BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Seleksi Bahan Pustaka

Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan
agar koleksi tersebut sesuai dengan keinginan pengguna dan tepat sasaran di
perpustakaan.
Menurut Massofa (2008), Pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu :
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada pasaran
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja
3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi
6. Memahami berbagai kendala yang ada.

2.1.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka

Pemilihan bahan pustaka adalah kegiatan penting yang dilakukan agar
tercapainya tujuan perpustakaan yaitu menyebarkan informasi kepada
pengguna dengan koleksi yang mereka butuhkan. Pemilihan koleksi
perpustakaan sekolah bisa dilakukan langsung oleh petugas perpustakaan atau
guru pustakawan, namun akan lebih baik supaya mempertimbangkan aspek
kebutuhan murid dan guru dilingkungan sekolah yang bersangkutan.
Menurut Pawit, Yusuf dalam buku Pedoman Penyelenggaran
Perpustakaan Sekolah (2007:26), Secara umum prinsip pemilihan koleksi
untuk suatu perpustakaan sekolah adalah sebagai berikut :
1. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan
kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah
2. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan sistem
pendidikan secara nasional
3. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan daerah
tempat perpustakaan sekolah tersebut berada
 4. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan tingkat
kemampuan membaca siswa usia sekolah
5. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan sistem
perpustakaan nasional
6. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan dana
yang tersedia.

Menurut Siregar (1999:6), secara umum ada beberapa prinsip pemilihan

buku antara lain:
1. Relevansi atau kesesuian
Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan
relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan
lembaga induknya.
2. Orientasi kepada pengguna
Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan
pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi
dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
3. Unsur Kelengkapan
Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman
kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna,
bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar buku. Mutu suatu
perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tetapi
dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki.
4. Unsur Kemutakhiran
Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber
informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak
Perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti
pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan
 bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna
dapat dipenuhi.
6. Menggunakan alat bantu pemilihan
Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara
lengkap, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan
menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog
penerbit.

Dari pendapat diatas dapat diketahui prinsip-prinsip pemelihan bahan

pustaka harus sesuai dan relevan sesuai dengan mengikuti perkembangan
kemutakhiran informasi, selalin sesuai dan relevan dalam prinsip pemilihan
ada unsur kerjasama dengan pihak-pihak ini penting karena akan meningkatkan
kualitas perpustakaan dan berdampak positif bagi pengguna. Dengan
terpenuhinya prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka tersebut diatas
diharapkan bahwa koleksi perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna
dan tercapainya tujuan perpustakaan.

2.1.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka

Untuk mendapat kesempurnaan dalam menyeleksi bahan pustaka,
sebagai seorang manusia maka seorang pustakawan juga akan terbatas
kemampuannya. Oleh karena itu dalam melaksanakan seleksi bahan
pustaka seorang pustakawan akan menggunakan alat bantu dalam
memudahkan seleksi.
Menurut Siregar (1999:9), Alat bantu pemilihan buku dimaksud
antara lain:
1. Katalog Penerbit
2. Bibliografi Nasional/daerah/khusus
3. Daftar Buku Beranotasi (dengan keterangan singkat)
4. Book In Print
5. Tinjuan Buku
6. Majalah yang sering memuat resensi buku
 7. Abstrak
8. Sari Karangan
9. Saran dari pengguna.

Menurut Massofa (2008), alat bantu seleksi bahan pustaka untuk

perpustakaan sekolah yaitu :
1. Katalog Penerbit
2. Bibliografi
3. Daftar Pustaka
4. Iklan atau brosur
5. Formulir Pemilihan

Melalui alat bantu yang dijelaskan diatas, pustakawan atau pengguna

dapat memilih bahan pustaka yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pustakawan juga dapat mengikuti berbagai bibliografis dan memuat evualasi
atas bahan pustaka yang dijadikan koleksi perpustakaan.

2.1.3 Pihak Yang Berwenang Melakukan Seleksi

Dalam setiap kegiatan perpustakaan yang vital pasti ada tim atau
pembina yang berfungsi baik dalam pengarahan maupun dalam melakukan
kegiatan tersebut. Salah satu kegiatan vital tersebut adalah menyeleksi bahan
pustaka, kegiatan ini penting karena ini menyangkut kepuasan untuk para
pengguna.
Adapun pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka
menurut Almah (2012:30), pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan
pustaka atau yang dapat bertindak sebagai selektor adalah :
1. Pustakawan.
2. Spesialis Subjek termasuk guru/dosen.
3. Pemimpin organisasi induk atau pemimpin lembaga penaung
perpustakaan.
4. Komisi Perpustakaan.
 5. Anggota lain.

Menurut Pangaribuan (2009:5), pihak yang berwenang melakukan

pemilihan bahan pustaka perlu memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada dipasaran
2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja
3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi
6. Memahami berbagai kendala yang ada.

Dari pendapat diatas dapat diketahui dalam pemilihan bahan pustaka, ada
banyak pihak yang menyeleksi khususnya dalam perpustakaan sekolah, jika
ada pustakawan, pustakawan yang berwenang menyeleksi bahan pustaka
tersebut, jika tidak memiliki pustakawan, pihak yang berwenang adalah kepala
sekolah, kepala perpustakaan dan pegawai perpustakaan. Pihak seleksi juga
harus memahami tujuan, jenis dan kebutuhan agar berdampak postif bagi
perpustakaan dan pengguna.

2.2 Pengadaan Bahan Pustaka

Koleksi perpustakaan sekolah haruslah menunjang kurikulum sekolah,
dapat memberikan keterangan yang lebih luas dari apa yang dipelajari anak di
kelas dan semua pelajaran haruslah tercakup.
Perpustakaan Nasional R.I (1994:15) mengatakan bahwa: Pengadaan
bahan pustaka sangat tergantung dari pemilihan bahan pustaka, serta anggaran
yang tersedia. Oleh karenanya pemilihan bahan pustaka ini harus ditangani
dengan sungguh-sungguh, dengan melibatkan seluruh staf pengajar, sehingga
koleksi perpustakaan mencakup keseluruhan mata pelajaran sekolah tersebut.
Saran murid perlu di perhatikan. Perpustakaan sekolah juga harus ditunjang
oleh anggaran yang memadai, sehingga pengadaan bahan pustakanya dapat
terlaksana dengan sebaik-baiknya.
2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka
Koleksi yang ada di perpustakaan sekolah harus sesuai dengan kebutuhan
pengguna siswanya, untuk ketersediaannya harus dilakukan pengadaan terlebih
dahulu. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan akan
mengumpulkan bahan pustaka seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar dan
lain-lain.
Menurut Sulistyo-Basuki (2001:27), “Pengadaan bahan pustaka
merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan
untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan
membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi”.

2.2.2 Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan
sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuain diharapkan dapat meningkatkan
pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari
suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana,
anggaran, yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka
koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan
perpustakaan dapat tercapai.
Perpustakaan Nasional RI (2002: 6) menyatakan bahwa program
pengembangan koleksi bertujuan:
1. Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka.
2. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.
3. Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang
dikembangkan. Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang
dikembangkan.
4. Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan
pustaka dan setiap unit perpustakaan.
5. Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.
2.2.3 Fungsi Pengadaan Bahan pustaka
Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan
bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan
bahan pustaka juga membantu agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam
koleksi yang tersedia.
Bagian pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan
bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah
satu dari kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam
usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Untuk itu
perlu kita sadari oleh petugas, anggota staf, dan pemakai bahwa secara umum
menjaga koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab bersama.

2.2.4 Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka

Sekarang memasuki elektronik ramai diperbincangkan sehubungan
dengan serbuan teknologi informasi (TI) yang menuntut pustakawan untuk
lebih menguasai dunia perkembangan teknologi dan informasi yang semakin
pesat . Dengan demikian secara tidak langsung perpustakaan dituntut
mengembangkan koleksi yang relevan untuk pengguna. Pada perpustakaan
perguruan tinggi, kebijakan pengadaan bahan pustaka hendaknya dilaksanakan
seoptimal mungkin.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 47)
mengatakan bahwa: “Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya selalu
dapat mencerminkan fungsi perpustakaan sebagai penunjang pendidikan,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat (PP. No. 30, Th. 1990, pasal 34)
sebagai unsur penunjang tridarma perguruan tinggi tersebut, perpustakaan
merumuskan tujuan sebagai berikut:
1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnnya untuk dipakai oleh
dosen, mahasiswa, dan staf pengajar lainnnya bagi kelancaran
program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.
2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat pustaka yang bernilai
sejarah, yang memiliki kandungan informasi local, dan yang
 dihasilkan oleh sivitas akademika untuk dimanfaatkan kembali
sebagai sumber pembelajaran (learning resources)
3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian
bahan pustaka
4. Menyediakan tenaga yang profesional serta penuh dedikasi untuk
melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu
memberikan pelatihan cara penggunaan bahan pustaka.
5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan
program perpustakaan.
Menurut Yuni (2010), menyatakan ada beberapa kebijakan pengadaan
bahan pustaka yaitu :
1. Anggaran, biasanya perpustakaan sudah memiliki anggran tetap untuk
pengadaan bahan pustaka.
2. Jenis Pemakai dan kebutuhannya.
3. Jumlah Pustakawan, hal ini dikarenakan pengadaan yang terlalu
banyak sedangkan jumlah pustakawan sedikit akan mempengaruhi
bahan pustaka.
4. Bahasa.

2.3 Perubahan Lingkungan Pengadaan Bahan Pustaka

Perpustakaan dibangun dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan
pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Salah satu hal yang
dapat mengembangkan perpustakaan adalah koleksi yang dimiliki, baik dalam
koleksi tercetak ataupun koleksi yang sudah berbentuk elektronik. Aplikasi
teknologi e-library atau bisa disebut sebagai perpustakaan digital, yang dimana
koleksi ditransfer dalam bentuk elektronik untuk menunjang pelayanan
perpustakaan lebih maksimal kepada pengguna.
Hal ini tentunya sudah dapat diterapkan dalam setiap perpustakaan agar
para pengguna dapat dengan mudah menelusur informasi yang dibutuhkan
tanpa harus mengambil ke rak atau membawa dalam bentuk fisik. Hal ini
tentunya tantangan bagi pegawai perpustakaan baik dari pimpinan, staf dan
pustakawan khususnya dalam mengembangkan dan meggunakan kemampuan
mereka secara total dan kreatif untuk mencapai tujuan perpustakaan dimasa
depan.
Sebagai contoh konkritnya koleksi bahan perpustakaan jenis e-resources
dan pengolahannya masih terbatas dan belum dipahami oleh sebagian besar
pustakawan secara menyeluruh sehingga dibutuhkan usaha-usaha guna
mengatasi berbagai masalah dalam mengolah bahan perpustakaan e-resources,
khususnya dalam masalah kataloging bahan perpustakaan sumber elektronik.
Seiring perkembangan informasi dan teknologi tentunya kita tidak asing
koleksi e-resources seperti e-book, e-journal, e-mail, dan sebagainya. Dimana
koleksi tersebut dari tercetak dikonversikan ke dalam bentuk digital dalam
menunjang proses aktifitas dalam bentuk elektronik dan digital.
Berikut contoh koleksi berbentuk elektronik :
1. CD-ROM
CD-ROM kepanjangan dari compact disk read only memori yang
artinya bahhwa CD-ROM drive hanya bisa digunakan untuk membaca
sebuah CD saja. Secara garis besar CD-ROM dibedakan menjadi 2
menurut tipenya yaitu : ATA/IDE dan SCSI. Yang paling mendasari
dari perbedaan tersebut adalah kecepatannya. Kalau ATA memiliki
kecepatan 100-133Mbps sedangkan SCSI memiliki kecepatan kira-
kira 150 Mbps. Untuk tipe SCSI biasanya ditemukan pada CR RW
drive. Pada CD ROM terdapat tulisan 56X artinya kemampuan
memberikan kecepatan transfer data sebesar 56 x150 Kbps. Tipe CD
RW juga biasanya dibedakan berdasarkan kemapuan membakar dan
membaca. CD RW tipe 12x8x32 artinya memiliki kemampuan
membakar pada CD R secepat 12x, membakar pada CD RW secepat
8x, dan membaca CD R/CD RW/dengan kecepatan maksimal 32x.
2. E-Book
Adapun bentuknya bisa berbentuk file pdf, word, html, txt dll. Tetapi
yang terkenal biasanya e-book berbentuk file pdf yang dapat dibaca
dengan program seperti acrobat reader yang dapat di download
 sebelumnya secara gratis. Sebuah E-book, sebagaimana didefinisikan
oleh Oxford Kamus bahasa Inggris, adalah “versi elektronik dari buku
cetak yang dapat dibaca pada komputer pribadi atau perangkat
genggam yang dirancang khusus untuk tujuan ini”. Bentuk file e-book
yang paling popular biasanya dibuat dalam bentuk .pdf dimana
pembuatannya menggunakan program seperti Pdf955 , PrimoPDF,
PDFCreator , CutePDF Writer, OpenOffice, dsb

3. E-Journal
Disampaikan oleh Laoli (2009) bahwa e-journal memiliki kandungan
informasi yang terbaru, current dan mutakhir artinya isi e-journal selalu terbaru
serta informasinya dapat dipercaya karena memiliki identitas dokumen atau data
bibliografis yang lengkap seperti: nama pengarang, jenis jurnal, jurnal fulltext
dan abstrak serta alamat e-mail pengarang tercantum di dalam database sehingga
memudahkan komunikasi antar pembaca jurnal dengan pengarang jurnal tersebut.
Informasi yang relatif mutakhir serta informasi yang terpercaya maka sangat
sesuai dengan kebutuhan para akademisi di perguruan tinggi sebagai pusat
pengembangan ilmu pengetahuan.

Dalam menuju perkembangan perpustakaan digital ini merupakan

tantangan bagi pustakawan, karena sudah berbeda penanganan baik dalam
bidang pengolahan, pengadaan, pengatalongan, dan klasifikasi. Dalam masalah
pengadaan bahan pustaka elektronik akan mengarah pada pemikiran
perpustakaan mau tidak mau perlu lebih banyak lagi membeli perangkat
komputer dan software untuk mengakses informasi jarak jauh dari pada
membeli buku dan jurnal cetak. Hal ini karena adanya teknologi baru dengan
bertekadnya penerbit meluncurkan bahan pustaka elektronik. Selera pasar
informasi yang berkiblat pada dunia maya dan meninggalkan dunia realiti,
akan memicu semangat pustakawan mengejar impian dan wawasan masa
depan.
2.4 Proses Pengadaan
Dalam melalukan kegiatan pengadaan harus mencapai sasaran
departemen pengadaan yang salah satunya adalah mengefektifkan proses kerja
sederhana mungkin, dengan biaya yang serendah mungkin. Namun untuk
mencapai sasarn tersebut terdapat proses pengadaan.
Menurut Evans (2000: 321) Proses pengadaan di bagi dalam tiga kategori
:
1. Pre-order : Proses Pemesanan dan verifikasi
2. Pemesanan (Order Materials)
3. Post-Order Activities : Kegiatan menerima dan mengecek hasil
pemesanan
Kegiatan Pre-order meliputi dua kegiatan diantaranya :
1. Memeriksa keberadaan dan ketersediaan dari bahan tertentu.
2. Memeriksa apakah perpustakaan sudah memiliki bahan tersebut. Jika
perpustakaan sudah punya, apakah masih perlu ditambah? dan dicek
juga jika koleksi tersebut rusak atau hanya memiliki satu eksemplar
sebaiknya di tambah.
Dalam memverifikasi bahan terdapat tiga urutan meliputi :
1. Mencari judul terlebih dahulu.
2. Mencari pengarang, bisa dari katalogisasi, badan korporasi, dll.
3. Mencari subjek dari bahan tersebut.
Dalam kegiatan pemesanan (order) terdapat beberapa unsur terpenting
sebelum melakukan pemesanan bahan diantaranya :
1. Memperoleh informasi tentang bahan pustaka.
2. Menyeleksi supplier
3. Menentukan biaya
4. Menyiapkan pemesanan
5. Memelihara file dan rekod
 Kegiatan Post-Order meliputi kegiatan memeriksa bahan tersebut dengan
cara :
1. Menbuka paket kiriman dengan hati-hati, simpanlah slip pengepakan
(termasuk daftar isi) dan faktur (tagihan terperinci).
2. Jika slip pengepakan dan faktur tidak ada , simpan kotak di tempat
terpisah; tunggu sehari atau dua hari untuk menyelesaikan proses
pengiriman.
3. Jika tidak lengkap karena alasan waktu, segera hubungi agen.

Menurut Supriyanto (1997) Dalam hal melakukan proses permintaan buku

ada beberapa informasi yang harus diketahui diantaranya :
1. Nama pengarang
2. Judul
3. Edisi
4. Jilid
5. Penerbit
6. Tahun dan tempat terbit
7. Harga
8. Jumlah eksemplar tiap judul
9. Nama perpustakaan yang memesan
10. Alamat yang jelas dari pemesan
11. Hal lain yang dianggap penting seperti nomor surat pesanan
12. Cara pemesanan
Dalam melakukan proses pembelian bahan pustaka terdapat beberapa
metode yang dilakukan dalam melakukan pembelian tersebut. Menurut Evans
(2000:319) metode pembelian tersebut terdiri atas :
1. Firm Order: Setelah memesan, setiap item tidak dapat dibatalkan kecuali
mendapatkan persetujuan dari vendor
2. Approval plan: Suatu perjanjian perpustakaan dengan penyalur yg
mengizinkan penyalur secara otomatis mengirim satu copy bahan pustaka
 yang dimiliki kepada perpustakaan utk dievaluasi dalam waktu tertentu,
untuk menentukan apakah bahan tersebut dibeli atau tidak.
3. Standing Orders: Sistem ini biasanya dilakukan oleh penerbit yang
mempunyai spesialisasi khusus. Sistem ini merupakan salah satu sistem
blanket order.
4. Blanket Orders: Merupakan kombinasi antara Firm order dan Approval
plan. Sistem pemesanan dimana perpustakaan tidak berhak
mengembalikan bahan pustaka yang telah diterima. Biasanya potongan
harga cukup besar.

Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa terdapat proses untuk mencapai
sasaran departemen perpustakaan, selain proses yang baik, terdapat juga metode-
metode dalam proses pembelian bahan pustaka dengan tujuan memberikan pilihan
yang terbaik dalam hal membeli bahan pustaka.

2.5 Metode Pengadaan Bahan Pustaka

Menurut Perpustakaan Nasional R.I (1994:15) mengatakan bahwa:
Pengadaan bahan pustaka sangat tergantung dari pemilihan bahan pustaka,
serta anggaran yang tersedia. Oleh karenanya pemilihan bahan pustaka ini
harus ditangani dengan sungguh-sungguh, dengan melibatkan seluruh staf
pengajar, sehingga koleksi perpustakaan mencakup keseluruhan mata pelajaran
sekolah tersebut. Saran murid perlu di perhatikan. Perpustakaan sekolah juga
harus ditunjang oleh anggaran yang memadai, sehingga pengadaan bahan
pustakanya dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.
Dalam buku Perpustakaan Sekolah (1994:15), pengadaan bahan pustaka
perpustakaan sekolah dilakukan dengan cara:
1. Membeli
2. Tukar Menukar
3. Hadiah
4. Membuat Sendiri
2.5.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang
sangat efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu
dibutuhkan anggaran keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku,
dengan pembelian kepala sekolah dan kepala perpustakaan dapat memilih
bahan pustaka yang diinginkan untuk para pengguna perpustakaan khusunya
untuk para siswa dan guru. Menurut Yulia (1993:43) pembelian bahan pustaka
dapat dilakukan melalui dengan berbagai saluran yang ada yaitu:
1. Pembelian buku melalui toko buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh
perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang
berasal dari sumber dana sendiri ataupun sumber dana lain yang tidak
mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus (misalnya adanya persyaratan
melalui tender dan sebagainya). Kekurangan yang sering ditemui dalam
pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua
subyek tau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku.
Keuntungan atau kemudahannya adalah kita dapat melakukan efisiensi atau
penghematan dari segi biaya, waktu dan tenaga.
Cara pemesanan bahan pustaka / buku melalui toko buku yaitu :
a. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan
pengecekan lembar permintaan. Adanya kartu pesan dalam katalog
berarti bahwa bukunya masih dipesan atau masih dalam proses
pengkatalogan. Karena itu jika didalam katalog tidak perlu pesan yang
tersisip, maka pengecekan harus dikerjakan baik dalam katalog,
maupun dengan daftar pesan dan daftar buku dalam proses.
b. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil
dari kartu-kartu pesanan, disusun menurut abjad pengarang.
c. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota di mana perpustakaan
berarda.
d. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku
untuk mendapat layanan.
 e. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau check), sebesar jumlah
pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur
pembeliannya.
f. Beritahu pada pemesan (misalnya staf pengajar), bahwa buku-buku
yang dipesan telah datang. Permintaan buku oleh satu dan lain hal
tidak dapat dilaksanakan pemesanannya juga harus diberitahukan
kepada pemesannya.
g. Untuk judul-judul buku yang tidak dapat dibeli dari toko tersebut,
perlu dicarikan pada toko lain yang berada di kote tersebut, atau pada
toko buku di kota lain yang terdekat.
2. Pemesanan Buku Melalui Penerbit
Pemesanan buku dapat dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit
dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Banyak terdapat jenis penerbit,
tetapi secara umum definisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil
naskah pengarang, mengeditnya dan memprosesnya dalam bentuk buku.
Pemesanan buku secara langsung kepada penerbit, biasanya hanya dilakukan
jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit
tersebut.
Cara pemesanan buku melalui penerbit yaitu :
a. Tentukan Penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan
anda.
b. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dapat dikelompokkan
menurut penerbitnya.
c. Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa
ketersediaan buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian
penerbit akan mengirim “proforma invoice”, yaitu daftar buku yang
dilengkapi dengan harganya.
d. Setelah “invoice” Anda terima, periksa dana yang tersedia.
e. Lakukan pembayaran; dapat dilakukan langsung (jika jarak
perpustakaan dengan penerbit relatif dekat), atau dapat dilakukan
melalui bank, jika lokasi jauh dari pemesannya.
 f. Bukti pembayaran melalui bank harus anda kirimkan ke penerbit
disertai dengan surat pengantar dan “proforma invoice”.
g. Fotocopy dari bukti pembayaran melalui bank harus anda simpan
dengan baik, agar anda dapat membuktikan bahwa pembayaran telah
anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari.
3. Pemesanan Buku Melalui Agen Buku
Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga
dan menyimpannya dalam gudang yang besar, kemudian menjualnya kepada
toko buku dan perpustakaan. Idealnya, agen buku memberikan pelayanan yang
efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk
cetakan. Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk
pembelian buku-buku.

Cara pemesanan buku melalui agen buku yaitu :

a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang
diusulkan.
b. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki
melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
c. Menerima atau menolak usulan.
d. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
e. Mengirimkan daftar pesanan.
f. Mengarsipakn satu rangkap daftar pesanan.
g. Membayar pesanan/langganan
h. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.

2.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka melalui Pertukaran

Pengelolaan bahan pustaka di sebagaian besar perpustakaan harus
dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung
distribusi bahan-bahan ilmiah. Tanggung jawab untuk pertukaran bahan
pustaka biasanya dilimpahkan pada bagian pengadaan. Dalam hal ini unit
pertukaran bahan pustaka berusaha mengumpulkan bahan-bahan pertukaran
dengan lembaga lain, memperoleh bahan-bahan pustaka yang dapat
dipertukarkan dan memelihara catatan-catatan pertukaran termasuk catatan
lain.
Tujuan pertukaran bahan pustaka menurut Yulia (1993:56), yaitu :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli
toko buku, atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai
contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-
majalah dan lain-lainnya yang dikirim ke perpustakaan hanya
melalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk
membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar
perpustakaan, khusunya pada tingkat internasional. Kecuali
untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara
informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada
perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan
research (penelitian) yang besar.
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara :
1. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih (duplikat)
atau bahan pustaka yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun
dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-
perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang
sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan, dan telah
mempunyai hubungan kerjasama.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran
yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan
dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi
perpustakaannya sendiri.
4. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari
perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan
 memilih bahan penukar yang sesuai dan memilih bahan
penukar yang sesuai bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
5. Perpustakaan yang menerima tawaran tawaran pertukaran dari
perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang
diinginkannya disertai dengan daftar bahan pustaka yang akan
dipakai sebagai bahan penukar.
6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas
penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan
pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
7. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar
dapat dilaksanakan. Dan perpustakaan mengirimkan jawaban
persetujuannya.
8. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing
perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan
dan inventarisasi.

2.5.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah

Pada Perpustakaan yang kecil, kegiatan pemberian dan penerimaan
hadiah merupakan salah satu jenis pekerjaan di perpustakaan. Sedangkan pada
perpustakaan yang besar kegiatan hadiah/sumbangan merupakan unit terpisah
di bagian pengadaan atau berhubungan yang erat dengannya.
Unit hadiah/sumbangan bertanggung jawa dalam menyeleksi bahan
pustaka yang akan diterima atau yang akan di beli dengan dana sumbangan.
Sedangkan hal-hal yang menyangkut penghitungan dana sumbangan, biasanya
dikerjakan/ menjadi tanggung jawab bagian pengadaan. Koleksi bahan pustaka
yang diperoleh dari sumbangan/ hadiah sangat penting untuk membangun
koleksi perpustakaan.
Menurut Yulia (1993:59), pengadaan bahan pustaka melalui hadiah
dilakukan dengan dua cara yaitu :
 1. Hadiah atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan adalah :
a. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya.
Alamatnya dapat dicari pada direktori, buletin, laporan dan
seterusnya.
b. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan
kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan
dan seterusnya) didalam maupun luar negeri. Alamat dapat dicari pada
direktori, buletin, laporan lembaga dan seterusnya.
c. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai
surat pengantar.
d. Apabila pihak donor telah mengirinkannya, petugas memeriksa
kiriman tersebut dan dicocokan dengan surat pengantarnya dan
mengirimkan ucapan terima kasih.
e. Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan
seterusnya.
2. Hadiah Tidak Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan adalah :
a. Bahan pustaka yang diterima dicocokan dengan surat pengantar.
b. Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
c. Bahan Pustaka yang diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai
dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika bahan
pustaka benar-benar telah sesuai, dapat segera diproses.
d. Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran
atau dihadiahkan pada orang lain.

2.5.4 Terbitan Sendiri

Terbitan sendiri merupakan cara pengadaan yang dilakukan pihak
sekolah dalam menambah jumlah koleksi perpustakaan, namun tidak semua
perpustakaan mampu menerbitkan bahan pustaka sendiri, khususnya
perpustakaan sekolah. Umumnya perpustakaan mengumpulkan hasil karya
siswa-siswinya baik berupa karya ilmiah, tugas akhir, kliping gambar, hasil
penelitian dan hasil karya lainnya.
Menurut Pedoman Penyelenggaran Perpustakaan Sekolah (1994:16)
“Yang banyak dibuat oleh perpustakaan adalah kliping, mengumpulkan
gambar-gambar pemandangan, kota-kota besar, orang-orang atau peristiwa-
peristiwa penting dan sebagainya”.
Dengan diadakan pengadaan terbitan sendiri siswa juga akan merasa
bangga apabila hasil karyanya disimpan di perpustakaan, yang akan
dimanfaatkan oleh siswa lainnya untuk bahan referensi. Dengan sendirinya
mereka akan berlomba untuk membuat sebaik-baiknya, hal yang
menguntungkan untuk perpustakaan.

2.6 Inventarisasi Bahan Pustaka

Koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan biasanya berasal dari
pembelian, sumbangan, tukar menukar ataupun terbitan sendiri. Sebelum bahan
pustaka di gunakan oleh pengguna biasanya dicatat atau di daftarkan dalam
buku induk perpustakaan tersebut. Kegiatan ini disebut inventarisasi bahan
pustaka.

2.6.1 Pengertian Inventarisasi Bahan Pustaka

Menurut Massofa (2008), “Inventarisasi koleksi adalah kegiatan
pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku Induk)
sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan”.
Menurut Damayanti (2009), “Inventarisasi bahan pustaka merupakan
kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan ke
dalam buku induk atau buku inventaris perpustakaan menyangkut semua data
bibliografis yang sesuai dengan kebutuhan pelaporan dan database, sebagai
tanda bukti pembendaharaan perpustakaan atau kepemilikan perpustakaan”.
Inventarisasi merupakan salah satu kegiatan yang harus dikerjakan oleh
petugas di perpustakaan sebelum bahan pustaka diproses di bagian pengolahan.
Adapun tugas bagian inventarisasi adalah menetapkan dan melaksanakan
pencatatan menurut cara yang telah di tetapkan. Pada intinya, kegiatan
inventarisasi bahan pustaka itu adalah kegiatan pencatatan semua bahan
pustaka milik perpustakaan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan atau
pustakawan.

2.6.2 Kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka

Menurut Yusuf (2007:33), kegiatan inventarisasi ini terdiri atas beberapa
pekerjaan yang antara lain sebagai berikut :
1. Pemeriksaan
Begitu bahan pustaka atau koleksi lain datang ke perpustakaan, maka
pertama kali yang perlu dilakukan adalah memeriksa bahan koleksi,
apakah sesuai dengan yang diminta atau belum, kemudian periksa
juga bentuk fisiknya, jumlah judulnya, jumlah eksemplarnya, dan ciri-
ciri lain yang dianggap perlu.
2. Pengecapan
Tindakan selanjutnya adalah tindakan pengecapan atas buku-buku
yang sudah diperiksa tadi. Pembubuhan cap perpustakaan ini bisa
dilakukan pada bagian atau halaman tertentu pada setiap buku milik
perpustakaan. Metode pengecapan dimaksudkan untuk bukti bahwa
buku dimaksud memang benar-benar milik perpustakaan. Tentang cap
perpustakaan, sebenarnya bisa ditambah satu lagi, berupa cap untuk
mengenal atau mengetahui keterangan dari buku bersangkutan,
misalnya asal buku, nomor induk buku, tanggal terima, dan lain-lain
yang biasa di sebut cap registrasi.

PERPUSTAKAAN :
NO. INDUK :
ASAL :
TGL MASUK :
Gambar 2.1 Contoh Stempel Inventarisasi
 3. Pendaftaran ke Buku Induk
Setiap buku yang masuk ke perpustakaan harus didaftarkan ke dalam
buku induk berdasarkan urutan masuknya buku tersebut ke
perpustakaan, tanpa mempertimbangkan apakah buku tersebut buku
lama atau buku baru.
Adapun data atau keterangan bibliografi yang perlu disediakan pada
lajur-lajur buku induk adalah sebagai berikut :
1. Lajur 1 berisi tanggal
2. Lajur 2 berisi nomor urut
3. Lajur 3 berisi nama pengarang
4. Lajur 4 berisi judul buku
5. Lajur 5 berisi penerbit
6. Lajur 6 berisi tahun terbit
7. Lajur 7 asal buku
8. Lajur 8 berisi harga buku
9. Lajur 9 berisi keterangan

Data-data tersebut dimasukkan ke dalam tabel buku induk dapat dilihat

pada Gambar 2.2
Tgl No. Pengarang Judul Penerbit Thn. Asal Harga Keterangan
Ind Terbit

Gambar 2.2 Contoh tabel buku Induk

Sumber : Yusuf (2007:37)
2.6.3 Jenis-Jenis Inventarisasi
Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka kita mengenal istilah
inventarisasi dengan tujuan memasukkan data bahan pustaka kedalam buku
induk perpustakaan. Namun dalam inventarisasi bukan hanya buku saja
diinventarisasi namun ada koleksi bahan pustaka yang harus diinventarisasi
juga
Menurut Massofa (2008), ada 3 jenis inventarisasi yang dirinci sebagai
berikut:
1. Inventarisasi Buku
Inventarisasi untuk buku diantaranya berfungsi sebagai daftar
inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksi buku
pada tahun tertentu, membantu mengetahui buku-buku yang hilang.
Pencatatan buku selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal
penerimaan, pembagian kolom-kolom buku induk disesuaikan dengan
kebutuhan perpustakaan, hal ini berkaitan dengan informasi apa saja
yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang dapat diperoleh dari buku
induk.
2. Inventarisasi Majalah
Majalah merupakan terbitan berseri yang diterbitkan secara periodik
selama kurun waktu yang cukup lama untuk subjek tertentu.
Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk memastikan
nomor-nomor majalah.
3. Inventarisasi Non Buku
Tata cara pencatatan nonbuku dalam buku induk pada prinsipnya
sama dengan pencatatan buku, hanya berbeda dalam pembentukan
nomor induk. Dalam hal ini nomor induk menjadi tempat penempatan
bagi bahan non buku. Nomor induk dibentuk dari huruf yang diambil
dari huruf pertama bahannya, ditambah dengan nomor urut.

2.6.4 Tujuan Inventarisasi Bahan Pustaka

Kegiatan inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan yang penting
untuk mendata darimana asal buku tersebut diterima sebelumnya, namun kita
sebagai pustakawan harus mengetahui tujuan inventarisasi tersebut agar
pustakawan mengerti dilakukan kegiatan inventarisasi.
 Rachman (2006), Menjelaskan bahwa tujuan inventarisasi bahan pustaka
yaitu :
1. Mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka.
2. Memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap koleksi yang
dimiliki.
3. Memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan tentang jumlah
koleksi yang dimiliki.