Proposal Implementasi

Digital Library

Disusun Oleh:

Kholid Efendi
MTs ANDALUSIA
Jl. Lapangan Krida Remaja Sokanandi Banjarnegara Jawa Tengah
No. Telp. (0286) 595 295 / HP. 081328770286
Banjarnegara - 2019
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI 2

PENDAHULUAN 3
PERMASALAHAN 3
TUJUAN 3
MANFAAT 4
RUANG LINGKUP PEKERJAAN 4

PEMBAHASAN 4
1. Pengelolaan Dokumen 4
2. Fitur-fitur 5
3. Model Pengembangan Perpustakaan 6
4. Hasil 7

KESIMPULAN 7
Penutup 7

LAMPIRAN 8
A. Phase of Implementation 8
B. Project Budget 9
C. Panitia Pengadaan Digital Library 10
D. Personil SDM di Perpustakaan 10

2
PENDAHULUAN
PERMASALAHAN
Ya Allah segala kenikmatan yang ada padaku di waktu pagi & sore, atau pada makhluk-Mu,
maka itu dari Mu. Engkau Esa, tiada sekutu bagi-Mu, maka bagi-Mulah segala puji dan syukur.
Alhamdulillahirobil ‘alamin, segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam. Kami ingin
membangun sebuah perpustakaan, namun kami berfikir bahwa dalam mengelola perpustakaan,
saya harus melakukan berbagai usaha untuk meningkatkan layanannya. Salah satu upaya
tersebut adalah dengan melakukan administrasi data untuk berbagai kebutuhan yang ada di
perpustakaan seperti layanan pendataan koleksi, pendataan kunjungan, layanan peminjaman /
pengembalian koleksi, pengadaan koleksi sampai pada pemeliharaan dan penghapusan koleksi
yang ada.
Sejumlah data harus dikelola dengan baik untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang
masing-masing layanan. Proses tersebut tentunya akan memakan waktu dan tenaga yang cukup
melelahkan, terutama bila koleksi dan anggota perpustakaan yang harus ditangani cukup banyak
dengan beragam jenis transaksi yang ingin dimonitor. Pada titik inilah persoalan akan muncul
bila pekerjaan tersebut tidak dibantu dengan penerapan alat-alat yang dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas.
Perpustakaan konvensional di mana buku-buku secara fisik betul-betul ada, mengharuskan
berbagai proses di atas dilakukan dengan baik.
Kebutuhan ruangan, buku-buku, layanan peminjaman dan pengembalian menjadi tidak
terhindarkan lagi. Hal ini tentu saja semakin merepotkan jika jumlah anggota yang dilayani
cukup banyak padahal jumlah buku yang ada sangat terbatas.
Masalah pada perpustakaan konvensional dapat diatasi dengan baik melalui pemakaian
perangkat lunak perpustakaan digital. Dalam konsep ini, buku-buku disajikan dalam bentuk file-
file komputer dalam berbagai format digital. Setiap anggota yang memerlukannya dapat
langsung mengakses file-file tersebut melalui unit komputer yang tersambung ke server
perpustakaan digital. Layanan peminjaman dilakukan secara otomatis oleh sistem sehingga tidak
merepotkan kami. Dengan demikian kami akan lebih fokus pada penyediaan file-file digital
yang diperlukan dalam perpustakaan.

TUJUAN
Implementasi Perpustakaan Digital dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
1. Menyediakan perangkat lunak yang mengelola koleksi buku atau dokumen digital.
2. Terbentuknya basis data koleksi perpustakaan digital pada lembaga terkait .
3. Terlayaninya pengguna perpustakaan dengan lebih baik melalui administrasi layanan
peminjaman dan pengembalian berbasis komputer secara otomatis.

3
MANFAAT
Pemanfaatan Perpustakaan Digital memberikan sejumlah keuntungan sebagai berikut :
1. Memudahkan pengelolaan buku. Buku-buku dikemas dalam format digital dengan berbagai
tipe data yang ada (.doc, .ppt, .pdf ).
2. Menghemat buku dan ruangan. Tidak diperlukan jumlah buku yang banyak untuk setiap
judul yang ada. Cukup satu file untuk tiap judul.
3. Memudahkan layanan peminjaman, karena anggota dapat mencari dan membaca sendiri
koleksi yang tersedia. Anggota juga dapat memeropeh copy file koleksi digital.

RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Pada pengerjaan Implementasi Perpustakaan Digital terdapat beberapa tahapan pekerjaan, yaitu:

Phase of Implementation
Phase Time Cost
Requirement & Analysis Juli 2019 – Des 2019
Planning & Design Juli 2019 – Des 2019
Development & Testing Jan 2020 – Des 2020
Implementation & Maintenance Jan 2021 – Mar 2021
Evaluation & Closing Apr 2021 – Des 2021

PEMBAHASAN
1. Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan
pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan,
yang dapat kita simpulkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali
dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam
pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library). Proses-proses tersebut bisa dijabarkan
sebagai berikut :

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering
disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada Gambar 1, dokumen mentah (jurnal,
prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan dokumen
elektronik. Ini tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses
dokumentasi sebuah organisasi, maksudnya ketika dalam sebuah lembaga mengedarkan atau
mengeluarkan dokumen tercetak mereka juga telah mengarsipkannya kedalam format digital
seperti .pdf atau format data lainnya. Berita bagus bahwa saat ini telah banyak media umum atau
buku yang telah menyertakan cd atau dvd yang berisi versi digital dan file-file referensi-
referensinya.

4
 Gbr. Proses Digitalisasi dokumen

2. Fitur-fitur

Fitur-fitur yang ingin saya buat pada Situs Perpustakaan Digital yang akan saya bangun, yaitu:
 Otentikasi Sistem
Melakukan pengecekan apakah username dan password sesuai dengan database. Termasuk
mengatur tampilan berdasarkan previlege pemilik account.
 Menu Utama
Menampilkan berbagai menu utama yang bisa diatur Administrator.
 Administrasi, Security dan Hak Akses
Menangani pembatasan dan wewenang, mengelompokkan user, dan memberi user id serta
password.
 Pengadaan Bahan Pustaka
Mengakomodasi fungsi pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka,
penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
 Pengolahan Bahan Pustaka
Mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku
yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode,
dan nomor punggung buku (call number).
 Penelusuran Bahan Pustaka
Penelusuran atau pencarian kembali koleksi. Fitur ini harus mengakomodasi penelusuran
melalui pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dsb.
 Manajemen Anggota dan Sirkulasi
Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak
kegiatan manual yang digantikan oleh komputer. Didalamnya terdapat berbagai fitur
diantaranya: input dan cari anggota, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan
teknologi barcoding), penghitungan denda, dan pemesanan peminjaman buku.

5
 Pelaporan (Reporting)
Pengelola dapat bekerja lebih cepat. Laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis sehingga
sangat membantu dalam proses analisis keputusan. Tanpa harus membuka transaksi manual atau
mengecek aktifitas anggota dalam 1 tahun.

3. Model Pengembangan Perpustakaan

A. LIBRARY
Perpustakaan merupakan pendukung utama kegiatan pembelajaran di sebuah lembaga.
Untuk itu harus tersedia sarana dan prasarana yang mendukung dan representatif,
pengelola yang profesional, pengelolaan yang baik dan menyenangkan dengan dukungan
koleksi yang lengkap dan beragam dan responsif terhadap kemajuan TIK.
Untuk mendukung operasional perpustakaan yang baik, maka beberapa aktifitas berikut
perlu dilakukan antara lain:
1. Sirkulasi (Pinjam-kembali buku)
2. Manajemen Koleksi
3. Bebas Pustaka
4. Literasi Informasi
5. Repachaging Information (Kemas ulang, Alih_Media, Digitalisasi, dll)
6. Layanan Teknis
7. Penelusuran Informasi
8. Input Data
9. Layanan Statistik
10. Promosi Leafled, Poster, Cover, Banner
11. Perpanjang Koleksi Mandiri

B. LEARNING COMMONS
Menciptakan dan mengkondisikan perpustakaan sebagai sarana belajar bersama yang
memungkinkan semua civitas akademika berkolaborasi dan menciptakaan suasana belajar
yang menyenangkan dan tercipta sinergi antara pustakawan dan semua pemustaka.
Sebagai Learning Commons maka perpustakaan mempunyai rencana kegiatan antara lain:
1. Belajar Bersama dan Berkolaborasi antar anggota
2. Pelatihan Literasi Informasi (penelusuran e-book, e-journal, e-papers dan sejenis)
3. Diskusi Terbatas
4. Video Conference
5. Konsultasi
6. Relaks dan Rekreasi
7. Ruang Baca
8. Pelatihan ITC/ Foto/Video dan ketrampilan aplikasif
9. Ruang Meeting/ Sidang
10. Micro Teaching

C. INSTITUTIONAL REPOSITORY
Fungsi repository menjadikan perpustakaan sebagai pusat penyimpan, pengelolaan dan
pendayagunaan seluruh terbitan yang dihasilkan oleh institusi yang melingkupinya yang
dalam hal ini Andalusia
Untuk itu Perpustakaan melakukan:
1. Pengolahan Buku, Makalah, Majalah, Paper, Dokumen, dll
2. Display Karya Siswa/ Internal
3. Foto, Video, Software Program
4. Publikasi/Informasi bahan Pustaka Baru

6
 5. Audio dan Video File
6. Jurnal, majalah dari Andalusia

4. Hasil
Implementasi sistem yang diberikan kepada anggota/ siswa adalah sebagai berikut :
o Aplikasi Perpustakaan Konvensional dan Digital Library
o Buku petunjuk pemakaian
o Pelatihan system
o Asistensi implementasi
o Dokumentasi dan Data Base Digital Library

KESIMPULAN
Penutup
Kami berharap proposal ini dapat memenuhi sebagian kebutuhan, keinginan dan harapan dalam
penerapan Perpustakaan Digital. Dengan demikian harapan akan adanya peningkatan kualitas membaca
melalui optimalisasi perpustakaan dapat terwujud. Hal tersebut seiring komitmen kami untuk
memberikan solusi secara menyeluruh terhadap kebutuhan pengguna (Siswa/User) Perpustakaan Digital.

7
LAMPIRAN
A. Phase of Implementation
Phase Time Cost
Requirement & Analysis Juli 2019 – Des 2019
Planning & Design Juli 2019 – Des 2019
Development & Testing Jan 2020 – Des 2020
Implementation & Maintenance Jan 2021 – Mar 2021
Evaluation & Closing Apr 2021 – Des 2021

1. Requirement & Analysis: Jul 2019 – Des 2019

Administrasi, Katalogisasi, Inventarisasi, Sistim Operasi Prosedur
Pembuatan Aplikasi Konvensional Perpustakaan dengan Ms. Access atau Ms. Excel
Kebutuhan Software dan Hardware
Kebutuhan Hardwares Server Kebutuhan Softwares Server
 PC Server/ Laptop RAM: 32 GB, HD 1  Sistem Operasi Windows 7, 8, 2010
TB, Monitor SVGA, Keyboard, Mouse.  Web Server Apache
 HD External 1 TB, USB 32 GB  Database MySQL, Ms.Access
 Printer, Scanner, Foto Copy, ATK  Application Server PHP
 Proyektor, TV  Ms. Office, Pdf, Correl Draw, Photo
Shop, Browser, Media Player, Zip, Media
Player

Kebutuhan Hardwares User/Siswa Kebutuhan Softwares User/Siswa

 Minimal PC /Laptop, 2 GB DDRAM, HD  Sistem Operasi Windows 7, 8, 2010
500 GB, Monitor SVGA, Keyboard,  Internet Browser (IE atau Mozilla)
Mouse.  Adobe Acrobat Reader, Pdf, Zip
 Tablet 7”/ 10”  Media Player

2. Planning & Design: Jul 2019 – Des 2019

1. Membuat aplikasi konvensional perpustakaan dengan Database Microsoft Access.

2. Membuat Blog/Website Perpustakaan Digital dengan Contents/ Design sbb:

https://mtsalquran.blogspot.com

Learning Al Qur’an & Al Book & Business Business & Facility

Subject Hadits Collection Process Activity
Profile Multimedia Download Events & Contact & Social Media
News Admission

3. Membuat Aplikasi Digital Library seperti:

1. SLiMS - Senayan Library Management System: https://slims.web.id
2. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia: https://www.perpusnas.go.id
3. Internet Archive Digital Library: https://archive.org

8
4. Membeli KIPIN ATM
KIPIN (Kios Pintar) ATM adalah inovasi terbaru pemanfaatan teknologi digital sebagai
sarana untuk belajar di sekolah secara lengkap dan gratis tanpa membutuhkan jalur atau
kuota internet. Kipin ATM cocok dipakai disemua daerah di Indonesia, baik di perkotaan,
perdesaaan maupun didaerah 3T, sebab mesin ini jalan bagus dengan atau tanpa adanya
jalur internet.

Dalam sebuah ‘KIPIN ATM’, berisi 2500+ buku pelajaran sekolah dari Kemdikbud, 1000+
video pendidikan, 17.000+ soal tryout dan 150+ komik literasi untuk tingkat SD, SMP, SMA
& SMK. Terdapat fasilitas upgrade sehingga data selalu bertambah. Harga minimal
Rp.59.850.000,-

4. Development & Testing: Jan 2020 – Des 2020

Jika aplikasi perpustakaan konvensional dengan Microsoft Access dan Blog design
perpustakaan digital selesai dilanjutkan dengan pembuatan Aplikasi Digital
Library.
5. Implementation & Maintenance: Jan 2021 – Mar 2021
Implementasi Digital Library adalah melakukan aktifitas seperti setup, upload
documents, training, user acceptance test, pembuatan user guide, dll.
6. Evaluation & Closing: Apr 2021 – Des 2021
Tahapan ini melakukan evaluasi terhadap aplikasi digital library, jika terdapat
kekurangan dan kelebihan dilakukan perbaikan dan updating.
Tahapan Closing adalah selesainya semua tahapan aktifitas implementasi Digital
Library.
B. Budget Project
Description Capacity Budget Notes
Hardwares
PC Server/ Laptop RAM: 16 GB, HD 1 TB 15.000.000
HD External, USB 1 TB, 32 GB 1.000.000
Printer, Scanner, Camera Ada
Foto Copy, ATK Ada
Proyektor Ada
Softwares/ Aplications
Google.Drive 15 GB Free
1 TB $10 - $25/ Bln Business
Domain/Hosting Web 500 RB/Th Business
Cloud Services
Kipin ATM 1TB 59.850.000 300GB Terpasang
2.5000+ Buku
1.000+ Video
17.000+ Soal Tryout
150+ Komik Literasi

C. Panitia Pengadaan Digital Library

9
Tugas Tim/Panitia adalah antara lain mencari, mengumpulkan atau membuat dokumen digital/
softcopy tentang buku pelajaran, materi pelajaran, soal & jawab, tugas siswa, business process/
sop, dan memonitor/memberi masukan aplikasi digital library sesuai bidangnya.
Untuk mengoptimalisasi kegiatan dalam melaksanakan pengadaan Digital Library ini, kami
membentuk panitia sebagai berikut: 

NO NAMA KETERANGAN
1 Soenaryo, MPd Penasihat
2 Afit Juliat Nucholis, MA Penasihat
3 Anton Zaeni Noor, M.Sc. Penanggung Jawab
4 Kholid Efendi, S.Si TIK/PERPUS
5 Agung, SE FIN/SARPRAS
6 Mujianto, S.Pd. PAI/KURIKULUM
7 Alfian Nur Mustofa K., M.Pd. PAI/KESISWAAN
8 Ikhwan Ahmadi, S.Pd. PAI/HUMAS
9 Indra Andriyanto S.Pd. ENG
10 Mustika Rahayu, S.Pd. ENG
11 Soimah, S.Pd. PPKn
12 Fita Purwati, S.Pd. MATH
13 Arina Fitriana, S.Sos. IPS
14 Fitriana Rakhmawati, S.Pd. INA
15 Nugrowati R., S.Pd.. IPA
16 Ria Rahayu P., S.Pd. MATH
17 Apriliyani Eka Wardani, S.Pd. BP
18 Nur Baeti DIS/TU
19 Agus Nanang DIS/TU
20 Nurhayati FIN/TU
21 Alfiani TU/TIK
22 Ustadz & Ustadzah Gontor

D. Personil Perpustakaan Konvensional & Digital Library

1. Kholid Efendi, S.Si
Job. Desk.
1. Penanggungjawab operasional perpustakaan (konvensional & Digital Library)
2. Sebagai koordinator dengan pihak luar perpustakaan baik dalam lembaga maupun luar
lembaga
3. Membuat rencana kegiatan diluar kegiatan rutin perpustakaan, terutama terkait
perpustakaan sebagai learning commons dan institutional repository
4. Melakukan input bahan pustaka
5. Melakukan layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian Bahan Pustaka)
6. Upload Buku dan Dokumen dan Pemesanan peminjaman
7. Mengelola blog/website Perpustakaan
8. Melakukan administrasi dan inventarisasi perpustakaan
9. Shelving, Scan Dokumen, Text dan Foto
10. Kebersihan ruangan

10