UNIVERSITAS INDONESIA

ESAI UJIAN AKHIR SEMESTER

MEMANFAATKAN APLIKASI OPEN SOURCE OPENDOCMAN DALAM
PENGELOLAAN REKOD ELEKTRONIK
MATA KULIAH : REKOD ELEKTRONIK

OLEH :
SYANINTIKA SAFIRA

1406630662

MANAJEMEN INFORMASI DAN DOKUMEN

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
DEPOK
2016

PENDAHULUAN
Di seluruh dunia, organisasi baik besar maupun kecil, publik atau pribadi, mempunyai
satu hal yang sama yaitu mereka menciptakan rekod dan informasi. Rekod adalah informasi
terekam dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, yang tercipta atau
diperoleh dan dipelihara oleh sebuah organisasi atau perorangan dalam pelaksanaan kegiatan dan
disimpan sebagai bukti dari berbagai aktifitas tersebut.
Di Indonesia kata rekod lebih lazim dikenal dengan istilah Arsip dinamis. Arsip dinamis
menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Rekod dalam berbagai bentuk fisik yang dihasilkan oleh organisasi atau individu dalam
aktifitasnya setiap waktu, kemudian disimpan permanen untuk pengunaan di kemudian hari.
Dua pertiga informasi yang dihasilkan di dunia sekarang ini merupakan informasi yang
born digital artinya adalah informasi yang dari awal penciptaan sudah dalam bentuk digital
yang dihasilkan oleh komputer. Selain itu, semua informasi tentang objek fisik, termasuk
manusia, gedung, proses dan organisasi akan bersifat online. Sehingga perlu adanya suatu
pedoman dalam penataan rekod elektronik. Pedoman rekod elektronik tidak boleh berbeda
dengan rekod bentuk cetaknya. Bagaimanapun juga rekod cetak masih akan terus ada,
berdampingan dengan rekod elektronik.
Electronic mail atau e-mail merupakan salah satu contoh rekod elektronik dan yang
paling sering orang gunakan dalam kegiatan baik pribadi atau organisasi. E-mail adalah suatu
sistem yang bisa digunakan untuk membuat, mengirim, menerima dan mengelola dokumen dan
gambar melalui jaringan komputer. Beberapa sistem e-mail memungkinkan pengguna untuk
menulis dan mengirim surat melalui komputer dan software. Banyak sistem yang mengijinkan
pengguna untuk dapat membuat folder elektronik untuk menyimpan pesan dengan subjek
tertentu.
Rekod elektronik adalah informasi terekam dalam berbagai bentuk termasuk data dalam
sistem komputer, yang tercipta atau diperoleh dan dipelihara oleh sebuah organisasi atau
perorangan dalam pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti dari berbagai aktifitas
tersebut. Rekod elektronik diciptakan dengan menggunakan perangkat komputer, disimpan
dalam media penyimpanan elektronik, dan hanya dapat ditemukan kembali secara elektronis.
PENGERTIAN APLIKASI OPEN SOURCE

Aplikasi open source adalah program komputer yang lisensinya memberi kebebasan
kepada pengguna dalam menjalankan program tersebut untuk apa saja, mempelajari dan
memodifikasi program tersebut, dan mendistribusikan penggandaan program asli atau yang
sudah dimodifikasi tanpa harus membayar royalti kepada pembuat sebelumnya.
Manfaat open source dalam dunia pendidikan adalah mahasiswa ataupun pengajar tidak
lagi mempelajari sesuatu secara teoritis namun mereka pun dapat mempraktikkannya. Sebagai
contoh dalam bidang ilmu komputer, pada saat mempelajari mata kuliah Sistem Operasi, maka
mahasiswa dan dosen dapat secara bersama-sama mempelajarinya dengan cara mengupas secara
tuntas Sistem Operasi Linux ataupun sistem operasi open source lainnya, sehingga mahasiswa
dan dosen tidak hanya tahu teori, namun juga tahu penerapannya dalam dunia nyata.
Begitu pula dalam dunia bisnis, dunia bisnis memperoleh manfaat yang cukup banyak
yaitu rendahnya biaya instalasi program, reliabilitas yang tinggi, serta keamanan yang tinggi.
Dunia bisnis sangat memerlukan program yang bereliabilitas tinggi, karena kegiatan-kegiatan
dunia bisnis telah amat tergantung pada komputer dan kesalahan kecil akan mengakibatkan
kerugian yang sangat besar.
Dalam pemerintahan, seiring dengan makin banyaknya tuntutan akan otonomi daerah,
maka penggunaan program open source patut menjadi pertimbangan dalam perencanaan sistem
informasi pemerintahan. Dengan menggunakan program open source, anggaran yang dibutuhkan
relatif lebih rendah dibandingkan dengan program closed source dengan tingkat reliabilitas dan
keamanan yang lebih tinggi.
Khusus untuk penanganan arsip, saat ini telah dikembangkan aplikasi open source
OpenDocMan yang menggunakan standar internasional dalam pengelolaan arsip sehingga dapat
memudahkan pengelolaan arsip baik di dalam sebuah perusahaan maupun lembaga pemerintahan
dan pendidikan.

OPENDOCMAN
OpenDocMan merupakan sebuah document management system (DMS) gratis yang
dibuat oleh Stephen Lawrence yang dirancang untuk memenuhi ISO 17025 dan OIE standar
untuk manajemen dokumen. Aplikasi ini berbasis web, memiliki kontrol akses ke file, dan install
maupun upgrade otomatis.
OpenDocMan merupakan aplikasi berbasis open source. Sebagai aplikasi open source
memungkinkan OpenDocMan diunduh, digunakan dan didistribusikan ulang secara gratis.
Aplikasi ini dibangun menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan menggunakan
MySQL sebagai aplikasi database. OpenDocMan dapat menggunakan IIS atau Apache sebagai
web server.
Beberapa perusahaan yang menggunakan software OpenDocMan :

CSC di seluruh dunia

Prilep Brewery Prilep, Republic of Macedonia

AZCI.net Arizona

The Kiwi Club of New York, Inc. New York

FITECO Woodway, Texas

St. Louis Professional Coders St. Louis, Missouri

Royal Victoria Eye & Ear Hospital Dublin, Ireland

Sebagai aplikasi manajemen dokumen, OpenDocMan memiliki berbagai fasilitas.

Fasilitas yang dimiliki OpenDocMan antara lain, proses instalasi otomatis, fasilitas unggah file,
fasilitas review dokumen, fasilitas pembuatan kategori jenis arsip, fasilitas pembuatan ruas
tambahan serta fasilitas pencarian koleksi. Aplikasi ini dapat diunduh melalui website
http://www.opendocman.com.

CARA MENGINSTALASI OPENDOCMAN

Hal pertama yang perlu diketahui sebelum melakukan instalasi adalah kita sudah harus
memiliki program aplikasi Xampp. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri
(localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah
bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl.
Berikut adalah langkah-langkah menginstalasi OpenDocMan :
1.

Buka website http://www.opendocman.com kemudian klik tombol Download.

2.

Setelah berhasil di unduh, copy folder OpenDocMan (berformat .rar) ke

C:/xampp/htdocs. Klik kanan pada folder OpenDocMan, pilih Extract Here. Klik kanan
pada folder yang sudah di ekstrak, pilih Rename, ganti namanya menjadi opendocman.

3.

Buka Xampp Control Panel (dapat dicari pada kotak search), aktifkan modul Apache dan
MySQL dengan mengklik tombol Start.

4.

Jalankan browser, ketikkan localhost/phpmyadmin pada kotak alamat. Pada tab Database,
Create database dengan nama opendocman, kemudian klik Create.

5.

Setelah berhasil, klik tab SQL kemudian ketikkan :

GRANT ALL PRIVILEGES ON opendocman.* TO opendocman@localhost
IDENTIFIED BY rahasia;
Kata rahasia digunakan sebagai password untuk menginstalasi OpenDocMan. Setelah itu
klik GO.

6.

Buka tab baru, pada kotak alamat ketikkan localhost/opendocman/install/setupconfig.php. Setelah berhasil klik Lets go!

7.

Isi form seperti di bawah ini.

Password

: rahasia (seperti yang tertulis pada SQL)

Administrator password

: rekod (bebas)

Klik Next.
8.

Setelah tampilan selanjutnya muncul, klik Run the install.

9.

Setelah itu, klik Click HERE To set up database.

10. Setelah itu, sebelum mengklik HERE untuk langkah selanjutnya, pastikan Anda
mengingat username dan password yang ditampilkan untuk mengakses OpenDocMan.

CARA MENGGUNAKAN OPENDOCMAN

OpenDocMan digunakan untuk memudahkan para arsiparis untuk menemukan kembali
data-data yang telah diarsip. Bentuk datanya adalah soft file sehingga dengan mudah bisa
diunggah untuk disimpan. Kalau datanya tercetak, kita bisa men-scan terlebih dahulu dalam
bentuk PDF. Jika dengan arsip tercetak bisa jadi hilang atau susah kita temukan, dengan soft file
dan menggunakan OpenDocMan kita akan jauh lebih mudah dan cepat untuk menemukannya.
Berikut adalah langkah-langkah menggunakan OpenDocMan mulai dari mengakses,
mengunggah, sampai mengakses data :
1.

Setelah proses instalasi selesai, isi kolom form seperti ini:

Username

: admin

Password

: rekod

Kemudian klik Enter.

2.

Jika berhasil, tampilan OpenDocMan akan terlihat.

3.

Menu-menu OpenDocMan akan terlihat di antaranya; Home, Check-in, Search, Add

Document, Admin, dan Logout.

4.

Kita dapat menambah User, Departement, dan Category dengan mengklik tab Admin.

5.

Jika ingin menambah Departement, klik Add pada kolom Departement. Contohnya ingin
menambahkan nama jurusan seperti; Manajemen Informasi dan Dokumen, Akuntansi,
Komunikasi, dll.

6.

Jika ingin menambah Category, klik Add pada kolom Category. Contohnya ingin
menambahkan nama mata kuliah seperti; Rekod Elektronik, Aplikasi Internet, Preservasi
dan Konservasi, Pengantar Komunikasi dll.

7.

Jika ingin menambah User, klik Add pada kolom User, kemudian isi form sesuai
kebutuhan.

8.

Jika ingin mengunggah file, klik tab Add Document. Kita dapat memilih dokumen
dengan mengklik tombol Choose File. Kita dapat mengedit dengan memilih Category,
Permissions, Description dan Comment sesuai dengan jenis file dokumen yang di upload.
Lalu klik Submit.

9.

Jika berhasil akan muncul tulisan Document successfully added.

10. Jika semua file selesai diunggah, kita dapat mengklik Logout. Untuk pemakaian
selanjutnya, kita hanya cukup mengaktifkan Xampp Control Panel dan mengaktifkan

modul Apache dan MySQL, kemudian ketikan http://localhost/opendocman/index.php,

setelah itu Login menggunakan username dan password yang sama.
PENUTUP
Arsip tidak harus selamanya berbentuk fisik dan disimpan di boks arsip. Arsip dapat
disimpan di media elektronik, yang disebut juga rekod elektronik. Rekod elektronik diciptakan
dengan menggunakan perangkat komputer, disimpan dalam media penyimpanan elektronik, dan
hanya dapat ditemukan kembali secara elektronis. Khusus untuk penanganan arsip, saat ini telah
dikembangkan berbagai aplikasi open souce, salah satunya adalah OpenDocMan. Aplikasai open
source OpenDocMan ini menggunakan standar internasional dalam pengelolaan arsip sehingga
dapat memudahkan pengelolaan arsip baik di dalam sebuah perusahaan maupun lembaga
pemerintahan dan pendidikan. Dengan begitu kita dapat memanfaatkan aplikasi open source
OpenDocMan ini secara maksimal dalam mengelola rekod elektronik.