Bab V.

Kegiatan Dalam
Kearsipan Elektronik
Kelompok 4

1. Miftalia Wahyuni (190412630108)

2. Mohammad Khalil (190412630128)
3. Moh. Roji Pangestu (190412630072)
4. Prafanasta Lidyaastritz Megaizzati (190412630087)
5. Rahma Ridwanika (190412630042)
6. Regina Aurelia (190412630033)
Metode Penyimpanan Arsip Vital Elektronik

Adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi pemiliknya. Arsip vital tidak dapat diperbarui, dibeli,
dan tergantikan apabila rusak atau hilang.
Metode arsip vital elektronik adalah metode perlindungan :
1. Penggandaan (duplicate) (kapan dimana, bentuk arsip, alih
media, jumlah, duplikasi, penjamin kelengkapan, cara temu
kembali).
2. Pemencaran (dipersal)
3. Menggunakan peralatan penyimpanan khusus.
Pemeliharaan Arsip Elektronik

1 Pengamanan Data

2 Pemeliharaan Data

3 Transfer Data
 Pengamanan Data

Arsip elektronik yang digunakan biasanya dalam

bentuk data dalam berbagai format data, dengan format
data yang ada tentunya celah dalam penyalah gunaan
informasi masih tetap ada, oleh karena itu perlu dibuat
protokol keamanan yang akan melindungi data dari
serangan hancker, virus dan sejenisnya.
 Pemeliharaan Data

Pemeliharaan data ini digunakan agar data

yang tersimpan tidak rusak atau corupt, karena
data atau arsip elektronik juga bisa mengalami
kerusakan data.
 Transfer Data

Transfer data merupakan proses perpindahan

data pada data elektronik, biasanya
menggunakan perangkat mediasi antar media
seperti kabel, usb, bluetoth dan lain – lain.
Pemeliharaan Fisik Arsip Elektronik
Penggunaan perangkat keras dengan baik sesuai prosedur
1
Menggunakan software asli
2
Mem back up data secara berkala
3
Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan
4 magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air

Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada

5
Retensi Arsip Elektronik
Adalah sebuah jangka waktu penyimpanan
arsip elektronis yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan
(penghapusan/pemusnahan) arsip elektronis. 
Selama ini terdapat dua pendekatan dalam
melakukan retensi arsip elekteronis (skupsky,
1999,) yaitu:

1. Retensi dokumen tradisional,

2. Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan
hubungan,
Retensi Dokumen Tradisional

Yaitu dengan melaporkan kata-kata yang terproses dimana

dokumen ditemukan pada masing-masing departemen
dengan periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun
pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
1. Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk
menemukan priode ritensi dokumen;
2. Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang
lain mungkin teridentifikasi dengan nama yang lain,
walaupun isi nya relatif sama;
3. Jadwal retensi harus sesering mungkin dimodifikasi ketika
organisasi merestrukturisasi organisasinya;
4. Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen
sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama
dokumen yang harus dikelola.
Retensi Dokumen Berdasarkan
Fungsi dan Hubungan
Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir dekade 80-an
dengan menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh
data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada.
Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dalam metode ini :
1.  Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi
dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi
dokumen;
2. Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis
dengan modul retensi;
3. Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan
periode retensi dokumen maupun rumus penghitungan yang terdiri atas;
• Tanggal penciptaan (creation-driven)
• Tanggal kejadian (event-drive)
• Tanpa penjelasan (indefinite) 
• Maksimum
4. Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode
retensi apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman;
5. Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen
yang dianggap penting,
6. Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu
dekat akan dimusnahkan;
7. Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan
dihancurkan;
8. Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen
yang telah disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung
pada media yang digunakan untuk menyimpan dokumen Yaitu ;
• Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat
dihapus,
• Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak
dapat dihapus,
9. Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan
dokumen yang telah dihancurkan;
10. Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah
dihancurkan dan tidak dapat di-copy kembali.
Permasalahan Arsip Elektronik
1. Masalah Perubahan Konsep Arsip
2. Masalah akibat lingkungan kerja yang
tidak terkontrol
3. Masalah pelestarian arsip elektronik
4. Masalah perubahan peran dan tanggung
jawab baru bagi pengelola arsip
1. Masalah Perubahan Konsep Arsip
Fakta bahwa tidak mungkin membuat atau menyimpan catatan
menggunakan sistem komputerisasi memaksa kita untuk
mengevaluasi kembali strategi pengelolaan catatan elektronik
di era elektronik saat ini.
Banyak sistem informasi yang dirancang untuk mendukung
kebutuhan informasi bisnis tidak dirancang untuk menyimpan
catatan transaksi yang dilakukan dengan menggunakannya.
Oleh karena itu, apabila sistem informasi elektronik yang
digunakan untuk transaksi bisnis tidak berfungsi sebagai sistem
manajemen pencatatan, maka tidak akan ada bukti adanya
transaksi tersebut.
2. Masalah akibat lingkungan kerja yang tidak
terkontrol

Terdapat sejumlah risiko berkaitan dengan lingkungan kerja

yang memanfaatkan teknologi informasi secara tidak
terkontrol, seperti disebabkan oleh para pengelola yang tidak
tertib atau praktik-praktik teknologi informasi yang kurang
bermutu. Hal-hal tersebut bisa menimbulkan masalah seperti
berikut ini :
• Akumulasi arsip, dokumen dan data yang tidak terkontrol.
• Pemusnahan arsip, dokumen dan data yang tidak disengaja.
• Perubahan terhadap arsip dan dokumen oleh pihak yang
tidak berhak.
• Penundaan-penundaan atau masalah-masalah dalam proses
bisnis.
3. Masalah pelestarian arsip
elektronik

1. Keusangan teknologi
2. Mempertahankan integritas sebuah arsip dalam
lingkungan elektronik
3. Pengembangan metode migrasi
• Keusangan teknologi
Arsip elektronik mengandalkan metadata yang
melekat pada perangkat lunak dan perangkat
keras komputer untuk menghubungkan konten
dan strukturnya dengan konteksnya. Dalam
penyimpanan elektronik, kerentanan fisik media
elektronik menghadapi ancaman yang tidak
terlalu serius daripada tantangan teknologi yang
sudah ketinggalan zaman untuk menjaga
integritas catatan elektronik. Jadi pelestarian
media fisik hanyalah sebagian dari solusi jangka
pendek.
• Mempertahankan integritas sebuah arsip dalam
lingkungan elektronik
Meskipun masalah aksesibitas merupakan
pertimbangan penting dalam proses migrasi,
namun adalah juga penting bahwa integritas arsip
tersebut dapat dipertahankan sepanjang waktu
sehingga ia tetap merupakan bukti transaksi
bisnis yang bersifat unik. Pelestarian integritas ini
menuntut bahwa arsip-arsip tersebut tetap
reliabel, lengkap, otentik, dan memiliki konteks
yang memadai.
• Pengembangan metode migrasi
Dalam menghadapi cepatnya terjadi keusangan
teknologi dan kerentanan
media, terdapat dua usulan yang berkembang dalam
dunia kearsipan belum
lama ini :
1. Pertama, memperbaharui (refreshing) informasi
digital dengan cara mengkopinya ke dalam suatu
media baru.
2. Kedua, menciptakan suatu emulator arsip (archive
emulator) dari sistem-sistem operasi perangkat
lunak akan yang memungkinkan isi dari informasi
digital dapat terus dipertahankan dan digunakan
dalam format aslinya.
4. Masalah perubahan peran dan
tanggung jawab baru bagi pengelola
arsip
• Peran individual
Masalah-masalah yang dihadapi oleh para
pengelola arsip dalam lingkungan elektronik
yang modern tidak hanya teknologi.
Tanggung jawab pengelolaan arsip dalam
organisasi-organisasi telah berubah dari
sistem-sistem yang terpusat yang dikontrol
oleh para spesialis dalam bidang manajemen
arsip, kini menjadi salah satu tanggung jawab
dari semua staf, misalnya dalam hal penentuan
retensi terhadap arsip yang baru tercipta.
• Peran lembaga kearsipan
Pada lingkup yang lebih luas, peran dari
lembaga pencipta maupun lembaga
kearsipan dapat pula berubah. Ini akan
tergantung pada kebijakan nasional
dalam bidang kearsipan dari negara
yang bersangkutan dalam mengambil
pendekatan terhadap pengelolaan arsip
elektronik.
Terima Kasih