PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA

PERPUSTAKAAN DI IAIN PONOROGO

Awwaliya1, Erwin2, Esti3, Fadzillah4

Jurusan Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan
Institut Agama Islam Negeri Ponorogo

Abstrak
Penelitian ini berkaitan dengan pengelolaan sarana dan prasarana
perpustakaan di IAIN Ponorogo. Perpustakaan sebagai unit kerja di sekolah yang
berupa kumpulan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dan sebagai
sumber informasi dan memperdalam penegetahuan baik oleh guru maupun siswa
di sekolah. Dengan pendekatan kualitatif, yaitu dengan menekankan analisisnya
pada proses penyimpulan komparasi serta pada analisis terhadap dinamika
hubungan fenomena yang diamati dengan menggunakan logika ilmiah, peneliti
menekankan pada pengelolaan sarana dan prasarana. Dengan adanya pengelolaan
sarana dan prasarana lembaga pendidikan akan terpelihara dan jelas kegunaanya.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan sarana dan prasarana
perpustakaan di IAIN Ponorogo masih membutuhkan perbaikan, agar koleksi
buku bertambah dan menarik minat para pembaca.

Kata Kunci : Pengelolaan Sarana dan Prasarana, Perpustakaan.

Abstract
This research is related to the management of library facilities and infrastructure
at IAIN Ponorogo. The library as a work unit in schools in the form of a collection
of collections of library materials that are arranged systematically and as a source
of information and deepen knowledge by both teachers and students at school.
With a qualitative approach, namely by emphasizing its analysis on the
comparative inference process and on the analysis of the dynamics of observed
phenomena relationships using scientific logic, the researcher emphasizes the
management of facilities and infrastructure. With the management of educational
institutions' facilities and infrastructure, their uses will be maintained and clear.
The results of the study show that the management of library facilities and
infrastructure at IAIN Ponorogo still needs improvement, so that the collection of
books increases and attracts the interest of readers.

Keywords: Facilities and Infrastructure Management, Libraries.

PENDAHULUAN
Perkembangan dunia teknologi dan informasi yang semakin hari semakin
kompleks itu di tandai dengan kemudahan dan kebebasan dalam mengakses suatu
informasi. Teknologi informasi saat ini bukan hanya sebagai gaya hidup tetapi
sudah menjadi kebutuhan kehidupan. Begitu pula perkembangan perpustakaan,
perpustakaan mengalami perkembangan yang begitu pesat. Sehingga perpustakaan
tetap menjadi sumber informasi yang terpercaya.
Pengelolaan sarana dan prasarana sangat penting karena dengan adanya
pengelolaan sarana dan prasarana lembaga pendidikan akan terpelihara dan jelas
kegunaanya. Dalam pengelolaan pihak sekolah harus dapat bertanggung jawab
terhadap sarana dan prasarana terutama kepala sekolah yang langsung menangani
sarana dan prasarana tersebut. Dan pihak sekolahpun harus dapat memelihara dan
memperhatikan sarana dan prasarana sekolah yang sudah ada. Maka dengan
adanya sarana dan prasarana di sekolah siswa dapat belajar dengan maksimal dan
seefesien mungkin.
Dalam Peraturan Pemerintah RI No 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan BabVII pasal 42 ayat 1 dan 2 bahwa:
1. Setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana yang meliputi : perabot,
peralatan pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai
serta perlengkapan yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran
yang teratur dan berkelanjutan,
2. Dari setiap satuan pendidikan meliputi : lahan, ruang kelas, ruang pimpinan,
ruang guru, ruang perpustakaan, ruang laboratorium, kantin, tempat berolah
raga dan tempat beribadah, tempat bermain, tempat berekreasi, dan ruang
tempat lain yang diperlukan untuk menunjang proses pemmbelajaran yang
teratur dan berkelanjutan.
Untuk melihat perpustakaan yang ideal harus mengetahui terlebih dahulu
Standar Nasional Indonesia (SNI). Perpustakaan Perguruan Tinggi perpustakaan
bisa dikatakan ideal bila sudah memenuhi standar nasional indonesia. Standar
perpustakaan perguruan tinggi ditetapkan sebagai dasar pengelohan perpustakaan
perguruan tinggi. Standar tersebut tentunya berlaku pada semua jenis
perpustakaan perguruan tinggi, baik itu perguruan tinggi negeri maupun swasta.
Perguruan tinggi, akademik, politeknik, maupun perguruan tinggi lainnya yang
sederajat.
Konsep perguruan tinggi di indonesia bersifat menyatukan segala sesuatu ke
suatu tempat yang dianggap sebagai pusat, yaitu hanya memiliki perpustakaan
pusat yang disebut unit pelaksana teknik (UPT) namum demikian, banyak
perguruan tinggi yang menerapkan sistem pemusatan atau menyatukan, yaitu
setiap fakultas bahkan jurusan mempunyai perpustakaan. Perpustakaan sesuai
dengan tugas dan fungsinya adalah pemberi jasa pelayanan kepada masyarakat
pemakai dalam bentuk bahan pustaka dan informasi untuk keperluan pendidikan,
penelitian, penerangan, dan kebudayaan.
Sarana dan prasarana sangat perlu diadakan sebagai suatu syarat berdirinya
perpustakaan. Dalam menentukan sarana dan prasarana yang lebih efektif hal ini
harus mempuyai konsep mengenai kepuasan pemustaka seringkali dikaitkan
dengan kualitas jasa. Kepuasan akan tercapai apabila persepsi pemustaka terhadap
kualitas jasa perpustakaan sama atau bahkan melebihi dari harapan kualitas
perpustakaan.
Berdasarkan pengamatan di Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
Ponorogo telihat bahwa sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perpustakaan
tersebut kurang memadai. Permaslahan yang muncul yaitu; kehilangan dan
kerusakan buku yang diatasi dengan mengubah kebiasaaan pembaca untuk tidak
melakukan hal-hal yang dapat merusak koleksi adalah dengan memberikan
sosialisasi maupun pendidikan pemakai dengan topik perlakuan yang benar
terhadap koleksi dan tindakan preventif untuk mencegah kerusakan koleksi.
Aspek kesadaran diri dengan pendekatan spiritual harus digalakkan, misalnya
pihak perpustakaan memasang poster edukatif yang didesain agar mampu
menginspirasi dan menyentuh hati pembaca
Keterlambatan pengembalian buku diatasi dengan memperpanjang jangka
waktu peminjaman dari satu minggu menjadi dua minggu, memberikan dispensasi
waktu peminjaman bagi mahasiswa tingkat akhir, membuat aplikasi, fitur atau
fasilitas perpanjangan online di website perpustakaan, petugas mengingatkan
kembali tanggal kembali buku kepada pembaca, dan melengkapi data
keanggotaan dengan email dan nomor telepon genggam.
Adanya perbedaan status buku dalam database dengan di rak yaitu
melakukan stock opname secara berkala dan berkelanjutan, menempatkan
pustakawan di ruang koleksi untuk memantau kondisi buku di rak sekaligus
melakukan selving dan membantu pembaca yang kesulitan menemukan koleksi
yang dibutuhkan dan mengupdate status di database disesuaikan dengan keadaan
buku dirak secara berkala. Kuranganya bahan bacaan diatasi dengan melakukan
upaya pengembangan dan pengadaan koleksi serta evaluasi terhadap pembaharuan
koleksi secara berkala, survei terhadap minat pengguna dan seleksi bahan pustaka
secara ketat, sehingga akan diketahui dengan pasti koleksi yang berkualitas secara
mutu dan kuantitas bagi pembaca.
Dari hasil penelitian terhadap sarana dan prasarana perpustakaan di IAIN
Ponorogo peneliti melihat adanya kekurangan dalam pengelolaan terhadap sarana
dan prasarana. Sehingga penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana
pengelolaan sarana dan prasarana perpustakaan di IAIN Ponorogo, maka dengan
ini artikel ini diberi judul “Pengelolaan Sarana dan Prasarana Perpustakaan
di IAIN Ponorogo”.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Perpustakaan
Pengertian perpustakaan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Perpustakaan berasal dari kata dasar “pustaka” yang berarti pustaka atau buku.
“Perpustakaan” artinya kumpulan buku. Menurut IFLA (International of Library
Associationsand Institutions) Perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak
dan non tercetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang tersusun secara
sistematis untuk kepentingan pemakai.1
Perpustakaan adalah sebagai unit kerja di sekolah yang berupa kumpulan
koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dan sebagai sumber informasi
dan memperdalam penegetahuan baik oleh guru maupun siswa di sekolah.
Perpustakaan tidak hanya berkaitan dengan ruang atau gedung dan buku-buku
saja, namun juga sistem penyimpanan, pemeliharaan, pengguna dan bagaimana
cara menggunkan atau memanfaatkannya. untuk itu perpustakaan dapat kita
artikan sebagai kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian
pengembangan koleksi, pengelolaan koleksi, bagian layanan penggunaan dan
bagian pemeliharaan sarana prasarana.2
Pepustakaan perlu dikelola dengan baik sesuai dengan dengan prinsip-
prinsip menajemen agar tujuan dan fungsi perpustakaan dapat tercapai dengan
baik sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pengelolaan atau manajemen
hakikatnya adalah proses mengoptimalkan kontribusi manusia, material, anggaran
untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu penyelenggaraan perpustakaan bukan
hanya untuk mengumpulkan dan menyimpan bahan pustaka, tetapi dengan adanya
penyelenggaraan perpustkaan sekolah diharapkan membantu murid-murid dan
guru dalam meneyelesaikan tugas dalam proses belajar mengajar. Oleh sebab itu
bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan harus dapat menunjang proses belajar
mengajar.3

1
Sulistyo Basuki, 2003, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Universitas Terbuka.
Depdikbud), hal.5
2
Darmono, Manajemen Dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, (Jakarta : Pt Gramedia,
2001), hal. 87
3
Rahman, Saleh, Manajemen Perpustakaan, (Jakarta : Word Press, 2006), hal. 43
 Peran perpustakaan adalah sebagai media belajar, terutama pendidikan yang
non-formal, perpustakaan memberikan waktu, kesempatan, layanan, sumber
bacaan yang lebih lama, luas, relatif bebas, dan biaya yang lebih sedikit. Peranan
perpustakaan sekolah memiliki tiga macam yaitu:4
1. Sebagai sumber pembinaan kurikulum. Merupakan sumber memberikan
bahan pelengkap dalam penyusunan dan pembinaan kurikulum.
2. Sebagai sarana proses belajar-mengajar. Untuk mengerjakan tugas membuat
laporan dan unutuk membantu fasilitas yang ada di perpustakaan.
3. Sebagai sarana penanaman dan pengembangan minat baca. Untuk menarik
minat baca dan mendorong siswa untuk gemar membaca.
Sarana dan Prasarana Perpustakaan
Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua barang, perlengkapan dan
perabot ataupun inventaris yang harus disediakan di perpustakaan. Sarana dan
prasarana perpustakaan untuk setiap jenis perpustakaan jumlah dan jenisnya tidak
sama. Namun sekurang-kurangnya harus memiliki perlengkapan, perabot dan
peralatan. Sarana dan prasarana perpustakaan harus memperhatikan model, tipe,
mutu, ukuran, jumlah, jenis, warna, dan lain sebagainya.5
Sarana dan prasarana perpustakaan sangat berperan penting dalam
penentuan situasi dan kondisi perpustakaan. Sarana dan prasarana perpustakaan
adalah semua peralatan dan perlengkapan pokok dan penunjang agar perpustakaan
dapat berjalan dengan baik. Perpustakaan dikatakan baik dan ideal apabila
memiliki ruangan yang memadai, koleksi yang lengkap, dan fasilitas yang cukup.
Ruang, perabotan dan perlengkapan perpustakaan merupakan kebutuhan utama
menyangkut bagaimana perpustakaan melayani para penggunanya. Penampilan
estetis perpustakaaan memberikan rasa nyaman dan merangsang pengguna untuk
berkunjung ke perpustakaan. Sarana dan prasarana yang dimaksud yaitu ruangan,
perlengkapan, dan peralatan.6

4
Soedibyo, Noerhayati, Pengelolaan Perpustakaan, (Bandung: PT. Alumni,1987), hal. 9
5
Lasa Hs, Membina Perpustakaan Madrasah dan Sekolah Islam, (Yogyakarta: Adicita
Karya Nusa, 2005), hal.148.
6
Sabarina, dan Amriani Amir, “Sarana Dan Prasarana Di Perpustakaan Institut Agama
Islam Negeri Pontianak”, Jurnal Pendidikan dan Pembelajaran Vol. 8 No. 1, 2019, hal. 23
 Upaya pemeliharaan sarana prasarana perpustakaan dibagi menjadi dua
yaitu preventif dan kuratif. Berikut penjelasan kedua tindakan ini7:
1) Tindakan Pencegahan (Preventif)
Tindakan pencegahan dimaksudkan untuk mencegah sebelum bahan atau
koleksi perpustakaan termasuk segala fasilitas, perabotan, dan
perlengakapannya mengalami kerusakan. Adapun cara sebagai berikut:
a. Membersihkan secara rutin seluruh perabotan dan perlengakapan
perpustakaan, termasuk keadaan ruangan yang harus selalu dalam
keadaan bersih.
b. Membungkus atau memeberi sampul setiap buku yang dimiliki oleh
perpustakaan.
c. Mengatur ventilasi udara supaya tetap dalam keadaan normal, tidak
terlalu dingin dan tidak terlalu panas. Sinar matahari diupayakan
supaya tidak langsung menembus ruangan perpustakaan.
2) Tindakan Perbaikan ( Kuratif)
Tindakan perbaikan atau kuratif mempunyai arti kebaikan suatu yang sudah
terlanjur rusak. Misalnya buku-buku yang rusak, lembarannya yang rusak,
sobek sebagian, dan lain sebagainya. Tindakan perbaikan dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut
a. Melaksanakan penjilidan sederhana terhadap buku-buku yang rusak
saebagian, seperti kulit buku lepas atau sobek, dan kerusakan sejenis
lainnya.
b. Melaksanakan penyemprotan penggunakaan obat-obat anti serangga
guna membunuh seangga pengganggu yang bersarang di sela-sala
buku dan bahan koleksi lain dipeprustakaan. Selain itu dengan
penyemprotan, diharapkan juga bisa menetralisasi ruangan dari
serangga penggangu lainnya.
c. Mengganti bahan-bahan yang sudah rusak dengan bahan yang baru,
terutama jika buku-buku tersebut banyak peminatnya.

7
Yusuf, dan Pawit Suhedar Yahya, Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah,
(Jakarta : Kencana Prenada Media Grup, 2010), hal 20
METODE PENELITIAN
Ditinjau dari jenisnya, penelitian ini bersifat literatur, termasuk pada jenis
penelitian pustaka (library research). Penelitian kepustakaan (library research)
yaitu penelitian yang pengumpulan datanya dilakukan dengan menghimpun data
dari berbagai literatur. Literatur yang diteliti tidak terbatas pada buku-buku tetapi
dapat juga berupa bahan-bahan dokumentasi, majalah, jurnal, dan surat kabar.
Penekanan penelitian kepustakaan adalah ingin menemukan berbagai teori,
hukum, dalil, prinsip, pendapat, gagasan dan lain-lain yang dapat dipakai untuk
menganalisis dan memecahkan masalah yang diteliti. Penelitian pustaka atau riset
pustaka ialah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan
data pustaka, membaca dan mencatat serta mengolah bahan koleksi perpustakaan
saja tanpa memerlukan riset lapangan.8
Adapun pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan
kualitatif, yaitu dengan menekankan analisisnya pada proses penyimpulan
komparasi serta pada analisis terhadap dinamika hubungan fenomena yang
diamati dengan menggunakan logika ilmiah. Pendekatan kualitatif adalah
pendekatan yang temuan-temuannya tidak diperoleh melalui prosedur statistik
atau bentuk hitungan lainnya, sehingga tujuan dari pendekatan ini, yaitu
menggambarkan realita empirik di balik fenomena yang terjadi di lapangan secara
teliti.9
Teknik lain yang penulis gunakan dalam mengumpulkan data adalah
sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi merupakan pengamatan dan pencatatan yang sistematis
terhadap gejala-gejala yang diteliti. Observasi ke perpustakaan dilakukan
secara langsung maupun tidak langsung. Dalam kegiatan ini peneliti
mengamati bagaimana pengelolaan perpustakaan di IAIN Ponorogo.

8
Zed Mestika, Metode Penelitian Kepustakaan, (Jakarta : Yayasan Bogor Indonesia,
2004), hal.3
9
Strauss dan Corbin, Dasar-dasar Penelitian Kualitatif, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar,
2003), hal 4.
2. Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan dengan menghimpun dokumen, memilih-
milih dokumen sesuai dengan tujuan dan keperluan penelitian, menerangkan
dan mencatat serta menafsirkannya dan menghubung-hubungkannya dengan
fenomena lain. Pada penelitian ini, teknik dokumentasi digunakan untuk
memperoleh data-data yang berkaitan tentang pengelolaan perpustakaan
dalam peningkatan mutu perkuliahan di IAIN Ponorogo
3. Triangulasi
Dalam teknik pengumpulan data, triangulasi diartikan sebagai teknik
pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik
pengumpulan data. Bila peneliti melakukan pengumpulan data dengan
triangulasi, maka sebenarnya peneliti mengumpulkan data yang sekaligus
menguji kredibilitas data, yaitu mengecek kredibilitas data dengan berbagai
teknik pengumpulan data dari berbagai sumber data.10 Dalam penelitian ini
digunakan cara triangulasi sumber, yaitu dengan menggali kebenaran satu
atau beberapa informasi melalui beberapa sumber.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengolaan sarana prasarana perpustakaan IAIN PONOROGO
Sarana prasarana yang terdapat di perpustakaan IAIN PONOROGO
memegang peranan yang sangat penting dalam mendukung tercapainya
kenyamanan dalam melakukan aktivitas dalam pepustakaan khusunya dalam
membaca maupun kegiatan seperti halnya mengerjakan tugas. Pengelolaan
perpustakaan adalah suatu proses kegiatan yang ada di perpustakaan yang
meliputi kegiatan mulai dari pengolahan sampai dengan pelayanan pengguna
perpustakaan. Perpustakaan merupakan tempat menyimpan semua jenis koleksi
informasi dalam bentuk buku, laporan, jurnal, CD dan lain-lain. Kerja
diperpustakaan meliputi : pengadaan, pengolahan, pelayanan.

10
Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatatif Teori & Praktik, (Jakarta: Bumi
Aksara, 2013), h. 219
 Peneliti akan menjelaskan tentang pengelolaan perpustakaan dalam
meningkatkan mutu di IAIN Ponorogo yang meliputi : kondisi ruang, perabot dan
tata kelola perpustakaan:
1. Kondisi ruang perpustakaan
Dalam buku pedoman pembakuan pembangunan perpustakan yang
dikeluarkan oleh proyek pembakuan sarana pendidikan Depertemen
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia dijelaskan ukuran gedung
atau raung perpustakaan untuk masing-masing tipe sekolah. Ruang
perpustakaan di IAIN Ponorogo adalah salah satu tempat pengumpulan
pustaka yang digunakan sebagai sumber informasi dalam menunjang belajar
mengajar di kampus tersebut. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti
perpustakaan di kampus ini mempunyai ruang sendiri yang di lengkapi
dengan gudang penyimpanan buku, ruang baca, dengan pendingin ruangan
di setiap lantainya.
2. Perabot dan Tata Kelola Perpustakaan
Pengelola perpustakaan harus mengetahui perabot dan peralatan yang
diperlukan serta cara penemapatannya, agar memudahkan pengelola
perpustakaan dalam menjalankan tugasnya. Dari hasil observasi peneliti
diperpustakaan ini sendiri di lengkapi dengan meja sirkulasi, meja
computer, absensi digital, meja penjaga perpustakaan dan pengembalian
buku, meja pengunjung, meja baca, rak buku, loker, sofa, dll.
Perpustakaan yang terorganisikan dengan baik tidak hanya
menyangkut tata kerja serta pengaturan tugas dan tanggung jawab setiap
bagian diperpustakaan, tetapi juga maenyangkut pengaturan ruangan dan
bagian yang berada di dalam perputakaan sesuai dengan fungsinya masing-
masing. Begitu juga dengan hasil observasi, peneliti mengamati ketika
masuk perpustakaan di sambut dengan ruang pengunjung yang berfungsi
sebagai ruang diskusi dan baca. Disana terdapat beberapa loker untuk
peletakan tas dan perlengkapan lain. Di dalam ruang tersebut terdapat
beberapa meja, sofa, dan karpet untuk kenyamanan pengunjung dalam
melakukan aktivitas kepustakaannya.
 Selain ruang pengunjung, di lantai 3 dan 4 terdapat ratusan buku
dengan rak-rak yang tersusun rapi berdasarkan jenis dan klasifikasi tertentu.
Mulai jadi jenis buku denga topik keagamaan, politik, sosial, hukum, hingga
riset dan penelitian. Sebelum memasuki lantai 3 dan 4 yang berisi buku
tersebut, pengunjung harus memiliki kartu perpustakaan untuk dapat
memasukinya dengan scan barcode. Fungsi kartu perpustakaan selain untuk
bukti kunjungan adalah untuk peminjaman. Peminjaman buku dilakukan
dengan menyerahkan kartu kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas
memberikan arahan untuk tanggal Kembali dan prosedur pengembalian.
Berdasarkan teori diatas dalam pengelolaan sarana prasarana
perpustakaan adapun yang di lakukan di IAIN Ponorogo yaitu:
1. Tujuan yang akan di capai, seperti untuk mengupayakan pengadaan
sarana dan prasarana perpustakaan melalui system perencanaan dan
pengadaan yang hati-hati dan seksama, sehingga sekolah memiliki
sarana prasarana yang baik, sesuai dengan kebutuhan pepustakaan.
2. Untuk mengupayakan pengolahan sarana dan prasarana perpustakaan,
baik dari segi inventarisasi, pengatalogan, penyelesaian dan fisik
buku.
3. Untuk mengupayakan pelayanan di perpustakaan, mempermudah
pelayanan terhadap pengunjung perpustakaan baik dalam segi
pencarian buku maupun peminjaman buku sehingga pelayanan lebih
efektif .
Masalah Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Sarana Dan Prasarana Di
Perpustakaan IAIN Ponorogo
Masalah merupakan suatu kesenjangan antara apa yang yang seharusnya
terjadi dengan apa yang sudah terjadi tentang suatu hal atau kesenjangan antara
kenyataan yang terjadi dengan yang seharusnya terjadi serta harapan dan
menyataan dari masalah tersebut. Banyak hal-hal yang dimana hal tersebut adalah
masalah bagi pengelola perpustakan yakni kurangnya rasa tangung jawab dari
pengguna perpustakaan dalam menjaga buku-buku, adanya serangga pengganggu
pada koleksi perpustakaan.
 Dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana perpustakaan di IAIN
Ponorogo terdapat beberapa masalah yang di antaranya yaitu
1. Kehilangan buku dan kerusakan buku
Buku yang menjadi koleksi perpustakaan merupakan aset, sehingga
harus dijaga betul kondisinya agar tidak hilang ataupun rusak. Koleksi rusak
diartikan sebagai menurunnya kualitas koleksi sehingga tidak dapat
dimanfaatkan secara maksimal. Pustakawan sangat perlu mengetahui faktor-
faktor yang mempengaruhi kerusakan koleksi perpustakaan. Faktor-faktor
kerusakan disebabkan oleh: 1) Faktor internal yang berasal dari karakteristik
kertas (termasuk faktor kimia); dan 2) Faktor eksternal berupa: lingkungan,
manusia, bencana alam, maupun biota. Selanjutnya faktor lingkungan yang
termasuk faktor fisika seperti halnya cahaya, pencemaran udara,
temperatur/suhu, kelembaban udara, serta debu. Perlunya mengidentifikasi
faktor kerusakan sedini mungkin, karena agar kerusakan koleksi segera bisa
dideteksi lebih awal, penanganan koleksi bisa dilakukan secara hati-hati
sesuai jenis koleksi dan tingkat kerusakannya, sehingga koleksi dapat
terjaga atau terpelihara dengan baik.
2. Keterlambatan pengembalian buku
Berikut adalah panduan peminjaman yang dibagikan kepada setiap
pembaca saat pertama kali melakukan transaksi peminjaman:
a. Maksimal buku dipinjam sebanyak 2 (dua) judul buku
b. Masa peminjaman 1 (satu) minggu
c. Masa peminjaman dapat diperpanjang sebanyak 2 x
d. Keterlambatan dikenakan sanksi denda sebanyak Rp. 500
e. Untuk mencegah hal yang tidak diinginkan, disarankan untuk tidak
meminjamkan buku pinjaman ke pihak lain.
Dari hasil observasi di lapangan, sebagian besar peminjam buku
terlambat dalam mengembalikan karena tidak melakukan perpanjangan.
Masa peminjaman yang hanya satu minggu menjadi alasan bagi pembaca
yang tidak sempat memperpanjang atau mengembalikan pinjaman tepat
pada waktunya. Berbeda dengan pengembalian yang bisa diwakilkan,
 perpanjangan harus dilakukan langsung oleh yang bersangkutan, tidak bisa
diwakilkan pada pihak lain. Prosedur ini membuat pembaca yang tidak
sempat memperpanjang peminjaman akhirnya mengalami keterlambatan.
Buku masih dibaca merupakan alasan kedua terbanyak dari
keterlambatan, yang menunjukkan bahwa waktu peminjaman selama satu
minggu yang diberikan perpustakaan dirasakan masih kurang oleh pembaca.
Tingkat ketebalan buku dan jumlah buku yang harus dibaca tidak
memungkinkan pembaca untuk menyelesaikan bacaan dalam waktu satu
minggu. Selain itu, banyaknya mahasiswa yang berasal dari daerah sekitar
lokasi kampus, membuat pembaca sering meninggalkan kampus di akhir
pekan dan terlambat mengembalikan buku pinjaman dengan alasan mudik.
3. Masih ditemukan perbedaan status buku dalam database dengan di rak buku
Tidak terdapat label untuk pengelompokan buku, sehingga membuat
pengunjung perpustakaan kebingungan dalam mencari buku. Demi
kelancaran menjalankan tugasnya, maka pengelola perpustakaan harus
menacari solusi untuk penyelesaian masalah yang dihadapi.
4. Kuranganya bahan bacaan
Bahan bacaan adalah salah satu faktor eksternal penyebab rendahnya
minat membaca yang akan berpengaruh kepada minat membaca mahasiswa,
minat membaca seseorang akan tergantung pada tersedianya buku-buku
yang diperlukan. Penulis menemukan adanya hubungan positif yang
signifikan antara kesedian koleksi buku diperpustakaan dengan minat
membaca pada mahasiswa. Jadi dengan pendapat tersebut, maka mahasiswa
cenderung akan melakukan kegiatan membaca sesuai dengan bahan bacaan
atau buku yang disukai atau dibutuhkannya. Sementara minimnya referensi
buku untuk penugasan menyebakan mahasiswa lebih menyukai sumber
referensi online yang lebih efektif dan efisien daripada pencarian secara
manual dari rak satu ke rak lain di perpustakaan kampus.
Usaha atau Upaya Dalam Menghadapi Permasalahan Pengolaan
Perpustkaan
Dari berbagai permasalahan yang telah dipaparkan di atas, berikut
merupakan upaya yang bisa dilakukan untuk meminimalisir permasalahan dalam
pengelolaan perpustakaan di IAIN Ponorogo:
1. Upaya untuk mengatasi kehilangan dan kerusakan buku
Upaya memberikan perlakuan secara tepat pada koleksi perpustakaan
agar terhindar dari kerusakan perlu menjadi prioritas. Hal ini agar koleksi
yang tersedia di perpustakaan dapat bermanfaat dan berdaya guna bagi
pemustakanya. Upaya pelestarian koleksi perpustakaan harus menjadi
program kerja pustakawan dan pihak manajemen perpustakaan. Cara
memperbaiki koleksi yang rusak sangat tergantung pada tingkat kerusakan
dan faktor penyebabnya. Tujuan dari perlunya mengidentifikasi faktor-
faktor penyebab kerusakan koleksi perpustakaan adalah memudahkan untuk
menganalisis kebutuhan pelestarian koleksi dan merencanakan penanganan
selanjutnya. Semuanya bermuara pada perlunya upaya menyelamatkan nilai
kandungan informasi maupun menyelamatkan fisik koleksinya.
Usaha mengubah kebiasaaan pembaca untuk tidak melakukan hal-hal
yang dapat merusak koleksi adalah dengan memberikan sosialisasi maupun
pendidikan pemakai dengan topik perlakuan yang benar terhadap koleksi
dan tindakan preventif untuk mencegah kerusakan koleksi. Aspek kesadaran
diri dengan pendekatan spiritual harus digalakkan, misalnya pihak
perpustakaan memasang poster edukatif yang didesain agar mampu
menginspirasi dan menyentuh hati pembaca.
2. Upaya mengantisipasi keterlambatan pengembalian buku
Dalam menghadapi permasalahan dalam pengelolaan perpustakaan
terkait keterlambatan yakni pengelola bisa melakukan pengecekan saat
mahasiswa mengembalikan buku dan memberi sanksi pada mahasiswa yang
terlambat, merusak, menghilangkan buku. Dengan memberikan denda
sesuai dengan kerusakan atau seharga buku yang dihilangkan. Sehingga
uang dari sanksi tersebut dapat di belikan buku bacaan yang baru.
 Saran yang bisa diberikan kepada perpustakaan untuk mengurangi
angka keterlambatan adalah sebagai berikut
a) Memperpanjang jangka waktu peminjaman dari satu minggu menjadi
dua minggu dengan perpanjangan dua kali sehingga masa peminjaman
menjadi satu bulan. Perpanjangan waktu pinjaman menjadi dua
minggu diharapkan menjadi solusi bagi pembaca yang terlambat
dengan alasan tidak sempat, dan buku masih dibaca,
b) Memberikan dispensasi waktu peminjaman bagi mahasiswa tingkat
akhir untuk meminjam sekaligus selama satu bulan sehingga tidak
harus bolak-balik ke perpustakaan untuk melakukan perpanjangan
masa peminjaman
c) Membuat aplikasi, fitur atau fasilitas perpanjangan online di website
perpustakaan sehingga untuk proses perpanjangan mahasiswa tidak
harus datang ke perpustakaan
d) Petugas mengingatkan kembali tanggal kembali buku kepada pembaca
saat memberi cap tanggal kembali/ selesai transaksi peminjaman
sehingga diharapkan tidak ada lagi keterlambatan dengan alasan lupa
e) Melengkapi data keanggotaan dengan email dan nomor telepon
genggam. Pada saat akan memasuki masa liburan, petugas
mengingatkan kepada pemustaka via email, SMS atau WA tanggal
kembali buku agar pemustaka dapat mengembalikan buku sebelum
pulang ke kampung halaman.
Dengan cara ini, diharapkan pembaca tidak lagi terlambat
mengembalikan buku dengan alasan mudik atau yang lain. Dengan
memperpanjang jangka waktu peminjaman dari hanya satu minggu menjadi
dua minggu, diharapkan pembaca bisa mengembalikan buku tepat waktu
dan akan mengurangi angka keterlambatan, dan dengan memberikan
dispensasi khusus kepada mahasiswa semester akhir. Disamping
mengurangi angka keterlambatan, juga diharapkan akan membantu
mempercepat masa studi dari mahasiswa yang membutuhkan banyak
referensi untuk keperluan skripsi.
3. Upaya untuk mengatasi perbedaan status buku dalam database dengan di rak
Pengelola memberikan setiap label untuk pengelompokan buku serta
melakukan pengecekan terhadap penempatan buku di mana untuk
mengantisipasi kesalahan pengembalian buku bacaan oleh pengunjung yang
tidak bertanggung jawab atas buku yang di ambil. Beberapa upaya yang bisa
dilakukan antara lain:
a) Melakukan stock opname secara berkala dan berkelanjutan
b) Menempatkan pustakawan di ruang koleksi untuk memantau kondisi
buku di rak sekaligus melakukan selving dan membantu pembaca
yang kesulitan menemukan koleksi yang dibutuhkan
c) Mengupdate status di database disesuaikan dengan keadaan buku
dirak secara berkala
4. Upaya mengatasi kuranganya bahan bacaan
Diharapkan kepada pihak pengelola perpustakaan melakukan upaya
pengembangan dan pengadaan koleksi serta evaluasi terhadap pembaharuan
koleksi secara berkala, survey terhadap minat pengguna dan seleksi bahan
pustaka secara ketat, sehingga akan diketahui dengan pasti koleksi yang
berkualitas secara mutu dan kuantitas bagi pembaca. Pengembelian koleksi
melalui pembelian adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pengelola
Perpustakaan IAIN Ponorogo. Sistem pengembangan koleksi dengan cara
pembelian, mengharuskan perpustakaan menyediakan anggaran. Anggaran
pengadaan koleksi merupakan bagian dari anggaran pepustakaan yang telah
direncanakan. Biasanya, perpustakaan membuat rencana jangka panjang (25
tahun) maupun jangka pendek (5 tahun).
Untuk mengatasi kendala-kendala yang dialami oleh Perpustakaan
IAIN Ponorogo, ada beberapa langkah pemecahan masalah yang dapat
dilakukan, yaitu:
a) Dalam hal pengadaan koleksi, pihak kampus perlu menaruh perhatian
lebih dalam pengadaan koleksi terutama buku referensi tugas
perkuliahan dan penalaran intelektual. Jika fokus pengadaan hanya
pada buku umum perkuliahan akan mempengaruhi terjadinya
 penurunan minat kunjung mahasiswa ke perpustakaan, karena buku
umum biasa diberikan dosen melalui soft file setiap permulaan
perkuliahan.
b) Pengelola perpustakaan juga dapat membahas tentang pengembangan
koleksi perpustakaan dalam bentuk kebijakan tertulis. Dengan adanya
kebijakan tersebut, pengembangan koleksi di Perpustakaan IAIN
Ponorogo akan lebih maksimal terutama dalam mengatur anggaran
perpustakaan.
Keempat usaha tersebut mungkin adalah cara yang seharusnya di lakukan
pengelola perpustakaan agar perpustakaan di IAIN Ponorogo lebih berkembang.
Dan usaha yang di lakukan merupakan salah satu cara dalam peningkatan suatu
mutu lembaga dengan perkembangan perpustakaan. Hal tersebut akan menarik
minat mahasiswa dalam membaca di perpustakaan serta dapat meningkatkan pula
prestasi dari mahasiswa itu sendiri.

KESIMPULAN
Pengelolaan perpustakaan dalam meningkatkan mutu di IAIN Ponorogo
dengan kondisi ruang perpustakaan yaitu mempunyai ruang sendiri yang di
lengkapi dengan gudang penyimpanan buku, ruang baca, dengan pendingin
ruangan di setiap lantainya. Perabot dan tata kelola perpustakaan dilengkapi
dengan meja sirkulasi, meja computer, absensi digital, meja penjaga perpustakaan
dan pengembalian buku, meja pengunjung, meja baca, rak buku, loker, sofa, dll.
Usaha atau Upaya Dalam Menghadapi Permasalahan Pengolaan
Perpustkaan seperti upaya untuk mengatasi kehilangan dan kerusakan buku
dengan mengubah kebiasaaan pembaca untuk tidak melakukan hal-hal yang dapat
merusak koleksi adalah dengan memberikan sosialisasi maupun pendidikan
pemakai dengan topik perlakuan yang benar terhadap koleksi dan tindakan
preventif untuk mencegah kerusakan koleksi. Aspek kesadaran diri dengan
pendekatan spiritual harus digalakkan, misalnya pihak perpustakaan memasang
poster edukatif yang didesain agar mampu menginspirasi dan menyentuh hati
pembaca.
 Upaya mengantisipasi keterlambatan pengembalian buku dengan
memperpanjang jangka waktu peminjaman dari satu minggu menjadi dua minggu,
memberikan dispensasi waktu peminjaman bagi mahasiswa tingkat akhir,
membuat aplikasi, fitur atau fasilitas perpanjangan online di website perpustakaan,
petugas mengingatkan kembali tanggal kembali buku kepada pembaca, dan
melengkapi data keanggotaan dengan email dan nomor telepon genggam.
Upaya untuk mengatasi perbedaan status buku dalam database dengan di rak
yaitu melakukan stock opname secara berkala dan berkelanjutan, menempatkan
pustakawan di ruang koleksi untuk memantau kondisi buku di rak sekaligus
melakukan selving dan membantu pembaca yang kesulitan menemukan koleksi
yang dibutuhkan dan mengupdate status di database disesuaikan dengan keadaan
buku dirak secara berkala
Upaya mengatasi kuranganya bahan bacaan dengan melakukan upaya
pengembangan dan pengadaan koleksi serta evaluasi terhadap pembaharuan
koleksi secara berkala, survey terhadap minat pengguna dan seleksi bahan pustaka
secara ketat, sehingga akan diketahui dengan pasti koleksi yang berkualitas secara
mutu dan kuantitas bagi pembaca.

DAFTAR PUSTAKA
Basuki, Sulistyo. 2003. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas
Terbuka. Depdikbud

Darmono. 2001. Manajemen Dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Pt

Gramedia

Gunawan, Imam. 2013. Metode Penelitian Kualitatatif Teori & Praktik, Jakarta:
Bumi Aksara

Hs, Lasa. 2005. Membina Perpustakaan Madrasah dan Sekolah Islam.

Yogyakarta: Adicita Karya Nusa

Mestika, Zed. 2004. Metode Penelitian Kepustakaan. Jakarta : Yayasan Bogor

Indonesia

Noerhayati, Soedibyo. 1987. Pengelolaan Perpustakaan. Bandung: PT. Alumni

Sabarina, dan Amir, Amriani. 2019. Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri Pontianak. Jurnal Pendidikan dan Pembelajaran
Vol. 8 No. 1, 2019

Saleh, Rahman. 2006. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Word Press

Strauss dan Corbin. 2003. Dasar-dasar Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Pustaka

Pelajar

Yusuf, dan Yahya, Pawit Suhedar. 2010. Pedoman Penyelenggaraan

Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Kencana Prenada Media Grup, 2010