00 yaitu sangat positif.
Table 3.5 Dampak Individual Kemudian indikator Kualitas Informasi
skornya 3,27. Skor ini berada pada skala
No Pernyataan Jumlah Jawaban
1 Peningkatan kinerja
interval 3,26 – 4,00. Dan pada indikator
3 Positif Penggunaan, Kepuasan Pengguna,
pengelola
3 Positif Dampak Individual, serta Dampak
Skor rata-rata = 3/1 = 3 Organisasi skor paling rendah yaitu
dengan skor rata-rata 3. Skor ini berada
Pada indikator Dampak Individual pada skala interval 2,51 – 3,25 yaitu
(Individual Impact) dengan total rata-rata positif.
yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan
menggunakan skala likert yang berada SARAN
pada interval 2,51 - 3,25.
Berdasarkan hasil pembahasan
f. Dampak Organisasi peneliti, penulis menemukan beberapa hal
yang ingin diusulkan sebagai berikut:
Pada indikator keenam terdapat beberapa
pernyataan yaitu : a. Efektivitas penggunaan SIKD dalam
pengelolaan arsip dinamis di Dinas
Table 3.6 Dampak Organisasi Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Pekanbaru sudah bagus dan efektif,
No Pernyataan Jumlah Jawaban

5
 available at: http://infobibliotheca.ppj.unp.ac.id

ISSN2714-805X
Volume 2 Nomor 1 2020
Page : 1-6
Published by Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi
FBS Universitas Negeri Padang, Indonesia

hanya saja perlu perbaikan koneksi Pekanbaru : Universitas Lancang

jaringan supaya pengiriman data lancar Kuning.
dan tidak ada kendala.
Mulyadi. 2018. Efektivitas Sistem
b. Untuk pengelola sendiri sebaiknya di Kearsipan Dinamis (Sikd)
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sebagai Sarana Temu Kembali
Kota Pekanbaru dapat mengerjakan Arsip Di Dinas Arsip,
pegawai yang khusus atau yang paham Perpustakaan Dan Dokumentasi
tentang kearsipan dan paham tentang (Arpusdok) Kota Palembang.
system aplikasi atau SIKD itu sendiri. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan
Informasi. Diakses pada tanggal
DAFTAR PUSTAKA 24 July 2019.
Adawiyah, Rabiatul. 2018. Penerapan Sudijono,Anas. 2015.Pengantar Statistik
Aplikasi Arsip Sistem Informasi Pendidikan. Jakarta: Rajawali
Kearsipan Dinamis (SIKD) Pers.
dalam Melakukan Alih Media
Arsip Nagari di Kantor Wali Sugiyono. 2017. Metode Penelitian
Nagari Kecamatan Batipuh Kualitatif, Kuantitatif Dan R &
Kabupaten Tanah Datar. Jurnal D. Bandung : Alfabeta.
Ilmu Informasi Perpustakaan dan
Kearsipan. Diakses pada tanggal Sulistio Basuki. 2003. Managemen Arsip
25 July 2019. Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
Basthos,Basir. 2009. Manajemen
Kearsipan: Untuk Lembaga Tefa, Gradiana. 2018. Efektivitas Sistem
Negara, Swasta, dan Perguruan Informasi Administrasi
Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Kependudukan (SIAK) dalam
Penetapan Daftar Pemilih
DeLone, WH dan McLeon,ER. (1992) Tetap (DPT) di Kabupaten
Information System Bandung Barat Provinsi Jawa
Suceess:The Quest For The Barat. Jurnal Dukcapil. Diakses
Dependent Variable.I pada tanggal 14 Januari 2020.
nformastion System Research.
Diakses pada tanggal 14 Januari Umar,Husein. 2009. Metode Penelitian
2020. untuk Sripsi dan Tesis Bisnis;
Edisi ke
Latiar, Hadira. 2016. Efektivitas Temu dua. Jakarta: Rajawali Pers.
Kembali Arsip Digital Pada
Sofware 2.0.0 Universitas Undang-Undang Republik Indonesia
Lancang Kuning. (skirpsi) No.43 tahun 2009 tentang
Kearsipan.