Dosen : M.Ricky R.Rasyid., S.S.,M.

Hum

Nama : Alpriyatno Arif

Nim : C1F123032

Mata kuliah : Kearsipan dan Dokumentasi

Ujian Tengah Semester

Pertanyaan:

1. Pengelolaan Arsip
1.1. Apa yang dimaksud dengan arsip, dan apa peranannya dalam organisasi?
1.2. Jelaskan proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip fisik.
1.3. Bagaimana cara mendokumentasikan arsip digital dengan baik?
1.4. Sebutkan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode penyusunan
dan penataan arsip fisik.
1.5. Diskusikan tantangan utama yang mungkin dihadapi dalam pengelolaan arsip di lingkungan
digital.

2. Manajemen Dokumen Digital

2.1. Apa yang dimaksud dengan manajemen dokumen digital, dan mengapa penting dalam
lingkungan bisnis saat ini?
2.2. Jelaskan perbedaan antara manajemen dokumen tradisional dan manajemen dokumen
digital.
2.3. Bagaimana proses pemberian izin dan akses dapat diintegrasikan dalam manajemen
dokumen digital?
2.4. Sebutkan langkah-langkah penting dalam siklus hidup dokumen digital.
2.5. Bagaimana teknologi seperti sistem manajemen dokumen (DMS) dapat membantu dalam
manajemen dokumen digital yang efisien?

3. Keamanan Arsip Digital

3.1. Mengapa keamanan arsip digital menjadi begitu penting dalam era teknologi informasi?
3.2. Jelaskan konsep dasar keamanan informasi dan bagaimana itu berkaitan dengan arsip digital.
3.3. Apa yang dimaksud dengan pengamanan dokumen digital, dan sebutkan beberapa teknik
yang dapat digunakan untuk melindungi arsip digital.
3.4. Diskusikan risiko-risiko utama yang dapat mengancam keamanan arsip digital, dan
bagaimana mencegahnya.
3.5. Bagaimana peraturan dan kebijakan dapat membantu dalam menjaga keamanan arsip
digital, dan apa yang harus diperhatikan dalam menyusun kebijakan keamanan arsip?
 Jawaban :

1.Pengelolaan Arsip

1.1 Arsip adalah rekaman peristiwa, kegiatan, dan transaksi yang dibuat dan diterima oleh organisasi
dalam bentuk tulisan, gambar, atau media lainnya. Arsip dapat berupa dokumen, surat, laporan, foto,
video, dan lain-lain.

Arsip memiliki peran yang sangat penting dalam organisasi, yaitu:

• Sebagai pusat ingatan organisasi. Arsip merupakan rekaman kegiatan dan peristiwa yang
pernah terjadi di organisasi. Dengan arsip, organisasi dapat mengingat dan belajar dari
pengalaman masa lalu.
• Sebagai bahan pembuktian. Arsip dapat dijadikan bukti atas suatu peristiwa atau
transaksi yang terjadi di organisasi.
• Sebagai bahan informasi. Arsip dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
organisasi dalam pengambilan keputusan, perencanaan, dan evaluasi.
• Sebagai alat pengawasan. Arsip dapat digunakan untuk mengawasi kegiatan dan kinerja
organisasi.
Urgensi dan peran kearsipan bagi organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut:
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Dengan pengelolaan arsip yang baik,
organisasi dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. Hal
ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
• Meminimalisir risiko kerugian. Arsip dapat menjadi bukti atas suatu peristiwa atau
transaksi yang terjadi di organisasi. Dengan pengelolaan arsip yang baik, organisasi dapat
meminimalisir risiko kerugian yang mungkin terjadi.
• Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Arsip dapat memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh publik. Dengan pengelolaan arsip yang baik, organisasi dapat
meningkatkan transparansi dan akuntabilitasnya.

1.2. Proses pengumpulan,pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan arsip fisik

• Pengumpulan Arsip
Pengumpulan arsip dapat dilakukan secara aktif maupun pasif. Pengumpulan arsip secara
aktif dilakukan dengan cara membuat daftar arsip yang perlu dikumpulkan, kemudian
melakukan pencatatan dan pengumpulan arsip tersebut. Pengumpulan arsip secara pasif
dilakukan dengan cara menunggu arsip diserahkan oleh pencipta atau pemiliknya.
• Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip dilakukan untuk memudahkan penemuan dan akses. Pengolahan arsip
dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan sistem komputerisasi.
• Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip harus dilakukan dengan cara yang tepat agar arsip tetap dalam
kondisi baik dan aman dari kerusakan. Tempat penyimpanan arsip harus memenuhi
persyaratan keamanan, keutuhan, dan kemudahan akses.
• Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjaga agar arsip tetap dalam kondisi baik dan
aman dari kerusakan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan secara preventif maupun
kuratif. Pemeliharaan preventif dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip,
sedangkan pemeliharaan kuratif dilakukan untuk memperbaiki arsip yang sudah rusak.
1.3. Berikut adalah beberapa tips untuk mendokumentasikan arsip digital dengan baik:

• Gunakan format yang konsisten. Gunakan format yang sama untuk mencatat
informasi tentang semua arsip digital. Hal ini akan memudahkan dalam pencarian
dan pengelolaan arsip.
• Gunakan istilah yang jelas dan tepat. Gunakan istilah yang jelas dan tepat untuk
menggambarkan arsip digital. Hal ini akan memudahkan dalam pemahaman dan
penggunaan arsip.
• Perbarui dokumentasi secara berkala. Perbarui dokumentasi secara berkala untuk
memastikan informasinya tetap akurat dan terkini.

1.4. Faktor-faktor pemilihan metode penyusunan dan penataan arsip fisik

• Jenis arsip
• Jumlah arsip
• Frekuensi penggunaan arsip
• Keamanan dan keselamatan arsip
• Ketersediaan sumberdaya
• Metode alfabetis
• Metode numerik
• Metode subjek
• Metode kombinasi

1.5 Beberapa tantangan utama yang mungkin dihadapi antara lain:

• Keamanan dan kerahasiaan

Arsip digital rentan terhadap berbagai ancaman keamanan, seperti serangan siber,
penyalahgunaan, dan kehilangan data. Oleh karena itu, diperlukan sistem keamanan
yang kuat untuk melindungi arsip digital dari berbagai ancaman tersebut.
• Stabilitas dan kompatibilitas
Format arsip digital dapat berubah seiring dengan perkembangan teknologi. Oleh karena
itu, diperlukan upaya untuk memastikan bahwa arsip digital dapat dibaca dan diakses di
masa depan.
• Ketersediaan dan aksesibilitas
Arsip digital harus tersedia dan dapat diakses oleh pengguna yang membutuhkannya.
Oleh karena itu, diperlukan sistem penyimpanan dan pengelolaan yang efisien dan
efektif.
• Pengelolaan dan pemeliharaan
Arsip digital membutuhkan pengelolaan dan pemeliharaan yang berkelanjutan. Hal ini
meliputi proses pengumpulan, penyimpanan, penemuan, dan penghapusan arsip digital.

2. Manajemen dokumen digital

2.1. Manajemen dokumen digital adalah proses penyimpanan, pengelolaan, dan melacak dokumen
elektronik. Dokumen elektronik adalah dokumen yang disimpan dalam format digital, seperti file
PDF, Word, Excel, atau PowerPoint.

Manajemen dokumen digital penting dalam lingkungan bisnis saat ini karena memberikan berbagai
manfaat, antara lain:
Efisiensi dan efektivitas

Manajemen dokumen digital dapat membantu organisasi meningkatkan efisiensi dan

efektivitas dalam berbagai proses bisnis, seperti:

• Pencarian dokumen: Dokumen digital dapat dicari dengan cepat dan mudah menggunakan
kata kunci atau filter.
• Akses dokumen: Dokumen digital dapat diakses dari mana saja dan kapan saja dengan
koneksi internet.
• Berbagi dokumen:Dokumen digital dapat dibagikan dengan mudah dengan orang lain.

Keamanan dan kepatuhan

Manajemen dokumen digital dapat membantu organisasi meningkatkan keamanan dan

kepatuhan terhadap peraturan, seperti:

• Enkripsi dokumen: Dokumen digital dapat dienkripsi untuk melindunginya dari akses yang
tidak sah.
• Verifikasi identitas: Pengguna dapat diverifikasi untuk memastikan bahwa mereka memiliki
akses yang sah ke dokumen.
• Log audit: Sistem manajemen dokumen dapat menyimpan log audit untuk melacak aktivitas
pengguna.

Penghematan biaya

Manajemen dokumen digital dapat membantu organisasi menghemat biaya dalam berbagai
hal, seperti:

• Penyimpanan: Dokumen digital tidak memerlukan ruang penyimpanan fisik yang besar.
• Pengelolaan: Sistem manajemen dokumen dapat otomatisasi berbagai tugas pengelolaan
dokumen.

2.2. Manajemen dokumen tradisional dan manajemen dokumen digital adalah dua pendekatan yang
berbeda untuk mengelola dokumen. Manajemen dokumen tradisional menggunakan dokumen
kertas, sedangkan manajemen dokumen digital menggunakan dokumen elektronik.

2.3. Berikut adalah beberapa cara untuk mengintegrasikan proses pemberian izin dan akses dalam
manajemen dokumen digital:

• Penggunaan peran: Peran adalah kumpulan izin yang diberikan kepada pengguna. Peran
dapat digunakan untuk mengatur akses pengguna ke dokumen dan data tertentu. Misalnya,
peran “karyawan” dapat diberikan izin untuk mengakses dokumen internal, sedangkan peran
“manajer” dapat diberikan izin untuk mengakses semua dokumen, termasuk dokumen
rahasia.
• Penggunaan kebijakan akses: Kebijakan akses adalah aturan yang mengatur akses pengguna
ke dokumen dan data tertentu.Kebijakan akses dapat digunakan untuk mengatur izin akses
berdasarkan kriteria tertentu, seperti jabatan, lokasi, atau waktu. Misalnya, kebijakan akses
dapat menetapkan bahwa dokumen rahasia hanya dapat diakses oleh karyawan yang
memiliki peran “manajer” dan memiliki akses ke lokasi tertentu.
 • Penggunaan audit akses: Audit akses adalah proses memantau aktivitas akses pengguna.
Audit akses dapat digunakan untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan atau tidak sah.
Misalnya, audit akses dapat digunakan untuk mendeteksi pengguna yang mencoba
mengakses dokumen rahasia tanpa izin.

2.4. Langkah-langkah penting dalam siklus Hidup dokumen digital.

• Penciptaan

Pada tahap ini, dokumen digital diciptakan atau dibuat. Dokumen digital dapat diciptakan
melalui berbagai cara, seperti pemindai, kamera digital, atau perangkat lunak komputer.

• Penyimpanan

Setelah dokumen digital diciptakan, langkah selanjutnya adalah menyimpannya. Dokumen

digital dapat disimpan dalam berbagai media penyimpanan, seperti hard drive, cloud
storage, atau CD/DVD.

• Penggunaan

Dokumen digital dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti untuk keperluan kerja,
pendidikan, atau penelitian.

• Pemeliharaan

Dokumen digital harus dipelihara agar tetap dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama.
Pemeliharaan dokumen digital dapat dilakukan dengan cara membuat cadangan (backup),
memperbarui perangkat lunak, dan memperbaiki kesalahan.

• Pemusnahan

Dokumen digital yang tidak lagi diperlukan harus dimusnahkan dengan cara yang aman.
Pemusnahan dokumen digital dapat dilakukan dengan cara dihapus, diformat, atau
didefragmentasi.

2.5. DMS dapat membantu dalam manajemen dokumen digital yang efisien dengan cara berikut:

• Mengotomatiskan proses penyimpanan dan pengarsipan. DMS dapat secara otomatis

menyimpan dokumen ke dalam folder dan kategori yang relevan, sehingga memudahkan
pengguna untuk menemukan dokumen yang mereka cari.
• Meningkatkan keamanan dokumen. DMS dapat menerapkan kontrol keamanan untuk
melindungi dokumen dari akses yang tidak sah.
• Meningkatkan produktivitas. DMS dapat menghemat waktu dan tenaga pengguna dengan
menghilangkan kebutuhan untuk mencari dokumen secara manual.

3.Keamanan Arsip Digital

3.1. Keamanan arsip digital menjadi begitu penting dalam era teknologi informasi karena beberapa
alasan, antara lain:

• Arsip digital memiliki nilai yang tinggi. Arsip digital dapat berupa dokumen penting, data
pribadi, atau informasi sensitif lainnya. Kebocoran atau kehilangan arsip digital dapat
menimbulkan kerugian yang signifikan, baik secara finansial maupun reputasi.
 • Arsip digital lebih mudah diakses. Arsip digital dapat diakses melalui jaringan internet,
sehingga lebih mudah diakses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
• Arsip digital lebih rentan terhadap serangan. Arsip digital rentan terhadap berbagai
serangan, seperti malware, ransomware, dan serangan phishing.

3.2. Keamanan informasi adalah proses melindungi informasi dari ancaman yang dapat
menyebabkan kerugian. Ancaman tersebut dapat berupa akses, pengungkapan, perubahan, atau
penghapusan data yang tidak sah.

Konsep dasar keamanan informasi meliputi:

Kerahasiaan: Informasi hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang.

Integritas: Informasi tidak boleh diubah atau dihancurkan tanpa izin.

Ketersediaan: Informasi harus tersedia saat dibutuhkan.

Keamanan informasi berkaitan dengan arsip digital karena arsip digital dapat berisi informasi sensitif
yang perlu dilindungi. Informasi sensitif tersebut dapat berupa data pribadi, informasi keuangan,
atau informasi rahasia lainnya.

3.3. Pengamanan dokumen digital adalah serangkaian tindakan yang dilakukan untuk melindungi
dokumen digital dari berbagai ancaman, seperti kehilangan, kerusakan, penyalahgunaan, dan
pencurian. Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk melindungi arsip digital antara lain:

• Enkripsi, Enkripsi adalah proses mengubah data menjadi format yang tidak dapat dibaca oleh
orang yang tidak memiliki kunci dekripsi. Enkripsi dapat digunakan untuk melindungi
dokumen digital dari akses oleh pihak yang tidak berwenang
• Otentikasi, Otentikasi adalah proses memastikan identitas pengguna sebelum
memberikan akses ke dokumen digital. Otentikasi dapat dilakukan dengan
menggunakan kata sandi, PIN, atau faktor biometrik.
• Kontrol akses, Kontrol akses adalah proses membatasi akses ke dokumen digital
hanya kepada pengguna yang berwenang. Kontrol akses dapat dilakukan dengan
menggunakan izin dan peran.
• Back-up, Back-up adalah proses membuat salinan dokumen digital untuk digunakan
jika dokumen aslinya hilang atau rusak. Back-up dapat dilakukan secara manual atau
otomatis.

4.3. Risiko-risiko utama yang dapat mengancam keamanan arsip digital antara lain:

• Akses yang tidak sah. Arsip digital dapat diakses oleh orang yang tidak memiliki izin, yang
dapat menyebabkan penyalahgunaan data.
• Kerusakan atau kehilangan. Arsip digital dapat rusak atau hilang karena berbagai faktor,
seperti serangan malware, bencana alam, atau kesalahan manusia.
• Perubahan atau modifikasi. Arsip digital dapat diubah atau dimodifikasi oleh orang yang
tidak berwenang, yang dapat menyebabkan data menjadi tidak akurat atau tidak sah.
 Untuk mencegah risiko-risiko tersebut, organisasi perlu menerapkan langkah-langkah
keamanan yang tepat. Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk meningkatkan keamanan
arsip digital antara lain:

• Menggunakan sistem manajemen dokumen (DMS). DMS dapat membantu organisasi

menerapkan kontrol keamanan yang lebih baik untuk melindungi arsip digital.
• Menerapkan kebijakan dan prosedur keamanan. Kebijakan dan prosedur keamanan yang
jelas dapat membantu karyawan memahami bagaimana melindungi arsip digital.
• Melakukan pelatihan keamanan. Pelatihan keamanan dapat membantu karyawan
memahami potensi risiko keamanan dan cara untuk mencegahnya
• Melakukan backup secara berkala. Backup dapat membantu melindungi data dari kerusakan
atau kehilangan.

5.3. Peraturan dan kebijakan tersebut dapat mencakup hal-hal berikut:

• Keamanan fisik, seperti pengamanan ruang penyimpanan arsip, penggunaan sistem

keamanan, dan prosedur pengamanan saat arsip dipindahkan.
• Keamanan logika, seperti penerapan sistem keamanan informasi, enkripsi arsip, dan
manajemen akses.
• Kebijakan akses, yang mengatur siapa saja yang dapat mengakses arsip dan untuk
tujuan apa.
• Kebijakan retensi, yang mengatur berapa lama arsip harus disimpan dan bagaimana
caranya.
Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun kebijakan keamanan
arsip:

• Kebijakan harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Setiap organisasi memiliki risiko
dan persyaratan keamanan yang berbeda-beda, sehingga kebijakan keamanan arsip juga
harus disesuaikan dengan kondisi tersebut.
• Kebijakan harus dikomunikasikan secara jelas kepada seluruh staf. Seluruh staf harus
memahami kebijakan keamanan arsip dan bertanggung jawab untuk mematuhinya.
• Kebijakan harus ditinjau secara berkala. Keamanan arsip digital terus berkembang, sehingga
kebijakan keamanan arsip juga harus ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa masih
efektif dalam melindungi arsip.

Terima kasih