BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan tinggi
rendahnya pemanfaatan perpustakaan perguruan tinggi oleh civitas akademika. Untuk itu
koleksi perpustakaan harus senantiasa dibina dan dikembangkan dalam rangka pemenuhan
kebutuhan informasi masyarakat pengguna. Koleksi perpustakaan yang telah diadakan
melalui pembelian, hadiah atau tukar menukar yang mengacu pada kebijakan pengembangan
koleksi, kemudian diolah dan disirkulasikan melalui berbagai jenis jasa layanan peminjaman.
Pada periode tertentu bahan pustaka tersebut harus diteliti kembali apakah bahan pustaka
tersebut masih bernilai dan atau masih dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna atau
tidak, hal ini seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, perubahan
status perguruan tinggi STIE IPWIJA menjadi Universitas IPWIJA, perubahan waktu,
kondisi fisik bahan pustaka yang tidak layak pakai, serta adanya keterbatasan fasilitas yang
dapat berimplikasi terhadap kondisi koleksi yang kurang mendukung visi, misi dan tujuan
UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA sehingga mengharuskan adanya evaluasi terhadap
bahan pustaka yang perlu dikeluarkan atau ditarik dari koleksi perpustakaan karena tidak
relevan lagi dengan kebutuhan pengguna.
Mengevaluasi dan menyiangi koleksi adalah kegiatan mengidentifikasi, memilih, dan
mengeluarkan bahan pustaka dari jajarannya untuk ditetapkan sebagai bahan pustaka hasil
penyiangan. Penyiangan yang baik dan benar dapat meningkatkan sirkulasi, percepatan akses
lebih meningkat, keakuratan dalam temu balik informasi lebih tinggi. Sebagaimana yang
dikemukan oleh Curley & Broderick (1985: 308) bahwa “withdrawal of materials from
collection” to improve the effectiveness of collection. (penarikan bahan pustaka dari koleksi
adalah untuk meningkatkan efektifitas koleksi). Agar koleksi perpustakan senantiasa segar
dan akurat, maka koleksi harus dievaluasi secara terus menerus dengan tujuan
menyidentifikasi untuk mengeluarkan judul-judul yang telah melewati masa penggunaannya
sehingga tidak ada judul yang harus dipertahankan untuk tujuan yang tidak jelas. Koleksi
perpustakaan harus direview secara sistematis untuk memastikan/menjamin relevansinya
terhadap kebutuhan universitas. Bahan pustaka tanpa relevansi harus dipindahkan dari
koleksi.
 Alasan lain yang mendasari kenapa penyiangan koleksi dilakukan adalah untuk
memperoleh tempat (shelf space) untuk perolehan bahan pustaka baru, membuat koleksi
dapat lebih diandalkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up-to-date, serta
menarik, memberi kemudahan pemakai dalam menggunakan koleksi (mempertinggi akses),
memungkinkan staf perpustakaan mengelola koleksi dengan efektif dan efesien, serta
menghemat tempat. Dalam menilai dan menentukan bahan pustaka mana yang akan
dikeluarkan atau mana yang akan dipertahankan dari koleksi harus mengacu pada kebijakan
penyiangan koleksi perpustakaan secara tertulis agar tidak terjadi penyimpangan atau
kesalahan dalam memperlakukan koleksi perpustakaan. Kebijakan/pedoman penyiangan
mencakup kriteria untuk bahan pustaka yang perlu dikeluarkan, siapa yang mengerjakannya,
frekuensi penyiangan dan apa yang harus dilakukan dengan bahan yang dikeluarkan tersebut.
Dalam merumuskan atau membuat kebijakan/pedoman penyiangan koleksi, pihak akademik
(fakultas), perwakilan dari kelompok pengguna perpustakaan harus dilibatkan agar
menghasilkan rumusan yang dapat dipertanggungjawabkan baik secara teoretik maupun
secara pratek.

B. Manfaat Kebijakan/Pedoman Penyiangan Koleksi

1. Memberikan pedoman bagi staf perpustakaan dalam melaksanakan pembinaan koleksi
perpustakaan.
2. Menyediakan pedoman untuk kebutuhan pertanggungjawaban kepemilikan asset negara.
 BAB II
PEDOMAN PENYIANGAN KOLEKSI
A. Tujuan Penyiangan
Koleksi perpustakaan Universitas IPWIJA perlu disiangi dengan tujuan sebagai
berikut:
1. Menyedikan bahan pustaka yang mutakhir dan bermutu sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
2. Meningkatkan pendayagunaan koleksi dan hasil guna ruang dan koleksi sesuai dengan
keinginan pengguna, visi, misi dan tujuan perpustakaan.
3. Membina dan memperbaiki nilai informasi oleh perpustakaan.
4. Menjaga kebugaran serta mengurangai kepadatan koleksi sehingga yang ruangan yang
ada benar-benar berisi dengan bahan pustaka yang diinginkan pengguna.
5. Memelihara koleksi agar tetap up-to-date, dalam kondisi baik serta untuk mempermudah
akses.
6. Memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan.

B. Penanggungjawab Penyiangan.
Oleh karena dalam kegiatan seleksi bahan pustaka pihak akademik dilibatkan maka
dalam proses penyiangan (deselection) pihak fakultas juga harus diikutsertakan. Dalam
program penyiangan, staf perpustakaan sebagai memprakarsa dan pengelola, sedangkan staf
fakultas mempunyai tanggung jawab untuk memberikan saran/menyarankan bahan Pustaka
mana yang harus dipindahkan dari koleksi dan mana yang harus dipertahankan. Kebijakan
yang berorientasi pada fakultas ini didasarkan atas pertimbangan bahwa staf akademik
mempunyai:
1. Pengetahuan subjek spesialis dan ahli dalam bidangnya.
2. Pengetahuan yang mendalam terhadap penggunaan koleksi yang berhubungan dengan
pengajaran dan penelitian pada saat ini dan pada masa yang akan datang.
3. Tanggung jawab untuk menentukan prioritas pembangunan koleksi dalam bidang khusus
mereka.

Antara staf perpustakaan dan staf akademik masing-masing memiliki tanggung jawab
sebagai berikut:
 1. Staf perpustakaan: bertanggung jawab menyeleksi bahan pustaka untuk disiangi sesuai
dengan garis pedoman penyiangan yang telah ditetapkan bersama.
2. Staf akademik: kemudian akan diberi kesempatan untuk meninjau (review) bahan pustaka
yang telah diseleksi oleh staf perpaustakaan untuk disiangi.

C. Standar Kebijakan Penyiangan Koleksi

Koleksi perpustakaan Universitas IPWIJA terdiri dari berbagai jenis koleksi yaitu
buku/monograf, terbitan berseri, karya ilmiah sivitas akademika Universitas IPWIJA, tesis
dari luar Universitas IPWIJA, peta. Setiap jenis koleksi mempunyai karakteristik masing-
masing yang menyangkut isi, format dan fisik item pustaka. Berdasarkan atas perbedaan
inilah, maka perlu ditentukan kriteria penyiangan untuk masing-masing jenis koleksi. Adapun
kriteria penyiangan untuk setiap jenis koleksi adalah sebagai berikut:
1. Monograf
a. Buku Teks
Penyiangan terhadap buku teks didasarkan atas beberapa pertimbangan (criteria)
sebagai berikut:
1) Kondisi Fisik
- Kondisi fisik yang buruk (rusak) sebagai suatu akibat dari penggunaan yang
terus menerus diusahakan untuk diperbaiki atau dijilid Kembali sebagai suatu
hasil tambahan dari pada program penyiangan. Tetapi jika bahan pustaka
tersebut rusak dan tidak mungkin diperbaiki harus disiangi.
- Bahan pustaka yang cetakannya jelek, termasuk buku dengan cetakan sangat
kecil, cetakannya luntur/pudar,ilustrasinya jelek (tidak jelas), kertasnya
tembus cahaya (transparan) sehingga cetaknnya terlihat menyambung/tanpa
putus-putus dipertimbangkan untuk disiangi.
2) Duplikasi
Hal ini lebih mudah bagi pustakawaan untuk menyetujui criteria penyiangan
berdasarkan duplikasi dari pada criteria lainnya, pendekatan criteria ini adalah
tetap mempertahankan satu copy atau beberapa copy yang diperlukan dari setiap
judul dalam koleksi, selebihnya disiangi. Yang termasuk kategori duplikasi adalah
cetakan ulang (reprint) meski terdapat perbedaan tanggal dan tempat, cetakan
 ulang murahan (paper back), subjeknya hampir sama meskipun judul dan/atau
pengarang berbeda.
3) Usia Bahan Pustaka:
- Bahan pustaka yang bersifat sains (scientific) dan teknis (teknologi) yang
sudah berusia diatas 10 tahun (dari tahun terbit) akan dipertimbangkan untuk
disiangi.
- Bahan pustaka berupa ilmu-ilmu social dan humaniora diatas 20 tahun
- akan dipertimbangkan untuk disiangi.
4) Isi (content)
- Ketika informasinya sudah tidak berlaku lagi (out of date).
- Ketika informasinya tidak benar.
- Buku-buku yang isinya dapat menimbulkan kontroversi, menyinggung SARA,
atau tidak bermanfaat dalam menunjang program Tri Dharma Perguruan
Tinggi.
- Buku-buku konservatif lama (old conservative books).
5) Sifat Bahan Pustaka:
- Buku teks yang sudah ada penggantinya dan/atau buku edisi lama jika edisi
baru sudah tersedia.
- Pamplet pendek.
6) Bahasa
- Bahan pustaka dalam bahasa Inggris, atau dalam bahasa yang diajarkan di
Universitas IPWIJA (bahasa Arab) akan dipertahankan, jika cocok.
- Bahan pustaka dalam bahasa lain yang tidak diperlukan lagi di perpustakaan
atau edisi dalam bahasa asing (tidak umum) ketika edisi dalam bahasa
setempat (Indonesia) sudah dimiliki oleh perpustakaan dapat dipertimbangkan
untuk disiangi
7) Penggunaan
- Bahan pustaka yang nampaknya terus menerus digunakan akan dipertahankan,
sebagaimana banyak studi menunjukkan bahwa penggunaan masa lalu
merupakan prediksi terbaik atau merupakan suatu indicator yang valid
terhadap penggunaan pada masa yang akan datang. Salah satu sarana untuk
 melihat tingkat penggunaan/pemanfaatan bahan pustaka adalah data due slip
atau kartu buku.
- Bahan pustaka yang jarang atau tidak pernah dipergunakan selama 3 tahun
terakhir dipertimbangkan untuk disiangi.
8) Subjek
- Subjek sudah tidak relevan dengan kebijakan pengembangan
koleksi/curikulum kademik harus dilakukan penyiangan. Akan tetapi jika
terdapat keraguan yang sungguh-sungguh terhadap kemungkinan nilai suatu
bahan pustaka pada masa yang akan datang, maka diputuskan untuk
dipertahankannya.

b. Buku Rujukan
1) Subjek tidak relevan lagi dengan kebijakan pengembangan koleksi.
2) Fisik buku rusak dan tidak mungkin diperbaiki.
3) Buku edisi lama, jika edisi baru sudah tersedia

c. Tesis dan Disertasi dari luar Universitas IPWIJA

Kriteria penyiangannya diperlakukan sebagaimana halnya dengan buku teks diatas.

2. Terbitan Berseri
a. Surat Kabar
Untuk surat kabar, UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA hanya melanggan surat
kabar harian yaitu REPUBLIKA, KOMPAS, SRIWIJAYA POST, PALEMBANG
POST, jangka waktu pengeluaran (pemindahan tempat) surat kabar harian yang
dilanggan Universitas IPWIJA dari ruang baca surat kabar ke tempat penyimpanan
khusus surat kabar dilakukan setiap akhir bulan dimana surat kabar tersebut sudah
rapi dibundel yang dilakukan perdua hari dalam arti kata dua hari terakhir surat kabar
tersebut masih dalam bentuk lepas karena memang ternyata ada pengguna yang masih
bersedia/mencari surat kabar yang terbit satu atau dua hari yang lalu. Pembundelan
surat kabar dilakukan dengan maksud agar surat kabar tersebut menyatu dengan rapi;
memudahkan penyimpanan; memudahkan akses jika ada pengguna yang meminta
 melihat berita/artikel dalam surat kabar dengan alasan yang dapat ditolerir oleh staf
referens dapat diizinkan mencarinya sendiri dengan pengawasan petugas referens.
Penataan penyimpanan surat kabar dalam ruang/gudang khusus (luasnya sekitar 3,5
M X 5 M) dilakukan serapi mungkin dan setiap suart kabar telah dibuatkan rak-rak
penyimpanan tersendiri sehingga surak kabar yang telah dibundel tersusun rapi.
Setelah jangka waktu 5 tahun barulah surat kabar tersebut dikeluarkan (penyiangan
total)) dari ruang penyimpanan untuk dimusnahkan atau dijual. Melihat jangka waktu
penyiangan surat kabar di UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA adalah cukup lama
sekali, alasannya adalah jangka waktu inilah yang disetujui oleh Rektor meskipun
pihak perpustakaan pernah mengusulkan jangka waktu penyiangan hanya setahun.

b. Majalah Ilmiah
Majalah ilmiah yang dilayankan adalah yang berumur 10 tahun terakhir, sedangkan
majalah yang telah berumur lebih dari 10 tahun disimpan ditempat penyimpanan yang
telah ditentukan. Apabila dalam waktu 3 tahun tidak ada pengguna yang mencari
majalah tersebut, maka perlu peninjauan ulang apakah majalah tersebut tetap
dilestarikan atau dikeluarkan.

3. Karya Universitas IPWIJA (Local Content)

a. Skripsi
Skripsi yang dilayankan adalah yang berumur 5 tahun terakhir, sedangkan yang
berumur lebih dari 5 tahun disimpan di tempat yang telah ditentukan. Skripsiyang
telah berada pada tempat penyimpan masih dapat diakses oleh pengguna dengan
prosedur yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Setelah 5 tahun berada ditempat
penyimpanan, maka dilakukan penyiangan berdasarkan criteria berikut:
1) Penelitian yang bersifat analisis (library research) bukan penelitian lapangan dan
jika subjek penelitiannya baik, penelitin dibidang sejarah, dan/atau penelitian tsb
dianggap unik serta berkualitas maka diputuskan untuk tetap dilestarikan.
2) Penelitian yang bersifat lapangan (field research) dan masalah yang ditelitinya
merupakan masalah yang telah banyak diteliti maka dipertimbangkan untuk
mengeluarkannya dari penyimpanan. Namun jika yang diteliti merupakan hal
 yang baru di Universitas IPWIJA, langka dan berkualitas maka dipertimbangkan
untuk dilestarikan.
b. Tesis dan Disertasi
Tesis dan disertasi tidak dilakukan penyiangan tetapi tetap dilestarikan dan
dilayankan.
c. Laporan Penelitian
Laporan penelitian juga tidak dilakukan penyiangan.
d. Majalah/Jurnal
Saat ini seluruh fakultas telah menerbitkan majalah/jurnal yang sesuai dengan bidang
subjek/kajian yang dikembangkan di fakultas amasing-masing. Setiap majalah/jurnal
yang diterbitkan oleh fakultas, 1 (satu) atau 2 (dua) eksemplar diserahkan ke UPT
Perpustakaan Universitas. Majalah/jurnal yang dilayankan oleh perpustakaan adalah 5
tahun terakhir. Setiap akhir tahun, majalah/jurnal tersebut dijilid. Majalah/jurnal yang
berumur 5 (lima) tahun lebih dipindahkan pada tempat yang telah ditentukan untuk
tetap dilestarikan (tidak dilakukan penyiangan).
e. Bibliografi Skripsi & Tesis
Bibliografi skripsi dan tesis ini diterbitkan oleh UPT Perpustakaan Universitas
IPWIJA dari skripsi tahun 2010 sampai sekarang. Bibliografi skripsi dan tesis tercetak
ini merupakan terbitan yang dilestarikan karena termasuk dokumen penting meskipun
data bibliografis skripsi dan tesis tersebut juga ada dalam data base dan biasa
ditelusur melalui OPAC.

D. Prosedur Pelaksanaan Penyiangan

Evaluasi untuk keperluan penyiangan koleksi dilakukan secara periodik yaitu setiap 5
(lima) tahun sekali, sedangkan program perbaikan/perawatan fisik buku selama ini di UPT
Perpustakaan Universitas IPWIJA dilakukan setiap tahun dan sudah menjadi program rutin
tahunan. Penyiangan koleksi dilakukan pada liburan semester genap selama 1 (satu) bulan.
Sebelum penyiangan dilakukan, terlebih dahulu perpustakaan memberi tahukan rencana
tersebut kepada Rektor, pihak fakultas, pengguna perpustakaan. Pemberitahuan ini
berlangsung selama 1 (satu) bulan menjelang penyiangan dilakukan. Pemberitahuan ini
dimaksudkan untuk mecegah klaim dari sivitas akademika karena pada saat penyiangan,
 perpustakaan ditutup kecuali bagi mereka yang sedang research dengan menunjukkan surat
keterangan research dan/atau pengguna tertentu dengan alasan yang dapat ditolerir dapat
diperbolehkan memanfaatkan perpustakaan sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh
perpustakaan. Agar pelaksanaan penyiangan koleksi dapat dilaksanakan dengan baik, maka
perlu mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menentukan jenis koleksi yang akan dikeluarkan (weeding).
2. Memeriksa kondisi fisik. Jika memerlukan perbaikan, maka sisihkan bahan Pustaka
tersebut sambil membuatkan lembar usulan perawatan untuk dikirim ke bagian perawatan
buku.
3. Mengevaluasi setiap bahan pustaka berdasarkan criteria penyiangan masing-masing jenis
bahan pustaka yang bersangkutan.
4. Jika suatu bahan pustaka memenuhi semua criteria penyiangan, maka sisihkan bahan
pustaka tersebut pada ruangan yang telah ditentukan Buat daftar bahan Pustaka terseleksi
yang akan dikeluarkan.
5. Mencocokkan kembali daftar bahan pustaka yang dikeluarkan dengan buku induk
6. Mengeluarkan kartu katalog dan kartu selflist dengan memberi tgl/stempel keluar pada
kartu tsb, kemudian satukan pada file katalog KELUAR.
7. Edit/hapus data bibliografi di komputer (OPAC) untuk bahan pustaka yang dikeluarkan.
8. Buat/revisi daftar buku yang disiangi/dikeluarkan (jika ada judul yang tidak jadi
dikeluarkan).
9. Buat daftar berita acara penyiangan bahan pustaka.
10. Mengirim daftar final buku yang dikeluarkan beserta berita acaranya kepada Rektor
sebagai laporan dengan tembusan kepada semua dekan/lembaga yang ada di lingkungan
Universitas IPWIJA.

E. Tindak Lanjut (follow up) Penyiangan Koleksi

Untuk menjaga kelapangan tempat penyimpanan bahan pustaka yang telah
dikeluarkan dari koleksi, maka perpustakaan perlu membuat keputusan untuk mengambil
tindakan pasca penyiangan (follow up) diataranya:
1. Menawarkan daftar bahan pustaka tersebut kepada perpustakaan atau pusat informasi lain
sebagai tukar menukar.
 2. Menawarkan daftar hasil penyiangan tersebut kepada perpustakaan atau pusat informasi
lain yang lebih tepat untuk dijadikan koleksi sebagai suatu sumbangan/hadiah.
3. Dimusnahkan dengan persetujuan Rektor.

BAB III

PENUTUP

Kegiatan penyiangan koleksi merupakan pekerjaan kepustakawan yang harus

dilaksanakan secara periodik untuk menjaga kesegaran dan kemutakhiran koleksi perpustakaan.
Hampir semua pustakawan mengakui bahwa penyiangan adalah sesuatu yang baik dan perlu,
namun kenyataannya masih banyak perpustakaan perguruan tinggi tidak melakukan penyiangan
koleksi secara teratur dan berkesinambungan. Banyak hal yang menjadi faktor penyebab tidak
terlaksananya dengan baik dan teratur penyiangan koleksi, diantaranya: terlalu sibuk dengan
kegiatan rutinitas, ketakutan membuat kesalahan, tidak tega membuang bahan pustaka, masih
mengutamakan kuantitas, dsb.

Penundaan dan kekhawatiran tersebut diatas sebenarnya tidak perlu terjadi jika
perpustakaan memiliki Pedoman/Standar Kebijakan Penyiangan Koleksi, dan jika pihak
perpustakaan dapat membina kerjasama dengan baik dengan pihak fakultas untuk melakukan
penyiangan bahan pustaka sesuai dengan prosedur yang belaku. Dengan adanya
Pedoman/Standar Kebijakan Penyiangan Koleksi UPT Perpustakaan Universitas IPWIJA ini,
diharapkan penyiangan koleksi secara periodic dapat dilaksanakan secara efektif dan efesien
dengan penuh tanggung jawab.