Proposal

Perpustakaan Digital
“FAJAR TIMUR”
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI 2

PENDAHULUAN 3
PERMASALAHAN 3
TUJUAN 4
MANFAAT 4
RUANG LINGKUP PEKERJAAN 4

PEMBAHASAN 5
1. Pengelolaan Dokumen 5

a. Proses Digitalisasi Dokumen 5

b. Proses Penyimpanan 6
c. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen 6
2. Fitur-fitur 8
3. Persyaratan Software dan Hardware 9
4. Hasil 9

KESIMPULAN 10
Penutup 10

DAFTAR PUSTAKA 11

2
 PENDAHULUAN

PERMASALAHAN
Saat ini saya ingin membangun sebuah perpustakaan. Namun saya berfikir bahwa dalam
mengelola perpustakaan, saya harus melakukan berbagai usaha untuk meningkatkan layanannya.
Salah satu upaya tersebut adalah dengan melakukan administrasi data untuk berbagai kebutuhan
yang ada di perpustakaan seperti layanan pendataan koleksi, pendataan kunjungan, layanan
peminjaman / pengembalian koleksi, pengadaan koleksi sampai pada pemeliharaan dan
penghapusan koleksi yang ada.
Sejumlah data harus dikelola dengan baik untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas
tentang masing-masing layanan. Proses tersebut tentunya akan memakan waktu dan tenaga yang
cukup melelahkan, terutama bila koleksi dan anggota perpustakaan yang harus ditangani cukup
banyak dengan beragam jenis transaksi yang ingin dimonitor. Pada titik inilah persoalan akan
muncul bila pekerjaan tersebut tidak dibantu dengan penerapan alat-alat yang dapat
meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
Perpustakaan konvensional di mana buku-buku secara fisik betul-betul ada, mengharuskan
berbagai proses di atas dilakukan dengan baik.
Kebutuhan ruangan, buku-buku, layanan peminjaman dan pengembalian menjadi tidak
terhindarkan lagi. Hal ini tentu saja semakin merepotkan jika jumlah anggota yang dilayani
cukup banyak padahal jumlah buku yang ada sangat terbatas dan saya hanya akan mengelolanya
sendiri saja.
Problem pada perpustakaan konvensional dapat diatasi dengan baik melalui pemakaian
perangkat lunak perpustakaan digital. Dalam konsep ini, buku-buku disajikan dalam bentuk file-
file komputer dalam berbagai format. Setiap anggota yang memerlukannya dapat langsung
mengakses file-file tersebut melalui unit komputer yang tersambung ke server perpustakaan
digital. Layanan peminjaman dilakukan secara otomatis oleh sistem sehingga tidak merepotkan
saya. Dengan demikian saya akan lebih fokus pada penyediaan file-file digital yang diperlukan
dalam perpustakaan.

3
TUJUAN
Implementasi Perpustakaan Digital dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
1. Menyediakan perangkat lunak yang mengelola koleksi buku atau dokumen digital.
2. Terbentuknya basis data koleksi perpustakaan digital pada lembaga terkait .
3. Terlayaninya pengguna perpustakaan dengan lebih baik melalui administrasi layanan
peminjaman dan pengembalian berbasis komputer secara otomatis.

MANFAAT
Pemanfaatan Perpustakaan Digital memberikan sejumlah keuntungan sebagai berikut :
1. Memudahkan pengelolaan buku. Buku-buku dikemas dalam format digital dengan berbagai
tipe data yang ada (.doc, .ppt, .pdf ).
2. Menghemat buku dan ruangan. Tidak diperlukan jumlah buku yang banyak untuk setiap
judul yang ada. Cukup satu file untuk tiap judul.
3. Memudahkan layanan peminjaman, karena anggota dapat mencari dan membaca sendiri
koleksi yang tersedia. Anggota juga dapat memeropeh copy file koleksi digital.

RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Pada pengerjaan Implementasi Perpustakaan Digital terdapat beberapa bagian pekerjaan, yaitu :
1. Instalasi perpustakaan digital
2. Pelatihan Pengguna
3. Pengadaan Perangkat Keras (optional)
4. Pemasangan jaringan (optional)

4
 PEMBAHASAN

1. Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan
pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan,
yang dapat kita simpulkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali
dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam
pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library). Proses-proses tersebut bisa dijabarkan
sebagai berikut :

a. Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik
sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada Gambar 1, dokumen mentah (jurnal,
prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan dokumen
elektronik. Ini tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses
dokumentasi sebuah organisasi, maksudnya ketika dalam sebuah lembaga mengedarkan atau
mengeluarkan dokumen tercetak mereka juga telah mengarsipkannya kedalam format digital
seperti .pdf atau format data lainnya. Berita bagus bahwa saat ini telah banyak media umum atau
buku yang telah menyertakan cd atau dvd yang berisi versi digital dan file-file referensi-referensinya.

Gbr. Proses Digitalisasi dokumen

5
 b. Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, proses tersebut meliputi : pemasukan data
(data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi
bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal
Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
Ada dua metoda dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan berbasis file (file base
approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing mempunyai kelebihan
dan kelemahan.
Kita dapat memilihnya sesuai dengan kebutuhan seperti table dibawah ini.

FileBase Approach Database Approach

Data duplication Data sharing and no duplication
Data dependence Data independence
Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex

c. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin
mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan maka mereka akan puas,
bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian
kembali terhadap dokumen yang telah disimpan. Dalam skala besar metode pendekatan database
akan lebih fleksibel dan efektif. Dan menariknya, sifat pendekatan database yang memiliki
kebebasan terhadap data (data independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke
berbagai aplikasi lain baik yang berbasis standalone (clientbase) maupun web-base.

6
Gbr. Contoh Pencarian Dokumen dengan Web

7
2. Fitur-fitur

Fitur-fitur yang ingin saya buat pada Situs Perpustakaan Digital yang akan saya bangun, yaitu :
 Otentikasi Sistem
Melakukan pengecekan apakah username dan password sesuai dengan database. Termasuk
mengatur tampilan berdasarkan previlege pemilik account.
 Menu Utama
Menampilkan berbagai menu utama yang bisa diatur Administrator.
 Administrasi, Security dan Hak Akses
Menangani pembatasan dan wewenang, mengelompokkan user, dan memberi user id serta
password.
 Pengadaan Bahan Pustaka
Mengakomodasi fungsi pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka,
penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
 Pengolahan Bahan Pustaka
Mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku
yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode,
dan nomor punggung buku (call number).
 Penelusuran Bahan Pustaka
Penelusuran atau pencarian kembali koleksi. Fitur ini harus mengakomodasi penelusuran
melalui pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dsb.
 Manajemen Anggota dan Sirkulasi
Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak
kegiatan manual yang digantikan oleh komputer. Didalamnya terdapat berbagai fitur
diantaranya: input dan cari anggota, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan
teknologi barcoding), penghitungan denda, dan pemesanan peminjaman buku.
 Pelaporan (Reporting)
Pengelola dapat bekerja lebih cepat. Laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis sehingga
sangat membantu dalam proses analisis keputusan. Tanpa harus membuka transaksi manual atau
mengecek aktifitas anggota dalam 1 tahun.

8
3. Persyaratan Software dan Hardware
a. Perangkat di Server

Kebutuhan H/W Kebutuhan S/W

 PC Server, 2 GB DDRAM, HD  Sistem Operasi Windows

250B, Monitor SVGA, Keyboard, XP/2000/2003/Linux
Mouse.  Web Server Apache
 UPS 500W  Database MySQL
 Scanner.  Application Server PHP
 Zend Optimizer

b. Perangkat di Client

Kebutuhan H/W Kebutuhan S/W

 Minimal PC P3-1 GHz, 128 MB  Sistem Operasi Windows

DDRAM, HD 40GB, Monitor
SVGA, Keyboard, Mouse.
95/98/XP/2000/2003/Linux
 Internet Browser (IE atau Mozilla)
 Adobe Acrobat Reader
 Player lain jika dibutuhkan
(audio/animasi player)

4. Hasil
Implementasi sistem yang diberikan kepada klien adalah sebagai berikut :
o CD Aplikasi Digital Library
o Buku petunjuk pemakaian
o Pelatihan system
o Asistensi implementasi
o Garansi atas kesalahan fungsional. Garansi tidak diberikan untuk kesalahan pemakaian (virus,
hard disk rusak, data terhapus)

9
 KESIMPULAN

Penutup
Saya berharap proposal ini dapat memenuhi sebagian kebutuhan, keinginan dan harapan dalam
penerapan Perpustakaan Digital. Dengan demikian harapan akan adanya peningkatan kualitas membaca
melalui optimalisasi perpustakaan dapat terwujud. Hal tersebut seiring komitmen saya untuk memberikan
solusi secara menyeluruh terhadap kebutuhan pengguna jasa (User) Perpustakaan Digital.

10
 DAFTAR PUSTAKA

1) Proposal Implementasi Perpustakaan Digital (.pdf): website: http://www.solusipintar.com

2) Menggagas Perpustakaan Digital (.pdf), oleh: Yudha Yudhanto, S.Kom, Komunitas eLearning
IlmuKomputer.Com, Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com

11