PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH

PADA SMAN 4 KOTA SOLOK

Wafiroh1, Heri Mulyono2, Ellbert Hutabri2

1
Mahasiswa Program Studi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumatera Barat
2
Dosen Program Studi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumatera Barat
Wafiroh24@yahoo.com

ABSTRACT
The library was established to meet the information needs in the form of print media
that can be accessed by everyone. There are several types of libraries one of which is the
school library. The school library is facility used to store information about education,
science knowledge and provide information services in the form of library services to
students at school.The purpose in conduting this research is to improve the efficiency of the
library work which was originally using a manual-based information system computer
technology. The methology of research is field research, library research, laboratory
research and using the concept of SDLC that consist of planning, analysis, design and
implentation.Information system web-based library that is created can be used to provide
information to the praties related to the library materials owned, the process is done, among
others, data collection, data calection books, search library materials, print membership
card, lending transaction and transactions return library books. The resulting information
includes a card member, report member, report the list of books, reports of borrowing and
report of the return.

Keywoards: System Informasi, Library, Web

PENDAHULUAN Pengolahan data menjadi

Ilmu pengetahuan dan teknologi terkomputerisasi inilah yang sangat
selalu mengalami perkembangan secara dibutuhkan untuk membantu dalam
dinamis, salah satu dari sekian banyak penyampaian informasi sacara cepat
perkembangan teknologi adalah tepat dan akurat. Komputer sudah
komputer. Komputer sebagai alat bantu merambat dalam berbagai bidang, baik
manusia memiliki kelebihan diantaranya dalam dunia kerja maupun dunia
kecepatan, keakuratan, serta keefisienan pendidikan sehingga secara tidak
dalam pengolahan data dibandingkan langsung telah menciptakan persaingan
dengan sistem manual. yang sangat ketat antara sekolah yang
satu dengan yang lainnya. Oleh karena

1
itu perkembangan teknologi juga harus pengunjung perpustakaan. Selain itu
diikuti oleh pengelola instansi sistem akan diterapkan secara offline guna
pendidikan. mempermudah pihak sekolah dalam proses
SMAN 4 Kota Solok adalah salah instalasi dan perawatan lebih lanjut.
satu sekolah yang belum memakai Dengan sistem informasi ini, diharapkan
sistem informasi berbasis komputer pada akan mempermudah pelayanan dan
bagian perpustakaannya, permasalahan akses informasi serta pengelolaan
sistem perpustakaan sekolah pada SMAN data perpustakaan, seperti
4 Kota Solok saat ini masih menggunakan mempermudah pencarian buku/katalog,
sistem manual yaitu proses pendaftaran peminjaman, pengembalian koleksi buku
anggota baru, peminjaman buku dan dan pembuatan laporan. Sehingga, akan
pengembalian buku yang telah dipinjam, diperoleh efisiensi pekerjaan staf
semua itu hanya akan dicatat pada buku perpustakaan dalam pengelolaan buku
besar saja yang mana dalam hal ini bisa perpustakaan, penyajian informasi yang
mengakibatkan kesalahan yang terjadi lebih mudah dan interaktif, dan
pada administrasi perpustakaan menjadi memberikan layanan yang lebih baik
besar, seperti rekap uang denda, rekap kepada pengguna layanan perpustakaan.
peminjaman, rekap pengembalian, rekap Berdasarkan masalah diatas maka
data buku, dan rekap laporan. Selain itu diangkat kasus ini kedalam suatu
waktu yang dibutuhkan untuk penelitian dengan judul “Perancangan
melakukan administrasi menjadi Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah
terhambat, sehingga akan berdampak Pada SMAN 4 Kota Solok”
pada penurunan kinerja pustakawan di Menurut Andri Kristanto, dalam
SMAN 4 Kota Solok. Jenar Kuswidiardi (2015:8) bahwa sistem
Gambaran di atas menjadi adalah jaringan kerja dari prosedur-
sebuah objek penelitian untuk prosedur yang saling berhubungan,
menerapkan sistem informasi berkumpul bersama-sama untuk
perpustakaan pada SMAN 4 Kota Solok melakukan suatu kegiatan atau
yang belum memiliki suatu sistem menyelesaikan suatu sarana tertentu.
informasi perpustakaan. Teknologi Menurut Nurmi (2016:9) informasi
informasi yang dikembangkan merupakan suatu data yang belum diolah
menggunakan layanan berbasis web, yang mempunyai arti menjadi bentuk yang
yang diharapkan memberi kemudahan lebih berarti dan berguna bagi
baik untuk karyawan maupun penerimanya untuk mengambil keputusan

2
saat ini maupun saat yang akan datang. untuk membuat program website dimana
Menurut Agus Mulyanto, dalam kode program yang telah dibuat
Husin Nanda Perwira (2015:9) bahwa dikompilasi dan dijalankan pada sisi server
sistem informasi adalah suatu komponen untuk menghasilkan halaman website yang
yang terdiri dari manusia, teknologi dinamis.
informasi, dan prosedur kerja yang Menurut Muhammad Sadeli, dalam
memproses, menyimpan, menganalisis, Yance Omiker Putri (2015:33-34) MySQL
dan menyebarkan informasi untuk adalah database yang menghubungkan
mencapai suatu tujuan. script php menggunakan perintah query
Menurut Dra. Yuliati, dalam Fajar dan escapscharacter yang sama dengan
Hariadi (2013:3) Bahwa perpustakaan php.
Sekolah merupakan tempat Menurut Nurmi (2016:24) Analisis
mengumpulkan bahan perpustakaan, baik sistem adalah menguraikan dari suatu
tercetak maupun terekam yang dikelola sistem informasi yang utuh kedalam
secara teratur dan sistematis untuk bagian-bagian komponen (tahapan
didayagunakan dalam menunjang analisis; identify, understand, analyzer,
optimalisasi pencapaian tujuan pendidikan report) dengan maksud
disekolah. mengidentifikasikan dan mengevaluasi
Menurut Jhonsen, dalam Dani Eko permasalahan-permasalahan, kesempatan-
Hendrianto (2014:59) website merupakan kesempatan, hambatan-hambatan yang
kumpulan dari halaman-halaman web yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
berhubungan dengan file-file lain yang yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
terkait. Dalam sebuah website terdapat perbaikan-perbaikanya.
suatu halaman yang dikenal dengan Definisi perancangan sistem
sebutan home page. menurut Nurmi (2016:25) sebagai berikut:
Menurut wahana komputer membuat perancangan global dan terinci
(2013:2) adobe dreamweaver merupakan berdasarkan laporan hasil analisis, dengan
program editor halam web(web page) membuat beberapa model pilihan dan
keluaran adobe system yang dulu dikenal memilih model pilihan terbaik dari
sebagai macromedia dreamweaver beberapa model terbaik yang hasil
keluaran macromedia. perancangan ini dapat dituangkan kedalam
Menurut Wahana Komputer kode program.
(2011:14-15) PHP merupakan program
bahasa pemograman yang digunakan

3
METODE PENELITIAN pilihan dan memilih model pilihan
Metode penelitian yang penulis terbaik dari beberapa model terbaik
gunakan adalah metode Konsep System hasil perancangan ini dapat
Development Life Cycle (SDLC) ditingkatkan kedalam kode program.
mempunyai 4 tahapan dalam pembentukan 4. Implementasi
sistem informasi yaitu perancanaan, Tahap ini merupakan menerapkan dan
analisis, perancangan dan implementasi. mengevaluasi serta memikirkan
1. Perencanaan keberlanjutan untuk dapat menjawab
Tahap mengumpulkan data dengan kebutuhan sistem sepanjang sistem
mengamati/memonitor lingkungan, digunakan oleh user, untuk mencapai
menentukan masalah, menyimpulkan hal tersebut maka sistem perlu dirawat
kelemahan, dan keunggulan sistem dan dipelihara untuk keberlanjutan
yang sedang diamati, kemudian sistem.
memberikan gambaran sementara untuk Analisis Sistem
a. Analisis Sistem Yang Sedang
pemecahan dengan membuat
Berjalan
perencanaan secara global dan
Analisis sistem yang sedang
memberikan tujuan sistem.
berjalan saat ini berisi tentang pengolahan
2. Analisis
data perpustakaan yang masih manual
Menguraikan suatu sistem informasi
dengan pencatatan buku, cara kerjanya
yang utuh kedalam bagian-bagian
akan sangat lambat dan membutuhkan
komponen (tahap analisis: identify,
waktu yang cukup lama dalam mengelola
understand, analyze, report) dengan
data anggota, data buku, transaksi
maksud untuk mengidentifikasikan dan
peminjaman dan pengembalian buku serta
mengevaluasi permasalahan-
pembuatan laporan. Ini disebabkan karena
permasalahan yang terjadi dan
kurang efektifnya aplikasi pengolahan data
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
perpustakaan yang digunakan saat
sehingga dapat diusulkan perbaikan-
sekarang ini, untuk lebih jelasnya dapat
perbaikannya.
dilihat Gambar 1 dibawah ini.
3. Perancangan
Membuat perancangan dan terinci
berdasarkan laporan hasil analisis,
dengan membuat beberapa model

4
 Gambar 1. Aliran Sistem Perpustakaan Sekolah SMAN 4 Kota Solok

b. Analisis Sistem Informasi Yang informasi yang dibangun secara

Diusulkan terkomputerisasi juga diharapkan dapat
Gambaran umum sistem yang meningkatkan kinerja, meminimalisir
diusulkan atau sistem baru yang sedang kesalahan dan membuat hasil laporan yang
dirancang ini diantaranya sistem yang lebih baik, untuk lebih jelasnya dapat
dibangun akan terkomputerisasi sehingga dilihat Gambar 2 dibawah ini.
dapat mengefektifkan waktu kerja. Sistem

Gambar 2. Aliran Sistem Perpustakaan Sekolah SMAN 4 Kota Solok

5
Perancangan Sistem informasi perpustakaan sekolah SMAN 4
1. Hierarchy Plus Input-Process-Output Kota Solok untuk lebih jelasnya dapat
(HIPO) dilihat pada Gambar 3 dibawah ini:
Hierarchy Plus Input-Proses-
Output (HIPO) dari perancangan sistem

Gambar 3. Hierarchy Plus Input-Proses-Output (HIPO)

2. Data Flow Diagram (DFD) terkomputerisasi aliran data pada sistem

Adapun data flow diagram (DFD)
mulai dari entri data, pengolahan data, dan
sistem informasi perpustakaan sekolah
pembuatan laporan, untuk lebih jelas dapat
SMAN 4 Kota Solok menjelaskan secara
dilihat pada Gambar 4 berikut:

Gambar 4. Data Flow Diagram (DFD)

3. Entity Relationship Diagram(ERD) Adapun bentuk konseptual ERD Sistem

Entity Relationship Diagram Informasi Perpustakaan Sekolah SMAN 4
(ERD) merupakan hubungan antara entity- Kota Solok dapat dilihat pada Gambar 5
entity yang terdapat dalam suatu database. berikut ini:

6
 Gambar 5.Entity Relationship (ERD)

HASIL DAN PEMBAHASAN penginputan data belum dapat

Hasil dan pembahasan dari sistem
informasi perpustakaan ini
merupakan suatu program yang saling
berkaitan antara satu menu dengan menu
yang lainnya maka admin harus melukakn
tahap demi tahap atau langkah-langkah
yang sudah dirancang. Apabila tahap
pertama belum diselesaikan maka program
tidak bisa melanjutkan
selanjutnya, karena tahap yang pertama
akan berkaitan dengan tahap yang kedua
dan begitu selanjutnya.
Hasil analisis sistem lama atau sistem
yang sedang berjalan yang digunakan oleh
perpustakaan SMAN 4 Kota Solok dapat
diuraikan sebagai berikut:
1. Sistem yang sedang
diperpustakaan SMAN 4 Kota Solok
masih bersifat manual atau belum
terkomputerisasi sehingga
berjalan dengan efektif dan efisien.
yaitu 2. Lambatnya proses peminjaman dan
pengembalian buku yang dilakukan
secara manual, petugas
membutuhkan waktu yang lama
dalam pengolahan data dan
pembuatan laporan karena harus
dikerjakan secara manual.
ketahap 3. Proses pembuatan laporan secara
manual membuat waktu pembuatan
laporannya menjadi cukup lama.
4. Semua hasil pencatatan dan laporan
masih bersifat manual, pembuatan
data tersebut berpotensi rusak, hilang
dan kesalahan pencatatan menjadi
lebih besar sehingga laporan yang
berjalan dibuat berdasarkan hasil pendaftaran
anggota, peminjaman buku dan
pengembalian buku dapat memicu
proses kesalahan dan dapat merugikan.

7
 Hasil analisis sistem baru atau sistem transaksi pengembalian buku sudah
informasi pengolahan data perpustakaan tersimpan dalam aplikasi tersebut.
pada SMAN 4 Kota Solok dapat 7. Dengan menggunakan sistem
dijabarkan hasil analisisnya sebagai informasi dapat menghemat waktu
berikut: dalam melayani anggota,
1. Terjadinya pengembangan sistem, penggunaan kertas, alat tulis atau
dari sistem manual ke sistem perlengkapan penyimpanan
informasi berbasis web pada dokumen, jika terjadi kesalahan
perpustakaan SMAN 4 Kota Solok masih bisa diedit atau diperbaiki
2. Beban kerja lebih ringan sehingga kembali dan menghemat tempat
semangat kerja tinggi. penyimpanan dokumen.
3. Waktu untuk melayani anggota 8. Data lebih aman karena tersimpan
cukup singkat. dalam file dan tidak ada kesamaan
4. Dengan memasukkan kode data dalam file.
anggota maka informasi anggota Diprogram aplikasi sistem informasi
secara otomatis dapat langsung perpustakaan ini penulis membuat sebuah
diketahui begitu pula untuk sistem informasi berbasis website yang
mencari informasi buku cukup berbasis ofline dengan tujuan untuk
dengan memasukkan kode buku. mempermudah admin dalam pengelolaan
Maka sistem informasi akan data perpustakaan yang ada di SMAN 4
menampilkan informasi buku. Kota Solok tersebut.
5. Peminjaman buku hanya
memasukkan kode anggota dan
memasukkan kode buku. yang akan
dipinjam kemudian klik tombol Gambar 6. Login Admin
simpan, maka secara otomatis
a. Halama Awal Admin
transaksi peminjaman buku sudah
Halaman ini merupakan halaman
tersimpan dalam aplikasi tersebut.
pertama yang secara otomatis terbuka
6. Untuk pengembalian buku hanya
apabila proses login admin berhasil.
dengan memasukkan kode angggota
Tampilan awal halaman admin dapat
dan kode buku yang telah dipinjam
dilihat seperti Gambar 7 berikut:
sebelumnya kemudian klik tombol
simpan, maka secara otomatis

8
 Gambar 7. Tampilan Awal halaman Admin

b. Entri Data Anggota penerbit dan tanggal terima seperti

Digunakan untuk menginputkan Gambar 10 berikut:
data anggota satu persatu, entri data
anggota dimasukkan melalui form entri
data anggota berupa data nis, nama, kelas,
jurusan, jenis kelamin, tahun angkatan dan
alamat seperti Gambar 9 berikut:

Gambar 10. Entri Data Pengembalian

d. Proses Pengolahan
Proses pengolahan pencarian data
anggota dengan kode/NIS dan nama

Gambar 9. Entri Data Peminjaman anggota dan proses pengolahan pencarian

c. Entri Data Buku data buku berdasarkan kode buku.

Digunakan untuk menginputkan e. Output Laporan Anggota

data buku satu persatu, entri data buku Output laporan anggota

dimasukkan melalui form entri data buku menampilkan nis, nama, kelas, jurusan,

berupa data identitas buku, judul buku, jenis kelamin, tahun angkatan dan alamat

jenis buku, pengarang, penerbit, tahun

9
kemudian bentuk tampilannya seperti berlangsung dapat dilakukan secara
Gambar 11 berikut : lebih teratur, terencana dengan baik
sehingga kecepatan dan ketepatan
dalam pendataan dan pembuatan
laporan menjadi lebih akurat dan tepat
waktu.

DAFTAR PUSTAKA
Adi Suwondo. (2014). Aplikasi Sistem
Informasi Perpustakaan di SMK
Takhassus Kalibeber Wonosobo.
Gambar 11. Output Laporan Anggota Jurnal PPKM UNSIQ. 2354-869X
f. Output Laporan Buku Dani Eko Hendrianto. (2014). Pembuatan
Output laporan dta buku Sistem Informasi Perpustakaan
menampilkan identitas buku, judul buku, Berbasis Website Pada Sekolah
jenis buku, pengarang, penerbit, tahun Menengah Pertama Negeri 1
penerbit dan tanggal terima kemudian Donorojo Kabupaten Pacitan.
bentuk tampilannya seperti Gambar 12 Jurnal IJNS. No 4
berikut : Fajar Hariadi. (2013). Perancangan Sistem
Informasi Perpustakaan Pada
Sekolah Dasar Negeri Sukoharjo
Pacitan. IJNS. 2302-5700
Husin Nanda Perwira. (2015).
Pengembangan Sistem Informasi
Perpustakaan Berbasis Web di
Gambar 31. Output Laporan Buku SMK Muhammadiyah 1
KESIMPULAN Yogyakarta. Yogyakarta: Fakultas
1. Perancangan website sistem informasi Teknik
perpustakaan sekolah akan membantu Jenar Kuswidiardi. (2015). Sistem
anggota perpustakaan memperoleh Informasi Perpustakaan Berbasis
informasi dengan efektif serta efisien. Microsoft Visual Basic 6.0 dengan
2. Dengan adanya website sistem Database SQL Server 2000 di
informasi perpustakaan sekolah, Perpustakaan SMK YPKK 1
segala bentuk pendataan yang

10
 Sleman. Yogyakarta:
FakultasTeknik
Nurmi. (2016). Buku Teks Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi 2.
Padang Prodi Pendidikan
Informatika STKIP PGRI Sumbar.
Nurmi. (2016). Buku Ajar Konsep Sistem
Informasi. Padang. Sukabina Press.
Wahana Komputer.(2013). Mobile Web
Development With Adobe
Dreamweaver Cs6. C.V Andi
Offset. Yogyakarta.
Yance Omiker Putri. (2015). Electronic
Voting Pemilihan Ketua Osis
SMA Baiturrahmah Padang
Berbasis Mobile. Padang: Sistem
Informasi

11