PERANCANGAN DATABASE ALUMNI SMA N 2 SAWAHLUNTO

( Studi Kasus : SMA N 2 SAWAHLUNTO )

Argiansyah Putra1), Jhon Very, S.Kom, M.Kom, Mm2), Rini Sovia, S,Kom, M.Kom3)
1) Sistem Informasi UPI YPTK, Padang
Email : agirebel13@gmail.com
2) Sistem Informasi UPI YPTK, Padang
Email : jhon080771@yahoo.co.id
3) Sistem Informasi UPI YPTK, Padang
Email : rini_sovia@ymail.com

Abstrak
Perancangan database alumni adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi pihak sekolah yaitu : tata usaha,
kepala sekolah, dan alumni. Dengan adanya Sistem Informasi Database Alumni ini, akan bisa mengolah data secara terstruktur dan
terprogram. Penelitian dilaukan untuk membangun sebuah sistem informasi database alumni guna mengelola dan memantau data
alumni, serta dapat menghasilkan laporan yang bermanfaat untuk kegiatan alumni yang berkaitan dengan sekolah. Dalam
implementasinya, sistem dibangun menggunakan bahasa pemprograman Java dan database MySQL sebagai basis data untuk
menyimpan semua data yang ada. Pembangunan sistem informasi database alumni ini diharapkan dapat mempermudah tata usaha
dalam mengelola data alumni, dan membantu pihak kepala sekolah beserta alumni untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan di
SMA N 2 Sawahlunto.

Kata Kunci :database, alumni.

1. PENDAHULUAN tidak terstruktur. Contohnya saja untuk SMAN 2

1.1 Latar Belakang Masalah SAWAHLUNTO.
Sistem informasi berbasis komputer saat ini telah menjadi
SMAN 2 Sawahlunto adalah sekolah menengah atas yang
suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan
terletak di Guguak Cubadak, Talawi. Dalam melakukan
informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem
pengolahan data untuk siswa-siswi/alumni masih belum
informasi berbasis komputer sebagai sarana mempermudah
terstruktur dan manual, sehingga tidak semua data siswa bisa
pekerjaan. Mulai dari bisnis sampai dengan pendidikan telah
disimpan dengan sempurna, data-data alumni sulit untuk
menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam
ditemukan atau bahkan hilang, karena minimnya kemanan data
mempermudah pekerjaan.
dari sistem yang manual. Tentunya hal tersebut membuat
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi pada saat kegiatan-kegiatan disekolah yang berkaitan dengan alumni
ini memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif menjadi tidak efisien dikarenakan data yang tidak lengkap,
pemecahan masalah dibidang sistem informasi. Penggunaan bayangkan bila ada aplikasi database alumni tentunya semua
komputer sebagai alat bantu pekerjaan dibidang teknologi sistem kegiatan yang berkaitan dengan alumni menjadi lebih mudah,
informasi semakin banyak bekembang disegala bidang. dan bisa menghasilkan laporan yang valid tentang data alumni
Komputer memilki banyak kelebihan dan bisa diatur sesuai karena data dari masing-masig alumni lengkap dan tersimpan
dengan keinginan user/penggunanya.
pada database yang telah dirancang.
Bahasa pemrograman yang kian hari makin berkembang
Berdasarkan uraian latar belakang diatas penulis
semakin memberikan banyak pilihan sesuai dengan kebutuhan
bermaksud mengangkat masalah diatas sebagai skripsi dengan
dan kemampuan pengguna. Java adalah salah satu bahasa
judul: PERANCANGAN DATABASE ALUMNI SMAN 2
pemograman yang terus berkembang dan akan selalu diperbarui
untuk penggunaannya yang lebih efisien. Java dapat dijalankan SAWAHLUNTO
diberbagai platform sistem informasi dan berbagai hardware.

Universitas-universitas atau sekolah tinggi sudah jelas telah 1.2 Perumusan Masalah
Sistem pengolahan data alumni yang digunakan pada
menggunakan sistem informasi berbasis komputer, karena
SMAN 2 Sawahlunto belum terstruktur dan masih menggunakan
universitas dan sekolah tinggi menggunakan komputer untuk
cara yang manual. Berikut beberapa masalah yang di hadapi
melakukan pengolahan data dan membantu kegiatan meraka.
oleh SMAN 2 Sawahlunto dalam pengolahan database alumni
Dan untuk sekolah menengah atas, sekolah menengah pertama
saat sekarang ini :
dan sekolah dasar masih banyak yang belum menggunakan
1. Kesulitan dalam menyimpan data siswa, dan kesulitan
program yang terstruktur untuk melakukan pengolahan data,
mencari siswa atau mengajak siswa untuk ikut
memang umumnya sudah banyak yang menggunakan komputer
berpartisipasi dengan kegiatan yang berkaitan dengan
namun masih bisa dikatakan manual karena pemrogramannya
 sekolah karena tidak adanya informasi kontak,
bagaimana sistem baru dapat mengatasi hal tersebut ?
2. Bagaimana dengan sistem saat ini yang belum
mencantumkan nilai rata-rata akhir siswa-siswi pada
data alumni ?
3. Bagaimana dengan sistem manual saat ini yang belum
adanya keterangan tentang status alumni yang masih
hidup atau telah meninggal ?
1.3 Hipotesa
Berdasarkan perumusan masalah diatas, penulis membuat
suatu hipotesa, yaitu :
1. Dengan adanya sistem baru berbasis java
penyimpanan data untuk siswa-siswi alumni menjadi
lebih cepat, dan praktis serta diharapkan bisa
mendorong efektifnya kegiatan sekolah dari infromasi
kontak siswa-siswi alumni yang disimpan.
2. Pada sistem yang baru diharapkan agar nilai rata-arata
akhir siswa-siswi alumni dapat disimpan .
3. Diharapkan sistem yang baru bisa memberikan
informasi tentang status siswa-siswi alumni untuk
kegiatan sekolah yang berkaitan dengan alumni, serta
bisa memberikan laporan yang bermanfaat untuk
kepala sekolah dan pihak terkait.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah penerapan ilmu
yang telah diperoleh saat kuliah di Universitas Putra Indonesia
YPTK Padang dengan membangun sebuah aplikasi
perancangan database alumni berbasis java yang diharapkan
dapat membantu kegiatan-kegiatan yang dilakukan menjadi
lebih efektif dan bisa memberikan informasi yang tepat dan
akurat.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema
yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau
fungsi utama dari perusahaan. Terdapat dua kelompok
pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk
menyelesaikan sasaran tertentu.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan
tetapi tidak semua hasil pengolahan data menjadi informasi.
Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan
dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan
istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan
menghindari proses entropy yang disebut dengan negative
entropy atau negentropy.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi (information systems) atau disebut juga
dengan processing systems didefinisikan oleh Robert A. Leitch
dan K. Roscoe Davis sebagai berikut:
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan startegi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan.
2.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
System Development Life Cyle (SDLC) adalah langkah-
langkah (pedoman) yang harus diikuti untuk mengembangkan,
merancang sebuah sistem. Siklus hidup pengembangan sistem
ini adalah seperti kompas didalam merancang sistem.
2.5 Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem Dan Logika
Program
Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap merancang
suatu sistem dan program adalah membuat usulan pemecahan
masalah secara logikal. Alat bantu yang digunakan antara lain
adalah Aliran Sistem Informasi (ASI), Data Flow Diagram
(DFD), Entity Relatioship Diagram (ERD), dan Flowchart.
2.6 Sekilas Tentang Java
Java merupakan pemrograman yang menanjak popularitas
dewasa ini. Selain gratis, Java mudah didapatkan dan juga
tangguh. Java sendiri lahir pada tahun 1991 yang diprakarsai
oleh tim Sun melalui proyek bernama Green yang dipimpin
oleh James Gosling.
Java menerpkan fitur-fitur dari bahasa pemrograman yang
lain, di mana fitur itu dianggap merupakan suatu kelebihan oleh
tim Sun. Misalnya JVM/JRE yang merupakan mesin maya pada
bahasa pascal, sintaks, dan exception Handling diambil dari
C/C++ dan lain sebagainya.
2.7 Sekilas Tentang MySQL
MySQL adalah Sebuah program database server yang
mampu menerima dan mengirimkan datanya sangat cepat, multi
user serta menggunakan peintah dasar SQL ( Structured Query
Language ). MySQL merupakan dua bentuk lisensi, yaitu
FreeSoftware dan Shareware. MySQL yang biasa kita gunakan
adalah MySQL FreeSoftware yang berada dibawah Lisensi
GNU/GPL ( General Public License ).
MySQL Merupakan sebuah database server yang free,
artinya kita bebas menggunakan database ini untuk keperluan
pribadi atau usaha tanpa harus membeli atau membayar
lisensinya. MySQL pertama kali dirintis oleh seorang
programmer database bernama Michael Widenius. Selain
database server, MySQl juga merupakan program yang dapat
mengakses suatu database MySQL yang berposisi sebagai
Server, yang berarti program kita berposisi sebagai Client. Jadi
MySQL adalah sebuah database yang dapat digunakan sebagai
Client mupun server.
MySQL adalah sebuah server database SQL multiuser dan
multithreaded. SQL sendiri adalah salah satu bahasa database
yang paling populer di dunia. Implementasi program server
database ini adalah program daemon 'mysqld' dan beberapa
program lain serta beberapa pustaka. MySQL dibuat oleh TcX
dan telah dipercaya mengelola sistem dengan 40 buah database
berisi 10,000 tabel dan 500 di antaranya memiliki 7 juta baris
(kira-kira 100 gigabyte data). Database ini dibuat untuk
keperluan sistem database yang cepat, handal dan mudah
digunakan. Walaupun memiliki kemampuan yang cukup baik, Aliran Sistem Informasi Database Alumni SMA N 2 Sawahlunto (ASI Baru)
MySQL untuk sistem operasi Unix bersifat freeware, dan
terdapat versi shareware untuk sistem operasi windows.
Menurut pembuatnya, MySQL disebut seperti "my-ess-que-ell"
dan bukan my-sequel !

3. ANALISA DAN DESAIN

3.1 Analisa Sistem
Sistem yang sedang berjalan adalah sistem yang sedang
digunakan atau sistem yang sedang diterapkan.Analisa sistem
yang sedang berjalan adalah suatu proses mengumpulkan,
mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah yang dihadapi pada
sistem yang sedang berjalan tersebut.
Tahap analisa sistem dilakukan sebelum tahap perancangan
sistem.Tahap analisa sistem adalah tahap yang sangat penting
dalam perancangan suatu sistem.Analisa sistem yang sedang
berjalan bertujuan untuk mendapatkan suatu hasil yang lebih
baik dengan memahami dan mengevaluasi beberapa kelemahan
dan kekurangan pada sistem yang sedang berjalan.
Sebelum melakukan perancangan sistem yang baru
diperlukan adanya gambaran mengenai sistem yang sedang
berjalan untuk mengetahui bagaimana aliran sistem informasi
data dan memahami kelemahan yang ada, seperti gambaran
sistem yang sedang berjalan pada data alumni SMA N 2
Sawahlunto. Hal ini dimaksudkan agar sistem baru yang akan
dirancang dapat diaplikasikan dengan baik. Gambaran sistem
yang lama akan dijadikan sebagai bahan perbandingan untuk
merancang sistem yang baru. Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi (ASI Baru)
Kesulitan yang sering dihadapi adalah proses mengentrikan 3.2 Desain Sistem
data siswa-siswi yang masih dengan menggunakan cara manual Setelah tahap analisa dilakukan terhadap sistem yang
yang banyak memakan waktu, kurangnya keamanan data dan sedang berjalan, maka langkah selanjutnya yang perlu
kelengkapan informasi. dilaksanakan adalah mendisain sistem baru dengan maksud agar
Untuk dapat mengatasi dan meminimalkan masalah yang nantinya dapat mengatasi masalah atau kelemahan dari sistem
sedang dialami agar proses mengentrikan data alumni menjadi yang lama. Disain baru bisa saja merupakan pengembangan dari
lebih cepat, data yang disimpan menjadi lebih aman, dan sistem yang lama karena itu disain baru harus lebih baik dari
menghasilkan informasi yang lebih lengkap untuk membantu sistem yang sebelumnya serta juga lebih mudah dipahami dan
kegiatan di sekolah yang berhubungan dengan alumni maka digunakan oleh siapa saja.
diterapkanlah aplikasi database alumni berbasis java.
3.2.1 Desain Sistem Global
Aliran Sistem Informasi data alumni SMA N 2 Sawahlunto (ASI Lama )
Pada disain global akan ditunjukkan bagaimana
DINAS PENDIDIKAN TATA USAHA KEPALA SEKOLAH komponen sistem saling berhubungan secara logis. Selain itu
disain global juga berguna untuk memudahkan dalam
melakukan disain terinci. Disamping itu juga dapat memberikan
Daftar Alumni Daftar Alumni
gambaran-gambaran kepada user tentang sistem yang dirancang
guna mempelajari dan menggunakan sistem tersebut.
Rekap Daftar Alumni

Rekap Data Alumni

Rekap Daftar Alumni Rekap Data Alumni
Rekap Daftar Alumni

Gambar 3.1 Aliran Sistem Informasi ( ASI Lama )

3.2.1.1 Context Diagram no_induk

nm_alumni

tpt_lahir

tgl_lahir

jekel

keterangan

alamat
kd_pekerjaan nm_pekerjaan

notelp

email alumni punya pekerjaan

thn_lulus

jurusan

punya
agama
id

nmperg_tinggi
username

kd_pekerjaan
pass

tpt_kerja tata usaha

nm_lengkap

rerata nilai
email
Gambar 3.3 Context Diagram foto
notelp

3.2.1.2 Data Flow Diagram Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram

3.2.1.4 Struktur Program

Gambar 3.6 Struktur Program

3.2.2 Desain Sistem Terinci

Desain detail merupakan kunci utama suksesnya suatu
sistem yang akan dirancang, karena dalam perancangan secara
detail akan dimuat semua rancangan yang mengarah pada teknik
pelaksanaannya, dan merupakan lanjutan dari perancangan
sistem secara umum. Desain ini meliputi desain output, desain
input, dan desain file.

3.2.2.1 Desain Output

Gambar 3.4 Data Flow Diagram 1. Laporan Alumni Berdsarakan Tahun Kelulusan.

3.2.1.3 Entity relationship Diagram

Gambar 3.7 Desain Output Laporan Alumni Berdasarkan Tahun

Kelulusan
2. Laporan Alumni Berdasarkan Pekerjaan

Gambar 3.8 Desain Output Laporan Alumni Berdasarkan

Pekerjaan

3. Laporan Alumni Berdasarkan Keterangan Gambar 3.14 Desain Input Data Pekerjaan

4. Desain Form Laporan Alumni

Gambar 3.9 Desain Output Laporan Alumni Berdasarakan
Keterangan

4. Kartu Alumni

Gambar 3.15 Desain Form Laporan Alumni

5. Desain Input Kartu Alumni

Gambar 3.10 Desain Output Kartu Alumni

3.2.2.2 Desain Input

1. Desain Input Data User
Gambar 3.16 Desain Input Kartu Alumni

3.2.2.3 Desain File

Tabel 3.1 Desain File User
File Alumni
Database : dbalumni
Tabel : user
Field kunci : id_user
Gambar 3.12 Desain Input Data User No Field Type Keterangan

2. Desain Input Data Alumni 1 id_user int(11) Primary key

2 username Varchar(40)

3 pass Varchar (50)

4 nm_lengkap Varchar(40)

5 email Varchar(25)

6 notelp Varchar(25)

Tabel 3.2 Desain File Alumni

Gambar 3.13 Desain Input Data Karyawan File Alumni
Database : dbalumni
3. Desain Input Data Pekerjaan
Tabel : alumni
Field kunci : no_induk
 2 nm_pekerjaan Varchar(50)
No Field Type Keterangan

1 no_induk int(100) Primary key

4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

2 4.1 Pengujian Sistem

nm_alumni
3 tpt_lahir
4 tgl_lahir
5 jekel
6 keterangan
7 alamat
Varchar(50) Pengujian terhadap sistem dilakukan dengan mengetahui
sejauh mana sistem informasi database yang dirancang dapat
Varchar(50) mengatasi masalah, serta untuk mengetahui hubungan antar
komponen. Pengujian terhadap sistem informasi database
alumni SMA N 2 Sawahlunto dimulai dengan menginputkan
Date data ke database dan memanajemen database. Dengan adanya
manajemen database yang baik, maka file-file yang sebelumnya
terpisah, pada rancangan sistem informasi database alumni SMA
Varchar(10)
N 2 Sawahlunto yang baru ini akan mempermudah pengentrian
data alumni dan mencetak laporan sesuai dengan keperluan
Varchar(20) sekolah.
Berikut Beberapa layout hasil pengujian sistem Informasi
database alumni SMA N 2 Sawahlunto.
Varchar(500)

8 notelp Varchar(30) 1. Form Login

9 email Varchar(25)

10 tahun_lulus Varchar(10)

11 jurusan Varchar(20)

12 agama Varchar(20)

13 nmperguruan_tinggi Varchar(50)
Gambar 4.1 Form Login

14 kd_pekerjaan Varchar(50) 2. Form Menu Utama

15 Tpt_kerja Varchar(500)

16 rata_nilai int(100)

17 foto longblob

Tabel 3.3 Desain File Pekerjaan

File Alumni
Database : dbalumni Gambar 4.2 Form Menu Utama

Tabel : alumni 3. Form Input Data Alumni

Field kunci : kd_pekerjaan

No Field Type Keterangan

1 kd_pekerjaan Varchar(10) Primary key

 7. Form Menu Cetak Kartu Alumni

Gambar 4.7 Form Menu Cetak Kartu Alumni

Gambar 4.3 Form Input Data Alumni 8. Laporan Alumni Berdasarkan Tahun Lulus

4. Form Input Data Pekerjaan Alumni

Gambar 4.8 Laporan Alumni Berdasarkan Tahun Lulus

9. Laporan Alumni Berdasarkan Pekerjaan

Gambar 4.4 Form Input Data Pekerjaan Alumni

5. Form Input Data Admin

Gambar 4.9 Laporan Alumni Berdasarkan Pekerjaan

10. Laporan Alumni Berdasarkan Keterangan

Gambar 4.5 Form Input Data Admin

6. Form Menu Laporan

Gambar 4.10 Laporan Alumni Berdasarkan Keterangan

Gambar 4.6 Form Menu Laporan
11. Kartu Alumni
 berdasarkan tahun kelulusan, pekerjaan, keterangan,
dan kartu alumni.
3. Proses pendataan alumni menjadi lebih mudah.
4. Dengan adanya aplikasi ini, kepala sekolah dapat
menganalisa data alumni, dan alumni bisa
menggunakan data alumni yang ada untuk kegiatan
sekolah yang berkaitan dengan alumni.
5. Informasi alumni menjadi lebih rinci karena telah
ditambahkan informasi kontak dari alumni, sehingga
makin memudahkan alumni dalam menjalin
komunikasi.

5.2 Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk
pengembangan dari sistem yang telah dibuat, antara lain:
1. Sistem ini dapat dikembangkan lagi jika sekolah
makin berkembang dan membutuhkan pembaruan
Gambar 4.11 Kartu Alumni
sistem.
2. Sistem dapat dikembangkan ke aplikasi berbasis web
12. Form Tentang Sekolah
sehingga pihak sekolah, dan alumni dapat memantau
data alumni secara online.

Gambar 4.12 Form Tentang Sekolah

13. Form Tentang Analis

Gambar 4.13 Form Tentang Analis

5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berikut ini kesimpulan yang dapat penulis jabarkan
berdasarkan analisa, perancangan, pengujian sistem yang
dibangun berdasarkan teori yang digunakan, yaitu :
1. Aplikasi yang telah dibangun dapat menginputkan
data alumni ke dalam database dengan cepat.
2. Aplikasi ini dapat memberikan laporan data alumni
DAFTAR PUSTAKA

Eko Riswanto, 2007, Analisa dan Perancangan Sistem. STMIK

El Rahma,Yogyakarta.
(online)http://hendri83.wordpress.com/category/analisa-
dan-perancangan-sistem/. Di akses pada 10 November
2013)

George M. scott, Principles of Management information

Systems. (New York Mc-Graw-Hill, 1986), hal.66.

Jogiyanto MBA, Ph.D,2005, Analisis dan Design Sistem

Informasi, STMIK El Rahma, Yogyakarta. (online),
(http://hendri83.wordpress.com/category/ analisa-dan-
design-sistem-informasi/.Di akses pada 10 November
2013)

Kadir, Abdul. 2010. Pengenalan Sistem Informasi.

Yogyakarta : Andi

Kadir, Abdul dan CH. Triwahyuni, Terra. 2011. Pengenalan

Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi.

M.Shalahuddin, Rossa A.S. 2011. Rekayasa Perangkat Lunak,

Bandung : Brobses

Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis. Accounting Information

systems. (New Jersey: Prentice-Hall. 1983). Hal.6.

Richard F. Neuschel, Management by Systems. (edisi kedua;

New York: McGrawHill. 1960), hal.10, dikutip oleh Cecil
Gillespie, Accounting Systems. Procedures and Methods.
(edisi ketiga; New Jersey: Prentice-Hall, 1971). Hal.2.

Robert N. Anthony. John Dearden. Management Control

Systems. ( Edisi Keempat: Illionis: Richard D. Irwin,
1980), hal. 125-126.