contoh laporan
Suryan Ajha
ABSTRAK
Perpustakaan difungsikan oleh pengguna sebagai media untuk mencari referensi dan memperoleh
informasi. Permasalahan yang dihadapi di perpustakaan Politeknik Santo Thomas saat ini adalah belum adanya
sistem informasi perpustakaan yang berbasis web, sehingga seluruh aktifitas baik sirkulasi peminjaman, layanan
referensi, pengarsipan data buku di perpustakaan masih dilakukan secara manual. Untuk mengatasi masalah
tersebut, selayaknya di rancang sistem informasi perpustakaan yang berbasis web yang memberi kemudahan
bagi pengguna untuk mendapatkan layanan yang diinginkan.
Kualitas layanan perpustakaan sangat ditentukan oleh prasarana dan sarana yang mendukung pelayanan
tersebut. Sistem informasi perpustakaan dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mencari dan
menemukan referensi maupun informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Kegiatan pada tahun pertama akan dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi perpustakaan
berbasis web. Tahun kedua diadakan sosialisasi sistem, implementasi sistem, dan diakhiri dengan analisis
pengaruh system informasi perpustakaan berbasis web terhadap kualitas layanan perpustakaan. Analisis
pengaruh akan dilakukan menggunakan metode regresi sederhana dengan menggunakan SPSS 17.
Luaran penelitian ini adalah software system informasi perpustakaan berbasis web sehingga pengguna
perpustakaan mendapat informasi yang cepat, tepat dan akurat, pendukung keputusan pihak manajemen untuk
pengembangan perpustakaan, artikel ilmiah dalam publikasi nasional.
proses kerja, untuk menilai suatu software tentu ada b) Program dapat berjalan dengan baik
banyak kriteria yang harus diperhatikan. Arif (2003) dalam kondisi normal.
memberikan beberapa kriteria untuk menilai suatu 2. Respon Pengguna, sebagai berikut:
software adalah sebagai berikut: a) Pengguna dapat mengoperasikan
a. Kegunaan, fasilitas dan aplikasi yang tersedia program secara mandiri.
sesuai dengan kebutuhan serta menghasilkan b) Pengguna harus senang menggunakan
informasi (output) dengan cepat dan relevan untuk program.
proses pengambilan keputusan. c) Pengguna tidak merasa jenuh
b. Ekonomis, biaya yang dikeluarkan untuk menggunakan program14
mengapilaksikan software sebanding dengan hasil 3. Keamanan Program, terdiri dari:
yang didapatkan. a) Program yang tidak dapat diubah oleh
c. Keandalan, software yang digunakan mampu pemakai yang tidak bertanggungjawab;
menangani operasi pekerjaan porsi besar dengan b) Program yang tidak dapat terhapus jika
frekuensi yang tinggi dan terus-menerus.12 ada kesalahan dari pemakai.
d. Kapasitas, software yang digunakan mampu 4. Penanganan kesalahan
menyimpan data dengan kapasitas yang besar dan Program terbebas dari kesalahan yang dapat
kemampuan temu kembali yang cepat. mengakibatkan berhentinya program.
e. Sederhana, menu dan navigasi yang disediakan 5. Fasilitas Program
dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif Terdapat fasilitas program untuk bantuan.
dengan pengguna.
f. Fleksibel, software yang digunakan dapat Sebuah sistem informasi yang baik dan
diaplikasikan dan dioperasikan dalam beberapa berkualitas tinggi harus dapat memenuhi kebutuhan
jenis sistem operasi serta memiliki potensi untuk penggunanya (users), mudah penggunaannya, bekerja
selalu dikembangkan. dengan efektif dan efisien, serta murah dalam
Geisenger juga memberikan indikator perawatan dan pengembangannya.
penilaian suatu software/program (sistem informasi),
yang meliputi tampilan program (visual display) dan 2.3. Teori Kualitas Pelayanan
kualitas teknik (technical quality). Kualitas pelayanan dapat didefinisikan
a. Tampilan Program (visual display) terdiri dari: sebagai seberapa jauh perbedaan antara kenyataan
1 Pewarnaan, pemakaian warna tidak mengacaukan dan harapan para pelanggan atas layanan yang
tampilan. mereka terima. Kualitas pelayanan dapat diketahui
2. Pemakaian kata dan bahasa terdiri dari: dengan cara membandingkan persepsi para pelanggan
a. Penggunaan huruf / karakter yang sesuai. atas layanan yang benar benar mereka terima.
b. Penggunaan bahasa yang mudah dipahami. Menurut Lewis & Boom dalam Tjiptono &
3. Pemakaian tombol kata interaktif (hypertext) Chandra (2005), kualitas pelayanan sebagai ukuran
terdiri dari: seberapa baik tingkat layanan yang diberikan sesuai
a. Penggunaan hypertext untuk memfasilitasi dengan harapan pelanggan. Sedangkan menurut
navigasi dan membantu pengguna Tjiptono (2004), kualitas pelayanan adalah tingkat
menjelajah program13 keunggulan yang diharapkan dan pengendalian ats
b. Penggunaan kombinasi beberapa komponen tingkat keunggulan tersebut memenuhi keinginan
tampilan berupa teks, grafik, animasi yang pelanggan
dipadukan sehingga program tampak jelas. Berdasarkan pendapat diatas, dapat
4. Grafis terdiri dari: disimpulkan bahwa ada faktor utama yang
a. Grafis membuat informasi lebih atraktif, mempengaruhi kualitas pelayanan yaitu: Jasa yang
b. Grafis membantu mengingat informasi yang diharapkan dan jasa yang dirasakan/persepsikan.
dipelajari, Apabila suatu pelayanan dirasa sesuai dengan jasa
c. Grafis terlihat dan mudah dipahami. yang diharapkan, maka kualitas pelayanan tersebut
5. Tombol Menu dan Ikon terdiri dari: akan dipersepsikan baik atau positif. Jika jasa yang
a. Berbagai pilihan menu dan ikon, dipersepsikan melebihi jasa yang diharapkan, maka
b. Berbagai simbol seperti tombol, ikon, dan kualitas jasa dipersepsikan sebagai kualitas ideal.
menu untuk bantuan, selesai, keluar, maju, Demikian juga sebaliknya, bila jasa yang
mundur dari layar atau berpindah ke materi dipersepsikan lebih jelek dibandingkan dengan jasa
yang lain dan berhenti sementara. yang diharapkan maka kualitas jasa dipersepsikan
6. Desain Interface terdiri dari: negative atau buruk. Baik tidaknya kualitas
a. Transisi antar layar sudah tepat, pelayanan tergantung pada kemampuan penyedia jasa
b. Program memerlukan sedikit kegiatan dalam memenuhi harapan pelanggannya secara
mengetik. konsisten.
b. Kualitas Teknis (Technical Quality) terdiri dari: Untuk mempermudah penilaian dan
1. Pengoperasian Program, terdiri dari: pengukuran kualitas pelayanan dikembangkan suatu
a) Program dapat dimulai dengan mudah, alat ukur kualitas layanan yang disebut SERVQUAL
Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web. 50
Oleh : Megaria Purba / Lennaria L. Tarigan / Dameri E Br Jabat, M.Kom
Volume : I,I, Nomor : 1, Oktober 2013 Majalah Ilmiah
Informasi dan Teknologi Ilmiah (INTI)
ISSN : 2339-210X
(Service Quality). Servqual ini merupakan skala Data yang diperoleh akan dianalisis
multi item yang dapat digunakan untuk mengukur menggunakan korelasi product
persepsi pelanggan atas kualitas layanan yang moment dengan tingkat error 5%.
meliputi lima dimensi (Zeithami, 2004), yakni: Analisis sistem meliputi
1. Tangibles (bukti langsung), yaitu mengidentifikasikan dan
kemampuan suatu perusahaan dalam mengevaluasi permasalahan,
menunjukkan eksistensinya kepada pihak kesempatan, hambatan yang terjadi
eksternal. Penampilan dan kemampuan dan kebutuhan yang diharapkan
sarana dan prasarana fisik perusahaan dan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti Berdasarkan data analisis tersebut
nyata dari pelayanan yang diberikan maka diketahui bentuk
perusahaan. permasalahannya serta rancangan
2. Reliablitiy (kehandalan), yaitu kemampuan sistem baru yang akan dibuat atau
untuk memberikan pelayanan yang dikembangkan.
dijanjikan dengan segera, akurat dan Tahap 3 : Perancangan sistem informasi
memuaskan. Kinerja harus sesuai dengan perpustakaan berbasis web
harapan pelanggan berarti tepat waktu, Menentukan rancangan sistem
pelayanan yang sama untuk semua informasi perpustakaan berbasis web
pelanggan tanpa kesalahan, sikap simpatik Rencana kegiatan pada tahap ini
dan akurasi yang tinggi. adalah:
3. Responsiveness (daya tanggap), yaitu 1. Perancangan proses
kemampuan perpustakaan untuk membantu
dan memberikan pelayanan yang cepat Perancangan proses dilakukan dengan Diagram
(responsive) dan tepat kepada mahasiswa kontex seperti pada gambar 1
dengan penyampaian informasi yang jelas.
Membiarkan mahasiswa menunggu tanpa
adanya suatu
4. Assurance (Jaminan/Kepastian)
Jaminan ini mencakup keamanan, kesopanan
dan keramahan, sifat dapat dipercaya yang
dimiliki para pustakawan, bebas dari bahaya,
resiko atau keragu-raguan serta pengetahuan
dan kemampuan pustakawan dalam
melakukan tugas. Tingkat pengetahuan
pustakawan dan kemampuan mereka akan
menunjukan tingkat kepercayaan bagi
pengguna. Sikap ramah, sopan, dan
bersahabat menunjukan adanya perhatian Gambar 1 : Diagram Konteks
pada pengguna. 1. Perancangan flowchat
5. Empathy Perancangan flowchart merupakan langkah
Sikap ini ditujukan untuk memberikan prosedur penyelesaian masalah yang
perhatian yang bersifat individual atau diekspresikan dengan simbol grafis yang baku
pribadi kepada pengguna dan berupaya dan lebih mudah digunakan, sehingga terhindar
untuk memahami keinginan atau kebutuhan dari timbulnya kesalahan interpretasi bagi
pengguna. pengguna.
Dengan demikian, dari pendapat-pendapat
tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa konsep 2. Perancangan menu
kualitas layanan perpustakaan dapat didefinisikan Perancangan menu merupakan tahapan atau
sebagai standar proses yang harus dilaksanakan dalam tampilan yang akan dimunculkan saat pertama
suatu kegiatan layanan perpustakaan guna memenuhi kali program dijalankan dan dalam melakukan
harapan atau tuntutan pengguna/pemustaka. sebuah koneksi agar menghasilkan informasi
yang diinginkan seperti pada gambar 2.
3. Metodologi Pengembangan Materi
Analisis Sistem yang ada saat ini
Tahap 1 : Pengambilan data lapangan
Rencana kegiatan adalah melakukan
observasi di perpustakaan dan interview
terhadap pustakawan maupun dosen,
mahasiswa pengguna perpustakaan.
Tahap 2 : Pengolahan data dan Analisis
Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web. 51
Oleh : Megaria Purba / Lennaria L. Tarigan / Dameri E Br Jabat, M.Kom
Volume : I,I, Nomor : 1, Oktober 2013 Majalah Ilmiah
Informasi dan Teknologi Ilmiah (INTI)
ISSN : 2339-210X
4. KESIMPULAN
Pelayanan perpustakaan yang manual kurang
efesien dalam pelayanan baik dari pengaksesan data
maupun informasi masih lambat dan kurang akurat.
Dengan adanya Sitem Informasi Perpustakaan
berbasis web akan dapat memberikan informasi yang
akurat dengan waktu yang cepat dan dapat diakses
Gambar 2 : Rancangan Menu Utama tanpa dibatasi ruang dan waktu.
Dari menu login staff/admin terdapat sub-sub
menu, setelah admin/staff melakukan login, DAFTAR PUSTAKA
seperti pada gambar 3 :
[1] Arif, Ikhwan. 2003. “Konsep Perencanaan
dalam Automasi Perpustakaan”. Makalah
Seminar dan Workshop Sehari. Malang.
Universitas Muhammadiyah Malang
[2] Aziz, Muhammad dan Slamet Pujiono. 2006.
Sistem Informasi GeografisBerbasis Dekstop
dan Web. Yogyakarta. Gava Media
[3] Kadek Surya Mahedy. 2010. Pemanfaatan
Sistem Informasi Layanan Perpustakaan
Berbasis Teknologi untuk Meningkatkan
Kualitas Layanan Perpustakaan. Jurnal Ilmiah.
[4] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi
Gambar 3 :. Sub menu untuk login administrator [5] Santoso, Purbayu Budi. 2005. Analisis Statistik
dengan Microsoft Excel dan SPSS,
4. Perancangan interface Yogyakarta. Penerbit Andi.
Perancangan interface merupakan tahapan untuk [6] Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008.
membangun bentuk muka pemakai dengan sistem Teknologi Informasi Perpustakaan. Stategi
dalam menjalankan aplikasi, sehingga pengguna Perancangan Perpustakaan Digital.
mudah menggunakannya. Perancangan interface Yogyakarta.Kanisius
ini meliputi perancangan input dan output yang [7] Sutriono. 2007. Filsafat Ilmu dan Metodologi
diperlukan untuk menentukan bentuk masukan dan Penelitian. Yogyakarta. Penerbit Andi.
bentuk keluaran sistem. [8] Umar Husein. 2005. Metode Penelitian untuk
5. Perancangan database Skripsi dan Tesis Bisnis. Jakarta. PT
Perancangan database adalah perancangan Radjagrafindo Persada.
terhadap struktur data yang diperlukan untuk [9] Tjiptono, Fandy dan Gregorius Chandra. 2005.
menunjang pengolahan data dan ketersediaan Service, Quality & Satisfaction. Yogyakarta.
informasi bila sewaktu waktu diperlukan. Penerbit Andi.
[10] Yanuar. 2010, Analisis pengaruh penerapan
Tahap 4: Pembangunan program sistem sistem informasi perpustakaan terhadap
informasi yang sesuai dengan layanan kualitas di perpustakaan Fakultas
rancangan tampilan input dan Ekonomi Universitas Diponegoro.
output dan berdasarkan rancangan [11] Zeithami, Valarei A., Mary jo Bitner, 2004,
data base yang sesuai dengan Service Marketing: Integrating Customer
kebutuhan perpustakaaaan Focus Across The Firm, Mc. Raw Hill, New
Politeknik Santo Thomas Medan. York.