PERATURAN KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS IPWIJA
NOMOR
TENTANG
KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI UNIT PELAKSANA TEKNIS
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS IPWIJA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UNIT PELAKANA TEKNIS PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS IPWIJA,

Menimbang : a. bahwa untuk menjamin agar pengembangan koleksi di

lingkungan Unit Pengelola Teknis Perpustakaan Universitas
IPWIJA lebih terarah, perlu adanya kebijakan pengembangan
koleksi;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Kepala UPT
Perpustakaan Universitas IPWIJA tentang Kebijakan
Pengembangan Koleksi Unit Pengelola Teknis Perpustakaan
Universitas IPWIJA.
Mengingat :

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS IPWIJA TENTANG KEBIJAKAN
PENGEMBANGAN KOLEKSI UNIT PELAKSANA TEKNIS
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS IPWIJA.

Pasal 1

Kebijakan Pengembangan Koleksi Unit Pengelola Teknis

Perpustakaan Universitas IPWIJA sebagaimana tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
Peraturan ini.

Pasal 2

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal

KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
IPWIJA
 LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS IPWIJA
NOMOR ………
TENTANG
KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI
UNIT PELAKSANA TEKNIS PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS IPWIJA

KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI UNIT PELAKSANA TEKNIS

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS IPWIJA

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengembangan koleksi merupakan suatu kegiatan penting bagi perpustakaan
dalam rangka memenuhi tuntutan kebutuhan informasi masyarakat pengguna yang juga
selalu berkembang jika tidak dikembangkan informasi yang tersedia lama kelamaan akan
ketinggalan zaman. Koleksi perpustakaan pada masa kini tidak hanya berupa bahan
bacaan tercetak, tetapi termasuk semua media yang memuat nilai pengetahuan dan
informasi yang dikoleksi perpustakaan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi
perpustakaan tersebut. Media yang dimaksud antara lain adalah materi informasi terekam
seperti film, mikrofilm, disket data, CD, CD-ROM, dan media lain yang dapat diakses
melalui saluran terpasang.
Pengadaan bahan pustaka berarti proses mengadakan bahan pustaka baik
tercetak maupun terekam dalam berbagai bentuk media. Dalam hal ini yang harus
dilakukan antara lain adalah seleksi, survei dan hunting bahan pustaka. Kegiatan
pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan intelektual yang bersifat kompleks, karena
berhubungan dengan beragam Intelektualitas yang terkandung dalam berbagai bentuk
bahan pustaka dan bahasa. Kompleksitas kegiatan pengembangan koleksi memungkinkan
munculnya perbedaan persepsi serta ketidaktaatan asas (inconsistency) dalam
pelaksanaan tugas. Hal ini dapat menimbulkan kondisi ketidakpastian dalam pelaksanaan
kegiatan, yang pada akhirnya mempengaruhi mutu kinerja. Untuk mengatasi masalah-
masalah tersebut, kegiatan pengadaan bahan pustaka perlu didasarkan pada suatu
kebijakan kerja yang terinci dan jelas, sehingga kemungkinan munculnya permasalahan
 dapat diperkecil. kebijakan ini juga dimaksudkan sebagai arah pengembangan koleksi di
masa yang akan datang di lingkungan Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Universitas
IPWIJA, sehingga pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terencana, terarah,
dan berkesinambungan.

B. Landasan
Landasam hukum dalam penyusunan kebijakan pengembangan koleksi di Unit
Pelaksana Teknis Perpustakaan Universitas IPWIJA berdasarkan pada kebijakan
pengembangan koleksi bahan pustaka Perpustakaan Nasional Republik Indonesia,
diantaranya:
1. Undang-undang Nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan.
2. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 tahun 2014 tentang Pelaksanaan
Undang-undang Nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

C. Tujuan
Kebijakan pengembangan koleksi di Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan
Universitas IPWIJA dibuat dengan tujuan sebagai berikut:
1. Sebagai panduan atau pedoman bagi pustakwan atau pengelola perpustakaan dalam
melakukan pengembangan koleksi.
2. Mengupayakan standarisasi dalam penyusunan dan program, mekanisme kerja dan
pelaksanaan program.
3. Memberikan gambaran tentang visi, misi, tujuan, dan fungsi organisasi yang
tercermin dari pengadaan bahan pustaka.
4. Memberikan pedoman bahan pustaka yang perlu dikoleksi, sekaligus menentukan
skala prioritas pengadaan.

BAB II
PENGEMBANGAN KOLEKSI
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS IPWIJA

A. Sejarah Koleksi
UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA salah satu unit di Universitas IPWIJA
yang merupakan pusat penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk menghasilkan
kualitas bahan ajar dan bahan penelitian yang terstandar. Di dalam struktur institusi UPT
Perpustakaan Universitas IPWIJA berada dibawah koordinasi Rektor dan pembinaanya
 dilakukan oleh Wakil Rektor II. Selama ini tidak ada catatan mengenai berdirinya
Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi IPWI Jakarta, namun demikian diperkirakan
sejarah berdirinya perpustakaan tidak terlepas dari pendirian UNIVERSITAS IPWIJA
pada tahun 1993 atas rekomendasi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.
79/D/O/1993. Pada saat ini perpustakaan berubah nama dari UPT Perpustakaan STIE
IPWI Jakarta menjadi Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Universitas IPWIJA
sebagaimana mengikuti perubahan atas lembaga induknya dari STIE menjadi Universitas
atas Keputusan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi RI No.
627/E/O/2022 tentang Izin Penggabungan STIE IPWI Jakarta dan Akademi Kebidanan
Widya Karsa Jayakarta menjadi Universitas IPWIJA. Pembaruan SK atas pendirian
Perpustakaan yaitu atas rekomendasi Rektor Universitas IPWIJA melalui SK No. 065/R-
IPWIJA/SK/X/2022 Tanggal 5 Oktober 2022.
UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA sebagai bagian integral dari suatu
perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang
pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Tugas perpusta-kaan secara umum adalah
menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan
merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya bagi civitas akademik maupun
masyarakat umum di luar kampus Universitas IPWIJA. Dalam menjalankan tugas pokok,
UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA menyelenggarakan fungsinya sebagai pusat
pelestarian ilmu pengetahuan, pusat belajar, pusat pengajaran, pusat pengolahan bahan
pustaka, pusat penelitian, pusat penyebaran informasi, pusat pengkajian literasi dan
sarana rekreasi. Pengembangan koleksi Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Universitas
IPWIJA didasarkan pada nilai informasi dan ilmu pengetahuan sesuai visi dan misi UPT
Perpustakaan Universitas IPWIJA sebagai pusat sumber informasi, pembelajaran dan
penelitian bertaraf internasional.

B. Ruang Lingkup Koleksi

1. Buku
a. Karya Umum, Organisasi, dll
b. Filsafat dan Psikologi
c. Agama - Kesenian, Hiburan dan Olahraga
d. Ilmu Sosial
e. Bahasa
 f. Ilmu Alam dan Matematika
g. Teknologi dan Ilmu Terapan
h. Kesusastraan
i. Geografi dan Sejarah
2. Jurnal Terakreditasi nasional dan internasional
3. Majalah Ilmiah
4. Majalah Ilmiah Populer
5. Surat Kabar
6. Diktat/Modul perkuliahan dan/atau materi seminar
7. Karya Ilmiah Mahasiswa dan Dosen
8. Laporan Penelitian
9. Makalah

C. Sumber Daya Manusia

1. Penanggung Jawab
Pelaksanaan kegiatan pengembangan koleksi berada di bawah tanggung jawab Kepala
UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA.
2. Pelaksana
Dilaksanakan oleh bagian layanan teknis.

D. Tahap Kegiatan
1. Survei Kebutuhan Pemustaka
Analisis pengguna merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan oleh
perpustakaan untuk mengetahui koleksi apa saja yang dibutuhkan oleh pemustaka
agar tersedia di perpustakaan. Analisis pengguna yang dilakukan di UPT
Perpustakaan Universitas IPWIJA meliputi:
a. Menyebarkan angket ke dosen ataupun mahasiswa.
b. Masukan atau usulan dari para dosen dan mahasiswa.
c. Menyediakan kotak permintaan koleksi.
d. Melihat statistik peminjaman koleksi. Peminjaman dengan angka tertinggi
mewakili koleksi yang diinginkan oleh pemustaka.

2. Seleksi dan Identifikasi Bahan Perpustakaan

 Dalam tahap ini staf perpustakaan melakukan pemilihan koleksi. Dalam
melakukan seleksi ini biasanya menggunakan alat bantu seleksi dan alat bantu
verifikasi. Ada tiga langkah utama dalam proses seleksi diantaranya:
a. Pelaksanaan seleksi harus dapat mengidentifikasi kebutuhan koleksi dalam hal
subjek dan jenis materi yang sfesifik.
b. Penentuan jumlah dana tersedia untuk pengembangan koleksi dan mengalokasikan
sejumlah tertentu untuk setiap kategori atau subjek.
c. Mengembangkan rencana untuk mengidentifikasikan yang bermanfaat untuk
diperoleh atau skala prioritas.
Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan yang penting untuk mengetahui
kebutuhan apa yang diperlukan pengguna karena berhubungan dengan kualitas dan
mutu perpustakaan itu sendiri. Di UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA melakukan
seleksi bahan pustaka dengan menggunakan alat bantu internal maupun eksternal.
Dalam proses seleksi pustakawan harus mengetahui persyaratan memilih koleksi
perpustakaan yang mencangkup:
a. Memiliki pengetahuan tentang bibliografi, dunia penerbitan, terutama mengenai
spesialisasi penerbit, standar terbitan dan hasil terbitan.
b. Mampu menggunakan berbagai jenis alat bantu seleksi.
c. Mengetahui kebutuhan para pemustaka
d. Mampu dan bersedia untuk mengatasi berbagai kendala yang mungkin akan
muncul selama proses pengadaan koleksi perpustakaan.
Dalam proses menyeleksi koleksi, terdapat dua kriteria pemilihan koleksi,
sebagai berikut:
a. Memilih koleksi perpustakaan berdasarkan kualitas
Dari segi kualitas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yakni:
1) Tujuan
2) Mutu
3) Isi
4) Bentuk dan format penyajian
5) Fisik buku
6) Pengarang
7) Keberadaan koleksi di rak
8) Bahasa
9) Harga
 b. Memilih koleksi perpustakaan berdasarkan waktu (tahun keluar koleksi)
Koleksi perpustakaan yang dipilih haruslah koleksi yang terbaru, tidak
ketinggalan zaman, sesuai dengan kurikulum pendidikan Universitas IPWIJA
yang sedang berlaku serta belum dimiliki oleh UPT Perpustakaan Universitas
IPWIJA.
Terdapat beberapa tahapan yang dilalui dalam menyeleksi koleksi
perpustakaan:
a. Penelusuran Judul
b. Pemilihan Judul
c. Verifikasi
d. Penyusunan Daftar Hasil Seleksi

E. Ketentuan Pengadaan Koleksi

Berdasarkan Keputusan MENDIKBUD Republik Indonesia No. 0696/U/1991
bab II Pasal 11 menetapkan persyaratan minimal koleksi PPT untuk program Diploma
dan S1:
1. Memiliki 1 (satu) judul pustaka untuk setiap mata kuliah keahlian dasar (MKDK).
2. Memiliki 2 (dua) judul pustaka untuk tiap mata kuliah keahlian (MKK).
3. Melanggan sekurang-kurangnya 1 (satu) judul jurnal ilmiah untuk setiap Program
studi.
4. Jumlah pustaka sekurang-kurangnya 10 % dari jumlah mahasiswa dengan
memperhatikan komposisi subyek pustaka.
Sedangkan untuk Program Pascasarjana:
1. Memiliki 500 judul pustaka untuk setiap program studi.
2. Melanggan sekurang-kurangnya 2 (dua) jurnal ilmiah untuk setiap program studi.
Perpustakaan mengembangkan koleksinya disesuaikan dengan kegiatan dharma
perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan:
1. Materi perpustakaan pendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Perpustakaan menyediakan materi perpustakaan dengan tidak memandang format
maupun media guna mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian
masyarakat serta kegiatan dharma lainnya yang sesuai dengan program lembaga
induknya.
2. Materi perpustakaan inti (koleksi bahan ajar)
 Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan bahan bacaan mata kuliah yang
ditawarkan di perguruan tinggi. Masing-masing judul bahan bacaan tersebut
disediakan tiga eksemplar untuk tiap seratus mahasiswa, di mana satu eksemplar
untuk pinjaman jangka pendek (reserve) dan dua eksemplar lainnya untuk pinjaman
jangka panjang (sirkulasi).
3. Terbitan pemerintah.
Perpustakaan menyediakan terbitan pemerintah daerah dan pusat.
4. Terbitan perguruan tinggi.
Perpustakaan menyediakan terbitan perguruan tinggi yang bersangkutan, termasuk
terbitan lembaga penelitian, karya akhir mahasiswa, karya pengajar, serta karya yang
berkaitan dengan perguruan tinggi tersebut.
5. Terbitan badan internasional.
Perpustakaan menyediakan terbitan badan internasional.
6. Materi perpustakaan referensi.
Perpustakaan menyediakan bahan referensi.

F. Pengadaan Koleksi
Apabila dalam tahap seleksi staf perpustakaan melakukan pemilihan koleksi
yang akan diadakan atau dibeli perpustakaan, maka dalam tahap ini staf perpustakaan
melakukan pengadaan bahan pustaka memiliki cakupan yang luas tidak hanya sekedar
pembelian, tapi merupakan sebuah proses luas yang meliputi pemesanan, pengadaan
sampai dengan tahap administrasi yang barkaitan dengan pengadaan bahan pustaka.
Kegitan ini merupakan usaha untuk memberikan informasi kepada pengguna secara up to
date sehingga terpenuhinya kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna. Pengadaan
koleksi merupakan kegiatan inti dari seluruh proses pengembangan koleksi, pengadaan
koleksi meliputi kegiatan untuk mengumpulkan data-data terbitan, penerbit-penerbit baru,
serta jasa pelayanan baru yang mungkin diperlukan dalam pengadaan. Pengadaan koleksi
dilakukan oleh UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA melalui:
1. Pengadaan koleksi melalui pembelian.
2. Pengadaan koleksi melalui hadiah, tukar menukar dan hibah.
3. Sumbangan dari dosen ataupun mahasiswa.
4. Kerjasama antar perpustakaan.

G. Penyiangan Koleksi
 Penyiangan merupakan suatu kegiatan penarikan koleksi dari tempatnya (raknya).
Ada beberapa alasan yang menjadi pertimbangan dilakukannyan penyiangan bahan
pustaka antara lain keterbatasan ruangan, koleksi yang rusak, adanya edisi baru, dan lain-
lain. Kegiatan penyiangan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA adalah
bila bahan pustaka:
1. Sudah mengalami kerusakan yang parah atau hilang.
2. Sudah ada edisi terbaru.
3. Tidak pernah dipinjam oleh pemustaka.
Koleksi yang telah dikeluarkan dari rak, disusun berdasarkan abjad dan akan
dipertimbangkan kembali oleh pustakawan. Apabila telah sesuai maka koleksi tersebut
dapat dipindahkan ke gudang penyimpanan ataupun dihadiahkan kepada perpustakaan lain
yang membutuhkan dengan syarat masih layak pakai. Untuk mengganti koleksi yang telah
dikeluarkan dari rak, maka pustakawan dapat mengusulkan judul pengganti pada
pengembangan koleksi perpustakaan.

H. Evaluasi Koleksi
Tahap akhir dalam rangkaian pengembangan koleksi adalah melakukan evaluasi.
Adapun megenai evaluasi ini dapa dilakukan melalui dua cara yakni evaluasi proses yakni
melakukan evaluasi setiap tahapan dalam pengembangan koleksi serta evaluasi hasil yakni
dengan melakukan evaluasi anatara tujuan dari kegiatan pengembangan-pengembangan
koleksi dengan hasil yang dicapai dalam pengembangan koleksi. Di UPT Perpustakaan
Universitas IPWIJA, kegiatan evaluasi sering dilakukan disaat waktu senggang pustakwan
mencari buku yang memang sering dipakai dan tidak pernah dipakai lagi. Jika koleksi
yang tidak digunakan lagi seperti tahunnya yang sudah lama atau tahun 2000 ke bawah
kemudian yang memang sudah tidak dipelajari lagi maka akan diletakkan di gudang.

BAB III
PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN REVISI

A. Pengambilan Keputusan
Dalam pelaksanakan pengembangan koleksi baik melalui pembelian, hadiah, hibah
atau tukar menukar kemungkinan akan muncul masalah yang belum diatur dalam
pedoman teknis ini. Untuk mengatasi hal tersebut akan ditempuh cara pengambilan
keputusan sebagai berikut:
 1. Pustakawan mengambil inisiatif untuk melakukan pembahasan yang menyangkut
masalah teknis di lapangan dan memberikan masukan dalam proses pengembangan
koleksi.
2. Musyawarah dilakukan bersama pustakawan, staf dan orang yang terlibat dalam
pengembangan koleksi
3. Hasil musyawarah akhir diputuskan oleh kepala perpustakan dengan
mempertimbangkan efek dari keputusan tersebut baik dalam jangka pendek ataupun
jangka panjang.

B. Revisi
Pedoman pengembangan koleksi ini akan ditinjau setiap dua tahun sekali. Hal ini
dilakukan agar buku pedoman ini tetap mengacu pada kebutuhan primer pengguna dan
mengikuti konteks terhadap perubahan zaman, maka dalam kebijakan bersama buku ini
dapat direvisi lebih cepat dari waktu yang telah ditentukan guna untuk kebijakan
pengembangan koleksi yang efektif, relevan dan up to date.

PENUTUP
Demikian pedoman teknis kebijakan pengembangan koleksi UPT Perpustakaan
Universitas IPWIJA ini dibuat untuk diperhatikan dan dilaksanakan dengan sebaik-
baiknya. Hal-hal lain yang belum diatur dan dijelaskan dalam pedoman teknis kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan ini akan ditentukan di kemudian hari. Pedoman
teknis kebijakan pengembangan koleksi UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA ini mulai
berlaku sejak tanggal ditetapkan dan semoga keberadaan UPT Perpustakaan Universitas
IPWIJA dapat memberi manfaat bagi seluruh masyarakat UPT Perpustakaan Universitas
IPWIJA dan bagi khalayak umun.