LAPORAN OBSERVASI LAYANAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG

DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH LAYANAN DAN JASA
INFORMASI

Disusun oleh :
1. Nafillah Adian Mauriska (220214603635)
2. Nur Awwaliya Fauziah (220214605880)
3. Putri Lestari (220214605623)
4. Shela Permatasari Yacob (220214603585)
5. Yosua Vico Martogi Sihaloho (220214608929)

Ilmu Perpustakaan
Fakultas Sastra
Universitas Negeri Malang
2022
1. Profil Perpustakaan Universitas Negeri Malang
Perpustakaan Universitas Negeri Malang terletak di Jalan Semarang 5 Malang.
Perpustakaan ini bertujuan untuk melayankan jasa layanan yang ada dengan bantuan
teknologi informasi kepada semua pemustaka dengan mengutamakan kemudahan
prosedur serta keterbaruan informasi yang diberikan untuk menunjang berbagai
program yang ada di lingkungan Universitas Negeri Malang.
Pengembangan koleksi pustaka (teks Indonesia/Inggris) melalui dana pengadaan
yang bersumber dana PNBP dan dana BOPTN. Pada tahun 2013 jumlah koleksi
secara keseluruhan sebanyak 44.175 judul atau 104.822 eksemplar. Pemilihan
koleksi buku tersebut melibatkan dosen dan mahasiswa. Usulan pengadaan buku
baru oleh mahasiswa dapat dilakukan dengan mengisi form elektronik yang
terdapat pada menu OPAC. Dengan strategi tersebut diharapkan sumber informasi
yang tersedia dapat dimanfaatkan secara maksimal. Selain koleksi pustaka (teks
Indonesia/Inggris) pada tahun 2013 melakukan pengembangan koleksi e-book
melalui dana pengadaan yang bersumber dana BOPTN sejumlah 173 judul
(Oxford Scholarship dan Willey) yang dapat di akses melalui LAN maupun Wifi
di lingkungan UM dengan alamat http://library.um.ac.id/index.php/E-Book-
Online/e-book-online.html

2. Sejarah Perpustakaan Universitas Negeri Malang

Universitas Negeri Malang pada awal berdirinya berasal dari Perguruan Tinggi
Pendidikan Guru (PTPG) yang diresmikan oleh Menteri Pendidikan Pengajaran dan
kebudayaan, Prof. Mr. Muhammad Yamin pada tanggal 18 Oktober 1954.

Pada tanggal 10 Nopember 1954 telah diresmikan berdirinya Universitas Airlangga di

Surabaya dan  PTPG menjadi salah satu fakultas dari Universitas Airlangga.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 tahun 1958,  PTPG secara formal
menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Airlangga.

Selanjutnya pada tahun 1963 (Kepres no. 1) telah dikeluarkan suatu kebijaksanaan
untuk menyatukan beberapa FKIP dan Institut Pendidikan Guru (IPG) di Madiun
menjadi institut Keguruan dan Ilmu dan Pendidikan (IKIP) yang berkedudukan di 
Malang, dan gedung perpustakaan berada di Jl. Semarang Nomor 5 bersebelahan
dengan kantor pusat IKIP Malang.  Pada tahun 1990 gedung Perpustakaan IKIP
Malang menempati gedung baru yang berada di tengah-tengah kampus dengan luas
5.340 m2 yang terdiri dari tiga lantai.

Semenjak lahirnya Universitas Negeri Malang, Kepres Nomor 93 Tahun 1999 tentang
perubahah IKIP menjadi Universitas. Sejak ditetapkan di Jakarta pada tanggal 4
Agustus 1999.
 Maka perpustakaan IKIP Malang berubah menjadi UPT Perpustakaan Universitas
Negeri Malang dengan alamat di Jl. Semarang 5 Malang dan dipimpin oleh Prof. Dr.
Djoko Saryono, M.Pd yang dilantik sejak tahun Februari 2015 sampai dengan
sekarang.

3. Fungsi Perpustakaan Universitas Negeri Malang

Perpustakaan Universitas Negeri Malang memiliki beberapa fungsi, diantaranya yakni

sebagai berikut :

1. Melayankan jasa perpustakaan dengan bantuan teknologi informasi pada semua

sivitas akademik dengan menekankan pada prinsip kemudahan prosedur dan
keterbaruan informasi yang diberikan untuk menunjang berbagai program yang
ada di lingkungan UM.
2. Melakukan pembinaan dan pengembangan koleksi perpustakaan sesuai dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyediaan jasa penelusuran
informasi melalui dukungan TIK.
3. Menyebarkan informasi tentang koleksi terbaru yang dimiliki perpustakaan
dengan berbasis TIK.
4. Mengembangkan sistem perpustakaan, tenaga perpustakaan, dan kerjasama antar
perpustakaan dan badan atau lembaga lain.
5. Bekerjasama dengan perpustakaan dan berbagai lembaga baik dalam dan luar
negeri untuk peningkatan dan kemudahan akses ke berbagai sumber informasi.

4. Layanan pada Perpustakaan Universitas Negeri Malang

Secara umum Perpustakaan Universitas Negeri Malang memberikan berbagai layanan

kepada pemustaka antara lain :

1. Layanan Peminjaman Bahan

2. Layanan Serial
3. Layanan Referensi dan Koleksi Karya Ilmiah
4. Layanan Buku Tandon ( Reserved Book )
5. Layanan Penelusuran Informasi
6. Layanan Internet
7. Layanan Fotocopy
8. Layanan Ruang Baca
9. Layanan Peminjaman Bahan Pustaka
10. Layanan Antar Perpustakaan
5. Pengertian Layanan Pengembangan Koleksi
Pengembangan Koleksi menurut ALA Glossary of Library and Information Science
(1983) yakni sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan koordinasi
kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi
koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama
sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan.

6. Tujuan Layanan Pengembangan Koleksi

1. Menambah koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang sehingga mampu
melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini
serta masa mendatang.
2. Menjaga koleksi tetap sesuai kebutuhan pengguna dan jumlah bahan pustaka
selalu mencukupi.
3. Membangun sebuah koleksi perpustakaan baik secara kuantitas maupun kualitas
dengan tetap memperhatikan tuntutan (demand), minat (need), serta selera (taste)
dari masyarakat pengguna perpustakaan.

7. Kegiatan Pengembangan Koleksi

Analisis kebutuhan koleksi
1. Quisioner dan angket
Dibagikan kepada setiap prodi setiap menjelang akhir tahun, kemudian dari
angket dan quisioner tersebut pengadaan dan pengembangan koleksi dapat
dilakukan.
2. Seleksi
Seleksi adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan
pada koleksi yang telah ada di perpustakaan yang dilakukan oleh pustakawan,
spesialis subjek, pimpinan organisasi, komisi perpustakaan, dan anggota lainnya.
a. Langkah-langkah :
1) Pelaksana seleksi mengidentifikasi kebutuhan koleksi dalam hal subjek dan
jenis materi yang spesifik
2) Penentuan alokasi dana pengembangan koleksi
3) Penentuan prioritas kebutuhan
4) Penelusuran materi koleksi
3. Pengadaan
a. Pembelian
Cara ini adalah salah satu upaya perpustakaan untuk meningkatkan jumlah
koleksi namun ini semua tergantung dari anggaran dana yang ada, dana sangat
mendukung maka mudah bagi tim seleksi untuk melakukan proses seleksi dan
pembelian buku-buku yang dirasa perlu.
Setiap tahun di UM pengadaan dilakukan dengan cara mengadakan pembelian
khusus untuk koleksi cetak (baik buku lokal maupun buku import berbahasa
 asing terutama bahasa inggris,jerman,mandarin) tergantung permintaaan dari
setiap prodi
Untuk media elektronik menggunakan sistem berlangganan misalnya e-book
dan e-journal mereka menggunakan langgan metadata seperti contoh pada data
base dan file. Media elektronik juga termasuk pembelian namun kerap disebut
dengan berlangganan.
Ada lagi yang diterapkan yaitu hibah jika untuk tukar menukar belum pernah
dilakukan karena masih kesulitan dalam mencari “teman” dalam tukar
menukar karena jarang ada institusi yang mau melakukan tukar menukar dan
bahkan hampir tidak ada, karena jika tukar menukar permintaan koleksinya
haruslah sangat spesifiik. Perpustakaan tidak hanya mendapatkan hibah buku
dari perpustakaan lain namun juga dari lembaga lain, hibah tersebut dilakukan
oleh perwakilan institusi atau lembaga itu maupun dari pribadi (dari luar um
atau dosen dosen um).
Sumber dananya hanya bersumber dari um, terdapat pula dana dari luar namun
tetap berakhir kepada hibah.

Menurut (Depag, 2003:17) menyatakan bahwa bila perpustakaan

menginginkan koleksi tetap segar maka perlu kiranya ada penambahan jumlah
jilid setiap tahun tidak bolek kurang dari 5% dari jumlah jilid seluruh koleksi
perpustakaan. Untuk itu cara pengadaan dengan pembelian merupakan suatu
alternatif bagi perpustakaan untuk menambah koleksi perpustakaan Pembelian
bisa dilakukan dengan cara :
 Membeli langsung ke toko buku
 Melalui penerbit
 Agen buku
Pada tahun 2021 dan tahun tahun sebelumnya pembelian dilakukan dengan
menggunakan media penyedia, sedangkan pada tahun 2022 kita boleh
langsung datang ke penerbit ataupun ke toko buku (sesuai kebutuhan)
selama ada usulan dari pengunjung. Perpustakaan fakultas juga telah
diusulkan apabila memiliki dana lebih dan ingin menambah jumlah koleksi
buku yang ada maka diperbolehkan untuk membeli di toko buku,
Universitas sendiri sudah memperbolehkan karena mengikuti mekanisme
pengadaan yang ada ( aturan-aturan pengadaan). Yang kedua adalah
efisiensi, walaupun tersedia dari penerbit, toko buku, maupun dari
penyedia harus tetap berpegangan pada usulan (ada pada kebijakan
pengembangan).
b. ILL (Inter Library Loan)
c. Hadiah
Menurut (FKBA, 2001:35) ada dua perolehan hadiah yaitu hadiah atas usulan
dan hadiah tanpa diminta, hadiah yang diminta sudah melalui proses seleksi
 sehingga diharapkan sesuai dengan kebutuhan , sedangkan hadiah tanpa
diminta sering tidak cocok dengan tujuan perpustakaan penerima sehingga
perlu diseleksi lebih jauh untuk dijadikan koleksi perpustakaan.
d. Hibah
4. Evaluasi
a. Weeding
Mengeluarkan koleksi yang isi kontennya sudah tidak sesuai dengan
informasi-informasi yang dibutuhkan dan tidak sesuai dengan perkembangan
zaman.
b. Stock Opname
Mencocokkan data inventarisasi dengan kondisi koleksi yang ada sehngga kita
tahu mana yang rusak, hilang, dan jumlah kerusakan koleksinya.
5. Inventarisasi
Inventarisasi merupakan suatu kegiatan untuk mencatat pustaka yang menjadi
milik perpustakaan, data bibliografis perlu dicatat secukupnya sebagai bahan
statistik, evaluasi, dan jawaban kuisioner yang tidak boleh dilupakan disini adalah
memberi cap tanda milik perpustakan, karena prosedur awal yang dilakukan oleh
pustakawan yang terlibat dalam proses inventarisasi adalah memberi stempel pada
buku, baik stempel berkenaan dengan tanda milik perpustakaan, stempel register
buku, dan perlengkapan-perlengkapan lain seperti lidah buku, label. Pemberian
stempel ini di bubuhkan di halamanhalaman yang telah ditentukan sesuai dengan
kebijakan perpustakaan itu sendiri.

8. Kebijakan Pengembangan Koleksi

Kebijakan pengembangan koleksi didasari asas berikut:
1. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna.
Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna.
Pengguna perpustakaan sekolah adalah tenaga pengajar, tenaga
administrasi,siswa, yang kebutuhannya akan informasi berbeda-beda.
2. Kelengkapan.
Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai
dalam pembelajaran, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan
program yang ada secara lengkap (lihat Kep.Mendiknas, No. 0234/U/2000,
tentang Pedoman Pendirian sekolah).
3. Kemutakhiran.
Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakan
harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan
perkembangan ilmu pengetahuan.
4. Kerja sama.
Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan
dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar, dan
siswa. Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna
dan berhasil guna.
5. Rangkaian Kegiatan.
Pada umumnya, pengembangan koleksi meliputi rangkaian kegiatan sebagai
berikut:
a. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan
b. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang
identifikasi kebutuhan pengguna sesuai dengan asas tersebut di atas.
Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan
keputusan yayasan dan anggotanya terdiri atas unsur perpustakaan, sekolah,
dan unit lain 
terrlibat dalam pengembangan koleksi.
c. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas
akademika yang dilayani.:
d. Memilih dan mengadakan bahan perpustakaan lewat pembelian, tukar-
menukar, hadiah, dan penerbitan sendiri menurut prosedur yang tertib 

e. Merawat bahan perpustakaan

Pengertian: Perawatan bahan perpustakaan adalah kegiatan yang dilakukan

dengan tujuan melestarikan kandungan informasi bahan perpustakaan dan bahan
perpustakaan itu sendiri dari dari kerusakan.
Konsolidasi: Memperkuat benda yang sudah rapuh dengan jalan
menambal, menyambung, memperbaiki jilidan yang rusak dan mengganti bagian
yang hilang supaya bentuknya mendekati keadaan semula.
Reproduksi: Membuat ganda dari benda asli, termasuk membuat microfilm,
mikrofis, foto repro dan fotocopy

f. Penyiangan koleksi 

Metode penyiangan belum pernah dilakukan terutama untuk metode

pembelian, buku-buku akan tersaji dalam rak, kecuali buku yang diperoleh
dari hadiah, baru berani melakukan penyiangan. Penyiangannya pun hanya
berupa pengurangan jumlah copy. Buku yang tersiangi disimpan di dalam
Gudang, belum berani dibuang atau dipindahkan karena itu aset negara, dan
kalaupun ingin dibuang harus melaporkan kepada kantor negara bahwa buku-
buku perpustakaan akan dekeluarkan atau dilelangkan atau dimusnahkan dan
membutuhkan mekanisme yang panjang. Perpustakaan pun belum pernah
mengeluarkannya terurtama pada sistem pembelian namun yang berasal dari
hadiah akan dikurangi. Jika ada buku baru ( pembaruan ) dan buku tersebut
jarang dipinjam maka buku tersebut akan dikurangi (ada pada kebijakan).
 g. Mengevaluasi koleksi.
1) Setiap akan melakukan penambahan koleksi dengan cara pembelian
dapat dilakukan evaluasi dan melihat kembali daftar usulan
2) Perpustkaan juga diberikan daftar – daftar judul oleh penebit kemudian
dilakukan pengecekan ulang menggunkan OPAC tentang sudah adakah
judul tersebut, jika dirasa kurang dan tingkat peminjamannya tinggi
maka akan diadakan lagi. Jika buku lama yang sudah ada karena
kekurangan copy atau eksemplar, maka akan ditambah lagi.
3) Anggaran. Semua usulan untuk memenuhi kepuasan pengunjung dan
membeli setiap buku baru yang rilis harus diperhatikan lagi menurut
anggaran yang ada.

6. Analisis kebutuhan pengguna yaitu salah satunya dengan OPAC yang

menyediakan usulan buku untuk menjaring usulan ususlan yang ada, yang kedua
yaitu, selalu menyurati para korprodi (dulu) atau kadep (sekarang), namun untuk
tahun ini belum dilaksanakan.
Di dalam OPAC terdapat format untuk pengisiannya yaitu judul, pengarang,
penerbit. Terdapat pula beberapa pengunjung yang memberikan usulan, namun
hal ini masih dipertimbangkan karena jika yang hanya membutuhkan hanya
beberapa orang maka akan dikesamping kan dahulu dan mengutamakan skala
prioritas. Kebijakan pengembangan koleksi bagi perpustakaan um yang tertuang
pada sk rector tentang kebijakan pengembangan perpustakaan um dapat diakses
melalui searching lib.um.ac.id.
7. Untuk pengguna disabilitas kita tetap harus menunggu usulan atau saran dari para
dosen yang mengampu pada program studi tersebut. Perpustakaan um pun
mengakui tentang keterbatasannya jika harus mengidentifikasi secara spesifik
buku-buku apa yang dibutuhkan oleh anak berkebutuhan khusus, namun di
perpustakaan masih menyanggupi jika hanya garis besarnya saja seperti contoh
buku untuk anak yang mengalami tuna netra maka perpustakaan um menyediakan
buku yang berjudul braile yang terdapat pada lantai 3. Pemenuhan kebutuhan
untuk difabel masih sangat kurang. Namun dilihat juga dari jumlahnya, jika
kurang dari 10% dari mahasiswa um lebih baik disediakan pada fakultasnya.

Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan, perpustakaan memilih dan

mengadakan bahan perpustakaan. Kegiatan ini melibatkan pustakawan, kepala sekolah,
guru, siswa, serta pihak lain yang berkepentingan dengan perpustakaan. Pemilihan bahan
perpustakaan harus cermat sebelum sampai kepada langkah pengadaannya. Setiap judul
yang diusulkan untuk dipesan harus diperiksa kebenaran data bibliografinya agar tidak
menyulitkan pengadaan bahan pustaka tersebut.
Pengadaan bahan perpustakaan merupakan proses yang panjang dan mahal karena
melibatkan berbagai pihak,disamping harga buku yang terus meningkat.Proses yang
 panjang dan mahal ini biasanya tidak didasari oleh pengguna. Bahan perpustakaan yang
diterima dibuatkan kedalinya yang berupa katalog,
Dengan katalog, perpustakaan dapat mengenali seluruh koleksinya. Melalui
katalog, pengguna dapat mengetahui koleksi perpustakaan. Di sinilah peranan penting
pengkatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka perpustakaan. Selain mengendalikan
koleksi, kedua hai itu sekaligus juga menginformasikan koleksi bahan perpustakaan.
Setelah selesai diolah, bahan perpustakaan diserahkan ke bagian pelayanan.
9. Kendala terhadap pengembangan koleksi :
1. Respon dari prodi dan jurusan sangat sulit ketika akan mengirimkan data usulan
2. Ketersediaan buku buku lokal ataupun berbahasa Indonesia sangat kurang adanya jika
dilihat dari kebutuhan pengunjung
3. Pelaksanaan pemilahan buku yang jangka waktunya sangat terbatas dan mepet maka
untuk kegiatan tutup tahun anggaran jarang terealisasi

Evaluasi yang dapat digunakan :

1. Setiap akan melakukan penambahan koleksi dengan cara pembelian dapat dilakukan
evaluasi dan melihat kembali daftar usulan.
2. Perpustakaan juga diberikan daftar – daftar judul oleh penebit kemudian dilakukan
pengecekan ulang menggunkan OPAC tentang sudah adakah judul tersebut, jika
dirasa kurang dan tingkat peminjamannya tinggi maka akan diadakan lagi. Jika buku
lama yang sudah ada karena kekurangan copy atau eksemplar, maka akan ditambah
lagi.
3. Anggaran. Semua usulan untuk memenuhi kepuasan pengunjung dan membeli
setiap buku baru yang rilis harus diperhatikan lagi menurut anggaran yang ada.

Ide pengembangan layanan koleksi :

Menggunakan media sosial sebagai sarana pengembangan koleksi di perpustakaan,
civitas akademika dapat menyarankan buku yang dibutuhkan, karena masifnya
penggunaan sosial media di kalangan civitas akademika.

10. Penerapan stock opname

Perpustakaan um belum pernah melaksanakan kegiatan stock opname secara tuntas
karena jika ingin melakukan stock opname secara tuntas maka perpustakaan um harus
tutup, tidak bisa atau tidak boleh ada transaksi. Buku harus kembali semua dari
mahasiswa mulai dari mahasiswa semester awal dari angkatan 2017 sampai sekarang,
maka kegiatan stock opname baru bisa dilaksanakan. Perpustakaan um terakhir
melakukan stock opname pada tahun 2021 lalu sisa dari 2020 capaiannya hanya sekitar
80% ( 158.000-159.000 ), dari 60.000 judul dengan jumlah copy 180.000an.
kemungkinan hanya 20%nya ada yang masih dipinjam di luar sana ada juga yang
terpinjam oleh bapak ibu dosen yang biasanya kembali pada saat dosen tersebut pensiun.
Paling tidak perpustakaan memiliki gambaran tentang koleksi yang dimilikinya.
Hanya terdokumentasi di pelaksanaan kerja, contohnya usulan, pengecekan ketika buku
datang apakah sudah sesuai usulan, inventarisasi, pra pengkatalogan, pengkatalogan,
sampai pasca pengkatalogan itu semua terekam di dalam sistem computer.