KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,

RISET DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Cot Teungku Nie - Reuleut Kecamatan Muara Batu - Aceh Utara
Telepon. 0645-41373-40915 Faks. 0645-44450
Laman : http//www. unimal.ac.id

UJIAN AKHIR SEMESTER GENAP 2021-2022

Mata Kuliah : Korespondensi dan Kearsipan Dosen Pengasuh : RASYIMAH, S.S., M. Ed

Semester : III Waktu : 90 Menit

Nama : Retno Ayu Anjani Lutfi

Nim : 190740015

PETUNJUK PENGERJAAN:
(1) Isilah identitas Anda dengan benar pada bagian Identitas.
(2) Jawablah soal yang Anda anggap mudah terlebih dahulu.
(3) Apabila terdapat soal yang tidak Anda pahami, silakan ditanyakan.
(4) Waktu pengerjaan soal selama 90 menit
(5) Setelah semua soal dikerjakan, periksa kembali jawaban Anda

SOAL:
1. Jelaskan bagaimana keterkaitan antara korespondensi dan kearsipan. (15 poin)

2. Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Jelaskan maksud dari
pernyataan diatas. (15 poin)

3. Pasal 31 PP Nomor 28 tahun 2012 menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis

meliputi empat kegiatan utama. Jelaskan keempat kegiatan utama tersebut. (15 poin)

4. Sistem penyimpanan arsip terbagi menjadi lima jenis. Jelaskan secara singkat tentang
kelima sistem penyimpanan arsip tersebut. (20 poin)

5. Jelaskan tiga masalah-masalah yang muncul dibidang kearsipan. (15 poin)

6. Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki
aturan-aturan tersendiri. Jelaskan tahapan proses penciptaan arsip elektronik (20 poin)
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,
RISET DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Cot Teungku Nie - Reuleut Kecamatan Muara Batu - Aceh Utara
Telepon. 0645-41373-40915 Faks. 0645-44450
Laman : http//www. unimal.ac.id

JAWABAN :

1. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan

berkomunikasi dengan surat. Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari

penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan

perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak

bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

2. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai

sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya

pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini

terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang

kearsipan Nasional.

3. Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan:

a. penciptaan arsip; dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi.

b. pengguan arsip; kegiatan untuk menyajikan atau pemanfaatan arsip bagi kepentingan
organisasi dan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan
arsip.
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,
RISET DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Cot Teungku Nie - Reuleut Kecamatan Muara Batu - Aceh Utara
Telepon. 0645-41373-40915 Faks. 0645-44450
Laman : http//www. unimal.ac.id

c. pemeliharaan arsip; usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih
mempunyai nilai guna.

d. penyusutan arsip, adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara
memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. Retensi arsip adalah penentuan jangka
waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya.

4. 1) SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM

Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang

menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan

Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

2) SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING SYSTEM

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode

nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing

system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan

masalahnya terlebih dahulu).

3) SISTEM TANGGAL/CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman

termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan

waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun

berdasarkan keperluan.

4) SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM

 KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,
RISET DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Cot Teungku Nie - Reuleut Kecamatan Muara Batu - Aceh Utara
Telepon. 0645-41373-40915 Faks. 0645-44450
Laman : http//www. unimal.ac.id

Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip

berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan

berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

5) SISTEM SUBJEK/SUBJECTICAL FILLING SYSTEM

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-

surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada

umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan

urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

5. 1) Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat.

2) Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.
3) Pegawai pengelolaan arsip tidak atau kurang terlatih dan kurang atau tidak adanya
bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya.

6. 1) Pembuatan dan Penerimaan Arsip Elektronik

Pembuatan Arsip Elektronik adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam
tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi instansi.
Sedangkan jika penerimaan arsip elektronik adalah merupakan kegiatan menjamin
ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi untuk kepentingan
penggunaan internal atau kepentingan publik.

2) Penggunaan Arsip Elektronik

Penggunaan Arsip Elektronik menjamin ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip

menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,
RISET DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Cot Teungku Nie - Reuleut Kecamatan Muara Batu - Aceh Utara
Telepon. 0645-41373-40915 Faks. 0645-44450
Laman : http//www. unimal.ac.id

3) Penyimpanan Arsip Elektronik

Penyimpanan Arsip Elektronik Arsip terkelola dalam satu Pencipta Arsip dan tidak dicampur
dengan Arsip yang berasal dari pencipta lain

4) Pemeliharaan dan Alih Media Arsip Elektronik

Pemeliharaan Arsip Elektronik merupakan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan Arsip

5) Penyusutan Arsip Elektronik

Penyusutan Arsip Elektronik dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA atau klasifikasi
yag sesuai dengan peraturan perusahaan atau Lembaga

6) Akuisisi Arsip Elektronik

Pelaksanaan akuisisi Arsip Elektronik harus dituangkan dalam berita acara serah terima dan
daftar Arsip usul serah

7) Deskripsi dan Pengolahan Arsip Elektronik

Deskripsi Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam dilakukan dengan ketentuan:
a) dimulai dari informasi yang bersifat umum ke khusus;
b) memuat informasi yang relevan dengan level deskripsi yang sedang dikerjakan;
c) tidak mengulang informasi; dan
d) memberikan indikasi keterkaitan antar level deskripsi.

8) Preservasi Digital
Preservasi Digital dilakukan untuk menjamin integritas, aksesibilitas dan fungsionalitas
Arsip Elektronik, Preservasi Digital dilaksanakan melalui:

a) menyeleksi dan testing software maupun hardware;

b) menggunakan format data non-proprietary atau opensource;
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,
RISET DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Cot Teungku Nie - Reuleut Kecamatan Muara Batu - Aceh Utara
Telepon. 0645-41373-40915 Faks. 0645-44450
Laman : http//www. unimal.ac.id

c) mengelola metadata dengan baik;

d) mendokumentasikan pelaksanaan Preservasi Digital
e) melakukan verifikasi terhadap integritas Arsip Elektronik.

9) Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik

Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik dilakukan melalui proses penelusuran dan publikasi
Arsip.