Digitalisasi dan Alih Media

Oleh:
Pitoyo Widhi Atmoko, M.Si
Perpustakaan Universitas Brawijaya

Perpustakaan sebagai tempat yang menyediakan

berbagai referensi dan koleksi sumber informasi,
menjadi sentral rujukan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan bagi mahasiswa, peneliti, dosen, kaum
akademisi serta masyarakat umum. Perpustakaan
bertugas mengumpulkan informasi, mengolah,
menyajikan dan melayani kebutuhan informasi bagi
pemakai perpustakaan. Perpustakaan berkembang
dari sistem konvensional menuju ke sistem yang
lebih modern yaitu perpustakaan digital dan
berlanjut lagi ke arah terbaru yaitu CLOUDS LIBRARY (perpustakaan dengan menerapkan konsep
Clouds Computing), dimana kebutuhan infrastruktur jaringan internet lebih dominan.
Berkembangnya sumber informasi dari media cetak ke media elektronik, memberikan dampak
antara lain:
Perubahan cara bekerja
Dominasi penggunaan komputer sebagai salah satu alat bantu dalam bekerja
Perubahan cara berkomunikasi
Penggunaan intranet, internet, email, website, media sosial, kontrol akses jarak jauh)
Perubahan persepsi tentang efisiensi
Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual, dari gedung ke server
Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan, dan penggunaan informasi
Dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan elektronik (optical disk,
harddisk, cloud drive)
Secara fisik, bahan cetak memiliki umur, maka dibutuhkan upaya
pelestarian kandungan informasi, beberapa jenis pelestarian yang
lazim digunakan adalah:
Fotocopy
Reproduksi foto
Digitalisasi
Fotocopy dan reproduksi foto merupakan kegiatan yang menghasilkan bahan perpustakaan
yang sejenis, dilihat dari segi penyimpanan butuh tempat yang lebih luas. Digitalisasi merupakan
suatu proses mengalih media informasi analog ke media digital.
Keuntungan Digitalisasi
Melindungi dan mewakili sumber asli
Lebih hemat dan mudah dalam penyimpanan
Lebih mudah pengeloaan dan cepat dalam proses temu kembali
Lebih mudah penyebaran/disseminasi informasi
Lebih interaktif (konten multimedia)
Lebih mudah penggandaan dan backup

Disampaikan di Acara Forum Komunikasi Pengelola Perpustakaan di Lingkungan Badan Diklat ESDM
20 22 Agustus 2015

Munculnya perpustakaan digital yang memiliki keunggulan dalam kecepatan akses karena
berorientasi pada data digital dan media jaringan komputer, perlu proses alih media bahan
pustaka ke bentuk digital.

Berikut ini tahapan alih media digital:

1. Mengumpulkan dan seleksi sumber materi bahan perpustakaan
Sumber materi bahan perpustakaan dapat diperoleh dari pihak internal dan eksternal
Pihak internal: koleksi bahan perpustakaan yang sudah tersedia pada institusi. Misalnya
diperoleh dari bagian yang menyimpan koleksi.
Pihak eksternal : koleksi bahan perpustakaan yang berasal dari luar institusi misalnya, koleksi
pribadi, museum, perpustakaan wilayah lain, atau lembaga lain yang telah bekerjasama.
2. Klarifikasi hak cipta (copyright) dan kepemilikan
Melakukan klarifikasi hak cipta (copyright) dan kepemilikan dari sumber materi bahan
perpustakaan perlu dilakukan untuk aspek legalitas terhadap hak kekayaan intelektual
(HAKI). Bila sudah public domain atau milik dari institusi sendiri maka tidak perlu lagi
dilakukan proses perjanjian tertulis terhadap penulis/pengarang atau penerbit yang
bersangkutan
3. Memeriksa Kondisi Fisik dan Pencatatan data Bibliografi
Diawali dengan memeriksa kondisi fisik dari sumber bahan perpustakaan.Apabila
terdapat kerusakan atau akan berdampak buruk bagi sumber materi ketika melakukan
proses pemindaian (scanning),maka harus diambil tindakan pencegahan sebelumnya.
Jika dalam bentuk audiovisual seperti kaset audio dan video, perlu dilakukan proses
pembersihan dari jamur yang menempel pada kaset tersebut sebelum dilakukan proses
capture menggunakan hardware yang sesuai.
Tahapan ini dilanjutkan dengan mencatat data bibliografi setiap sumber koleksi yang
sudah terkumpul agar mengetahui secara pasti detail dari suatu objek yang akan dialih
mediakan.
4. Proses alih media
Pemindaian (scanning) terhadap lembaran naskah dan
foto dalam bentuk tercetak atau dari sumber slide
maupun microfilm. Pemotretan dilakukan untuk sumber
bahan perpustakaan dalam bentuk 3 dimensi. Begitu pula
bahan perpustakaan rekaman audio dan video di lakukan
dengan menggunakan peralatan dan aplikasi yang
mendukung. Jika dalam bentuk kaset audio maka kita perlu menyediakan peralatan tape
pemutar kaset audio yang memiliki output untuk proses recording di komputer. Begitu
juga untuk bahan video, kita perlu menyesuaikan peralatan video player dan video
capture yang sesuai dengan ukuran kaset video tersebut. Kita tahu perkembangan kaset
video mulai yang ukuran besar (VHS, Hi8, Mini DV, Optical Disk, SD Card, Micro SD) perlu
disesuaikan dengan player yang tersedia dan proses video capturingnya.

Disampaikan di Acara Forum Komunikasi Pengelola Perpustakaan di Lingkungan Badan Diklat ESDM
20 22 Agustus 2015

5. Pengeditan,
File hasil proses alih media menjadi file source yang siap
dilakukan editing. Kita perlu memilih software yang
sesuai untuk pemrosesan gambar, audio, dan video
dibutuhkan untuk tahapan ini sampai menghasilkan file
master yang siap dipublikasikan. Pengeditan gambar
biasanya dilakukan penyesuaian ukuran (resizing),
menyesuaikan kepekatan warna dan kekontrasan (color
depth dan contrast), membersihkan area tertentu bila terdapat noda kotoran atau
pengaruh lainnya dari hasil prose alih media. Software Editing Audio digunakan untuk
perbaikan kualitas file hasil recording. Pemberian watermark perlu dilakukan pada setiap
gambar (image) yang di hasilkan dengan menambahkan logo dengan tingkat
transparansi tertentu disesuaikan dengan kebutuhan.
6. Kompilasi File (mastering file)
Kompilasi file diperlukan untuk menggabungkan
hasil pada tahapan editing menjadi 1 file utama
yang diinginkan sesuai tujuan alih media. Sebagai
contoh proses scanning halaman-halaman buku
sebagai file tunggal (image) perlu digabungkan
sesuai nomor halamannya menjadi 1 file master
yang seperti 1 buah buku digital yang dapat
dilengkapi dengan watermark sebagai salah satu
identitas pengamanan secara visual.
7. Input Metadata dan Upload File Digital
input metadata dan upload file digital melalui
program digital library atau sistem manajemen
data digital, diperlukan untuk merekam setiap
koleksi file digital yang telah di hasilkan. Melalui
sistem ini dapat dilakukan manajemen file digital
sehingga akan di ketahui secara pasti setiap
perkembangan hasil pekerjaan alih media yang
dilengkapi fungsi index dan mesin pencari (search
engine) sebagai alat penelusuran atau temu
kembali koleksi dokumen yang di maksud.
8. Tahapan koreksi akhir
Tahapan ini sebagai salah satu quality control terhadap file master serta input metadata
bahan alih media sebelum masuk tahapan akhir pengemasan dan publikasi. Hal ini untuk
menghindari kesalahan yang mungkin dilakukan pada tahap sebelumnya.
9. Pengemasan dan Publikasi
Pengemasan dan publikasi terhadap file digital yang dihasilkan, perlu dilakukan proses
upload ke media yang dapat di akses secara mudah oleh para pemustaka. Media
tersebut dapat berupa media offline ataupun online.

Disampaikan di Acara Forum Komunikasi Pengelola Perpustakaan di Lingkungan Badan Diklat ESDM
20 22 Agustus 2015