(FIN) Panduan Lesson Learning Ver 1.1

Laporan Implementasi:
Proses Kerja dan Panduan

Lesson Learning
Disampaikan kepada:
Disampaikan oleh:
ITTC - Knoco Indonesia
© Copyright ITTC – Knoco Indonesia 2017 – Disiapkan untuk PT Wijaya Karya (Persero) 0
Daftar Isi
Definisi istilah-istilah KM.................................................................................................. 2
Pengetahuan dan Aset Pengetahuan ................................................................................ 4
Definisi Pengetahuan (Knowledge) ................................................................................................ 4
Definisi Knowledge Management (Pengelolaan Pengetahuan) di WIKA ........................................ 5
Lesson Learning (Peer Assist, After Action Review, Retrospect) .......................................... 6

A. Peer Assist ............................................................................................................................. 8
B. After Action Review (AAR) ................................................................................................... 14
C. Retrospect ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Definisi istilah-istilah KM
After Action Kegiatan pertemuan singkat terfokus berupa review kegiatan yang baru
Review selesai dilakukan dengan tujuan mengambil pelajaran untuk
meningkatkan kinerja selanjutnya. Proses ini umumnya digunakan untuk
kegiatan dengan jangka waktu yang relatif singkat, seperti aktivitas-
aktivitas di proyek.
Data Gambaran dari suatu kejadian yang dapat berupa deretan angka, gambar,
grafik, atau foto.
Explicit Pengetahuan yang sudah dibuat dalam bentuk fisik, seperti dokumen,
Knowledge catatan, video, gambar, dan rekaman suara..
Information Sekumpulan data dengan konteks dan perspektif yang memungkinkan

untuk pengambilan kesimpulan.
Knowledge Pemahaman yang dimiliki individu terhadap suatu informasi yang

diperoleh setelah mempraktekkan, membandingkan, melihat akibat yang
terjadi berdasarkan informasi tersebut, dan menghubungkannya dengan
informasi atau pengalaman lainnya.
Knowledge Dokumen pengetahuan ekplisit yang dipergunakan individu dalam

asset organisasi sebagai kebutuhan peningkatan kinerja dan pembelajarannya.
Knowledge Pendekatan strategis dan sistematis dalam rangka memaksimalkan nilai

Management dari kumpulan know-how pada suatu organisasi.
Knowledge Jabatan yang tanggung jawab utamanya memastikan bahwa

Manager pengetahuan dari bagian-bagian di organisasi dikelola agar bermanfaat
untuk bisnis.
Lessons Istilah yang digunakan untuk menggambarkan potongan pengetahuan

Learned yang telah dipelajari melalui kegiatan bisnis. Pembelajaran tersebut
menjadi pengetahuan berharga jika disampaikan oleh praktisi
berpengalaman dalam bentuk saran untuk aktifitas serupa di masa
mendatang, dan dituliskan dalam kata-kata yang mudah dipahami.
Pembelajaran sepenuhnya dapat dikatakan "telah dipelajari/learned",
jika telah diterapkan dalam bentuk cara-cara baru dalam aktifitas
pekerjaan.
Lessons Sebuah database untuk menyimpan, mengkategorikan dan mengambil

database (dokumen) pembelajaran (Lesson Learned).
Peer assist Pertemuan atau lokakarya yang terstruktur dan difasilitasi, dimana
pesertanya dari unit bisnis lain atau organisasi bisnis lain yang diundang
untuk menceritakan pengalaman, pemahaman dan pengetahuan mereka
kepada tim yang mengundang dan meminta bantuan untuk
menyelesaikan suatu masalah atau mengatasi tantangan.
Retrospect Pertemuan yang terstruktur dan difasilitasi pada akhir sebuah proyek
atau siklus aktifitas besar, yang bertujuan untuk mendapatkan
pembelajaran sebelum tim proyek dibubarkan.
Tacit Pengetahuan yang tersimpan dalam pikiran individu yang memiliki

Knowledge pengetahuan tersebut, seperti pengalaman, pemikiran, kompetensi,
komitmen, tindakan dan lainnya.
Validasi Proses review dan evaluasi konten untuk memastikan konten yang dibuat
dalam proses penyusunan Pembelajaran telah sesuai dengan konsep dan
kaidah yang berlaku di organisa atau sesuai dengan best practice di
industri. Contohnya adalah evaluasi terhadap Solusi yang Lebih Baik,
penentuan rencana tindak lanjut, penentuan Penyebab Utama (root
cause)
Verifikasi Proses review dan evaluasi konten untuk memastikan konten yang dibuat
dalam proses penyusunan Pembelajaran telah sesuai dengan kaidah
penulisan dan kebutuhan informasi sesuai standar dokumentasi Catatan
Pembelajaran. Contohnya adalah melakukan evaluasi terhadap tingkat
kedalaman konten, kesesuaian penulisan deskripsi permasalahan dengan
solusi yang diambil, kesalahan penulisan istilah/typo
Wisdom Pengetahuan yang didapatkan dari pengulangan pekerjaan sehingga

mempercepat proses pengambilan keputusan
Pengetahuan dan Aset Pengetahuan
Definisi Pengetahuan (Knowledge)
Pengetahuan (knowledge) secara definisi adalah pemahaman individu atau organisasi atas
suatu informasi yang telah tervalidasi oleh pihak ahli. Pemahaman tersebut diperoleh setelah
mempraktekkan, membandingkan, melihat dampak dan menghubungkannya dengan
informasi atau pengalaman lainnya.
Dilihat dari perspektif hirarki pengetahuan, maka posisi pengetahuan dapat dilihat dari
gambar berikut:
Gambar 1. Hirariki Pengetahuan
Dari gambar di atas dapat dijelaskan definisinya sebagai berikut:

• Data adalah gambaran dari suatu kejadian yang dapat berupa berupa deretan angka,
gambar, grafik, atau foto
• Informasi adalah sekumpulan data dengan konteks dan perspektif yang
memungkinkan untuk pengambilan kesimpulan
• Wisdom/Kearifan adalah pengetahuan yang didapatkan dari pengulangan pekerjaan
sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan
Dilihat dari bentuknya, pengetahuan terdiri atas 2 (dua) jenis yaitu :

• Tacit Knowledge (Pengetahuan implisit), yaitu pengetahuan yang tersimpan dalam
pikiran individu yang memiliki pengetahuan tersebut, seperti pengalaman, pemikiran,
kompetensi, komitmen, tindakan dan lainnya.
• Explicit Knowledge (Pengetahuan eksplisit), pengetahuan yang sudah dibuat dalam
bentuk fisik (kodifikasi), seperti dokumen, catatan, video, gambar, rekaman suara, dan
atau bentuk lainnya yang bermanfaat untuk individu selain pemilik tacit knowledge terkait
itu sendiri.
Definisi Knowledge Management (Pengelolaan Pengetahuan) di WIKA

Dalam konteks WIKA Knowledge Management (Pengelolaan Pengetahuan) didefinisikan
sebagai:
“Serangkaian langkah-langkah sistematik dalam mengelola aset pengetahuan

perusahaan melalui pengumpulan, penyimpanan, pengembangan, penggunaan
dan atau penyebarannya untuk berkinerja secara optimal dan menghasilkan
gagasan baru yang berdampak pada inovasi secara berkelanjutan”
Lesson Learning (Peer Assist, After Action Review, Retrospect)
Lesson Learning adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan potongan pengetahuan
yang telah dipelajari melalui kegiatan bisnis. Pembelajaran tersebut menjadi pengetahuan
berharga jika disampaikan oleh praktisi berpengalaman dalam bentuk saran untuk aktifitas
serupa di masa mendatang, dan dituliskan dalam kata-kata yang mudah dipahami.
Pembelajaran sepenuhnya dapat dikatakan "telah dipelajari", jika telah diterapkan dalam
bentuk cara-cara baru dalam aktifitas pekerjaan.
Secara proses, Lesson Learning terbagi menjadi 3 proses utama, yaitu Learning Before atau
Peer Assist, Learning During atau After Action Review, dan Learning After atau Retrospect.
Pada penerapannya, Lesson Learning sangat sesuai untuk digunakan dalam konteks
Manajemen Proyek yang memiliki awal dan akhir siklus pekerjaan yang jelas. Akan tetapi,
proses Lesson Learning juga dapat digunakan dalam konteks proses bisnis lainnya selama
penerapannya sesuai dengan karakter bisnis tersebut. Lebih jelasnya, penerapan proses
Lesson Learning digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2. Penerapan Lesson Learning dalam Operasional dan Proyek
Dalam konteks manajemen proyek di WIKA, rangkaian Lesson Learning diusulkan untuk
diintegrasikan dalam proses bisnis di awal, pertengahan, dan akhir proyek sebagai berikut:
• Peer Assist diusulkan menjadi bagian dari Rencana Kerja Proyek (RKP)
• After Action Review diusulkan menjadi bagian dari Management Review (MR)
• Retrospect diusulkan menjadi bagian dari Laporan Proyek Selesai (LPS)
Secara lebih jelas, integrasi Lesson Learning dalam proses Manajemen Proyek di WIKA
digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3. Penerapan Lesson Learning dalam Konteks Proses Bisnis Manajemen Proyek WIKA
Penjelasan lebih lanjut untuk masing-masing proses Lesson Learning sebagai berikut:
A. Peer Assist
Peer Assist adalah proses untuk membawa pengetahuan kedalam sebuah proyek atau suatu
pekerjaan. Peer Assist merupakan sebuah rapat pertemuan (meeting) dimana tim proyek
mengundang sejumlah karyawan atau narasumber yang memiliki pengetahuan dan
pengalaman yang relevan dengan proyek yang akan dilaksanakan. Selanjutnya karyawan atau
narasumber tersebut akan memaparkan risiko-risiko, isu-isu, solusi, pendapat, best practice,
dan informasi lain yang terjadi di proyek serupa sebelumnya dan perkiraan akan terjadi di
dalam proyek yang akan berjalan. Menggunakan pengalaman dari proyek serupa tersebut, tim
pelaksana dapat dengan mudah dan efektif mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan
untuk proyek di masa mendatang.
Dalam pelaksanaanya, Peer Assist terdiri dari dua tim, yaitu:
1. Tim Proyek (Tim Tuan Rumah), merupakan orang-orang yang membutuhkan

pengetahuan dan yang mengagendakan kegiatan Peer Assist.
2. Tim Pendatang, (Tim Tamu), merupakan orang-orang yang memiliki pengetahuan dan
menghadiri kegiatan Peer Assist untuk membantu Tim proyek.
Kegiatan Peer Assist berlangsung di pertemuan dalam kurun waktu beberapa jam saja, hingga
beberapa hari, tergantung dari skala proyek. Kegiatan ini harus memiliki tujuan dan hasil akhir
yang jelas (seperti, menyusun daftar ranking risiko dan pilihan-pilihan optional, atau
memotong 20% biaya proyek, atau hal-hal serupa lainnya). Selama kegiatan pendampingan
(Assist), Tim Proyek menjabarkan rencana, tujuan, masalah, peluang, tantangan dari proyek
yang akan dilaksanakan. Lalu Tim Pendatang memberikan rekomendasi, pilihan, isu-isu dan
bimbingan. Tim Proyek tidak diwajibkan untuk melaksanakan seluruh atau sebagian dari
rekomendasi yang diberikan oleh tim pendatang, tetapi akan menjadikan rekomendasi
tersebut sebagai masukan yang berharga untuk memulai kegiatan proyek dari basis
pengetahuan yang telah ditingkatkan.
Berikut ini beberapa aspek penting yang perlu dipahami dalam pelaksanaan Peer Assist:
1. Peserta Peer Assist

Tim pendatang harus terdiri dari orang-orang yang memiliki pengalaman baru dan
pengetahuan praktis untuk di sampaikan. Mereka harus pernah terlibat dalam kegiatan
proyek-proyek serupa yang telah dilakukan sebelumnya. Pilihlah orang-orang yang
memiliki pengetahuan praktikal, daripada menghubungi spesialis yang berada di kantor
pusat/luar daerah. Pencarian Tim Pendatang yang memiliki pengalaman tentang topik
proyek dapat dilakukan dengan memberdayakan network atau Community of Practice
(CoP) yang ada di perusahaan, atau dengan menggunakan fitur “yellow pages”, atau
menggunakan situs intranet yang ada di perusahaan. Tidak perlu memilih Tim Pendatang
yang terdiri dari orang berpengalaman yang itu-itu saja.Selain itu, tunjuklah seorang
fasilitator. Jika proses Peer Assistini merupakan hal yang baru bagi perusahaan, maka
proses ini memerlukan kegiatan fasilitasi yang dilakukan secara hati-hati.
2. Lokasi Pelaksanaan
Peer Assist dapat dilakukan pada ruang konfrensi atau fasilitas di luar kantor, dimana
anggota tim dapat duduk saling berhadapan di suatu meja bundar. Kondisi lokasi harus
tenang dan tidak terganggu aktifitas kantor. Peralatan pendukung yang perlu dipersiapkan
adalah flipchart dan Spidol.
3. Tahapan Pelaksanaan Rapat Peer Assist

Tahap 1.
Kegiatan Peer Assist dapat dimulai dengan pemberian sambutan dari pihak Sponsor untuk
kegiatan KM atau Peer Assist yang memberikan penjelasan tentang mengapa proses Peer
Assist ini dilakukan, apa tujuannya, apa hasil yang akan didapat, dan mengapa proses ini
penting bagi bisnis.
Tahap 2.
Pada tahap ini Tim Proyek (Tim Tuan Rumah) melakukan presentasi tentang sejarah dan
konteks mengenai proyek, status proyek saat ini, rencana dan harapan dari pelaksanaan
proyek, risiko dan isu-isu yang mungkin terjadi. Pada tahap ini Tim Proyek menyediakan
materi tentang proyek kepada setiap peserta pertemuan Peer Assist.
Tahap 3.
Pada tahap ini Tim Pendatang berbicara mengenai pengalaman baru yang relevan terhadap
proyek kepada Tim Proyek. Pada tahap ini juga dilakukan perkenalan anggota dari Tim
Pendatang dengan menjelaskan latar belakang dan pengalaman yang mereka miliki yang
terkait dengan isu-isu proyek yang akan dikerjakan.
Tahap 4.
Pada tahap ini tim pendatang perlu mengembangkan pemahaman yang baik mengenai
rincian permasalahan dengan menggunakan data-data yang telah dikaitkan dengan derajat
ketidakpastian. Hal ini dapat dilakukan melalui dialog secara one-on-one. Selama dialog
berlangsung, Tim Pendatang (Tim Tamu) memberikan pengetahuan kepada Tim Proyek
serta mendapatkan pemahaman tentang masalah yang lebih baik tentang proyek yang
akan dilaksanakan. Tim proyek juga perlu mempertanyakan tentang pengalaman,
pembelajaran dan wawasan yang dimiliki oleh Tim Pendatang yang dapat berguna
terhadap proyek. Tahap ini umumnya memakan 50% waktu dari kegiatan Peer Assist.
Tahap 5.
Tahap ini umumnya dipandu oleh Tim Pendatang. Pada tahap akhir Peer Assist dilakukan
kegiatan perangkuman hasil analisis juga kegiatan presentasi tentang hasil diskusi Peer
Assist yang didapat. Kemudian dilanjutkan dengan penyampaian kesimpulan formal yang
diikuti oleh sesi tanya jawab.Tahap ini adalah kesempatan yang baik bagi Sponsor atau
Manajer yang berada di ruangan untuk mendengar hasil dari Tim Pendatang. Selanjutnya
Tim Proyek atau fasilitator dapat menindaklanjuti sesi ini dengan memberikan presentasi
tentang “apa yang telah dipelajari dari tim pendatang” dan “apa yang akan dilakukan
terkait hal tersebut”.
Tahapan pelaksanaan proses Peer Assist digambarkan sebagai berikut ini:
Gambar 4. Alur Pelaksanaan Rapat Peer Assist
4. Perekaman
Proses perekaman Peer Assist akan dilakukan melalui Portal KM WIKA dengan alur
workflow sebagai berikut:
Gambar 5. Workflow Dokumentasi Peer Assist melalui Portal KM
Berikut ini secara penjelasan dari masing-masing peran yang terlibat dalam
perekaman/dokumentasi Peer Assist melalui Portal KM WIKA:
• Knowledge Worker
Karyawan WIKA di lingkup Proyek yang bertugas untuk mendokumentasikan
proses Peer Assist.
• Knowledge Coordinator Proyek
Karyawan WIKA di lingkup Proyek yang bertugas untuk melakukan verifikasi dan
validasi dokumen Peer Assist.
• Knowledge Coordinator Departemen
Karyawan WIKA di lingkup Departemen yang bertugas untuk melakukan verifikasi
dokumen Peer Assist.
• Project Manager
Dalam proses ini bertugas untuk melakukan pengesahan dokumen Catatan
Pembelajaran untuk kemudian dapat digunakan dalam proses bisnis di internal
WIKA selanjutnya, yaitu Evaluasi Rencana Kerja Proyek (RKP)
Dokumentasi Peer Assist dilakukan dengan mengacu pada format penulisan sebagai
berikut:
5. Tata Kelola Peer Assist
Untuk memastikan proses Peer Assist dapat berjalan sesuai dengan harapan dan konsisten,
WIKA perlu menerapkan tata kelola yang mencakup aspek sebagai berikut:
• Standar dan Kebijakan

Berikut ini usulan standar dan kebijakan terkait Peer Assist:
a. Dalam proses pembuatan konten, seluruh pihak dapat berkoordinasi untuk
memastikan konten sesuai standar;
b. Untuk konten Peer Assist, dokumennya hanya boleh disebarkan di Tim Proyek,
Knowledge Coordinator Departemen terkait, dan Guru terkait;
c. Dokumen Peer Assist direkomendasikan menjadi bagian dari dokumen RKP;
d. Minimal Peer Assist dilakukan 1 kali untuk setiap Proyek;
e. Format dan Pelaksanaan Peer Assist mengacu pada Panduan Peer Assist.
• Manajemen Kinerja
Target kinerja yang diusulkan untuk proses Peer Assist adalah harus dilakukan minimal
1 (satu) kali untuk setiap proyek yang akan berjalan. Adapun proses monitoring
pelaksanaan Peer Assist dilakukan melalui pengecekan dokumen Checklist RKP (offline)
yang disetujui dan ditandatangani oleh pihak-pihak terkait dalam proses pengesahan
RKP tersebut serta melalui mekanisme pengelolaan konten di Portal KM (online)
• Dukungan Manajemen
Untuk memastikan karyawan yang terlibat dalam proses Peer Assist dapat mencapai
target kinerja yang diharapkan, maka WIKA perlu menyediakan dukungan berupa
Panduan Proses, Fasilitator pelaksana, serta pelatihan pelaksanaan dan dokumentasi
Peer Assist
B. After Action Review (AAR)
After Action Review (AAR) merupakan Proses di internal tim Proyek untuk
mendokumentasikan pembelajaran dari perubahan atau kejadian di lapangan setelah solusi
terhadap perubahan tersebut diterapkan. Jika dianggap perlu, Guru dapat memutuskan
pembelajaran di proyek disebarkan ke karyawan WIKA terkait. Bentuk AAR dapat berupa
kegiatan rapat singkat terfokus yang dilakukan oleh Tim Operasional atau Tim Proyek dan
menjadi bagian dari proses bisnis Management Review (MR) dari proyek.
Kegiatan AAR memungkinkan Tim Operasional atau Tim Proyek untuk mendokumentasikan
pengetahuan terkait operasional yang berguna untuk pelaksanaan proyek dengan segera
maupun untuk kebutuhan proyek lain di masa mendatang. Pengetahuan tersebut dapat
digunakan pada tahap selanjutnya atau pada kegiatan operasional selanjutnya. Hal ini dapat
memungkinkan Tim Operasional atau Tim proyek untuk menentukan arah perbaikan dalam
aktivitasnya berdasarkan apa yang telah dipelajari oleh tim, memungkinkan tim untuk
mengatasi dan mengoptimalkan cara bekerja tim, serta memungkinkan tim untuk mulai
membangun pengetahuan operasional tim secara kolektif.
Proses AAR secara umum bertujuan menjawab 5 (lima) pertanyaan utama, yaitu:
a. Apa yang seharusnya terjadi?

b. Apa yang sebenarnya terjadi?
c. Mengapa terjadi perbedaan (antara rencana dan kenyataan)?
d. Apa solusi yang dianggap paling sesuai untuk mengatasi perbedaan tersebut?
e. Tindakan apa yang perlu dilakukan agar solusi dapat diterapkan di lingkup proyek?
Berikut ini beberapa aspek penting yang perlu dipahami dalam pelaksanaan After Action
Review (AAR):
1. Peserta After Action Review (AAR)

Tahap ini perlu diikuti oleh semua orang yang terlibat pada proyek. Pastikan setiap orang
yang berpartisipasi dalam AAR berada pada posisi yang sejajar dan tidak ada hirarki. Semua
yang hadir harus berperan sebagai peserta aktif, bukan hanya sebagai pendengar. Pada
awalanya, proses ini sulit untuk dilakukandan perlu dipandu oleh fasilitator.Namun perlu
ditegaskan bahwa pada pertemuan ini tidak ada istilah “orang luar”. Jika fasilitator yang
ada berasal dari luar tim proyek, maka fasilitator tersebut harus memenuhi dua kriteria,
yaitu:
1. Fasilitator harus dihormati sebagai praktisi oleh setiap peserta pertemuan AAR; dan
2. Fasilitator harus menjadi pengamat langsung sebagimana asas dari kegiatan AAR yaitu
keterbukaan.
Kegiatan AAR dilakukan secara langsung setelah terjadi proses kerja atau kegiatan,
sehingga lokasinya dapat berlangsung di lapangan (on site) yang kemungkinan mendapat
gangguan langsung. Oleh kerena itu, AAR dapat dilakukan dalam ruangan pertemuan
terdekat yang dilengkapi oleh meja dan flipchart. Fasilitator perlu memastikan bahwa AAR
berlangsung secara terbuka dan tidak ada pembicaraan yang mengarah untuk
menyudutkan seseorang atau saling menyalahkan. Fasilitator harus memastikan proses
AAR berjalan ringkas dan sederhana dan dilakukan oleh semua partisipan. Iklim diskusi
yang hanya boleh terjadi dalam proses AAR adalah keterbukaan dan pembelajaran.
Sasarannya adalah untuk memecahkan permasalahan, bukan untuk saling menyalahkan.
AAR adalah sarana pembelajaran, bukan ajang melakukan kritik, dan secara tegas bukan
ajang untuk mengevaluasi kinerja seseorang bahkan bukan bagian dari evaluasi proses.
Proses AAR akan dengan cepat hilang di perusahaan, jika digunakan sebagai ajang evaluasi
baik secara formal maupun informal.
3. Pertanyaan-pertanyaan dalam AAR

Dalam pelaksanaan AAR, diskusi yang dilakukan di Tim Proyek setidaknya harus menjawab
pertanyaan sebagai berikut:
a. “Apa yang seharusnya terjadi?”

Pada tahap ini Tim Proyek perlu melihat kembali kegiatan yang telah berlangsung dan
kembali mengingat tujuan utama dari proyek ini. Secara ideal hal tersebut harus secara
jelas ditetapkan sebelum kegiatan proyek dimulai. Walaupun sudah ada tujuan yang jelas,
beberapa peserta masih perlu untuk berbagi tentang pemahaman dan interpretasi dari
“apa yang seharusnya terjadi”. Jika ternyata pada tahap ini ditemukan adanya
ketidakpastian tentang tujuan yang jelas yang terlihat dari pandangan yang berbeda-beda
dari peserta tentang “apa yang seharusnya terjadi”, maka Tim Proyek telah mendapat
pembelajaran tentang pentingnya menetapkan tujuan.
b. “Apa yang sebenarnya terjadi?”

Pada tahap ini Tim Proyek mencari fakta-fakta tentang apa yang sebenarnya sedang terjadi
secara mendasar. Fakta-fakta tersebut dapat dikumpulkan melalui hasil diskusi atau
merujuk kembali pada notulensi pertemuan. Jika tujuan tim sudah terukur secara jelas
(misal, “Tim perlu melakukan kegiatan X,Y, dan Z pada akhir minggu”), maka pengkuran
kinerja dapat dilakukan secara mudah (misal, “Tim telah melakukan X dan Y, namun
kegiatan Z belum terlaksana karena baru akan selesai pada hari selasa”). Perlu ditentukan
tujuan apa yang kurang jelas (misal, “Tim perlu membangun kredibilitas dengan klien yang
potensial tersebut”), dengan mencari fakta-fakta yang dapat mendukung hasil akhirnya
(misal, “menurut klien, ‘sebenarnya tim mengetahui secara jelas apa yang sedang
dibicarakan’”).
c. Mengapa terjadi perbedaan (antara rencana dan kenyataan)?

Pertanyaan ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dengan melakukan analisa
terhadap alasan terjadinya perbedaan antara rencana dan kenyataan di lapangan. Dalam
hal ini Tim Proyek dapat bertanya “mengapa terjadi perbedaan antara tujuan yang
direncanakan dan hasil di lapangan yang terjadi?”.
Jika proses kerja tidak ditetapkan secara baik/mapan, maka seringkali tim telah
menemukan sebuah pelajaran berharga, bahkan jika hasil kinerja yang ada sesuai dengan
apa yang diperkirakan. Jika hasil kinerja sesuai dengan apa yang direncanakan, maka
dibutuhkan 3 (tiga) pertanyaan tambahan untuk melihat pembelajaran positif atau negatif
yang ada. Ketiga Pertanyaan tersebut adalah; “Apa faktor-faktor positif/negatif“ (dalam
rangka mendapatkan hasil yang seharusnya terjadi), “Apa yang telah berjalan dengan
baik?”, dan “Apa yang tidak berjalan dengan baik?”. Setelah itu Tim Proyek akan mendapat
pembelajaran dari keberhasilan maupun kegagalan.
d. “Apa solusi yang dianggap paling sesuai untuk mengatasi perbedaan tersebut?”
Secara umum, pertanyaan ini bertujuan untuk mencari tahu bentuk solusi yang digunakan
agar perbedaan antara rencana dan kenyataan dapat diatasi. Dalam pelaksanaan proyek,
seringkali masalah diatasi dengan solusi yang dianggap sesuai dengan keadaan saat itu.
Oleh karenanya, dalam menjawab pertanyaan ini perlu dilengkapi juga dengan penjelasan
tentang keadaaan lapangan dan alasan solusi tersebut dianggap sesuai.
Terlepas dari solusi yang diambil pada saat pelaksanaan proyek, biasanya solusi tersebut
bukanlah solusi ideal. Oleh karena itu, perlu disampaikan juga bentuk solusi ideal bagi
permasalahan di proyek jika seluruh kondisi dalam keadaan ideal (tidak terbatas waktu,
sumber daya dan kondisi unik lainnya). Solusi ideal ini dapat menjadi pertimbangan bagi
tim proyek agar kondisi-kondisi yang menyebabkan solusi reaktif dapat diminimalisir.
Informasi lain yang juga dapat dilengkapi untuk menjawab pertanyaan ini diantaranya
adalah pihak-pihak yang terlibat, risiko yang mungkin terjadi jika solusi tidak diterapkan,
serta dampak solusi terhadap biaya mutu dan waktu pelaksanaan proyek.
e. Tindakan apa yang perlu dilakukan agar solusi dapat diterapkan di lingkup proyek?
Pertanyaan ini bertujuan untuk menentukan perbaikan/tindakan yang perlu dilakukan
untuk memastikan solusi dapat mencegah kesalahan tidak berulang atau keberhasilan
dapat dipertahankan di lingkup Proyek. Secara jelas, tindakan yang dipilih harus bersifat
rekomendasi (Reccommendations), spesifik (Specific), dan dapat segera dilaksanakan
(Actionable).
4. Tahapan Pelaksanaan Rapat After Action Review
Tahapan pelaksanaan proses After Action Review digambarkan sebagai berikut ini:
Gambar 6. Alur Pelaksanaan Rapat AAR
5. Perekaman
Proses perekaman AAR akan dilakukan melalui Portal KM WIKA dengan alur workflow
sebagai berikut:
Gambar 7. Workflow Dokumentasi AAR melalui Portal KM
perekaman/dokumentasi AAR melalui Portal KM WIKA:
proses AAR.
validasi dokumen AAR.
dokumen AAR.
• Project Manager
Dalam proses ini bertugas untuk melakukan pengesahan dokumen AAR untuk
kemudian dapat digunakan dalam proses bisnis di internal WIKA selanjutnya, yaitu
Management Review (MR)
• Pusat Pengendali Dokumen
Karyawan WIKA di lingkup Biro Sistem Manajemen yang bertugas untuk
mengendalikan penyebaran dokumen AAR yang telah disetujui oleh Guru ke
seluruh karyawan WIKA terkait.
• Guru
Karyawan WIKA yang dianggap memiliki keahlian sesuai bidangnya. Dalam proses
ini, tugas Guru adalah melakukan validasi final AAR. Secara jabatan, fungsi ini
ditentukan secara khusus oleh WIKA sesuai kebutuhan internal.
Dokumentasi AAR dilakukan dengan mengacu pada format penulisan sebagai berikut:
6. Tata Kelola AAR
Untuk memastikan proses AAR dapat berjalan sesuai dengan harapan dan konsisten, WIKA
perlu menerapkan tata kelola yang mencakup aspek sebagai berikut:

Berikut ini usulan standar dan kebijakan terkait AAR:
b. Untuk konten AAR, dokumennya hanya boleh disebarkan di Tim Proyek,
Knowledge Coordinator Departemen terkait, dan Guru terkait. Kecuali, jika Guru
memutuskan boleh disebarkan ke karyawan WIKA terkait;
c. Dokumen AAR akan menjadi dokumen yang direview pada proses Management
Review (MR);
d. Dokumen AAR direkomendasikan menjadi bagian dari dokumen Management
Review (MR);
e. Minimal AAR dilakukan 3 kali untuk setiap Proyek;
f. Format dan Pelaksanaan AAR mengacu pada Panduan AAR.
Target kinerja yang diusulkan untuk proses AAR adalah harus dilakukan minimal 5
(lima) kali untuk setiap proyek yang akan berjalan. Adapun proses monitoring
pelaksanaan AAR dilakukan melalui pengecekan dokumen Checklist MR (offline) yang
disetujui dan ditandatangani oleh pihak-pihak terkait dalam proses pengesahan MR
tersebut serta melalui mekanisme pengelolaan konten di Portal KM (online)
Untuk memastikan karyawan yang terlibat dalam proses AAR dapat mencapai target
kinerja yang diharapkan, maka WIKA perlu menyediakan dukungan berupa Panduan
Proses, Fasilitator pelaksana, serta pelatihan pelaksanaan dan dokumentasi AAR
C. Retrospect
Retrospect adalah salah satu proses yang paling efektif untuk menangkap pembelajaran
(Lesson Learning) dari Tim Proyek. Dalam konteks WIKA, Retrospect adalah proses review dan
kompilasi seluruh pembelajaran yang didapatkan selama proyek dan dilakukan setelah
berakhirnya keseluruhan proyek. Retrospect dilakukan setelah berakhirnya tahap pelaksanaan
proyek atau berakhirnya fase proyek. Dalam konteks proyek di WIKA, Retrospect menjadi
bagian dari proses Laporan Proyek Selesai (LPS)
Dalam pertemuan Retrospect, peserta dapat menyampaikan pengetahuan serta pengalaman

yang telah diperoleh oleh Tim Proyek, lalu mendokumentasikan pengalaman yang ada, dan
kemudian mengidentifikasi tindakan-tindakanserta sumberdaya yang dapat dipilih sebagai
sumber pembelajaran untuk kepentingan proyek-proyek dimasa mendatang.
Berikut ini beberapa aspek penting yang perlu dipahami dalam pelaksanaan Retrospect:
1. Peserta Retrospect
Peserta Retrospect berasal dari seluruh anggota tim yang terlibat langsung dalam kegiatan
proyek, antara lain: pemimpin tim, semua anggota tim, pelanggan atau klien untuk proyek
tersebut, dan semua peserta kunci lainnya. Umumnya peserta Retrospect tidak lebih dari
20 orang. Jika Tim Proyek melebihi 20 orang, maka ada baiknya Retrospect hanya dilakukan
oleh Tim Inti Proyek saja, atau melakukan dua sesi Retrospect yang salah satu nya terdiri
dari tim inti proyek dan lainnya terdiri dari sub tim proyek.
Sulit bagi Tim Proyek untuk dapat memfasilitasi kegiatan Retrospect sendiri secara efektif.
Maka perlu ditunjuk seorang fasilitator eksternal. Hubungi fasilitator yang telah terlatih
untuk melakukan fasilitasi kegiatan Retrospect.
Retrospect dapat dilakukan pada sebuah ruang konferensi atau fasilitas di luar
kantor/lapangan di mana anggota tim dapat duduk melingkardan saling berhadapan pada
sebuah meja bundar. Lokasi Retrospect harus tenang dan tanpa gangguan. Peralatan yang
perlu dipersiapkan adalah flip chart dan spidol. Jika kemungkinan akan ada kisah
pembelajaran penting yang akan muncul, maka dapat dipersiapkan sebuah kamera video
untuk merekam kegiatan Retrospect tersebut.
3. Tahapan Pelaksanaan Rapat Retrospect

Tahap 1
Retrospect dimulai dengan meninjau kembali tujuan, hasil akhir, dan ukuran proyek.
Pertanyaan yang muncul meliputi: "Apa yang telah direncanakan untuk dapat dilakukan?"
“Pemahaman apa yang perlu ada di awal proyek?".
Pemimpin tim harus melakukan presentasi singkat (15 menit) untuk menjelaskan sasaran
awal proyek yang sesungguhnya dengan merujuk kembali pada dokumen kerangka acuan
kerja. Hal ini baik untuk dilakukan sebelum pertemuan tersebut berjalan.
Tahap 2
Tahap ini mencakup pertanyaan "apa yang sebenarnya terjadi pada proyek". Pertanyaan
dapat meliputi: “Apa yang dicapai?”, "Apakah tim sudah mendapatkan apa yang
diinginkan?" "Apakah kegiatan proyek sudah memenuhi tenggat waktu?”, ''Apakah
langkah-langkah terkait proyek dicapai dengan puas?”, "Apa yang terjadi selama proyek
berlangsung?”. Dalam sebuah proyek yang kompleks, “Tim Proyek perlu membangun
timeline atau bagan alir untuk menentukan apa yang sebenarnya terjadi pada proyek
tersebut.
Pada tahap ini pemimpin Tim Proyek perlu menyiapkan presentasi singkat (15 menit)
mengenai hasil akhir, termasuk hal-hal seperti rencana anggaran vs aktual, estimasi waktu
vs aktual, data kinerja, hasil uji coba klinis, dll. Hal tersebut baik untuk disampaikan dalam
pertemuan.
Tahap 3
Pada tahap ini, dilakukan identifikasi terhadap faktor-faktor keberhasilan dan tantangan
yang dapat mempengaruhi proyek melalui kegiatan brainstorming, diskusi, atau
menggunakan post-it note. Faktor-faktor keberhasilan juga memungkinkan untuk
diidentifikasi dengan cara yang lebih maju.
Fasilitator tim akan meminta anggota tim untuk berdiskusi;

• Dalam hal faktor keberhasilan, apa saja yang sudah berjalan dengan baik (dalam
konteks memberikan hasil yang diinginkan sesuai sasaran objektif dari tahapan-
tahapan proyek);
• Secara kolektif, tim akan menentukan mengapa aspek-aspek tersebut berjalan
dengan baik, dan kemudian di diskusikan;
• Bagaimana keberhasilan ini dapat diulangi pada proyek-proyek selanjutnya.
Setelah diskusi tersebut, fasilitator akan bertanya;

• Hal apa yang mungkin akan berjalan dengan lebih baik;
• Mengapa hal tersebut menjadi tantangan atau berupa kegagalan/kekecewaan;
• Bagaimana tantangan tersebut dapat ditemui atau dihindari dimasa mendatang.
Fasilitator memandu kegiatan diskusi hingga didapat sebuah hasil pembelajaran yang
berkualitas untuk masa mendatang.
Tahap 4
Pada tahap ini, masing-masing peserta Retrospect memberikan peringkat skala numerik
antara 1-10 (rendah ke tinggi) terhadap pelaksanaan proyek yang telah terjadi oleh masing-
masing peserta dalam pertemuan tersebut.
Tahapan pelaksanaan proses Retrospect digambarkan sebagai berikut ini:
Gambar 8. Alur Pelaksanaan Rapat Retrospect
4. Perekaman
Proses perekaman Retrospect akan dilakukan melalui Portal KM WIKA dengan alur
workflow sebagai berikut:
Gambar 9. Workflow Dokumentasi Retrospect melalui Portal KM
perekaman/dokumentasi Retrospect melalui Portal KM WIKA:
proses Retrospect.
validasi dokumen Retrospect.
dokumen Retrospect.
• Project Manager
Dalam proses ini bertugas untuk melakukan pengesahan dokumen Retrospect
untuk kemudian dapat digunakan dalam proses bisnis di internal WIKA selanjutnya,
yaitu Laporan Proyek Selesai (LPS)
• Pusat Pengendali Dokumen
Karyawan WIKA di lingkup Biro Sistem Manajemen yang bertugas untuk
mengendalikan penyebaran dokumen Retrospect yang telah disetujui oleh Guru ke
seluruh karyawan WIKA terkait.
• Guru
Karyawan WIKA yang dianggap memiliki keahlian sesuai bidangnya. Dalam proses
ini, tugas Guru adalah melakukan validasi final Retrospect. Secara jabatan, fungsi
ini ditentukan secara khusus oleh WIKA sesuai kebutuhan internal.
Dokumentasi Retrospect dilakukan dengan mengacu pada format penulisan sebagai

berikut:
7. Tata Kelola Retrospect
Untuk memastikan proses Retrospect dapat berjalan sesuai dengan harapan dan konsisten,
WIKA perlu menerapkan tata kelola yang mencakup aspek sebagai berikut:

Berikut ini usulan standar dan kebijakan terkait Retrospect:
b. Definisi dari aktivitas “Review” adalah melakukan pemilihan dokumen Peer Assist
dan AAR yang dapat dijadikan sebagai dokumen Retrospect;
c. Pada tahap ini, jika ada penambahan pembelajaran, maka dilakukan melalui
proses AAR;
d. Dokumen Retrospect yang boleh disebarkan adalah dokumen Retrospect yang
sudah divalidasi oleh Guru;
e. Perlu dibuat standar dan kriteria untuk menentukan dokumen yang harus
meminta persetujuan Guru atau dapat langsung dipublikasikan
f. Dokumen Retrospect direkomendasikan menjadi bagian dari dokumen Laporan
Proyek Selesai (LPS);
g. Minimal Retrospect dilakukan 1 kali untuk setiap Proyek;
h. Format dan Pelaksanaan Retrospect mengacu pada Panduan Retrospect.
Target kinerja yang diusulkan untuk proses Retrospect adalah harus dilakukan minimal
1 (satu) kali untuk setiap proyek yang akan berjalan. Adapun proses monitoring
pelaksanaan Retrospect dilakukan melalui pengecekan dokumen Checklist LPS (offline)
yang disetujui dan ditandatangani oleh pihak-pihak terkait dalam proses pengesahan
LPS tersebut serta melalui mekanisme pengelolaan konten di Portal KM (online)
Untuk memastikan karyawan yang terlibat dalam proses Retrospect dapat mencapai
target kinerja yang diharapkan, maka WIKA perlu menyediakan dukungan berupa
Panduan Proses, Fasilitator pelaksana, serta pelatihan pelaksanaan dan dokumentasi
Retrospect

(FIN) Panduan Lesson Learning Ver 1.1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

(FIN) Panduan Lesson Learning Ver 1.1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Implementasi:

Proses Kerja dan Panduan

ITTC - Knoco Indonesia

Definisi Knowledge Management (Pengelolaan Pengetahuan) di WIKA ........................................ 5

Lesson Learning (Peer Assist, After Action Review, Retrospect) .......................................... 6

B. After Action Review (AAR) ................................................................................................... 14

C. Retrospect ................................................................................. Error! Bookmark not defined.

Information Sekumpulan data dengan konteks dan perspektif yang memungkinkan

Knowledge Pemahaman yang dimiliki individu terhadap suatu informasi yang

Knowledge Dokumen pengetahuan ekplisit yang dipergunakan individu dalam

Knowledge Pendekatan strategis dan sistematis dalam rangka memaksimalkan nilai

Knowledge Jabatan yang tanggung jawab utamanya memastikan bahwa

Lessons Istilah yang digunakan untuk menggambarkan potongan pengetahuan

Lessons Sebuah database untuk menyimpan, mengkategorikan dan mengambil

Tacit Pengetahuan yang tersimpan dalam pikiran individu yang memiliki

Wisdom Pengetahuan yang didapatkan dari pengulangan pekerjaan sehingga

Gambar 1. Hirariki Pengetahuan

Dari gambar di atas dapat dijelaskan definisinya sebagai berikut:

Dilihat dari bentuknya, pengetahuan terdiri atas 2 (dua) jenis yaitu :

Definisi Knowledge Management (Pengelolaan Pengetahuan) di WIKA

“Serangkaian langkah-langkah sistematik dalam mengelola aset pengetahuan

Gambar 2. Penerapan Lesson Learning dalam Operasional dan Proyek

Dalam pelaksanaanya, Peer Assist terdiri dari dua tim, yaitu:

1. Tim Proyek (Tim Tuan Rumah), merupakan orang-orang yang membutuhkan

1. Peserta Peer Assist

3. Tahapan Pelaksanaan Rapat Peer Assist

Gambar 4. Alur Pelaksanaan Rapat Peer Assist

Gambar 5. Workflow Dokumentasi Peer Assist melalui Portal KM

• Standar dan Kebijakan

a. Apa yang seharusnya terjadi?

1. Peserta After Action Review (AAR)

3. Pertanyaan-pertanyaan dalam AAR

a. “Apa yang seharusnya terjadi?”

b. “Apa yang sebenarnya terjadi?”

c. Mengapa terjadi perbedaan (antara rencana dan kenyataan)?

Gambar 6. Alur Pelaksanaan Rapat AAR

Gambar 7. Workflow Dokumentasi AAR melalui Portal KM

• Standar dan Kebijakan

Dalam pertemuan Retrospect, peserta dapat menyampaikan pengetahuan serta pengalaman

3. Tahapan Pelaksanaan Rapat Retrospect

Fasilitator tim akan meminta anggota tim untuk berdiskusi;

Setelah diskusi tersebut, fasilitator akan bertanya;

Tahapan pelaksanaan proses Retrospect digambarkan sebagai berikut ini:

Gambar 9. Workflow Dokumentasi Retrospect melalui Portal KM

Dokumentasi Retrospect dilakukan dengan mengacu pada format penulisan sebagai

• Standar dan Kebijakan

Anda mungkin juga menyukai