PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI BERBASIS

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

DISUSUN OLEH:

Nama : Alpriyatno Arif

Nim : C1F123032

Kelas : Genap

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN ILMU INFORMASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS HALUOLEO

KENDARI

2023
 TUGAS KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI

Nama : Alpriyatno Arif

Nim : C1F123032

Kelas : Genap

Menulis tentang aplikasi pengelolaan kearsipan dan dokumentasi berbasis teknologi informasi dan
komunikasi dan cara penggunaannya!

Pengelolaan kearsipan dan dokumentasi merupakan salah satu kegiatan penting dalam suatu
organisasi atau perusahaan. Kegiatan ini bertujuan untuk mengelola arsip dan dokumentasi secara
sistematis dan terorganisir agar dapat dimanfaafkan secara efektif dan efisien.

Pada era teknologi informasi dan komunikasi saat ini, pengelolaan kearsipan dan dokumentasi dapat
dilakukan secara digital dengan menggunakan aplikasi komputer. Aplikasi ini dapat membantu
mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan kearsipan dan dokumentasi,serta meningkatkan
efektivitas dan efisiensinya.

Berikut adalah beberapa aplikasi pengelolaan kearsipan dokumentasi berbasis teknologi informasi
dan komunikasi:

1. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)

SIKD merupakan aplikasi pengelolaan kearsipan dinamis dinamis yang dikembangkan oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia(ANRI).Aplikasi ini dapat digunakan untuk mengelola arsip dinamis yang
meliputi arsip dan inaktif. SIKD memiliki fitur-fitur yang lengkap, seperti:

 Pengelolaan arsip aktif dan inaktif

 Klasifikasi arsip
 Penelusuran arsip
 Penyimpanan arsip
 Pemusnahan arsip
 Perusahaan yang mengelola aplikasi SIKD adalah PT. Sigma Artha Pratama. Perusahaan ini
merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang teknologi informasi dan komunikasi. SIKD
adalah aplikasi yang dikembangkan oleh PT.Sigma Artha Pratama untuk membantu pemerintah
daerah dalam mengelola data kependudukan.

Cara penggunaan aplikasi SIKD adalah sebagai berikut:

1. Instalasi aplikasi

Aplikasi SIKD dapat diinstal komputer dengan sistem operasi Windows.Untuk menginstal
aplikasi,buka file instansi SIKD dan ikuti petunjuk yang ada.

2. Registrasi

Setelah regisrasi berhasil, anda perlu melakukan registrasi untuk mendapatkan akun pengguna. Untuk
registrasi,buka menu “Registrasi” dan masukkan data diri anda.

3. Login

Setelah registrasi berhasil, anda dapat login ke aplikasi dengan menggunakan akun yang telah anda
buat.

4. Penggunaan aplikasi

Setelah login, anda dapat mulai menggunakan aplikasi SIKD. Untuk menggunakan aplikasi, anda
dapat mengikuti petunjuk yang ada dapat mengikuti petunjuk yang ada di menu-menu aplikasi.

2. Arsip Elektronik (e-ARSIP)

e-ARSIP merupakan aplikasi pengelolaan arsip elektronik yang dikembangkan oleh kementrian
pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPAN-RB). Aplikasi ini dapat
digunakan untuk mengelola arsip elektronik yang meliputi arsip digital dan arsip terformat. e-ARSIP
memiliki fitur-fitur yang lengkap, seperti:

 Penciptaan arsip elektronik

 Pengolahan arsip elektronik
 Penyimpanan arsip elektronik
 Pemeliharaan arsip elektronik
 Pemusnahan arsip elektronik
Berikut perusahaan yang mengelola aplikasi e-ARSIP antara lain:

 PT. Gede Langgeng Makmur, sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang industri
manufaktur, menggunakan aplikasi e-arsip untuk mengelola surat masuk dan surat keluar
perusahaan. Aplikasi e-arsip ini memungkinkan perusahaan untuk melacak surat-surat tersebut
dengan mudah dan cepat.
 PT. Bukit Asam Kreatif, sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa, menggunakan
aplikasi e-arsip untuk mengelola arsip data pegawai. Aplikasi e-arsip ini memungkinkan
perusahaan untuk menyimpan data pegawai dengan aman dan terorganisir.
 Kementerian Keuangan, sebuah instansi pemerintah, menggunakan aplikasi e-arsip untuk
mengelola dokumen keuangan negara. Aplikasi e-arsip ini memungkinkan kementerian untuk
mengamankan dokumen-dokumen tersebut dari kebocoran dan penyalahgunaan.

Cara penggunaan aplikasi e-arsip pada umumnya adalah sebagai berikut:

1. Registrasi, Pengguna terlebih dahulu harus mendaftarkan diri ke aplikasi e-arsip. Proses registrasi
ini biasanya hanya membutuhkan beberapa menit.

2. Upload arsip, Setelah terdaftar, pengguna dapat mengunggah arsip-arsip yang ingin disimpan ke
dalam sistem e-arsip. Arsip-arsip tersebut dapat berupa dokumen, gambar, atau video.

3. Pencarian arsip, Pengguna dapat dengan mudah mencari arsip yang dibutuhkan dengan
menggunakan fitur pencarian yang tersedia. Fitur pencarian ini biasanya dilengkapi dengan
berbagai kriteria pencarian, seperti tanggal, jenis dokumen, dan kata kunci.

4. Manajemen arsip, Pengguna dapat mengelola arsip-arsip yang telah diunggah dengan mudah,
seperti mengubah nama, menambahkan keterangan, atau menghapus arsip.

5. Keamanan, Aplikasi e-arsip biasanya dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan untuk
melindungi arsip dari akses yang tidak diinginkan. Fitur-fitur keamanan tersebut dapat berupa
password, enkripsi, dan autentikasi dua faktor.
Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi
e-arsip:

 Efisiensi, Aplikasi e-arsip dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan
arsip. Proses pencarian, penyimpanan, dan pengiriman arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah dan
cepat.
 Keakuratan, Aplikasi e-arsip dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan akurasi pengelolaan
arsip. Arsip-arsip dapat disimpan dengan lebih aman dan terorganisir.
 Keamanan, Aplikasi e-arsip dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan keamanan pengelolaan
arsip. Arsip-arsip dapat dilindungi dari akses yang tidak diinginkan.
 Kepatuhan, Aplikasi e-arsip dapat membantu perusahaan untuk memenuhi peraturan dan standar
kearsipan yang berlaku. Arsip-arsip dapat disimpan dengan cara yang sesuai dengan peraturan dan
standar tersebut.

3. DocuWare

DocuWare merupakan aplikasi pengelolaan kearsipan dan dokumntasi berbasis CLOUD yang
dikembangkan oleh DocuWare GmbH. Aplikasi ini dapat digunakan untuk mengelola berbagai jenis arsip
dan dokumentasi , seperti dokumen,gambar,video,dan audio. DocuWare memiliki fitur-fitur yang
lengkap,seperti

 Pengelolaan arsip dan dokumentasi

 Klasifikasi arsip dan dokumetasi
 Penelusuran arsip dan dokumentasi
 Pembagian akses arsip dan dokumntasi
 Integrasi dengan system lain

Berikut perusahaan yang mengelola aplikasi DocuWare:

 Bank Mandiri, menggunakan DocuWare untuk mengelola dokumen-dokumen penting

perusahaan, seperti perjanjian kerja, laporan keuangan, dan dokumen hukum.

 PT Telkom Indonesia, menggunakan DocuWare untuk mengelola dokumen-dokumen kontrak,

perjanjian, dan surat menyurat.
 PT Pertamina, menggunakan DocuWare untuk mengelola dokumen-dokumen izin operasional,
dokumen keuangan, dan dokumen hukum.
Cara penggunaan aplikasi DocuWare dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-
masing. Secara umum, aplikasi ini dapat digunakan untuk:

 dokumen secara aman

 Mencari dan menemukan dokumen dengan mudah
 Menyimpan dan mengelola dokumen secara digital
 Menyebarkan Memantau status dokumen
 Mengelola siklus hidup dokumen

Berikut adalah beberapa contoh penggunaan aplikasi DocuWare di perusahaan:

 Untuk menyimpan dokumen, perusahaan dapat menggunakan DocuWare untuk menyimpan

dokumen-dokumen penting perusahaan secara digital. Dokumen-dokumen ini kemudian dapat
diakses dengan mudah oleh karyawan yang membutuhkannya.
 Untuk menyebarkan dokumen, perusahaan dapat menggunakan DocuWare untuk menyebarkan
dokumen secara aman kepada pihak-pihak yang berkepentingan. DocuWare menawarkan berbagai
fitur keamanan untuk melindungi dokumen dari penyalahgunaan.
 Untuk mencari dan menemukan dokumen, perusahaan dapat menggunakan DocuWare untuk mencari
dan menemukan dokumen dengan mudah. DocuWare menawarkan berbagai fitur pencarian yang
dapat membantu karyawan untuk menemukan dokumen yang mereka butuhkan.
 Untuk memantau status dokumen, perusahaan dapat menggunakan DocuWare untuk memantau status
dokumen. DocuWare menawarkan berbagai fitur pelacakan yang dapat membantu perusahaan untuk
mengetahui di mana dokumen berada dan siapa yang memilikinya.
 Untuk mengelola siklus hidup dokumen, perusahaan dapat menggunakan DocuWare untuk mengelola
siklus hidup dokumen. DocuWare menawarkan berbagai fitur yang dapat membantu perusahaan
untuk mengelola dokumen dari awal hingga akhir.