ARTIKEL MANAJEMEN PENGEMBANGAN KOLEKSI

Tentang

“STRATEGI PENGADAAN dan PENGELOLAAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN

PERGURUAN TINGGI”

Disusun Oleh :

Malika Fitriazara : 2211050047

Kelas 3 IPII B

Dosen Pengampu :

Shinta Nofita Sari, M.A

PRODI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI ISLAM

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI IMAM BONJOL PADANG
TAHUN 2023 M /1445 H
 ABSTRAK

Perpustakaan adalah sebuah lembaga pemerintah yang dimana didalamnya terdapat banyak
informasi yang dibutuhkan diberbagai kalangan masyarakat, baik itu anak-anak, remaja,
orang dewasa, hingga orang tua. Semua yang dibutuhkan ada di dalam perpustakaan.
Perpustakaan juga terbagi atas 4 jenis yakni perpustakaan sekolah, perpustakaan khusus,
perpustakaan umum dan perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi
adalah sebuah lembaga yang terdapat di universitas, sekolah tinggi, institut atau lain
sebagainya yang bertujuan untuk menunjang pendidikan, penelitian, riset dan pengabdian
kepada masyarakat. Di perpustakaan ada beberapa tahapan yang paling penting dalam
menyediakan koleksi yakni diantaranya pengadaan dan pengelolaan. Pengadaan adalah
kegiatan untuk menyediakan koleksi yang sudah rusak, hilang atau mutakhir dengan berbagai
cara seperti tukar menukar dengan perpustakaan lain, membeli ataupun hadiah. Pengelolaan
adalah kegiatan lanjutan dari pengadaan. Pada tahap ini pustakawan akan mengelola koleksi
mana yang akan di letakkan apakah itu layak digunakan, sesuai dengan kebutuhan pemustaka
atau lain hal sebagainya.
Kata Kunci: Perpustakaan, Perpustakaan Perguruan Tinggi, Pengadaan, Pengelolaan,
Koleksi.
3
A. PENDAHULUAN
Pada zaman informasi yang serba canggih ini banyak hal yang bisa dilakukan
untuk memperoleh sebuah informasi yang dibutuhkan. Tidak hanya melalui buku
tetapi dari berbagai jenis sumber seperti google, melihat langsung, wawancara, situs
online seperti artikel dan jurnal ilmiah dan penggunaan media sosial seperti
instagram, youtube dan juga whatsapp. Hal inilah yang membuat banyak informasi
yang diperoleh. Namun diantaranya ada beberapa informasi yang belum diketahui
kebenarannya atau yang biasa kita sebut dengan berita hoax. Hal inilah yang membuat
kita harus pandai memilih dan memilah sebuah informasi yang kita dapat.
Salah satu tempat penyedia informasi yang valid adalah perpustakaan.
Perpustakaan merupakan sebuah instansi dibawah pemerintahan yang dimana
didalamnya terdapat sebuah informasi baik dalam bentuk bahan buku atau book, dan
non buku seperti web yang didalamnya terdapat sebuah jurnal ilmiah dan artikel.
Selain menyediakan buku, perpustakaan juga menyediakaan web yang dimana kita
bisa mengakses informasi yang kita butuhkan yang dimana sudah dapat dipastikan
kebenarannya. Di perpustakaan kita bisa melihat bagaimana cara mereka memperoleh
informasi dengan melihat kegiatan yang mereka lakukan seperti pengadaan koleksi,
pengelolaan, pemilahan dan masih banyak lagi.
Pengadaan koleksi adalah merupakan sebuah kegiatan yang rutin yang
dilakukan oleh pustakawan ketika bahan koleksi atau pustaka sudah rusak dan habis.
Pengadaan merupakan kegiatan proses pengumpulan, penyediaan koleksi
perpustakaan dengan menggunakan berbagai metode seperti pembelian, hibah atau
pertukaran bahan koleksi di perpustakaan lain. Hal ini bertujuan agar bahan koleksi di
perpustakaan tersebut tidak habis, mengganti bahan koleksi yang sudah rusak atau
hilang dan yang penting adalah agar bahan bacaan di perpustakaan tetap ada untuk
pemustaka baca dan memperoleh informasi.
Selain pengadaan terdapat juga kegiataan pengelolaan bahan pustaka.
Kegiataan ini merupakan tahap selanjutnya dari pengadaan koleksi dan tujuannya pun
sama. Pengelolaan koleksi adalah kegiatan mengelola bahan pustaka yang sudah
tersedia di perpustakaan. Tujuan dari kegiatan pengelolaan ini adalah melakukan
pengaturan bahan pustaka atau koleksi yang tersedia agar dapat disimpan ditempatnya
dan apakah koleksi itu layak untuk dikeluarkan atau digunakan untuk umum. Karena
ada beberapa koleksi yang tidak layak untuk dipublikasikan.

1
 Biasanya kedua kegiatan ini selalu diadakan secara bertahap karena selalu
berkaitan. Namun tahap atau strategi yang dilakukan melakukan kegiatan pengadaan
dan pengelolaan koleksi tiap perpustakaan berbeda-beda sesuai kebutuhan pengguna
perpustakaan. Oleh karena itu pustakawan dituntut untuk selalu paham akan
kebutuhan perpustakaan dimana mereka bekerja. Salah satunya yaitu Perpustakaan
Perguruan tinggi.
Perpustakaan perguruan tinggi adlah sebuah instansi pemerintah yang berada
pada sebuah Universitas, Sekolah Tnggi, Institut yang dimana berfungsi untuk
pendidikan, penelitian, riset dan pengabdian di masyarakat. Walau perpustakaan ini
merupakan perpustakaan umum namun tidak semua orang bisa masuk kedalam
perpustakaan ini. Namun informasi yang ingin diketahui dan yang disediakan oleh
pihak perpustakaan selalu tersedia di web maupun instagram.

B. PEMBAHASAN
a. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan secara umum adalah sebuah instansi dibawah
pemerintahan yang dimana didalamnya terdapat sebuah informasi baik dalam
bentuk bahan buku atau book, dan non buku seperti web yang didalamnya
terdapat sebuah jurnal ilmiah dan artikel. Ada beberapa jenis perpustakaan
yaitu diantaranya perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan
sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah instansi pemerintah yang
digunakan untuk pendidikan, penelitian, riset, dan pengabdian kepada
masyarakat. Menurut (Wijayanti, 2005) perpustakaan perguruan tinggi
merupakan salah satu penunjang sebuah universitas yang berperan dalam
pelaksanaan pencapaian visi dan misi sebuah universitas. Sedangkan menurut
(Sutarno, 2006) perpustakaan perguruan tinggi yang mencakup universitas,
sekolah tinggi, institut yang berada disekitaran ruang lingkup kampus.
Walaupun ada banyak defenisi pengertian perguruan tinggi tujuan dan
sasarannya sama. Adapun sasaran dari perpustkaan yaitu :
a) Terwujudnya perpustakaan yang berdayaguna pada pendidikan
maupun non pendidikan dan juga menjadi pusat informasi yang
dibutuhkan.

2
 b) Terbinanya masyarakat yang gemar membaca untuk meningkatkan
minat belajar mandiri sehingga pendidikan tidak terhenti.
c) Terwujudnya masyarakat yang informative dan saling
berkesinambungan, yang artinya dimana masyarakat bisa menerima
dan memilah informasi yang mereka peroleh dan saling berbagi
informasi yang mereka dapatkan kepada yang lain.

Fungsi Perpustakaan Perguruan tinggi :

a) Fungsi Edukasi
Perpustakaan menjadi sumber baca, sumber rujukan yang
dimana koleksinya mendukung untuk tujuan pembelajaran,
penorganisasian yang dimana materinya bisa dijadikan evaluasi
pembelajaran.
b) Fungsi Informasi
Perpustakaan menjadi sumber informasi yang mana dapat
diperoleh dan diakses melalui web.
c) Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan primer dan sekunder yang
berguna untuk dijadikan bahan penelitian dan pengkajian tentang ilmu
pengetahuan, teknologi dan seni.
d) Fungsi Publikasi
Perpustakaan juga mempublikasikan karya yang dihasilkan
oleh warga perguruan tinggi baik itu dosen, mahasiswa atau
pustakawan itu sendiri.

b. Pengertian Pengadaan Koleksi

Pengadaan adalah kegiatan kegiatan yang merupakan implementasi
dari keputusan yang dilakukan pustakawan ketika melakukan kegiatan untuk
mendapatkan bahan pustaka atau koleksi dengan berbagai metode yang dipilih
seperti membeli, tukar menukar bahan dengan perpustakaan lain dan hadiah.
Tata kerja pengadaan bahan pustaka yaitu pemesanan bahan pustaka dan
penerimaan bahan pustaka baik itu yang dipesan sendiri oleh perpustakaan,
hadiah yang diberikan oleh orang lain atau anggota perpustakaan atau tukar
bahan dengan perpustakaan lain sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

3
 Dalam proses pelaksanaannya ada beberapa sarana yang perlu
dilakukan yaitu :
a) Daftar Permintaan
Daftar ini terdiri dari permintaan pemustaka terkait koleksi atau
buku yang mereka perlukan dan inginkan yang harus mendapatkan
persetujuan dari pustakawan. Karena koleksi itu perlu di cek apakah
layak untuk dipakai atau tidak dan apakah koleksi yang diinginkan
masih ad stok atau tidak.
b) Daftar Pesanan
Daftar ini terdiri atas pesanan pustakawan terkait bahan koleksi
yang diinginkan yang mana kartu pesanan itu diteruskan ke agen atau
toko buku atau lemabaga lain yang bisa kita pesan sesuai kebutuhan.
c) Daftar Majalah
Daftar ini disusun kartu-kartu majalah yang terdapat dalam
koleksi perpustakaan yang biasanya disusun berdasarkan judul majalah
bukan tanggal terbit.
d) Buku Induk
Buku Induk adalah buku yang mencatat bahan pustaka yang
masuk baik itu berbentuk buku atau material ataupun nonbuku atau
non material yang mana berfungsi sebagai catatan inventaris bahan
pustaka.

Pengadaan dengan cara pertukaran bahan koleksi antar perpustakaan

memiliki tujuan yaitu :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak bisa atau tidak
tersedia ditoko buku.
2. Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak diperlukan oleh
perpustakaan atau tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3. Mengembangkan kerjasama antar perpustakaan baik itu tingkat
nasional maupun internasional.

4
c. Pengelolaan Koleksi
Menurut Sulistyo Basuki, pengolahan atau pengelolaan memiliki
sinonim dengan istilah processing yang artinya adalah serangkain kegiatan
yang dilakukan setelah bahan pustaka sudah ada atau setelah dilakukannya
kegiatan pengadaan bahan pustaka. Tujuan dilakukannya kegiatan ini adalah
agar semua koleksi bisa digunakan oleh pemustaka, mudah ditemukan, agar
informasi yang ada di bahan pustaka pada perpustakaan bisa dimanfaatkan
atau ditemukan kembali dengan mudah.

Ada beberapa prosedur yang harus dilakukan ketika pengolahan bahan

pustaka :
1. Memahami tentang isi buku dengan cara melihat judul buku, daftar isi,
kata pengantar/pendahuluan.
2. Menentukan subjek buku tersebut.
3. Penggunan bagan klaifikasi DDC.
4. Pemilihan notasi kelas atau nomor kode yang tepat.
5. Memberi nomor kode pada buku yang bersangkutan.
6. Memberi kartu katalog.

d. Strategi yang digunakan oleh Perguruan Tinggi ketika melakukan Pengadaan

dan Pengelolaan Koleksi
Pengadaan dan pengelolaan yang mengahasilkan bahan koleksi yang
baik pasti menggunakan strategi. Berikut ini adalah strategi yang digunakan
ketika melakukan pengadaan dan pengelolaan bahan pustaka di Perpustakaan
Perguruan Tinggi :
1. Analisis Kebutuhan Pengguna
Hal ini merupakan kegiatan yang penting untuk dilakukan.
Karena ini berkaitan dengan bahan koleksi yang diperlukan oleh
pengguna. Pustakwan dapat mengetahuinya dengan melakukan teknik
wawancara, survei atau pengamatan terhadap kebutuhan literasi
informasi yang dibutuhkan oleh dosen, mahasiswa atau pustakawan
sendiri.

5
 2. Peninjauan Koleksi
Peninjauan terhadap koleksi dilakukan untuk mengetahui
kekurangan dan kelebihan dari koleksi yang dimiliki. Oleh karena itu
perpustakaan dapat memperbarui atau menggantikan koleksi yang
sudah usang, rusak ataupun mutakhir.
3. Pengembangan Koleksi Digital
Di era serba digital, perpustakaan hatus aktif dalam mengakses,
mengelola dan mengintegrasikan sumber informasi kedalam koleksi
digital yang dapat berupa artikel, jurnal ilmiah dan web yang sudah
disediakan. Karena dengan seiring perkembangan zaman teknologi
akan semakin canggih.
4. Penentuan Prioritas
Perpustakaan harus mampu memprioritaskan dalam pengadaan
koleksi berdasarkan kebutuhan pengguna dan kurikulum yang dipakai.
Hali ini dapat membantu pemustaka dalam melakukan proses
pembelajaran di perguruan tinggi.
5. Kerjasama dengan Penerbit dan distributor
Melalui kerjasama ini, perpustakaan dapat memperoleh akses
terhadap materi-materi yang diperlukan dan juga memberikan
keuntungan seperti dalam harga dan pembaruan kolesi lebih cepat.
6. Pemanfaatan Sumber Daya Elektrik
Perpustakaan perguruan tinggi memanfaatkan sumber daya
elektrik atau media sosial unruk mengakses koleksi yang luas tanpa
harus menyimpan fisik buku atau jurnal. Hal ini juga dapat
memudahkan pengguna yang ingin memperoleh sebuah informasi yang
mereka inginkan tanpa harus mengunjungi perpustakaan secara
langsung.

C. KESIMPULAN
Perpustakaan secara umum adalah sebuah instansi dibawah pemerintahan yang
dimana didalamnya terdapat sebuah informasi baik dalam bentuk bahan buku atau
book, dan non buku seperti web yang didalamnya terdapat sebuah jurnal ilmiah dan

6
artikel. Sedangkan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah instansi pemerintah
yang digunakan untuk pendidikan, penelitian, riset, dan pengabdian kepada
masyarakat.
Pengadaan adalah kegiatan kegiatan yang merupakan implementasi dari
keputusan yang dilakukan pustakawan ketika melakukan kegiatan untuk mendapatkan
bahan pustaka atau koleksi dengan berbagai metode yang dipilih seperti membeli,
tukar menukar bahan dengan perpustakaan lain dan hadiah. Pengelolaan adalah
serangkain kegiatan yang dilakukan setelah bahan pustaka sudah ada atau setelah
dilakukannya kegiatan pengadaan bahan pustaka. Kegiatan pengadaan dan
pengelolaan terjadi selalu berurutan walau cara kerjanya berbeda namun tujuannya
tetap sama yaitu agar koleksi mudah ditemukan, dipahami dan sesuai dengan
kebutuan pengguna.
Pengadaan dan pengelolaan juga dapat berjalan dengan baik apabila
ditetapkannya sebuah strategi yang dimana apabila dilakukan dapat menghasilkan
suatu kinerja yang memuaskan dang juga membuat pengguna perpustakaan puas.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Fikrisya Ariyani Iskandar, Iskandar dan Luki Wijayanti (2022). Kompetisi

Pustakawan dalam Manajemen Pengembangan Koleksi di Perpustakaan
Perguruan Tinggi Tinjauan Literatur Sistematis. Jurnal Ilmu Perpustakaan
(JIPER) FISIP UMMAT Vol.4 No.2
Sri Rahayu (2017). Mengenal Perpustakaan Perguruan Tinggi Lebih Dekat. Buletin
Perpustakaan No.57
https://scholar.google.com/scholar?
hl=id&as_sdt=0%2C5&q=pengertian+perpustakaan+&btnG=#d=gs_qabs&t=170110
1897992&u=%23p%3DElrIwXS8fAEJ diakses pada tanggal 27 November jam
17.00
Sudirman Anwar dkk (2019). Manajemen Perpustakaan. Riau: Indragini Dot Com
Muhammad Rohmadi (2017). Implementasi Pengadaan Bahan Pustaka Di
Perpustakaan Perguruan Tinggi:Studi Pada Perpustakaan Universitas
Brawijaya. Jurnal Pustaka Ilmiah Vol.3 No.2
Adhitya Dwi Hartono (2011). Pengolahan Koleksi Di Perpustakaan Universitas
Mercu Buana Jakarta Barat. Skripsi
https://scholar.google.com/scholar?
hl=id&as_sdt=0%2C5&q=pengertian+pengelolaan+koleksi+&oq=#d=gs_qabs&t=17
01102571711&u=%23p%3Dp-io5H-xZKoJ diakses pada tanggal 27 November jam
23.50