Menggagas OpenDocMan

Sebagai Software
Alternatif EDMS
(Electronic Document
Management Sytems) di
Indonesia

Ahmad Anwar, SIP.

Latar Belakang
Dengan adanya teknologi informasi yang
semakin berkembang menjadikan segala
aktivitas perkantoran menjadi lebih mudah.
Muncul istilah kantor maya atau virtual office
Salah satu kegiatan yang paling esensi adalah
pengeloaan arsip dan dokumen
Guna mendukung manajemen arsip dan
dokumen elektronik maka saat ini telah banyak
dikembangkan berbagai macam software
Salah satu software yaitu OpenDocman

Definisi Arsip dan Dokumen Elektronik

Pada dasarnya arsip dan dokumen

elektronik merupakan sebuah informasi
yang direkam dan disimpan dalam media
elektronik dengan wujud digital.
Arsip elektronik dapat diperoleh langsung
melalui teknologi komputer (born digital)
ataupun dengan jalan alih media dari
format aslinya (misalnya kertas ke format
digital)

Definisi EDMS
EDMS merupakan akronim dari Electronic
Document Management Sytems
Tujuan utama dari sistem ini adalah
mendukung penciptaan, revisi, dan
pengelolaan dokumen elektronik

Analisis Pemilihan Software

kemudahan mendapatkan software

kesesuaian dengan sistem yang ada
kemudahan dalam penggunaan
biaya pemakaian dan
pengembangan software.

Profil OpenDocMan
Mudah dalam proses instalasi, mudah
dalam penggunaan dan dapat diandalkan
Versi terakhir OpenDocMan v1.3.5
Software berbasis web dan dirancang
menggunaka bahasa pemograman
berbasis PHP
Menyediakan layanan dukungan berupa
paket hosting berbayar

Kebutuhan Sistem
Kebutuhan Hardware : komputer dan
jaringan komputer
Kebutuhan Software : Aplikasi
OpenDocMan termasuk cross-platform,
membutuhkan dukungan Web Server, PHP
5, MySQL 5.
Brainware : instalasi butuh SDM kompeten
dalam bidang teknologi meliputi Sistem
operasi. Operasional butuh SDM dari
jurusan ilmu kearsipan.

Kemudahan Instalasi
OpenDocMan

Waktu tidak lebih dari lima menit maka OpenDocMan sudah

dapat berjalan dalam server
Download Paket OpenDocMan melalui halaman resminya.
Unzip Paket OpenDocMan
Copykan Paket OpenDocMan di /Xammp/htdocs
Rename folder OpenDocMan agar mudah untuk diakses di
server, contoh opendocman-x.x dokumen
Buat database untuk OpenDocMan berikut dengan hak akses
untuk akses dan modifikasi.
Jalankan script OpenDocMan installation dengan megakses
URL folder opendocman melalui web browser , contoh
localhost/dokumen
Ketika halaman sudah terbuka klik pada " New installation"
Isikan form instalasi dengan nama database, user database
dan password sesuai dengan yang telah dibuat sebelumnya.

Kelengkapan Fitur

Manajemen Dokumen
Mengetahui Perubahan
Otomasi
Permintaan dan pengembangan Fitur

Analisis SWOT OpenDocMan

Strengths (kekuatan) : Mudah di install, dapat
dikembangkan lebih lanjut , dukungan komunitas,
fitur lengkap, tampilan sederhana dan mudah
dipahami.
Weaknesses (kelemahan) : sebagian plugin
berbayar, user manual berbayar.
Opportunities (peluang) : lulusan Ilmu Perpustakaan
atau kearsipan sudah mulai familiar dengan
OpenDocMan, Masuknya matkul arsip elektronik ke
kurikulum.
Threats (ancaman) : masih jarang digunakan,
banyaknya software DMS lainnya.

Daftar Pustaka
BLC, "OpenSource Document Management System - OpenDocMan",
dalam http://www.blcserv.com/odm.php, diakses 23 mei 2016.
EDMS, "EDMS - Electronic Document Management System", dalam
http://www.edms.net, diakses 23 mei 2016.
Hakim, Heri Abi Burachman dan Bandono, "Omeka: Aplikasi Pengelola
Arsip Digital Dalam Berbagai Format", dalam JUPITER Vol. XIV No.2
Tahun 2015.
Rustam, Muhammad, Materi Pokok Pengeolaan Arsip Elektronik: 1-6,
Tanggerang Selatan :Universitas Terbuka, 2014.
Saputra, Ricky Rinaldi, Kusnandar, Wina Erwina, " Evaluasi Software
Otomigen X Sebagai Sistem Layanan Informasi di Fikom Library And
Knowledge Center Dengan Pendekatan Analisis SWOT" dalam e_jurnal
Mahasiswa Universitas Padjajaran Vol.1, No. 1 Tahun 2012.
Sugihato, Agus dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik,
Yogyakarta: Gava Media, 2014.
Swan, Erin, "OpenDocMan Open-Source Document Management
System", dalam http://www.efilecabinet.com/opendocman-open-sourcedocument-management-system, diakses diakses 23 mei 2016