LKPD-LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK

INFORMASI UMUM
A. IDENTITAS MODUL
Sekolah : SMK Negeri 1 SURABAYA
Nama Pelajaran : Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Tahun Pelajaran : 2023-2024
Fase/kelas : E / X ML
Elemen ke-5 : Dokumen berbasis digital
Alokasi Waktu : 12 X 45 menit ( 12 JP / Minggu)
Guru Pengampu : Dra. NUR AINIYAH, MM

B. CAPAIAN PEMBELAJARAN
❖ Pada akhir fase E peserta didik mampu menjelaskan dasar- dasar prosedur penanganan dokumen,
jenis peralatan pengelolaan dokumen, dan prosedur penyimpanan dokumen berbasis digital sesuai
sistem yang digunakan dunia kerja.

D. ALUR TUJUAN PEMBELAJARAN

➢ Menjelaskan prosedur penanganan dokumen kantor.
➢ Menjelaskan prosedur penyimpanan dokumen kantor.
➢ Menjelaskan prosedur perawatan dokumen kantor..
➢ Mengidentifikasi jenis sarana/ prasarana pengelolaan dokumen sesuai kebutuhan.
➢ Menerapkan budaya kerja perkantoran yang ramah lingkungan
➢ Menerapkan penggunaan jenis aplikasi sesuai standard.

BAHAN BACAAN GURU DAN PESERTA DIDIK/BAHAN AJAR

A. Mengenal Arsip Digital dan Cara Mengelolanya

Oleh Annisya Yuniamaniah - 04 Nov 2022
Bagikan artikel ini:
https://kelas.work/blogs/mengenal-arsip-digital-dan-cara-mengelolanya

Seorang Admin Perkantoran memiliki salah satu tugas utama untuk mengelola arsip
perusahaan. Di era seperti sekarang, arsip digital perusahaan juga harus dikelola secara baik
oleh bagian administrasi perkantoran.
Arsip digital perusahaan wajib untuk dikelola dan diorganisir dengan baik, supaya tidak
menurunkan efektivitas jalannya perusahaan serta optimasi waktu bekerja admin.

Pengelolaan dan pengorganisasi dari arsip digital dan arsip non digital (fisik) berbeda. Oleh
sebab itu, arsip digital sebagai Admin di perkantoran kamu wajib menguasai kemampuan
pengelolaan arsip digital perusahaan ini.

1
Apa itu Arsip Digital?

source: istock

Menurut PCmag, arsip digital adalah segala sesuatu yang disimpan secara permanen dalam
sistem komputer. Sebutan yang paling umum digunakan di komputer adalah dengan nama file.
Seluruh arsip digital juga bisa termasuk program atau dokumen. Intinya adalah semua hal
dalam komputer yang dapat dieksekusi, dibaca, dan diduplikasi ke dalam memori komputer.

Tujuan Arsip Digital

Arsip digital perusahaan dibuat dengan berbagai tujuan yang lebih menguntungkan
dibandingkan arsip fisik. Hal ini karena arsip fisik mempunyai banyak kekurangan yang bisa
ditanggulangi dengan beralih ke arsip digital.

Tujuan utama dari arsip digital adalah mencegah kerusakan sehingga bisa terus digunakan atau
dibaca. Arsip fisik biasanya menggunakan kertas yang disimpan dalam folder atau lemari.
Namun, kertas memiliki umur penyimpanan dan mudah lapuk. Arsip yang disimpan dari
menggunakan kertas ini tidak akan bertahan lama dan cepat rusak.

source: istock

Tujuan selanjutnya adalah agar arsip perusahaan menjadi lebih rapi. Selain itu, arsip yang
dibuat secara digital akan lebih mudah dicari di saat arsip tersebut sedang dibutuhkan.

Arsip fisik berbentuk kertas biasanya akan menumpuk dan memenuhi ruangan. Hal ini akan
memudahkan juga mencari arsip yang sudah lama karena sudah ditumpuk oleh arsip baru.
2
Misalnya, sebuah arsip keuangan dibuat secara fisik pada tahun 2016. Enam tahun kemudian
pada tahun 2022, arsip tersebut dibutuhkan kembali.

Namun, karena arsip sudah disimpan begitu lama akhirnya sulit ditemukan. Dengan
menyimpan arsip tersebut secara digital dalam komputer, cukup memasukan nama file dan
tahun, kamu akan dengan mudah menemukan arsip tersebut.

4 Manfaat Arsip Digital

source: istock

Pengarsipan secara digital oleh perusahaan memiliki banyak sekali manfaat untuk
mengoptimalisasi waktu kerja karyawan. Selain itu, beberapa manfaat pengelolaan arsip secara
digital, di antaranya.
Keamanan yang lebih baik
Dokumen kertas, meskipun praktis, memiliki risiko kehilangan dan pencurian yang lebih tinggi.
Selain itu, informasi pribadi pada file kertas lebih mudah diakses oleh pihak yang ingin
melakukan kejahatan terhadap perusahaan.

Hal lainnya juga jika perusahaan terkena dampak dari bencana alam. Kebakaran, banjir,
longsor, dan lainnya dapat membuat perusahaan akan mudah kehilangan banyak informasi dan
catatan penting yang berharga.

Penyimpanan arsip digital mampu membuat cadangan atau backup off-site yang aman. Selain
itu, arsip dapat diakses dari mana saja tanpa harus ke kantor atau membawa file tersebut
kemana-mana untuk diperiksa.

Adanya kemudahan dalam penyimpanan, edit, dan duplikasi arsip digital inilah yang mampu
melindungi informasi milik perusahaan. Hal itu sekaligus melindungi data dari kehilangan atau
kerusakan yang tidak disengaja.

Ramah Lingkungan
Arsip fisik biasanya mengandalkan kertas sebagai media penyimpanan yang tentu saja
menciptakan limbah. Menurut sebuah studi oleh Road Runner, kertas merupakan 70% dari
limbah perkantoran.

Dengan perusahaan menggunakan arsip digital, limbah kertas dari perkantoran bisa dikurangi.
Selain itu, penggunaan arsip digital pada perusahaan juga menyelamatkan pohon yang
3
notabene bahan utama pembuatan kertas.

Peningkatan Efisiensi
Arsip digital jauh lebih mudah diakses dan dibagikan di mana pun karyawan kantor berada.
Sehingga, karyawan akan lebih mudah berkolaborasi dengan orang-orang di kantor dari divisi
yang berbeda.

Selain itu membuat rencana saat rapat dadakan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
Apalagi karena pandemi COVID-19 yang membuat karyawan sulit untuk bekerja dari kantor,
arsip digital perusahaan akan memudahkan dan menambah efisiensi.

Data Aktual (Real Time Data)

Pengambilan keputusan yang membutuhkan data langsung (real time), akan semakin mudah
dengan mengelola arsip digital. Selain memudahkan, juga akan mencegah kesalahan.

Meninjau dan memasukkan data secara manual rentan memakan waktu dan rentan terhadap
kesalahan manusia. Sebab ketelitiannya tidak setinggi penggunaan teknologi komputer.

Arsip digital membuatnya lebih mudah untuk mengumpulkan data secara real-time. Pada
dasarnya, kamu dapat mengakses file digital kapan saja sepanjang hari untuk memeriksa ulang
atau memperbarui informasi.

Berbagai bentuk Arsip Digital

Dunia kearsipan menjadi peranan penting dalam memberikan berbagai sumber informasi dan
membantu pengelolaan data sebagai cara yang dilakukan untuk memberikan berbagai pilihan
bagi pimpinan dalam mengambil keputusan. Sebelum mengenal arsip digital, segala sesuatu
yang berhubungan dengan dokumen-dokumen yang ada di institusi maupun kelembagaan
dilakukan secara manual dan tersusun di lemari kearsipan. Perkembangan jaman telah
mengantarkan bentuk arsip yang terdigitalisasi. Arsip digital memberikan kemudahan bagi
penggunanya untuk mencari berkas maupun informasi yang sudah terkumpul dalam
membantu pekerjaan. Data yang tersimpan dan ditransmisikan kedalam bentuk yang terputus-
putus atau kode biner yang dapat dibentuk dan dibaca sehingga arsip dapat dimanfaatkan dan
dipergunakan disebut sebagai arsip digital (Fitri, 2020:5).
Penerapan arsip dalam bentuk digital proses penyimpanannya dapat dilakukan dengan
berbagai format. Seperti yang disampaikan oleh Hakim (2016:26) penyimpanan arsip digital
dapat dilakukan dengan menggunakan format file antara lain :
a. Arsip digital dalam bentuk format teks
Bentuk format yang biasanya digunakan dalam pembentukan arsip digital adalah dengan
dormat teks, hal tersebut dikarenakan segala sesuatu pekerjaan yang dilakukan sudah berbasis
komputerisasi dan penyimpanannya dalam file teks.
Format tersebut bisa dalam bentuk .doc (dokumen), .xls, .ppt, maupun .pdf
b. Arsip digital dalam bentuk format gambar
Bentuk arsip digital yang dilakukan adalah dalam format gambar yang mana gambar
dikategorikan sebagai media perekam informasi yang dapat disimpan
sebagai bentuk visual. Format yang dibuat menjadi gambar dapat antara lain .jpg,
.bmp, .tif, .png
c. Arsip digital dalam bentuk format audio
Jenis arsip yang dihasilkan juga dalam bentuk suara, yang mana arsip ini diperoleh dari hasil
rekaman suara atau bunyi yang ada dan disimpan dalam bentuk format
.mp3 atau .mp4
d. Arsip digital dalam bentuk format audio video
Arsip jenis ini biasanya dihasilkan dalam bentuk rekaman kegiatan yang telah dilakukan.
Bentuk hasil rekaman tersebut gabungan antara format audio beserta gambarnya dan jenis
4
arsip ini dalam bentuk file .mpeg, .avi, dan .mp4
Berbagai bentuk format yang dapat diarsipkan memudahkan pekerjaan serta penyimpanan
data arsip sehingga suatu saat akan diperlukan untuk kebutuhan pemenuhan penyampaian
informasi, mengingat terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan arsip
dokumen. Biasanya arsip digital dapat dilakukan di media penyimpanan yang ada baik itu di
perpustakaan, komputer maupun di media sosial tergantung pengguna dan kegunaanya.
Seperti yang disampaikan Kusumawardani et al. (2018) bahwa media sosial dapat
dimanfaatkan sebagai bentuk arsip digital yang mana dapat dijadikan alternatif dalam
penyimpanan arsip pribadi dalam kapasitas yang besar secara elektronik. Berbagai bentuk
arsip tersebut bisa dalam bentuk tulisan, foto, maupun gambar (video).

Pengelolaan Informasi dalam bentuk Arsip Digital

Membangun arsip di berbagai Lembaga pendidikan perlu adanya pengelolaan yang penting
agar arsip tersebut dapat tertata dengan baik dan memudahkan dalam memperoleh informasi
sesuai dengan visi, misi dan tujuan Lembaga. Pengelolaan informasi dengan baik akan
meningkatkan mutu Lembaga pendidikan, seperti yang diungkapkan Merliana et al. (2019:216)
bahwa dalam meningkatkan keterampilan dan kemampuan siswa perlu adanya pengelolaan
informasi yang baik dengan memanfaatkan teknologi sebagai alat dalam berkomunikasi
sehingga penyampaian gagasan maupun ide dalam diterima dan dipahami oleh para siswa.
Melihat berbagai bentuk arsip digital yang dapat digunakan, inovasi pengelolaan informasi
harusnya dapat diterapkan dalam proses belajar mengajar. Pengelolaan arsip elektronik atau
arsip digital juga membutuhkan berbagai macam peralatan baik itu perangkat keras (hardware)
maupun perangkat lunak (software). Perangkat keras yang dipergunakan antara lain
komputer/laptop, printer, scanner, maupunt media penyimpanan eksternal lainnya, sedangkan
perangkat lunak yang diperlukan antara lain program-program komputer yang digunakan
untuk menjalankan dan mengerjakan pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki
(Kusumawardani et al., 2018).

Adapun beberapa tahapan dalam pengelolaan arsip digital dapat dilakukan melalui beberapa
tahapan seperti yang diungkapkan oleh (Muhidin et al. (2016:180) antara lain :
a. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan dengan memulai kegiatan alih
media arsip sampai pada penataan arsip ke media baru atau media digital. Pengalihan
media arsip melakukan proses arsip dari bentuk media ke media lainnya dengan
memanfaatkan alat pemindai (scanner) dalam menyelamatkan bentuk fisik dari arsip
b. Penemuan arsip adalah suatu cara yang digunakan untuk menemukan kembali arsip yang
sudah dipindai dan disimpan dalam media penyimpanan. Penemuan arsip dalam bentuk
digital memudahkan pengguna untuk mencari informasi yang diperlukan. Penyimpanan
arsip di media penyimpanan digital dilakukan dengan membentuk folder-folder dan
penyimpanannya dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi cloud atau di hardisk
(perangkat keras).
Pengeloaan arsip digital yang baik akan menghasilkan informasi yang baik pula sehingga dapat
dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dari Lembaga atau instansi tersebut, seperti halnya
Lembaga Pendidikan. Kesiapan dalam menyediakan perangkat baik itu perangkat keras
maupun perangkat lunak merupakan jalan menuju pengelolaan arsip digital yang baik dalam
menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dalam pengelolaannya memerlukan suatu
pemeliharaan karena arsip digital merupakan bentuk arsip yang berbeda jauh dengan arsip
cetak. Pemeliharan yang dapat dilakukan adalah dengan mengamankan arsip itu sendiri dengan
membuat dan menciptakan suatu prosedur standar dalam pengoperasiannya. Selain itu
pemeliharaan dalam hal perangkat
keras maupun perangkat lunak yang menjadi media untuk menghasilkan bentuk arsip digital.
Pemeliharaan haruslah dilakukan secara berkala agar pengelolaan informasi dalam bentuk
arsip digital tidak mengalami kerusakan atau file corrupt.

Administrasi arsip elektronik menuntut alat yang berbeda, seperti halnya arsip cetak.

5
 Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) menyusun aparatur. Perangkat
keras adalah komponen komputer yang terlihat dan taktil, seperti komputer desktop dan
laptop, pemindai dokumen, dan perangkat penyimpanan seperti flash drive, hard drive, CD, dan
MMC. Perangkat lunak, di sisi lain, adalah aplikasi komputer yang memfasilitasi pekerjaan.
Beberapa aplikasi ternama seperti SIMARDI, E-Filing, dan SIPAS dapat digunakan untuk
menangani dokumen elektronik.
Siklus pengelolaan arsip elektronik, sesuai dengan Read & Ginn, terdiri dari hal-hal berikut
(Martini, 2021):
1. Penciptaan dan Penyimpanan Arsip Elektronik
Arsip elektronik dapat dibuat dan disimpan sekaligus. Integrasi langsung ke sistem pengarsipan
elektronik dimungkinkan untuk file elektronik baru yang dibuat di komputer. Setiap arsip yang
dihasilkan secara digital perlu dikirim. Ada banyak teknik untuk mengirimkan media arsip,
termasuk pemindaian (proses pemindaian dokumen untuk membuat data dan gambar),
konversi (proses mengubah dokumen menjadi data gambar permanen), dan impor (transfer
data secara elektronik ke dalam sistem EDM). .
Arsip harus disimpan dengan baik dan benar dalam sistem penyimpanan setelah disiapkan dan
didigitalkan. Saat menangani arsip elektronik, sangat penting untuk mempertimbangkan
sistem cadangan sehingga file dapat dipulihkan jika terjadi kehilangan atau kerusakan yang
disengaja atau tidak disengaja. Ada tiga metode untuk menyimpan arsip elektronik: online
(terhubung), offiine (terputus), dan nearline (semi-terhubung).
2. Distribusi dan Penggunaan
Proses transmisi dan pemanfaatan datang berikutnya. Arsip elektronik digunakan untuk tugas-
tugas administrasi termasuk menyalin, menggandakan, mengedit, atau membuka dan
menyimpan kembali arsip elektronik. Pemindahan arsip elektronik adalah proses
pendistribusian yang dilakukan untuk memelihara dan meningkatkan pemakaian. Dokumen
dari bisnis atau organisasi sejarah dapat disimpan dan diawetkan melalui arsip elektronik.
3. Pemeliharaan
Mengamankan arsip elektronik, memelihara lingkungan penyimpanannya, sistem manajemen,
dan alat manajemen dokumen elektronik adalah contoh dari pemeliharaan arsip elektronik.
Mengembangkan prosedur operasi standar (SOP) untuk melindungi data dari pihak yang tidak
berwenang adalah bagaimana keamanan data arsip elektronik dilakukan. Arsip penting dapat
diamankan oleh administrator arsip dengan menguncinya. Administrator arsip juga harus
memutakhirkan dan memelihara perangkat keras dan perangkat lunak agar alat ini tetap
mutakhir dengan kemajuan teknologi.
4. Disposisi
Tahap ini melibatkan konfirmasi keberadaan arsip elektronik yang dibangun. Catatan penting
disimpan di tempatnya, dan jika dokumen memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan,
dokumen itu juga dimusnahkan.

Langkah-langkah Penyimpanan Arsip Digital

source: istock

Penyimpan arsip digital perusahaan dapat dilakukan dengan mudah. Sebagai Admin, mungkin
6
kamu kan merasa langkah ini memudahkan dan menambah efektivitas bekerja:
a. Pilihlah tempat untuk menyimpan arsip tersebut seperti penyimpanan pada komputer atau
menggunakan cloud storage seperti Google Drive
b. Buat folder sesuai dengan kebutuhan. Folder bisa dibagi menjadi:
• Tanggal pembuatan dokumen
• Divisi yang membuat dokumen (marketing, sales,dll)
• Acara atau event yang membutuhkan dokumen tersebut
• Folder dokumen rencana, revisi, dan dokumen terpakai
c. Biasakan membuat file dokumen secara online seperti menggunakan Google Docs, Google
Spreadsheets, Google Slide, dan yang lainnya. Hal itu karena file secara otomatis akan tersimpan
di Google Drive
d. Menyortir file yang dibuat secara offline untuk kemudian di-upload ke cloud.

B. Penggunaan Aplikasi Arsip Berbasis Digital

https://drive.google.com/file/d/1yyuG4ykcNNv0QTOAQPEUfOuLtnmqMpp3/view?usp=s
haring

Untuk menambah pengetahuan tentang Pengelolaan Dokumen Berbasis Digital baca juga
Materi Pembelajaran diambil dari sumber buku pemerintah dasar-dasar manajemen
perkantoran dan layanan bisnis , Semester 2 pada halaman 8-53.
Pada link berikut:
https://drive.google.com/file/d/1b_oHUIEzb22MSy6LysRuFXuAvXW2eo1u/view?usp=sharin
g

7
 Soal Praktik:

1. Untuk Peserta Didik Reguler

Tugas : Melakukan pengelompokan dokumen virtual dikomputer atau laptop.

Tujuan : Menerapkan prosedur penyimpanan dokumen di komputer.

B. Alat dan Bahan:

➢ Buku ajar peserta dan informasi lain yang sesuai
➢ Jaringan internet
➢ Smartphone/laptop
➢ ATK

C. Langkah
Kerja:
Peserta didik
1. membentuk kelompok 1 kelompok 4 peserta
2. Nyalakan komputer.
3. Pastikan komputer terhubung internet.
4. Lakukan importing dokumen yang ada di smartphone kalian kedalam komputer.
5. Buat satu folder di komputer dengan nama peserta didik
6. Mamasukkan 2 foto/gambar, 1 vidio dan 5 dokumen dalam satu folder tersebut.
7. Buat folder baru sebanyak 3 folder dengan nama gambar, vidio, dan dokumen.
8. Lakukan pemilihan dokumen menrut jenisnya dan masukkan sesuai nama folder
diatas.
9. Dalam folder dokumen buatlah folder baru sesuai dengan sistem kronologis.
10. Berilah nama folder tersebut sesuai nama bulan.
11. Dalam folder nama bulan buatlah folder baru dengan nomor sesuai tanggal
dokumen.
12. Masukan dokumen satu persatu kedalam folder tanggal yang disediakan.
13. Setelah selesai laporkan tugas Anda kepada pembimbing Anda.
14. Menyimpan dokumen sistem abjad pada google drive dan share pada teman satu
kelompok
15. melakukan presentasi secara mandiri atau kelompok hasil
pengelolaan dokmen dan penyimpanan dokumen yang telah
dilakukan.
16. memberikan komentar, saran dan pertanyaan kepada kelompok
lain dalampresentasi.
17. menyimpulkan hasil pengetahuan yang di pelajari.

8
 2. Untuk Peserta Didik Type dengan pencapaian tinggi

Tugas : Melakukan pengengelolaan Arsip Digital.

Tujuan : Menerapkan prosedur penyimpanan dokumen/Arsip berbasis
Digital/penggunaan jenis
aplikasi sesuai standard.

Soal :
Anda adalah Staf Administrasi Kantor PT MITRA INOVASI, Jalan Anggrek , Perum
Graha Indah, Blok A No. 15 Surabaya – Jawa Timur (60246), Telp (031) 5031234, Faks.
(031) 5031234 http://www.mino.co.id, E-mail : mino@gmail.com, Pimpinan anda
bernama Ibu Citra Adinda, SE. Beliau menjabat sebagai Manager. Perusahaan anda
bergerak di bidang distributor peralatan kantor.

Lampiran Surat Masuk dan Surat Keluar sebagai berikut :

https://drive.google.com/drive/folders/1ydi5BYzNRyk5AwwBxyjUXTpM4ifrvQ3f?us
p=drive_link

3. Alat dan Bahan:

➢ Buku ajar peserta dan informasi lain yang sesuai
➢ Jaringan internet
➢ Smartphone/laptop
➢ ATK

4. Langkah Kerja:
Peserta didik
a. membentuk kelompok 1 kelompok 4 peserta
b. Menangani dokumen dengan Mencatat surat-surat tersebut ke dalam format
buku agenda kembar yang telah dibuat dengan menggunakan aplikasi
perangkat lunak Aplikasi SIMARDI (Aplikasi Simardi Offline 4.0)
c. Pilih 3 Surat masuk dan Surat Keluar untuk di input ke dalam aplikasi tersebut
d. melakukan presentasi secara mandiri atau kelompok hasil pengelolaan
dokumen digitalyang telah dilakukan.
e. memberikan komentar, saran dan pertanyaan kepada kelompok lain dalam
presentasi.
f. menyimpulkan hasil pengetahuan yang di pelajari.

E. Kriteria Penilaian
1 Peserta didik dinyatakan mencapai kompeten apabila telah melewati
prosespembelajaran dan mencapai KKTP yang ditentukan.
2 Peserta didik telah menunjukkan perkembangan sikap mandiri,
kritis, kreatif
dan bekerjasama dalam proses pembelajaran.
9