PERANCANGAN BUKU INDUK SISWA BERBASIS DESKTOP

PADA SMK NEGERI 7 MEDAN

Yuniar Andi
Febri Ramadhani

ABSTRAK

Dalam mengolah data buku induk siswa yang dilakukan oleh SMK Negeri 7 Medan masih
menggunakan cara manual. Disini penulis mencoba merancang program aplikasi buku induk
siswa yang dibuat dengan menggunakan alat bantu komputer yang menggunakan fasilitas
software-software seperti microsoft acces sebagai databasenya, microsoft visual basic 2010
sebagai program pendukungnya, dan Cristal Report sebagai laporannya. Dalam perancangan
sistem ini penulis menggunakan 4 metode, Metode Pengamatan, Metode Kepustakaan, Metode
Wawancara dan Metode Perancangan. Maka SMK Negeri 7 Medan memerlukan suatu sistem
komputerisasi yang sesuai kebutuhannya serta dapat membantu penyampaian informasi yang
lebih efisien dan cepat dalam mengolah data buku induk siswa.

Kata kunci: Buku Induk, Desktop, Perancangan, Sekolah, Siswa.

PENDAHULUAN Alasan utama diantaranya adalah

1.1. Latar Belakang efisiensi dan efektifitas. Sedangkan alasan

Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan
lainnya adalah meminimalisasi kesalahan
Teknologi (IPTEK), teknologi informasi
data, redudansi dan duplikasi data, pada
memiliki andil yang sangat besar pada dunia
akhirnya diharapkan tersedia data akurat
pendidikan. Sehingga penerapannya menjadi
yang disajikan dalam berbagai bentuk
begitu dominan, transaksi informasi
informasi.
didalamnya menjadi urat nadi yang sangat
Informasi inilah tentunya akan sangat
vital, hampir semua kegiatan dilakukan
berguna bagi guru, siswa, orang tua hingga
dengan melibatkan teknologi informasi.
pemerintah dalam menentukan kebijakan

yang tepat, guna peningkatan kualitas

113
pendidikan khususnya di SMK Negeri 7 1. Untuk mempermudah dalam proses

Medan, maupun peningkatan kualitas pengelolaan data.

pendidikan umumnya di Provinsi Sumatera 2. Untuk memperoleh informasi dini

Utara. tentang siswa dalam waktu cepat dan

1.2. Rumusan Masalah dengan data yang tepat pula.

Di dalam lembaga pendidikan kita 3. Merancang Buku Induk Siswa Berbasis

tidak terlepas dari permasalahan maupun Dekstop Pada SMK Negeri 7 Medan.

hambatan dalam mendapatkan informasi. 1.5. Manfaat Penelitian

Masalah atau hambatan itu ada dalam proses Manfaat yang dapat diambil dalam

pengolahan data siswa. penelitian ini adalah sebagai berikut :

Adapun masalah-masalah tersebut 1. Bagi penulis, penelitian ini diharapkan

dapat dirumuskan sebagai berikut : dapat memberikan wawasan tentang

1. Bagaimana melakukan pengelolaan data masalah yang diteliti, yaitu bagaimana

siswa dengan cepat dan efisien. penerapan masalah tersebut

2. Bagaimana merancang Buku Induk menggunakan bahasa pemprograman

Siswa Berbasis Dekstop Pada SMK Microsoft Visual Basic 2010.

Negeri 7 Medan. 2. Bagi sekolah, penelitian ini dapat

3. Bagaimana memperoleh informasi menjadi sumbangan pemikiran maupun

secara cepat dan akurat tentang alumni bahan pertimbangan dalam menerapkan

SMK Negeri 7 Medan. sistem aplikasi buku induk siswa pada

1.4. Tujuan Penelitian sekolah.

Adapun tujuan dari penelitian ini LANDASAN TEORI

adalah :
2.1. Pengertian Perancangan

114
Ada beberapa definisi perancangan yang Dengan melihat sistem yang sedang

dikemukakan oleh para ahli dan penulis berjalan di SMK Negeri 7 Medan dapat di

mengutip beberapa definisi tersebut seperti simpulkan bahwa masih banyak kekurangan

yang diuraikan dibawah ini : yang harus dibenahi seperti proses

Menurut John Burch dan Gary Grudnitski peminjaman, pencatatan, data siswa dan data

yang di terjemahkan oleh Jogiyanto (2009), buku serta data pengembalian buku maupun

dalam bukunya yang berjudul Analisis dan pembuatan laporan yang akan disampaikan

Desain Sistem Informasi menyebutkan kepada Direktur (Kepala Sekolah) yang

bahwa: Desain sistem adalah penggambaran, membuat pegawai perpustakaan mengalami

perancangan dan pembuatan sketsa atau kesulitan dalam mengelola Buku Induk

pengaturan dari beberapa elemen yang Siswa SMK Negeri 7 Medan karena masih

terpisah dari suatu kesatuan yang utuh dan diproses secara manual yaitu dengan

berfungsi. menggunakan Microsoft Excell.

Dalam buku berjudul Sistem Informasi Penginputan data siswa, pengolahan

Manajemen Konsep dan Pengembangannya peminjaman, dan pengembalian buku serta

perancangan adalah spesifikasi umum dan pembuatan laporan secara manual akan

terinci dari pemecahan masalah berbasis menyebabkan permasalahan, yakni adanya

komputer yang telah dipilih selama tahap penginputan data yang kurang lengkap,

analisis. (Azhar Susanto, 2010) lambatnya proses peminjaman buku dan

ANALISA DAN PERANCANGAN pengembalian buku,serta sulitnya

SISTEM pembuatan laporan.

3.1. Analisa Sistem Yang Sedang

Berjalan

115
 Anggota Pegawai Kepala Sekolah 3.2. Relasi Antar Tabel

Start

Anggota
Daftar Anggota

Laporan anggota

Kartu anggota

Laporan Buku
Data Buku Buku

Gambar 3.2. Entity Relationship Diagram

Perancangan Menu Utama

Menu utama adalah Tampilan utama

dari suatu program yang berisikan menu

Data
Peminjaman
Peminjaman
menu program yang akan mempermudah
Laporan peminjaman
dalam mengoperasikan program tersebut,

Data antara lain membuka atau menuju ke suatu

Pengembalian
Pengembalian

program tertentu.
Laporan Pengembalian

Close

Gambar 3.1. Sistem Yang Sedang Berjalan

116
BUKU INDUK SMK NEGERI 7 MEDAN - [] X Gambar 3.4. Rancangan Form Data Guru

DATA UTAMA AKADEMIK LAPORAN PILIHAN

3.5. Perancangan Form Data Siswa

Form ini digunakan untuk menginput

data Siswa,

DATA SISWA - [] X

Nomor Induk Siswa Diterima di Sekolah ini Photo Pilih

Nama Siswa Pada Jurusan

Jenis Kelamin Asal Sekolah

Gambar 3.3. Rancangan Form Menu Utama
Tempat Lahir Alamat Siswa

Tanggal Lahir Nama Ayah

Agama Nama Ibu

SIMPAN BATAL HAPUS PERBAIKI KELUAR Pencarian Nama Siswa

NIS NmSiswa JKelamin TptLahir TglLahir Agama TglDiterima Jurusan

3.3. Perancangan Form Data Guru

Form ini digunakan untuk menginput

Gambar 3.5. Rancangan Form Data Siswa
data Guru yang tersedia
3.6. Perancangan Form Data Jurusan
DATA GURU DAN PEGAWAI - [] X

Form ini digunakan untuk menginput data

Kode Guru / NIP Tempat Lahir

Nama Guru Tanggal Lahir

Jurusan
Jenis Kelamin Agama

Pendidikan Terakhir Alamat

Bidang Studi Jabatan

SIMPAN BATAL HAPUS PERBAIKI KELUAR Pencarian Nama Guru / Pegawai

KdGuru NmGuru JKelamin Pendidikan Jabatan TptLahir TglLahir

117
JURUSAN - [] X
Form ini digunakan untuk mengolah Plot

Kelas
Jurusan
FormPlotKelas - [] X

SIMPAN BATAL HAPUS PERBAIKI KELUAR

Kode Kelas NIS
Kelas
Nama Siswa
Jurusan Tahun Ajaran

Tahun Ajaran

SIMPAN BATAL HAPUS PERBAIKI KELUAR Pencarian Nama Kelas

Gambar 3.6. Rancangan Form Data Jurusan NIS NmSiswa KdKelas Kelas TAjaran

3.7. Perancangan Form Kelas Aktif Gambar 3.8. Rancangan Form Plot Kelas

Form ini digunakan untuk mengolah Kelas IMPLEMENTASI

Aktif 4.1. Implementasi Sistem

FormKelasAktif - [] X Implementasi sistem adalah langkah

Tahun Ajaran atau prosedur–prosedur yang dilakukan

Jurusan

Kd Guru/Wali Kelas
desain sistem yang telah disetujui untuk
Nama Wali Kelas
menguji sistem yang baru atau sistem yang
Kelas

akan diperbaiki untuk menggantikan sistem

SIMPAN BATAL HAPUS PERBAIKI KELUAR Pencarian Nama Kelas
yang lama. Adapun langkah-langkah yang
TAjaran Jurusan Kelas KdGuru Semester KdKelas
dibutuhkan dalam implementasi sistem

adalah:

Gambar 3.7. Rancangan Form Kelas Aktif

3.8. Perancangan Form Plot Kelas

118
1. Mendapatkan software dan hardware 4. Memastikan bahwa sistem berjalan

yang tepat serta sesuai dalam dengan baik dengan melakukan

perancangan situs. pengontrolan dan melakukan instalasi

2. Menyelesaikan rancangan sistem. secara benar.

3. Menulis, menguji, mengontrol dan 4.3. Tahapan Implementasi

mendokumentasikan situs. Dalam membuat suatu sistem

4. Mendapatkan persetujuan. haruslah dijelaskan terlebih dahulu langkah-

langkah ataupun tahapan dari sistem yang

4.2. Tujuan Implementasi dirancang, sehingga dapat tercapai sistem

Tujuan implementasi sistem adalah yang diharapkan.

sebagai berikut: Tahapan – tahapan yang dilakukan dalam

1. Menguji rangkaian sistem, baik dari segi pembuatan sistem ini terdiri dari:

perangkat lunak (software) maupun dari 1. Persiapan, pada tahapan ini dilakukan

segi perangkat keras (hardware) sebagai persiapan yaitu menganalis masalah yang

sarana pengolahan data dan penyajian akan diperoses, masalah yang penulis

informasi. bahas dalam hal ini adalah Perancangan

2. Menyelesaikan rancangan yang ada Buku Induk Siswa Berbasis Dekstop

didalam dokumen sistem yang baru atau Pada SMK Negeri 7 Medan.

yang telah disetujui. 2. Analisa, pada tahapan ini dilakukan

3. Memastikan bahwa pengunjung dapat proses analisa mengenai Aplikasi

mengoperasikan dengan mudah terhadap Perancangan Buku Induk Siswa Berbasis

sistem yang baru dan dapat informasi Dekstop Pada SMK Negeri 7 Medan.

yang baik dan jelas.

119
3. Penulisan, pada tahapan ini akan menjadi lebih mudah dan cepat

dilakukan penyusunan dan penulisan dibandingkan dengan sistem yang

progam ke dalam bahasa komputer sebelumnya digunakan pihak sekolah.

dengan bahasa yang telah ditentukan. 3. Dengan adanya program ini proses

4. Menjalankan program, pada tahapan ini penginputan data buku induk menjadi

menjalankan program dan masuk untuk lebih cepat, tepat, dan akurat.

melihat output atau t ampilan situs. 5.2. Saran

5. Pengajuan progam, sebelum progam 1. Hendaknya sekolah lebih

dijalankan dengan benar, maka progam memperdayakan sumber daya pegawai

terlebih dahulu harus bebas dari dengan pengetahuan ilmu komputer agar

kesalahan, oleh sebab itu program harus sarana yang ada disediakan oleh pihak

diuji kembali untuk mengetahui apakah sekolah tidak terabaikan begitu saja.

program dapat menerima input dengan 2. Kelemahan pada sistem lama yang belum

baik, serta memberikan output yang terkomputerisasi dengan baik sebaiknya

sesuai dengan yang diharapkan. segera ditanggulangi karena seiring

5.1. Kesimpulan dengan perkembangan pendidikan maka

1. Dengan adanya aplikasi yang penulis data buku induk siswa juga akan

rancang ini dapat membantu mengolah semakin meningkat.

data buku induk dalam kegiatan DAFTAR PUSTAKA

penginputan data. AL-Fattah, Hanif. 2010. Analisa dan
Perancangan Sistem Informasi.
2. Dengan menggunakan sistem Yogyakarta, Andi.

komputerisasi yang penulis buat, maka [Depdiknas] Departemen Pendidikan

Nasional, 2008. Kamus Besar
proses penginputan data buku induk akan Bahasa Indonesia. Depdiknas,
Jakarta.

120
Jogiyanto, H.M. 2009. Analisis & Desain
Sistem Informasi. Andi Offset,
Yogyakarta.
Permana, Budi. 2010. Microsoft Access. PT.
Elex Media Komputindo,
Jakarta.

Susanto, Azhar. 2010. Sistem Informasi

Manajemen konsep dan
pengembangannya. Lingga Jaya,
Band

121
122