Presentasi berjudul: "BAB VI PENGELOLAAN ARSIP

DENGAN MEDIA KOMPUTER"— Transcript presentasi:

1 BAB VI PENGELOLAAN ARSIP DENGAN MEDIA KOMPUTER
MODUL KEARSIPAN BAB VI PENGELOLAAN ARSIP DENGAN MEDIA KOMPUTER

2 A.Pengertian Pengelolaan Arsip Dengan Media Komputer

Apa itu pengelolaan arsip dengan media komputer? Pengelolaan arsip dengan media komputer
adalah kegiatan penciptaan, penerimaan,pengolahan,penyimpanan,dan penyusunan arsip dengan
media komputer.

3 Keuntungan menggunakan komputer untuk media pengelolaan arsip:

Hemat tenaga Hemat waktu menyimpan dan menemukan kembali arsip Hemat biaya

4 Kelemahan pengelolaan arsip dengan media komputer:

Dalam komputer muncul virus yang dapat mengacaukan data/menghapus data. Adanya hecker
Membutuhkan biaya yang besar untuk menggandakan arsip Apabila listrik mati,keiatan
kearsipan dapat tertunda

5 Apa itu arsip elektronik?

Arsip elektronik ialah sebuah arsip yang di ciptakan melalui media komputer. Arsip elektronik
dapat berupa soft copy yang dapat di simpan contohnya seperti disket,flaskdisk,compack
disk,dan hard disk.

6 B.PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP ELEKTRONIK

Hal yang perlu di perhatikan dalam pengelolaan arsip elektronik: Pemberian label nama Label
nama hendaknya yang jelas dan lengkap Penyimpanan dan penemuan kembali arsip prosedurnya
sama dengan prosedur arsip komersial.

7 C.PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP ELEKTRONIK

Cara memelihara dan merawat arsip elektronik: Menggunakan password agar tidak ada orang
yang menyusup ke dalam sistem komputer untuk mengambil,mengacaukan,menghapus data.
Menginstal program virus dan memperbarui secara berkala Menggandakan arsip dalam
disket,flaskdisk dll.

8 D. PENYUSUTAN ARSIP ELEKTRONIK

Penyusutan arsip elektronik dapat di lakukan sebagai berikut: Menghapus arsip atau file data dari
hard disk Menghapus nama file data yang berhubungan dengan file tersebut
Presentasi berjudul: "KONSEP MANAJEMEN
KEARSIPAN"— Transcript presentasi:
1 KONSEP MANAJEMEN KEARSIPAN
Dony Pranadiyanta, ST

2 TUJUAN Mengetahui tujuan dan fungsi kearsipan, memahami siklus kearsipan, mampu
mengorganisasi program manajemen kearsipan, serta mampu membuat dan melakukan sistem
menejemen kearsipan

3 Alasan Manusia Merekam Informasi

Alasan pribadi Alasan sosial Alasan ekonomis Alasan hukum Alasan instrumental Tujuan
simbolis Pengembangan ilmu pengetahuan

4 MANAJEMEN ARSIP Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta
digunakan Dokumen juga didefinisikan sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola
sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk
memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis

5 Odgers (2005) mendefinisikan manejemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan,

dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik
Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi
administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak lagi diperlukan

6 Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan
terdiri dari:
Isi Struktur Konteks

7 Pengklasifikasian Arsip
AKTIF DOKUMEN (RECORD/ ARSIP DINAMIS) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS
(ARCHIVES)

8 Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu:

Life Cycle Model (Model Siklus Hidup) Records Continuum Model (Model Arsip
Berkelanjutan)

9 Arsip Dinamis (Dokumen) dan Arsip

Arsip dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan
atau melakukan tindakan sebagai aktvitas tersebut

10 Menurut Basuki (2003), Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu:
Dokumen Administratif Dokumen Akuntansi Dokumen Proyek Dokumen Kasus
11 Penggolongan Dokumen Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan menjadi :
1. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam
setahun 2. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen
disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun

12 MENGORGANISASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN

Sistem penyimpanan arsip : Sistem Hastawi (manual) Sistem Barcoding

13 Penaksiran Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
organisasi Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen
berdasarkan nomor serinya

14 Nilai guna arsip dibagi menjadi dua, yaitu:

Nilai guna primer ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain: - Nilai guna
adminisratif - Nilai guna fiskal - Nilai guna hukum - Nilai guna historis

15 2. Nilai guna sekunder ada dua nilai guna yang termasuk nilai guna sekunder, yaitu: - Nilai
guna kebuktian - Nilai guna informasional

16 ALFRED Arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama
ALFRED (Santen, 1955): Administratif Value Legal Value Fiscal Value Research Value
Educational Value Documentary Value

17 SISTEM PENGINDEKSAN Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-
unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda
pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku

18 Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip , yaitu
:
Sistem Kronologis Penggolongan dimana tiap dokumen-dokumen disimpan menurut urutan
tanggal. Sistem Abjad Penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut huruf-huruf
yang pertama dari nama orang atau organisasi. Sistem Subyek Penggolongan dimana dokumen-
dokumen disusun menurut pokok soal bukan menurut nama perusahaan, koresponden-
koresponden dan sebagainya. Sistem Numerik Penggolongan dimana tiap dokumen atau map
diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor. Sistem Geografis Penggolongan dimana
surat-surat atau arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah.

19 MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS

20 TUJUAN Mengetahui tujuan dan fungsi arsip elektronik, memahami siklus elektronis Mampu
mengorganisasi dan melakukan manajemen arsip secara elektronis

21 PENDAHULUAN Kita selalu menggunakan kertas dalam melaksanakan pekerjaan

administrasi sehari-hari, yang mengakibatkan volume dan jumlah dokumen yang dikelola oleh
organisasi semakin meningkat Walaupun sistem kearsipan manual akan memudahkan kita
menemukan dokumen yang kita butuhkan, namun tingkat pertumbuhan arsip / dokumen berupa
kertas akan semakin meningkat dan lambat laun menjadikan dokumen sulit untuk ditemukan

22 Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektrolis

Cepat ditemukan Pengindeksan yang fleksibel Pencarian secara full-text Kecil kemungkinan file
akan hilang Menghemat tempat Mengarsip secara digital Berbagi arsip secara mudah
Meningkatkan keamanan Mudah melakukan recovery data

23 Hal-hal Negatif dari Penggunaan Sistem Pengelolaan Secara Elektrolis

Adanya peluang untuk memanipulasi file Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun
ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain Kemungkinan rusaknya
file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang virus atau
terhapus secara permanen karena tidak sengaja

24 Manajemen Arsip Berkelanjutan

Strategi pemasaran yang berfokus pd pelanggan Pemikiran arsip post-modern - Model arsip
kontinum Pendekatan Terintergrasi Manajemen Arsip Elektronis Kerangka Kerja Terintergrasi
Budaya bersama Standar bersama Pembagian informasi Koordinasi Kolaborasi Kontrol produk
Kontrol proses Kontrol servis Pengawasan Terintergrasi

25 Checklist Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektrolis,
yaitu : Kebijakan dan prosedur Pendidikan dan training Kerahasiaan dan kejujuran Cakupan
dokumen Metadata Manajemen file Manajemen penyimpanan

26 Ketersediaan arsip Audit Trail Retensi Pembaruan media atau transfer Disposal

27 MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS

Komputerisasi dokumen dibangun pada kekuatan dokumen kertas: Data di-scan atau
dipindahkan secara elektronik dan kopi digital dengan resolusi tinggi disimpan dalam hard drive
atau optical disk Indeks elektronik dapat memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis,
nomor referesi, atau tanggal dibuat

28 Sistem Pengarsipan Arsip elektronis

Saat ini terdapat tiga sistem utama di pasar: Sistem Manajemen Dokumen Elektronis Sistem
Pemindaian Elektronis Sistem Manajemen Dokumen

29 Empat Komponen Dasar dalam Memilih Sistem

Memindahkan dokumen Menyimpan dokumen Mengindeks dokumen Mengontrol akses

30 IMPLEMENTASI ARSIP ELEKTRONIS

Aspek yang harus diperhatikan dalam mengimplementasikan arsip elektronik, yaitu :
Mengevaluasi Kebutuhan Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan Instalasi 4. Training Isu-
isu Hukum 6. Support dan Pemeliharaan
Presentasi berjudul: "MANAJEMEN KEARSIPAN Emma
Sherlyana A. ( )"— Transcript presentasi:
1 MANAJEMEN KEARSIPAN Emma Sherlyana A. (15080314020)
Wheprista Tri P. ( ) Waisal Dwi S. ( ) PAP 15 B

2 Dokumen ?? Manajemen arsip ??

3 Dokumen Menurut The Georgia Archives (2004), dokumen adalah informasi yang
dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Bank Dunia (2005), tujuan Pengelolaan
Dokumen : Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang
ada nilai kegunaannya Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format
yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

4 Manajemen arsip Odgers (2005) mendefinisikan, manajemen arsip sebagai proses pengawasan,
penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media
elektronik. Charman (1998) mendefinisikan, sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi
administrasi perkantoran. Pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.

5 Kennedy dan Schauder menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri
atas :
Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta tentang suatu kejadian,
orang, organisasi maupun aktifitas lain yang direkam dalam arsip tersebut. Struktur, merupakan
atribut fisik dan logis dari suatu arsip. Misal struktur surat akan terduru dari header, tubuh surat
dan otentifikasi Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip

6 Arsip Dinamis (Dokumen) dan Arsip

Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat
atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan
sebagai bukti aktivitas tertentu. Menurut Basuki (2003) dokumen yang lazim digunakan dibagi
mejadi 4 kategori : 1. Dokumen administratif 2. Dokumen akuntasi 3. Dokumen proyek 4.
Berkas kasus

7 Jika ditinjau dari sudut perundang-undangan, arsip dapat dibagi menjadi 2, yaitu :
Arsip Otentik Arsip tidak otentik Penggolongan Dokumen Deserno dan Kynaston (2005)
berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai : Dokumen Aktif Dokumen
Inaktif

8 Dari penjelasan di atas, dokumen maupun arsip tidak hanya terbatas pada satu klasifikasi saja,
namun dapat berubah status sesuai dengan perjalanan waktu dan nilai dokumen itu sendiri bagi
organisasi pemakainya. Perubahan status tersebut akan bergerak mundur, tidak dalam arah yang
sebaliknya.

9 MENGORGANISASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN

Sistem Penyimpanan Arsip : Sistem hastawi (manual) Sistem barcoding
10 Sistem Hastawi (Manual)
Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam dan disusun berdasrkan tanggal
peminjaman atau tanggal dokumn dikeluarkan dari rak penyimpanan. Pemakaian kartu kendali
yang akan dipasangkan pada masing – masing dokumen yang dipinjam. Pemakaian kartu keluar
yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Pemakaian
sistem terotomasi

11 Sistem Barcoding Memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada berkas atau
dokumen. Berikut contoh sebuah barcode : Alat baca sandi balok jinjing dapat igunakan untuk
melaksanakan sensor berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa stiap ruangan dengan alat baca
sandi balok jinjing yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi. Informasi. Dikirim ke
sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.

12 Penaksiran Nilai guna primer Nilai guna sekunder Nilai guna arsip : 1
2 Nilai guna sekunder

13 Nilai Guna Primer Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif yang digunakan dalam
menentukan policy organisasi memiliki nilai guna administratif. Nilai guna fiskal, nilai guna
dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit. Nilai guna hukum, berupa
nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan hukum. Nilai guna historis, berupa
nilai guna yang disimpan bukan karena kepentingan bisnis.

14 Nilai Guna Sekunder Nilai guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi didirikan,
dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya. Nilai guna informasional,
menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan organisasi
peciptanya.

15 ALFRED (arsip disimpan karena nilai khusus)

Administrative Value Legal Value Fiscal Value Research Value Education Value Documentary
Value

16 SISTEM PENGINDEKSAN Sistem yang di gunakan mengindeks dokumen atau arsip

(Gie,2005) Sistem kronologis Sistem abjad Sistem subjek Sistem numerik Sistem geografis 1 2 3
45

17 Sistem Kronologis Yaitu yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksaan. Dalam
bidang administrasi, tanggal dapat menunjukkan: Saat ditandatanganinya sebuah surat atau
dokumen Saat dimuali ketentuan yang ada dalam surat pada dokumen Surat ataudokumen
dikirim keluar dari organisasi Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun berlangsung di
tulisnya surat atau dokumen

18 Sistem Abjad Digunakan untuk menyimpan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dan
nama dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari 2 jenis: Nama orang Nama badan
19 Sistem Subjek Didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan. Ada 2 macam sistem
subjek : Sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) Sistem subjek bernotasi (berdasarkan
notasi/code tertentu)

20 Sistem Numerik Merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor
sebagi pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect filling system (karena
penentuan nomor yang akan digunakan memerluka pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

21 Sistem Geografis Didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat.

Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan : Nama negara Nama wilayah administrasi negara
setingkat provinsi Nama wilayah adminstrasi khusus Nama wilayah administrasi negara
setingkat kabupaten

22 Danke....