MODUL PRAKTIK

Automated Filling System

Studi Kasus Jual Beli Mobil & Rental

– Kardi Putra Motor -

Oleh :

Nurul Hidayati

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA
FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
JAKARTA
2020
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur saya panjatkan kepada Allah, SWT karena atas

rahmat dan hidayahnya modul Automated Filling System ini dapat

terselesaikan tepat pada waktunya.

Seiring dengan perkembangan zaman ini peranan Arsip digital

dalam setiap instansi dan lembaga memang diperlukan. Atas dasar

tersebut penulis ingin membuat suatu modul yang kiranya dapat

mengkaji mengenai tata cara arsip digital agar dapat memudahkan para

pembaca yang ingin mempelajari tentang arsip digital.

Modul ini berisikan materi-materi mengenai kearsipan dan tata

cara pemberkasan yang pada umumnya diajarkan dibangku kuliah, dan di

terapkan diperkantoran. Modul ini lebih banyak berisikan tentang tata

cara menggunakan arsip digital beserta laporan studi kasusnya yang

dimasukkan supaya pembaca lebih memahami dunia pengarsipan yang

baik dan benar.

Modul ini ditujukan khususnya untuk mahasiswa program Diploma

Tiga (D.III) para pembaca pada umumnya. Meskipun penulis telah

berusaha untuk menyusun modul ini dengan sebaik-baiknya, namun

penulis menyadari bahwa modul ini masih jauh dari sempurna, masih ada

kekurangannya. Dengan demikian segala saran dan kritik yang sifatnya

membangun dari berbagai pihak, akan penulis tampung sebagai bahan

revisi untuk edisi berikutnya.

Akhir kata penulis mengucapkan banyak terimakasih yang

sebesar-besarnya kepada Bina Sarana Informatika, sehingga modul ini

dapat penulis susun dengan baik.

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI ....................................................................................................... iii

BAB 1 PENDAHULUAN...................................................................................... 1

BAB II PEMBUATAN INFORMASI UTAMA ............................................ 19

BAB III PENCARIAN dan KLASIFIKASI ARSIP .................................... 34

BAB IV PROSEDUR KEARSIPAN SURAT MASUK .................................. 42

BAB V PROSEDUR KEARSIPAN SURAT KELUAR .................................... 56

iii
 1. BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Konsep Dasar Kearsipan Elektronik

Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama

dengan tehnik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional

memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-

dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis

komputer ini memiliki kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual.

Selajutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah

dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp., jpg, dll) atau dokumen

(*.doc, txt, dll).

Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan

konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka pada

kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentu

file. Tabel dibawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan kovensional dengan

kearsipan elektronik.

Tabel 1.1 Perbedaan Komponen Konvensional dan Elektronik

Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik

Kabinet Berupa rak atau lemari Berupa kabinet virtual

arsip yang dibuat secara yang dibuat dengan
fisik database

1
 Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik

Map Berupa map fisik untuk Berupa map virtual

menyimpan lembbaran atau folder untuk
arsip menyimpan file
dokumen

Arsip Lembaran-lembaran Lembaran-lembaran

surat hardcopy surat yang sudah
ditransfer ke dalam
file gambar/teks

Modul Pengelolaan Arsip

Modul Pengelolaan Arsip merupakan modul yang dapat membantu

pengguna dalam mengelola arisp yang tercipta di atau kelurahan. Modul

Pengelolaan Arsip merupakan modul yang dapat digunakan untuk mengelolan

arsip-arsip yang diciptakan ataupun disimpan oleh ataupun yang

bersangkutan. Beberapa fungsi yang terdapat dalam modul ini meliputi:

 Registrasi

- Pencatatan Surat Masuk

- Pencatatan Surat Keluar

- Pencatatan Naskah Lainnya

 Pemberkasan, pengklasifikasian arsip, dan penetapan retensi

 Penggunaan

- Pencarian

- Peminjaman/pengembalian

- Pembuatan Laporan

2
1.2 Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip

Sistem kearsipan elektronik memiliki kelebihan utama yaitu

memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip. Beberapa

kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer

tersebut antara lain adalah:

1. Mudah dioperasikan

Di dalam pemrograman computer dikenal istilah Human

Computer Interactive. Konsep tersebut dalam implementasinya akan

menghasilkan program-program aplikasi yang berorientasi visual

sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Sebagai contoh

tombol-tombol untuk menyimpan, menghapus maupun pencarian.

2. Tampilan yang menarik

3
 Dengan kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka

computer mampu memberikan tampilan yang menarik sehingga

memberikan kenyamanan bagi penggunaannya, bahkan dapat mengatur

warna, gambar, font dan lain-lain.

3. Fasilitas Pencarian Dokumen

Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah

kecepatan proses dalam pencarian dokumen. Komputer dapat

memberikan kata-kata kunci dalam pencarian yang flexible sesuai

keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa dengan

atribut-atribut pokok sebuah dokumen.

4
4. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen

Fasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mempermudah

pengguna dalam melakukan pencarian hardcopy dari arsip yang

diinginkan. Komputer akan data lokasi penempatan dokumen secara

lengkap seperti gedung, ruangan, lantai, kabinet atau bahkan sampai

nomor map penempayan dokumen tersebut.

5. Fasilitas Gambar dan Suara

Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan

transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk virtual.

Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan komputer untuk

5
 melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan

memperjelas gambar dokumen tersebut.

6. Keamanan Data

Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level

keamanan bertingkat yang menggunaan ID Pengguna dan Password,

sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit dimasuki akses-

akses yang illegal. Kemudahan dalam meakukan backup data ke dalam

CD / flashdisk juga akan membuat data kita lebih aman karena jika

terjadi kerusakan sistem komputer, data masih bisa diselamatkan

melalui backup tersebut.

7. Retensi Otomatis

6
 Pengguna komputer juga akan memungkinkan pemeriksaan

secara otomatis retensi dokumen, jadi akan terjadi peringatan jika

beberapa dokumen sudah kadaluwarsa, sehingga kita bisa

menindaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip

tersebut ke dalam dokumen pasif. Dokumen pasif adalah bahwa kita

menonaktifkan dokumen dan membackupnya ke media eksternal CD /

flashdisk.

8. Laporan Kondisi Arsip

Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahan dalam

menyusun atau menampilkan laporan-laporan kearsipan yang

dibutuhkan oleh pihak menejemen. Dengan menekan hanya satu atau

beberapa tombol, maka laporan akan dihasilkan dengan cepat.

7
 9. Bisa Terhubung Jaringan Komputer

Pengguna bisa menghubungkan sistem kearsipan elektronik ke

dalam sistem jaringan baik Local maupun Wide Area Network. Dengan

terhubung ke dalam jaringan, maka pengguna bisa memakai sistem

tersebut secara multiuser. Pengaturan ini bermanfaat jika pimpinan

dalam perusahaan membutuhkan untuk melihat arsip tertentu, maka

cukup mengakses komputer yang ada didekatnya tanpa harus datang

ke bagian administrasi.

10. Memungkinkan Fasilitas OCR

Fasilitas OCR akan memudahkan pengguna memproses suatu

dokumen tanpa harus mengetikkan kembali dokumen tersebut.

Komputer juga akan dengan mudah mengirimkan dokumen secara

otomatis ke tujuan tertentu yang diinginkan, baik secara email

maupun faximile.

1.3 Jenis-Jenis Arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan

tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun dalam

sebagian besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen

berbentuk lembaran kertas bertulisan. Beberapa jenis arsip adalah:

1. Arsip menurut Subyek atau isinya, terdiri dari:

 Arsip kepegawaian (surat lamaran, data riwayat hidup, dll)

 Arsip keuangan (laporan keuangan, daftar gaji, pembayaran, dll)

8
  Arsip pemasara (surat penawaran, surat perjanjian penjualan,

dll)

 Arsip pendidikan (kurikulum, rapor, transkrip mahasiswa, dll)

2. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik, terdiri dari:

 Surat (naskah perjanjian/kontrak, berita acara, tabel, dll)

 Pita rekaman, microfilm, disket, Compact Disk (CD)

3. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya, terdiri dari:

 Arsip bernilai informasi (pengumuman, undangan,

pemberitahuan, dll)

 Arsip bernilai administrasi (ketentuan-ketentuan organisasi,

uraian tugas, dll)

 Arsip bernilai hukum (akte pendirian perusahaan, surat kuasa,

dll)

 Arsip bernilai sejarah (laporan tahunan, gambar/foto

peristiwa, dll)

 Arsip bernilai ilmiah (hasil penelitian, dll)

 Arsip bernilai keuangan (kuitansi, bon penjualan, dll)

 Arsip bernilai pendidikan (karya ilmiah para ahli, program

pengajaran, dll)

4. Arsip menurut Sifat Kepentingannya, terdiri dari:

 Arsip tidak berguna (surat undangan, memo, dll)

 Arsip berguna (presensi pegawai, surat cuti, surat pesanan

barang, dll)

 Arsip penting (buku kas, surat keputusan, dll)

 Arsip vital (akte pendirian pembangunan, sertifikat tanah,

ijazah, dll).

5. Arsip menurut Fungsinya, terdiri dari:

9
  Arsip dinamis (arsip yang digunakan kantor sehari-hari)

 Arsip statis (arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung

di kantor)

6. Arsip menurut Tempat / Tingkat Pengelolaannya, terdiri dari:

 Arsip pusat (arsip yang berada di pusat organisasi/pusat)

 Arsip unit (arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi)

7. Arsip menurut Keasliannya, terdiri dari:

 Arsip asli (dokumen yang berasal dari cetak printer dan tanda

tangan asli)

 Arsip tembusan (dokumen kedua, ketiga dan seterusnya

ditujukan pihak lain)

 Arsip salinan (proses pembuatannya tidak bersama dokumen

asli)

 Arsip petikan (dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen

asli)

8. Arsip menurut Kekuatan hukum, terdiri dari:

 Arsip otentik (arsip yang iatasnya terdapat tanda tangan asli

dengan tinta (bukan photocopy atau film) sebagai tanda

keabsahan isi arsip)

 Arsip tidak otentik (arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda

tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, microfilm,

hasil print komputer, dll).

1.4 Cara Mengintal Aplikasi Arsip Elektronik

1. Copy folder master program Installer di directory D:/Installer

Otomatis

10
2. Buka Folder Installer Otomatis Persuratan Instansi tersebut lalu

pilih setup

Pilih menu setup  Klik kanan  Run As administrator

Next

Pilih  I Accept the term in the license agreement  Next

11
Buat user name nama anda masing-masing

Organisasi : Bina Sarana Informatika  Next

Pilih Change

12
Ubah directory di D:/Automasi Filling System

Mengapa di D? Karena untuk arsip sangan rentan jika berada di

directory C, untuk menghindari dari termakan virus, sebaiknya data

penting diletakkan di D. mengaoa automasi filling system? Karena kita

ingin membuat arsip yang bernama automasi filling system  ok

Next

Pilih Install

13
 Tunggu proses install  Next

Finish

Buka Direktori D,maka akan tampil folder “Automasi Filling System”

tempat anda meletekkan arsip-arsip anda.

1.5 Mengedit Informasi Aplikasi

1. Salah satu cara mengaktifkan pilih Start  All Program  pilih

folder ANRI

Atau cara ke 2 adalah pilih menu Localdisk D : kemudian pilih

folder Automasi dan Doubleklik aplikasi Arsip

14
2. Maka tampil menu uatama dan klik judul menu

3. Maka akan tampil informasi aplikasi

15
 Editlah data-data tersebut, pada unit pilih : Direktur, Pada

Kasub : pilih Kasub

Pada Direktori kopi digital, seabaiknya diubah ke D:/ Automasi

Filling System/Kopi data

16
 Pada ubah gambar pembuka, sebaiknya gambar yang ada pada

master dipindahkan dahulu ke D:/Automasi Filling System/Kopi

data/folder pembuka/file gambar.jpeg

Pilih Gambar

17
Kemudian Tutup Aplikasi dan Buka Aplikasi tersebut kembali.

Edit Latihan soal berikut ini:

1. Eselon I : Komisaris Utama Kardi Putra Motor

2. Direktur : Direktur Utama

3. Eselon III : Kepala Cabang

4. Kasub : Pemberdayaan Sekretaris

5. Terakhir dijalankan tanggal (dd/mm/yyyy) : 27/06/2020 (biasanya

terisi otomatis)

6. Keterangan : Aplikasi Pengelolaan Showroom Kardi Putra

Motor

7. Instansi : Kardi Putra Motor

Jika sudah selesai pilih tutup aplikasi elektronik filling system dan

coba buka kembali aplikasi tersebut. Maka akan berubah judul aplikasi

tersebut.

18
 2. BAB II

Pembuatan Informasi Utama

2.1 Update Data Informasi Utama

Sebelum masuk dalam proses pengeditan atau update data, maka yang

pertama dilakukan adalah :

1. Klik tombol “info” yang terdapat pada sisi kanan atas tampilan muka

aplikasi.

2. Kemudian akan tampil tampilan menu informasi utama, kemudian untuk

mengedit klik panah kebawah.

19
3. Melakukan pengaturan Klasifikasi Arsip dan Password, kita harus

membuka halaman utama Pengelolaan Arsip. Setelah formulir “Login”

isikan ID Pengguna dan Password.

4. Maka tampil Ubah Data Informasi, untuk mengubah/menambahkan

judul subjek baru, beri tanda cek subjek yang bersangkutan,

kemudian klik tombol “Ubah” yang terdapat dibawah tampilan.

20
 Pilih option tombol subjek -> tulis judul baru pada label tombol subjek

-> pilih ubah klik simpan.

Rubah dengan judul : Profil Kardi Putra Motor -> Klik Ubah,

Studi Kasus Jual Beli Mobil dan Rental : Kardi Putra Motor (KPM)

 Profil Kardi Putra Motor (KPM)

 Struktur Organisasi Kardi Putra Motor (KPM)

 Visi Kardi Putra Motor (KPM)

 Misi Kardi Putra Motor (KPM)

 Kegiatan Usaha Kardi Putra Motor (KPM)

 Lokasi dan Website Kardi Putra Motor (KPM)

 Contac us Kardi Putra Motor (KPM)

5. Untuk mengubah isi informasi pilih tombol subyek yang akan di edit

pada menu option kemudian pilih “Ubah isi Info”

21
6. Selanjutnya akan aktif program pengolah kata MS-Word 2007

(tampil pada latar belakang, minimalkan tampilan aplikasi AMD agar

Ms-Word tampil kedepan) yang telah memiliki nama file sendiri.

Lakukan pengetikan perubahan isi informasi pada Ms-Word tersebut.

Setelah selesai simpan dan tutup aplikasi tersebut. Untuk melihat

hasil perubahan atau penambahan informasi yang baru, maksimalkan

kembali tampilan aplikasi AMD, kemudian tekan tombol sesuai dengan

subjek yang baru diubah.

 Profil Kardi Putra Motor (KPM)

22
 Sejarah Berdirinya Kardi Putra Motor (KPM)

Gambar 1. Showroom Kardi Putra Motor (KPM)

Showroom Kardi Putra Motor pertama kali berdiri pada tahun 1997

dengan nama “Bengkel Kardi Putra” yang didirikan oleh Bpk.Khoirul Anang

yang Berada di Jalan Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik. Showroom Kardi

putra motor memiliki website yang dapat diakses oleh semua orang, untuk

menunjang jual beli serta sewa mobil dan bis pada

https://kardiputramotor.business.site/. Pada mulanya, showroom ini

bergerak di bidang penjualan suku cadang serta service motor dan mobil

yang mempunyai 6 pegawai. Kemudian pada tahun 2000, berubah nama

menjadi “Kardi Putra Motor” seperti pada Gambar 1. Dalam kurun waktu tiga

tahun (1997-2000), terjadi banyak perubahan di Kardi Putera Motor sendiri

sebagai showroom yang terus bertumbuh dengan pesat sejalan dengan

kemajuan jaman. Dalam menghadapi tantangan jaman yang semakin sengit,

showroom ini perlu untuk mengembangkan usahanya dalam rangka penguatan

skala bisnisnya. Maka pada tahun 2000, salah satu yang difokuskan dan

diunggulkan adalah usaha jual beli mobil bekas berkualitas serta rental mobil

23
dan bis. Pada tahun 2001, Kardi Putra Motor mengembangkan usahanya lagi

dengan menambahkan service mobil sehingga showroom ini secara

keseluruhan mempunyai 15 pegawai dengan pendapatan perkapita 300-400

juta pertahun.

Pada mulanya showroom ini menggunakan bagian marketing yang

bertugas sebagai makelar atau sebagai sarana pemasaran jual beli, makelar

yang mendapat info penjualan mobil bekas langsung memberikan info kepada

pemilik showroom, info yang diberitahukan meliputi merk, tahun pembuatan,

warna, tipe mobil, kondisi fisik kendaraan, dan harga kendaraan. Saat harga

kendaraan masuk atau sesuai dengan pasarannya, maka pemilik akan langsung

pergi ke tempat si penjual kendaraan untuk melihat kendaraan yang akan

dijual secara langsung. Kemudian, jika semua sudah cocok, pemilik akan

melakukan transaksi pembayaran dan transaksi serah terima berkas

kendaraan.

Mobil yang baru dibeli kemudian di bawa ke showroom untuk di cek

fisik ulang sebelum siap untuk di jual. Untuk aktifitas penjualannya, ada dua

cara pembayaran yaitu secara cash dan kredit. Pertama-tama seorang

pelanggan yang datang ke showroom akan melihat-lihat kendaraan yang ada,

apabila ada kendaraan yang cocok sesuai dengan yang di cari oleh pelanggan,

maka pelanggan akan langsung melakukan negosiasi harga kendaraan dengan

pihak marketing showroom. Apabila harga sudah cocok, bagi pelanggan yang

akan melakukan pembelian secara tunai bisa langsung menyelesaikan

transaksi pembayaran kendaraan dan serah terima kendaraan. Tetapi

apabila pelanggan ingin melakukan pembelian secara kredit, maka ada

beberapa syarat dan proses yang harus di lalui. Proses kredit rata-rata

diperlukan 1-2 hari. Pertama-tama pihak pelanggan harus memberikan data-

data yang dibutuhkan oleh pihak leasing. Setelah data-data lengkap, maka

24
pihak leasing akan melakukan survey, lalu setelah melakukan survey apabila

persyaratan kreditnya di setujui oleh leasing, maka leasing akan mencetak

PO dan surat kontrak kredit kendaraan yang harus di tanda tangani oleh

pelanggan. Setelah itu pelanggan melakukan pembayaran DP kepada pihak

leasing, kemudian pelanggan bisa langsung melakukan transaksi serah terima

berkas dan kendaraan di showroom. Lain dengan pembelian secara tunai,

pelanggan mendapat surat-surat kendaraan dengan lengkap seperti

menerima STNK, kwitansi serah terima kendaraan, dan BPKB yang akan

diserahkan kepada pelanggan setelah proses pembayaran kendaraan lunas.

Hal ini dilakukan karena operasional bisnis kardi putera motor memang

lebih difokuskan pada bidang pelayanan dan jasa. Awal mula berdiri

showroom ini yaitu banyaknya pengangguran yang terjadi di sekitar

lingkungan sang pendiri. Oleh sebab itu, pemilik Kardi Putra Motor ingin

membuka lapangan kerja bagi para pengangguran di sekitar lingkungan.

Adapun tenaga kerja yang sediakan untuk seluruh posisi kerja yang

dibutuhkan yaitu tenaga kerja pendukung kegiatan kantor, tenaga kerja

pendukung umum yaitu sebagai sales promotion, tenaga kerja pendukung

otomotif serta cleaning service. Kardi Putera Motor sendiri bergerak

dengan bisnis utama adalah sebagai berikut:

1. Jual-beli

Dalam operasionalnya, Kardi Putra Motor khusus bergerak dibidang jual

dan beli mobil bekas dengan kualitas yang telah sesuai dengan standar di

perusahaan Kardi Putra Motor.

2. Tukar-tambah

25
 Kelebihan Kardi Putra Motor adalah menerima tukar tambah dengan

mobil dari produksi tahun 90-an hingga sekarang. Karena pada umumnya,

showroom mobil bekas lainnya tidak menyediakan layanan tersebut, terlebih

untuk mobil-mobil produksi dibawah tahun 2000.

3. Rental Mobil

Kardi Putra Motor juga menyediakan persewaan mobil dan bis untuk

disewakan pada orang-orang yang ingin menyewa ketika ada acara seperti

haji, liburan, dll (pada jenis mobil tertentu).

4. Cash and Kredit

Jika ingin membeli mobil di Kardi Putra Motor, terdapat dua pilihan

pembayaran, yaitu cash maupun kredit. Untuk transaksi kredit tersedia

banyak leasing rekanan yaitu BCA Finance, Mandiri Tunas Finance, BFI , Oto

Finance, Acc, Adira Finance, Mnc Finance, Mutindo, dll. Adapun persyaratan

kredit adalah dengan melengkapi data-data sebagai berikut :

Perorangan Perusahaan

Foto Copy KTP Suami Istri Foto Copy KTP Direktur & Komisaris

Foto Copy Kartu Keluarga Foto Copy Akte Pendirian Perusahaan dan

Perubahannya

Foto Copy Slip Gaji Foto Copy SIUP

26
 Perorangan Perusahaan

Foto Copy Rekening Foto Copy NPWP

Tabungan

Foto Copy PBB Foto Copy Surat Keterangan Domisili

Foto Copy Rekening Koran Foto Copy Rekening Koran

Kemudahan transaksi yang diberikan oleh pemilik, membuat Kardi Putra

Motor optimis dapat menguasai pasar dan menjadi perusahaan used

car terbesar di Indonesia.

Jika sudah selesai close Ms.Word tersebut dan lakukan hal yang sama

pada tombol subyek lainnya.

 Struktur Organisasi Kardi Putra Motor (KPM)

Struktur Organisasi Kardi Putra Motor (KPM)

Berikut ini adalah struktur organisasi dari Kardi Putra Motor (KPM):

27
 Gambar 1. Struktur Organisasi Kardi Putra Motor (KPM)

 Wewenang dan Tanggung Jawab

Di bawah ini menggambarkan struktur organisasi Kardi Putra Motor

sekaligus tugas dan wewenang para direksi dalam showroom :

1. Pemilik Showroom (Owner)

Bertugas mengawasi kegiatan para karyawannya dan menjadi

pengambil keputusan atas pembelian dan penjualan mobil di showroom.

2. Admin

Bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap semua transaksi

keluar atau terjualnya kendaraan mobil bekas dan memberikan semua surat-

surat bukti pembayaran penjualan kepada pemilik showroom.

3. Marketing

28
 Bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas penjualan dan

pembelian kendaraan sehari - hari dalam memasarkan produk dan melayani

pelanggan.

4. Chief Mekanik

Bertanggung jawab atas perbaikan kondisi fisik dan mesin kendaraan

yang ada di showroom. Kegiatannya adalah memperbaiki setiap mobil di

showroom apabila ada yang mengalami kerusakan.

 Visi Kardi Putra Motor (KPM)

Visi Kardi Putra Motor (KPM)

Visi yang terdapat pada showroom Kardi Putra Motor yaitu:

1. Menjadi perusahaan penyedia mobil second yang terbesar dan

terpercaya dengan profit yang optimal.
2. Menjadi showroom Mobil Bekas yang mampu membangun jaringan
pemasaran dan memberikan pelayanan terbaik, sehingga menjadi
perusahaan yang mempunyai reputasi terpercaya dan terbaik di
bidangnya.

 Misi Kardi Putra Motor (KPM)

Misi Kardi Putra Motor (KPM)

Misi yang terdapat pada showroom Kardi Putra Motor yaitu:

1. Memberikan pelayanan yang prima, meningkatkan kualitas kerja yang

produksi melalui kerjasama dengan mitra bisnis showroom yang lain
serta mengoptimalkan nilai pemegang saham dengan fokus pada mobil
second yang menguntungkan dan menjaga kupuasan konsumen.
2. Memberikan layanan dan informasi yang cepat dan akurat kepada
pelanggan yang akan membeli atau menjual mobil.

29
  Kegiatan Usaha Kardi Putra Motor (KPM)

Kegiatan Usaha Kardi Putra Motor (KPM)

Kardi Putra Motor sebagai penjual mobil bekas senantiasa ingin

meningkatkan kualitas layanannya kepada pelanggan setianya. Beberapa

keunggulan yang dimiliki Kardi Putra Motor adalah sebagai berikut :

1. Mobil bekas berkualitas

Kardi Putra Motor sangat mengedepankan kepuasan pelanggannya.

Oleh karena itu Kardi Putra Motor selalu menyediakan pilihan mobil bekas

dengan kualitas terbaik. Selain itu, prosedur standar yang selalu dilakukan

Kardi Putra Motor adalah dengan cek fisik dan blokir untuk setiap unit yang

akan dijual. Hal ini untuk memastikan apakah kendaraan tersebut benar-

benar dalam kondisi layak jual atau tidak. Dengan prosedur tersebut dapat

dipastikan bahwa mobil tersebut aman dari penyalahgunaan pihak-pihak yang

tidak bertanggung jawab.

2. Dokumen kendaraan terjamin

Setiap mobil yang dijual telah memiliki standar kelengkapan dokumen

yang telah ditetapkan pemerintah, sehingga selain kendaraan yang siap

pakai, pelanggan dapat memiliki rasa aman terhadap kelengkapan dokumen

mobil yang dibeli.

3. Event promosi tahunan

Dalam mempertahankan sekaligus meningkatkan citra yang baik di

mata pelanggan, Kardi Putra Motor selalu mengadakan event tahunan yang

menarik terutama disaat pameran mobil yang diselenggarakan diberbagai

kota.

30
  Lokasi dan Website Kardi Putra Motor (KPM)

Lokasi & Website Kardi Putra Motor (KPM)

Showroom Kardi Putra Motor ini berlokasi di Jalan Raya Cangkir

No.05 Driyorejo, Gresik. Untuk lebih detailnya, peta alamat showroom dapat

dilihat pada Gambar 1 dan Gambar 2.

Gambar 1. Lokasi Kardi Putra Motor (KPM) melalui Google Map

31
Gambar 2. Lokasi Kardi Putra Motor (KPM) Google Map melalui Satelit

 Situs Website Kardi Putra Motor (KPM)

Situs website Kardi Putera Motor dapat di akses pada

https://kardiputramotor.business.site/ tampilan dari website KPM akan

di representasikan pada Gambar 3 berikut ini:

Gambar 3. Website Kardi Putra Motor (KPM)

 Contact us Kardi Putra Motor (KPM)

Contact US

 Contact US:

Website : https://kardiputramotor.business.site/

Hotline : (031) 7590586

Whatssap dan No. Handphone : 0821-3357-5822

 Alamat :

Jalan Raya Cangkir No. 5 Driyorejo, Gresik

Jawa Timur 61177

Indonesia

32
  Jam Buka Showroom KPM:

Senin: 08.00–18.00
Selasa: 08.00–18.00
Rabu: 08.00–18.00
Kamis: 08.00–18.00
Jumat: 08.00–18.00
Sabtu: 08.00–18.00
Minggu: 08.00–18.00

2.2 Penyimpanan Sumber Informasi

Apabila tombol subyek sudah dilakukan pengeditan, maka dapat

disimpan dengan tombol yang ada di bawah kanan.

33
 3. BAB III

PENCARIAN dan KLASIFIKASI ARSIP

3.1 Pencarian Informasi Utama

Pada Bab ini, kita akan melakukan pencarian dan klasifikasi arsip yang

terdapat pada menu “INFO”. Untuk melihat informasi/data mengenai suatu

objek tertentu, klik salah satu tombol subjek sesuai dengan subjek yang

akan dilihat. Selanjutnya, informasi mengenai subjek yang bersangkutan

akan tampil pada bidang penayangan yang terdapat di sebelah kanan

tampilan.

Langkah yang dilakukan adalah:

1. Membuka menu informasi utama pada tombol “INFO”

2. Ketikkan kata kunci pada kolom pencarian yang telah tersedia,

kemudian klik “CARI”

34
 Hasil pencarian dapat dilihat pada contoh di bawah, dengan memberi

tanda (highlight) untuk setiap kata kunci yang ditemukan, untuk melihat

temuan kata kunci selanjutnya klik kembali tombol “Cari”. (Lihat contoh

dibawah),

Jika sudah selesai melatih pencarian kata, maka tutup form “INFO”,

dan kembali pada menu semula.

35
3.2 Pembuatan Klasifikasi Arsip

1. Untuk melakukan pengaturan Klasifikasi Arsip dan Password, kita

harus membuka halaman utama Pengelolaan Arsip. Klik tombol “Arsip”

yang terdapat pada sisi kanan atas tampilan muka aplikasi.

2. Setelah muncul formulir “Login” isikan ID Pengguna = user dan

Password = password.

36
3. Kemudian arahkan mouse ke identitas perusahaan

4. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut:

37
5. Untuk melakukan pengaturan Klasifikasi Arsip, klik tombol “Klasifikasi

Arsip”,

Isikan masing-masing elemen data, berikut:

 Kode yakni kode klasifikasi arsip.

 Indeks kata tunjuk untuk memudahkan pembuatan judul

(indeks) berkas.

 Uraian periode waktu lamanya arsip disimpan dalam status

aktif dan inaktif, serta penentuan nasib akhirnya, apakah

musnah atau diserahkan ke lembaga kearsipan statis.

Latihan Menambah Klasifikasi Arsip

Isikan klasifikasi arsip berikut ini dan jika selesai tekan SIMPAN

38
Kode Indeks Uraian Retensi Tahun

Aktif Inaktif

000 Kesejahteraan Arsip naskah yang 2 2 Permanen

Pegawai KPM berhubungan dengan

kesejahteraan

pegawai KPM.

001 SDM KPM Arsip Penerimaan 5 5 Musnah

Pegawai, Cuti

Pegawai, Promosi,

Mutasi, Gaji,

Tunjangan.

002 Keuangan KPM Arsip Pembayaran, 1 1 Permanen

Tagihan.

003 Marketing KPM Arsip Penawaran 1 2 Musnah

Kerjasama,

Pemasaran.

004 Operasional Arsip Pembelian, 1 1 Musnah

KPM Peralatan Kantor,

Kendaraanm,

Maintenance.

5 Legal KPM Arsip tentang 5 5 Permanen

perinjinan, SOP,

notaris, dan lain-lain.

Bisa ditambahkan sesuai kebutuhan

Setelah formulir di isi, tekan tombol “Simpan”. Selanjutnya klasifikasi

yang bersangkutan akan muncul pada daftar yang terdapat di sebelah kanan

39
tampilan. Jika semua pengaturandan pembuatan klasifikasi telah selesai,

tekan tombol “Tutup” yang terdapat di sisi kanan atas tampilan.

3.3 Mengganti Username dan Password

1. Untuk melakukan pengubahan Password, klik tombol Password berikut:

2. Berikutnya akan muncul tampilan, Selanjutnya akan muncul tampilan

3. Isikan ID Pengguna dan Password lama pada bagian atas, selanjutnya

tekan “OK”. Setelah terdapat konfirmasi, isikan Password baru yang

dikehendaki pada kolom isian dibagian bawah. Setelah selesai tekan

tombol “Ubah”. Jika password baru diterima oleh sistem akan muncul

tampilan konfirmasi sebagai berikut:

40
4. Untuk kembali ke halaman awal tekan tombol “Tutup”.

41
 4. BAB IV

PROSEDUR KEARSIPAN SURAT MASUK

4.1 Permulaan Surat Masuk

Untuk membuka modul ini, klik tombol “Arsip” pada tampilan muka.

Setelah muncul formulir “Login” isikan ID Pengguna dan Password.

Registrasi (Pencatatan) a. Pencatatan Surat Masuk -> Klik tab surat

masuk

42
1. Klik tab “Surat Masuk”. Setelah muncul tampilan berikut, isikan

informasi pada kolom-kolom yang tersedia.

- Nomor Surat, isikan nomor yang tertera dalam isi surat;

- Tanggal Surat, isikan tanggal yang tertera dalam isi surat;
- Dari, isikan nama orang atau jabatan pengirim surat;
- Kepada, isikan nama orang atau jabatan penerima surat;
- Hal, isikan perihal atau subjek dari surat yang diterima;
- Isi Ringkas, isikan ringkasan isi dari surat yang diterima;
- Pengolah, isikan nama unit kerja dari instansi atau yang
mengolah surat yang diterima;
- Keterangan, isikan informasi lainnya yang dianggap perlu
diutarakan;
- Pencatat, isikan nama petugas yang melakukan pencatatan;
- Kopi Digital, isikan kopi digital atau hasil pemindaian (scan)
dari surat yang diterima, jika ada.

4.2 Penggandaan Surat Masuk

43
 Untuk mengisi kopi digital, tekan tombol yang terdapat di sisi

kanan kolom “Kopi Digital” setelah

muncul tampilan ini, pilih file elektronik hasil pemindaian tersebut, kemudian

tekan tombol “Pilih”. Ingat, selalu simpan kopi digital hasil pemindaian

pada folder “kopi digital” yang ada.

Simpan File : D:/Automasi Filling System/Kopi Digital/ nama file scan.

Setelah semua elemen data pencatatan Surat Masuk di isi, tekan

tombol “Simpan”. Surat tersebut selanjutnya akan di masukkan pada

“Daftar Surat Masuk Hari Ini” yang terdapat di sisi bawah tampilan.

Tombol “Kosongkan” berguna untuk mengosongkan kolom-kolom yang

terlanjur diisi jika terdapat kesalahan pengisian.

4.3 Latihan Mengarsip Surat Masuk

44
 Coba Analisa Surat Masuk pada contoh surat dari Kardi Putra Motor

(KPM) berikut ini:

Surat 1: Balasan Surat Penjualan dari Showroom Mobil Harris.

HARRIS MOBIL
Jl. Barata Jaya XIX No.43-45, Surabaya

Nomor : 001/PNWRN/2020 Surabaya, 25 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Surat Penjualan

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat Saudara tanggal 23 Juni 2020. Kami telah menerima
katalog, daftar harga serta syarat pembayaran pembelian di tempat Saudara.

Kami juga sangat senang dengan potongan harga yang Saudara berikan, maka
dengan ini kami akan memesan sebanyak 3 unit mobil bekas Toyota Avanza Veloz 1.5
Manual tahun 2015 warna silver dari penjualan yang Saudara tawarkan.

Demikian surat balasan ini kami buat, atas perhatian Saudara kami ucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Pradika
Manajer Pemasaran

45
 Surat 2: Peminjaman Mobil untuk Acara Kantor.
CV. HUDI JAYA
Jl. Wates No.30-33, Gresik

Nomor : 002/PNWRN/2020 Gresik, 26 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Pesanan Persewaan Mobil

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi dari koran Jawa Pos edisi 25 Juni 2020 yang telah
Saudara iklankan, kami berkeinginan untuk memesan jasa supir beserta sewa mobil
yang Sudara sediakan untuk acara outbond yang ada di kantor kami untuk tanggal 27-29
Juni 2020.

Pembayaran kami lakukan secara lunas sesuai dengan ketentuan dari perusahaan
Saudara. Kami berharap bisa menerima pelayanan Saudara secepat mungkin. Atas
perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Anton
Manajer Pemasaran

46
 Surat 3: Penawaran Jasa Pameran Mobil di acara pameran mobil bekas.
CV. SEJAHTERA
Jl. Wali Kota Mustajab No.01, Surabaya

Nomor : 003/PNWRN/2020 Surabaya, 27 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Penawaran Kerja Sama

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami CV SEJAHTERA dengan
alamat di Jl. Wali Kota Mustajab, Surabaya. Kami adalah perusahaan jasa yang bergerak
dibidang otomotif dan telah bekerja sama dengan berbagai showroom dan dealer resmi yang
sedang berkembang pesat dan membutuhkan pameran otomotif khususnya untuk mobil secara
terbuka dengan harga yang bersaing.

Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk menjadi media pameran mobil terbuka
untuk showroom yang Saudara kelola. Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam
bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Jika perusahaan Saudara
berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami
sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Ghea, Manajer

47
 Surat 4: Permintaan Penawaran dan Daftar Harga Mobil Bekas.
MOBIL 88
Jl. Jemursari No.224-228, Surabaya

Nomor : 004/PNWRN/2020 Surabaya, 28 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Permintaan Penawaran dan Daftar Harga

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Sehubungan dengan iklan yang Saudara tawarkan pada koran harian Radar Surabaya edisi 27
Juni 2020, kami tertarik untuk membeli mobil bekas yang Saudara tawarkan.

Untuk itu kami mohon Saudara dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan
berikut:

1. Rincian barang yang lebih detail.

2. Daftar harga mobil bekas.
3. Cara pembelian berikut cara pembayarannya.

Pemesanan akan kami lakukan setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan kembali
informasi di atas kami terima. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara
perusahaan kita. Atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,
Diana
Manajer

48
 Surat 5: Penawaran Surat Ijin Kerja Praktik di Kardi Putra Motor.
KAMPUS BINA SARANA INFORMATIKA
Jl. Kamal Raya No.18, RT.6/RW.3, Cengkareng
Jakarta Barat

Nomor : 005/PNWRN/2020 Jakarta, 29 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Permohonan Kerja Praktek

Yang Terhormat,

Khoirul Anang, S.Kom.

Pemilik Kardi Putra Motor

di
Gresik

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan bilamana mahasiswa Bina Sarana Informatika Jakarta di bawah Ini
:

Nama : Ayu Puji Hastuti Wahono (10.41010.0147)

- Pradika Fersandi ( 10.41010.0262 )

Mengajukan permohonan untuk melakukan proses Kerja Praktek di Kardi Putra Motor selama 1
(satu) bulan. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara kampus dan perusahaan
Anda.

Demikian, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui

Kaprodi BSI,

Budi Efendi, S.Kom., M.Eng.

49
 Surat 6: Peminjaman Bis untuk Acara Perusahaan.
PT. BSI Group Indonesia
Jl. Ahmad Yani No.88, Ketintang, Gayungan
Surabaya

Nomor : 006/PNWRN/2020 Surabaya, 30 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Pesanan Persewaan Bus

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi dari koran Jawa Pos edisi 29 Juni 2020 yang telah
Saudara iklankan, kami berkeinginan untuk memesan jasa supir beserta sewa bus yang
Saudara sediakan untuk acara outbond yang ada di perusahaan kami untuk tanggal 01-
04 Juli 2020.

Pembayaran kami lakukan secara lunas sesuai dengan ketentuan dari perusahaan
Saudara. Kami berharap bisa menerima pelayanan Saudara secepat mungkin. Atas
perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Yongki,
Produksi

50
 Surat 7: Sewa Bis dan Mobil untuk Acara Perusahaan.
PT. GRAHA SWADAYA
Jl. RA Kartini No.25, Injen Timur, Gapurosukolilo
Gresik

Nomor : 007/PNWRN/2020 Gresik, 01 Juli 2020

Lampiran :-
Hal : Pesanan Persewaan Bis dan Mobil

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi dari salah satu karyawan perusahaan kami, kami

berkeinginan untuk memesan jasa sewa bus beserta mobil yang Saudara sediakan untuk
acara gathering yang ada di perusahaan kami pada tanggal 03 Juli 2020.

Pembayaran kami lakukan secara lunas sesuai dengan ketentuan dari perusahaan
Saudara. Kami berharap bisa menerima surat balasan dari Saudara secepat mungkin.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Chen Tat Meng,

Manajer SDM

51
 Surat 8: Pergantian Barang Rusak.
CAHAYA MOTOR
Jl. Kertajaya No.154-156, Gubeng
Surabaya

Nomor : 008/PB/2020 Surabaya, 30 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Pengiriman Barang yang Rusak

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan kepada Saudara atas kiriman berupa 7 unit Stir merk
Honda Civic yang kami terima dalam kondisi rusak.

Kami berpendapat bahwa kerusakan tersebut karena kurang ketelitian dalam mengepak
barang. Kami juga menganggap hal ini adalah kelalaian dari pihak Anda sebagai pengirim
barang pesanan tersebut.

Sehubungan dengan terjadinya kerusakan pada barang yang Saudara kirim, maka kami
bermaksud untuk minta barang baru dari 7 unit Stir merk Honda Civic sebagai pengganti barang
yang rusak. Dengan ongkos kirim menjadi tanggungan Saudara.

Demikian surat klaim ini kami buat dengan harapan adanya perbaikan kualitas barang,
sehingga kedepannya tidak terjadi masalah yang sama. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Frengki,
Pemilik Cahaya Motor

52
 Surat 9: Penawaran Alat Kantor.
MEGA KANTOR
Jl. Kertajaya No.242, Gubeng
Surabaya

Nomor : 009/PNWRN/2020 Surabaya, 30 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Penawaran Barang Kantor

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami MEGA KANTOR
dengan alamat di Jl. Kertajaya No.242, Gubeng, Surabaya. Kami adalah perusahaan yang
menjual barang-barang untuk keperluan kantor dan telah di percaya oleh berbagai perusahaan
ternama yang sedang berkembang pesat.

Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk menjadi penyedia jasa
keperluan barang-barang kantor seperti meja, kursi, dan ATK untuk showroom yang Saudara
kelola. Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat
menguntungkan kedua belah pihak. Jika perusahaan Saudara berminat kami siap melakukan
pembicaraan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami
sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Agung Santoso

Pemilik Mega Kantor

Surat 10: Penawaran Alat Kantor.

53
 EX MOBIL
Jl. Kertajaya No.98, Gubeng
Surabaya

Nomor : 010/PNWRN/2020 Surabaya, 30 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Penawaran Kerja Sama

Yang Terhormat,

Kardi Putra Motor

Jl. Raya Cangkir No. 05, Driyorejo,
Gresik

Dengan hormat,

Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami EX MOBIL

dengan alamat di Jl. Kertajaya No.98, Gubeng, Surabaya. Kami adalah Showroom mobil yang
menjual mobil-mobil bekas sama seperti usaha Saudara dan telah di percaya oleh berbagai
perusahaan di Surabaya.

Sehubungan hal itu, kami sering kehabisan stok mobil untuk kami sewakan dan kami
mengajukan penawaran untuk bekerja sama dengan showroom yang Saudara kelola. Harapan
kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan
kedua belah pihak. Jika perusahaan Saudara berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih
lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami
sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Regian Leonard

Pemilik Ex Mobil
Berikut ini adalah hasil dari enam input Surat Masuk pada aplikasi AFS

untuk Kardi Putra Motor (KPM):

54
55
 5. BAB V

PROSEDUR KEARSIPAN SURAT KELUAR

5.1 Permulaan Surat Keluar

Untuk membuka modul ini, klik tombol “Arsip” pada tampilan muka:

Setelah muncul formulit “Login” isikan ID Pengguna = User dan

Password = password.

Registrasi (Pencatatan)

b. Pencatatan Surat Keluar -> klik tan surat keluar

56
 Klik tab “Surat Keluar”. Setelah muncul tampilan berikut, isikan

informasi pada kolom-kolom yang telah tersedia.

Isikan informasi pada kolom-kolom yang tersedia. Isian yang tersedia

sama seperti pencatatan Surat Masuk. Setelah selesai, tekan tombol

“Simpan”.

Surat tersebut selanjutnya akan di masukkan pada “Daftar Surat

Keluar Hari Ini” yang terdapat di sisi bawah tampilan.

5.2 Latihan Mengarsip Surat Keluar

Coba Analisa Surat Keluar pada Contoh surat dari dosen anda atau

berdasarkan Surat berikut ini:

57
 Surat 1: Balasan Surat Penjualan dari Showroom Kardi Putra Motor.
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 001/BLSN/2020 Gresik, 26 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Surat Penjualan

Yang Terhormat,

Harris Mobil
Jl. Barata Jaya XIX No.43-45,
Surabaya

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat Saudara pada tanggal 25 Juni 2020. Kami telah menerima
pembayaran Saudara untuk 3 unit mobil bekas Toyota Avanza Veloz 1.5 Manual tahun 2015
warna silver.

Kami juga sangat senang melayani Saudara, untuk proses jual beli mobil bekas yang
berkualitas. Kami memberikan garansi selama satu (1) bulan untuk pembelian 3 unit mobil
tersebut. Kami harap dapat bekerja sama untuk pembelian mobil selanjutnya, dan Kami tunggu
kabar baiknya.

Demikian surat balasan ini kami buat, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima
kasih atas kepercayaannya dalam menggunakan jasa Kami.

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

58
 Surat 2: Peminjaman Mobil untuk Acara Kantor.
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 002/BLSN/2020 Gresik, 27 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Pesanan Persewaan Mobil

Yang Terhormat,

CV. Hudi Jaya

Jl. Wates No.30-33,
Gresik

Dengan hormat,

Terima kasih telah membaca iklan yang telah Kami pasang di koran Jawa Pos
edisi 25 Juni 2020. Kami bersedia untuk menerima tawaran baik dari Saudara untuk
pemesanan jasa supir beserta sewa mobil dari showroom Kami, untuk acara outbond
kantor di tanggal 27-29 Juni 2020.

Kami telah menerima pembayaran secara lunas dari Saudara. Kami harap dapat
bekerja sama untuk pembelian mobil selanjutnya, dan Kami tunggu kabar baiknya. Atas
perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

59
60
 Surat 3: Penawaran Jasa Pameran Mobil di acara pameran mobil bekas.
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 003/BLSN/2020 Gresik, 28 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Penawaran Kerja Sama

Yang Terhormat,

CV. Sejahtera
Jl. Wali Kota Mustajab No.01,
Surabaya

Dengan hormat,

Terima kasih atas kesempatan dan penawaran yang telah Saudara berikan untuk
showroom Kami. Perusahaan Saudara sudah banyak Kami dengar dari beberapa rekan-
rekan bisnis showroom Kami. Kami bersedia untuk bekerja sama untuk pameran mobil
terbuka bersama dengan perusahaan yang Saudara kelola yaitu CV SEJAHTERA
dengan alamat di Jl. Wali Kota Mustajab, Surabaya.

Demikian surat balasan untuk penawaran Saudara kami sampaikan, atas perhatian dan
kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Khoirul Anang

Pemilik Kardi Putra Motor

61
 Surat 4: Permintaan Penawaran dan Daftar Harga Mobil Bekas.
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 004/BLSN/2020 Gresik, 29 Juni 2020

Lampiran : 1 (satu) lembar
Hal : Balasan Permintaan Penawaran dan Daftar Harga

Yang Terhormat,

Mobil 88
Jl. Jemursari No.224-228,
Surabaya

Dengan hormat,

Terima kasih telah tertarik dengan iklan yang Kami tawarkan pada koran harian Radar
Surabaya edisi 27 Juni 2020.

Bersamaan dengan surat balasan ini, kami akan mengirimkan beberapa informasi yang
Saudara butuhkan yaitu:

1. Rincian barang yang lebih detail.

2. Daftar harga mobil bekas.
3. Cara pembelian berikut cara pembayarannya.

Kami tunggu kabar baik dari Saudara untuk membeli mobil bekas berkualitas di tempat
Kami. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara perusahaan kita. Atas
perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

62
 Surat 5: Penawaran Surat Ijin Kerja Praktik di Kardi Putra Motor.
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 005/BLSN/2020 Gresik, 30 Juni 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Permohonan Kerja Praktek

Yang Terhormat,

Budi Efendi, S.Kom., M.Eng.

Kaprodi Bina Sarana Informatika

di
Jakarta

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan bilamana mahasiswa Bina Sarana Informatika Jakarta di
bawah Ini :

Nama : Ayu Puji Hastuti Wahono (10.41010.0147)

- Pradika Fersandi ( 10.41010.0262 )

Kami terima untuk melakukan proses Kerja Praktek di Kardi Putera Motor selama 1
(satu) bulan. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara perusahaan
Kami dan kampus Anda.

Demikian, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

63
Surat 6: Peminjaman Bis untuk Acara Perusahaan.

KARDI PUTRA MOTOR

Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 006/BLSN/2020 Gresik, 01 Juli 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Pesanan Persewaan Bus

Yang Terhormat,

PT. BSI Group Indonesia

Jl. Ahmad Yani No.88, Ketintang, Gayungan,
Surabaya

Dengan hormat,

Terima kasih telah tertarik dengan iklan yang Kami tawarkan pada koran Jawa
Pos edisi 29 Juni 2020. Kami terima pemesanan Saudara untuk jasa supir beserta sewa
bus pada acara outbond di tanggal 01-04 Juli 2020.

Kami menerima pembayaran Saudara secara lunas sesuai dengan ketentuan dari
showroom Kami. Kami akan memberikan pelayanan terbaik untuk perusahaan Saudara.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

64
Surat 7: Peminjaman Bis dan Mobil untuk Acara Perusahaan.

KARDI PUTRA MOTOR

Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 007/BLSN/2020 Gresik, 02 Juli 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Pesanan Persewaan Bis dan Mobil

Yang Terhormat,

PT. Graha Swadaya

Jl. RA Kartini No. 25, Gapurosukolilo,
Gresik

Dengan hormat,

Terima kasih telah tertarik menggunakan jasa persewaan mobil dari Showroom
Kami. Kami terima pemesanan Saudara untuk jasa sewa bis dan mobil pada acara
gathering yang ada di perusahaan Saudara di tanggal 03 Juli 2020.

Kami tunggu pembayaran Saudara paling lambat pada hari ini pukul 17.00
dengan mengirimkan bukti pembayaran pada Email atau Whatssap Admin Kardi Putra.
Kami akan memberikan pelayanan terbaik untuk perusahaan Saudara. Atas perhatian
Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

65
Surat 8: Balasan Pengiriman Barang yang rusak.
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 008/BLSN/2020 Gresik, 02 Juli 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Pengiriman Barang yang Rusak

Yang Terhormat,

Cahaya Motor
Jl. Kertajaya No. 154-156, Gubeng,
Surabaya

Dengan hormat,

Saya selaku pemilik dari showroom Kardi Putra Motor ingin meminta maaf kepada
Saudara atas kelalaian Kami pada kiriman di tanggal 30 juni 2020 berupa 7 unit Stir merk
Honda Civic yang mengalami kerusakan.

Kurang ketelitian dalam mengepak barang menyebabkan kelalaian dari pihak Kami
sebagai pengirim barang pesanan tersebut.

Sehubungan dengan terjadinya kerusakan pada barang yang Kami kirim, maka kami
bermaksud mengganti barang baru dari 7 unit Stir merk Honda Civic sebagai pengganti barang
yang rusak. Dengan ongkos kirim menjadi tanggungan Kami.

Demikian surat balasan permohonan maaf dari kami ini dengan harapan adanya
perbaikan kualitas barang, sehingga kedepannya tidak terjadi masalah yang sama. Atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

66
Surat 9: Penawaran Barang-Barang Keperluan Kantor.
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 009/BLSN/2020 Gresik, 02 Juli 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Penawaran Barang Kantor

Yang Terhormat,

Mega Kantor
Jl. Kertajaya No. 241, Gubeng,
Surabaya

Dengan hormat,

Terima kasih atas kesempatan dan penawaran yang telah Saudara berikan untuk
showroom Kami. Kami sudah banyak mendengar mengenai perusahaan yang Saudara kelola
dengan kualitas barang yang baik dan harga terjangkau. Kami bersedia untuk bekerja sama
dalam pemesanan barang-barang keperluan kantor dengan perusahaan yang Saudara kelola yaitu
MEGA KANTOR dengan alamat di Jl. Kertajaya No.241, Gubeng, Surabaya.

Kami akan menghubungi Saudara, apabila showroom Kami membutuhkan barang-

barang perlengkapan kantor tersebut. Kami berharap, Saudara dapat memberikan harga khusus
dan terbaiknya kepada Kami.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami
sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

67
Surat 10: Penawaran Barang-Barang Keperluan Kantor.
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Nomor : 010/BLSN/2020 Gresik, 02 Juli 2020

Lampiran :-
Hal : Balasan Penawaran Kerja Sama

Yang Terhormat,

Ex Mobil
Jl. Kertajaya No. 98, Gubeng,
Surabaya

Dengan hormat,

Terima kasih atas kesempatan dan penawaran yang telah Saudara berikan untuk
showroom Kami. Dengan senang hati kami dapat bekerja sama pada Showroom mobil Saudara
yaitu EX MOBIL dengan alamat di Jl. Kertajaya No.98, Gubeng, Surabaya.

Kami akan memberikan pelayanan yang baik dan melengkapi stok mobil bekas
berkualitas Kami, untuk di sewakan pada showroom yang Saudara kelola. Harapan kami,
penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua
belah pihak. Jika perusahaan Saudara berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami
sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Khoirul Anang

Pemilik Kardi Putra Motor

68
 Berikut ini adalah hasil dari enam input Surat Keluar pada aplikasi

AFS untuk Kardi Putra Motor (KPM):

69
 6. BAB VI

PROSEDUR PENCATATAN NASKAH

6.1 Menambah, Menyimpan, Menghapus Jenis Naskah

Tab ‘Pencatatan Naskah Lainnya’ adalah tab yang memunculkan

menu untuk mencatat arsip-arsip selain dari surat-surat yang diterima

atau dikirim (arsip korespondensi).

1. Untuk melakukannya, klik tab 'Naskah Lainnya'. Setelah muncul

tampilan berikut, isikan informasi pada kolom-kolom yang telah

tersedia.

70
2. Jenis Naskah, pilih jenis naskah, misalnya peta, laporan, dan lain-lain.

Lakukan dengan mengklik tombol (dropdown), selanjutnya pilih yang

sesuai.

Menu dropdown, pilih

jenis naskah yang sesuai,
kemudian klik kiri pada
tetikus.

3. Jika tidak ada pilihan yang sesuai, klik tombol . Selanjutnya muncul

tampilan seperti di bawah ini.

Isikan kolom ‘Kode’ dan ‘Uraian’ untuk jenis naskah yang baru, kemudian

tekan tombol ‘Simpan’. Jenis naskah yang baru selanjutnya akan

dimunculkan pada tampilan pilihan (dropdown).

Tambahkan Jenis Naskah:

KODE URAIAN
1 PROPOSAL
2 UNDANGAN
3 LAPORAN
4 FAKTUR
5 KWITANSI
Bisa ditambahkan sendiri sesuai
6
kebutuhan

71
4. Untuk menghapus Jenis Naskah Terlebih Dahulu Aktifkan Jenis Naskah

dengan mengklik atau Blok jenis naskah pada kolom hingga tombol hapus

aktif, lalu klik tombol Hapus.

5. Jika sudah selesai ditambah maka dapat menutup form dengan tombol

tutup dan kembali ke menu naskah.

- Nomor Naskah, isikan nomor yang tertera dalam naskah;

- Tgl Naskah, isikan tanggal yang tertera dalam naskah;

- Judul, isikan judul dari naskah;

- Isi Ringkas, isikan ringkasan dari isi naskah;

- Keterangan, isikan jika terdapat informasi lainnya yang dianggap perlu;

- Pencatat, isikan nama petugas yang melakukan pencatatan

- Kopi Digital, isikan kopi digital atau hasil pemindaian (scan) dari

naskah, jika ada.

Setelah selesai, tekan tombol ‘Simpan’. Naskah tersebut selanjutnya akan

dimasukkan pada ‘Daftar Naskah Hari Ini’ yang terdapat di sisi bawah

tampilan.

72
 6.2 Latihan Pencatatan Naskah

Coba Analisa Pencatatan Naskah berdasarkan latihan dari dosen anda

atau Naskah berikut ini:

Naskah 1:
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

KWITANSI
No. 003/HSML/2020

Sudah Terima Dari : PT Harris Mobil

Banyaknya Uang : Lima Ratus Lima Puluh Juta Dua Ratus Ribu Rupiah

Untuk Pembayaran : 2 Unit Mobil Toyota Avanza Veloz Manual tahun 2017

Jumlah: Rp. 550.200.000,00,-

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

73
Naskah 2:
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Yang Terhormat
PT Harris Mobil
Jl. Barata Jaya XIX No.43-45,
Surabaya

UNDANGAN
No.001/UNDGN/2020

Sehubungan dengan dilaksanakannya peresmian pembukaan cabang Kardi Putra Motor yang
pertama, maka kami mengundang Bapak/Ibu perwakilan PT. Harris Mobil yang selama ini
sudah bermitra dengan kami untuk dapat datang ke acara tersebut yang akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal : Senin, 29 Juni 2020

Waktu : 14.30-selesai
Lokasi : Jl. RE Martadinata No1 Gresik

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

74
Naskah 3:
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Yang Terhormat
PT Harris Mobil
Jl. Barata Jaya XIX No.43-45,
Surabaya

LAPORAN
No.001/LPRN/2020

Berikut laporan pembelian aset pada bulan Juni 2020

NO Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah
1 Mobil Suzuki Ertiga 1 unit Rp 300.000.000 Rp 300.000.000
2 Ban Mobil Goodyear 8 unit Rp 700.000 Rp 5.600.000
3 Mobil Toyota Agya 1 unit Rp 150.000.000 Rp 150.000.000
Jumlah Rp 455.600.000

Terbilang: (Empat ratus lima puluh limajuta enam ratus ribu rupiah)

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

75
Naskah 4:
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Yang Terhormat
PT Mobil 88
Jl. Jemur Sari 224-228,
Surabaya
PROPOSAL
No.001/PRPSL/2020

Pada kesempatan ini, Kardi Putra Motor sebagai mitra PT Mobil 88 menawarkan
kerjasama kepada PT Mobil 88 yaitu sebagai penyedia utama sparepart motor pada outlet milik
PT Mobil 88.
Adapun bersama proposal ini kami lampirkan daftar harga sparepart motor yang kami
jual. Besar harapan Kardi Putra Motor dapat bekerjasama dengan PT Mobil 88 sebagai penyedia
utama sparepart motor.
Kardi Putra Motor dengan senang hati dapat melayani permintaan PT Mobil 88.
Semoga kerjasama yang terjalin dapat terus berlanjut.

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

76
77
Naskah 5:
KARDI PUTRA MOTOR
Jl. Raya Cangkir No.05 Driyorejo, Gresik
No.Telp 031-7590586

Yang Terhormat
PT Harris Mobil
Jl. Barata Jaya XIX No.43-45,
Surabaya
FAKTUR
No.001/FK/2020
Untuk pembelian barang dibawah ini;
NO Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah
1 Mobil Toyota Avanza 1 unit Rp 300.000.000 Rp 300.000.000
2 Ban Mobil Goodyear 8 unit Rp 700.000 Rp 5.600.000
3 Mobil Toyota Agya 1 unit Rp 150.000.000 Rp 150.000.000
Jumlah Rp 455.600.000

Terbilang: (Empat ratus lima puluh limajuta enam ratus ribu rupiah)

Hormat kami,

Khoirul Anang
Pemilik Kardi Putra Motor

78
 7. BAB IX

PROSEDUR PEMBERKASAN
9.1 Pencatatan Pemberkasan

Menu pemberkasan digunakan untuk memberkaskan arsip-arsip

yang dicatat. Untuk melakukannya, klik tab ‘Pemberkasan’.

1. Selanjutnya muncul tampilan berikut, daftar yang terisi adalah daftar

surat yang pernah di input pada surat masuk maupun surat keluar.

Note: Tidak harus daftar seperti yang ada pada gambar karena

gambar isi tersebut hanya contoh

79
2. Untuk melakukan pemberkasan suatu arsip, klik (pilih) arsip yang

bersangkutan yang terdapat dalam ‘Daftar Arsip yang akan

Diberkaskan’. Selanjutnya akan muncul pesan konfirmasi, misalnya

seperti berikut:

Klik: nomor surat 007/PNWRN/2020

Pilih: Yes

3. Jika konfirmasi pemberkasan tersebut benar, tekan tombol ‘Yes’, jika

salah, tekan ‘No’. Jika ditekan ‘Yes’ selanjutnya pada sisi bawah tampilan

akan muncul ‘Daftar Berkas’.

80
9.2 Membuat Berkas

1. Untuk memberkaskan, pilih berkas dari ‘Daftar Berkas’ untuk menjadi

induk dari arsip yang akan diberkaskan, jika berkas belum ada,maka

pilih ‘buat berkas baru’.

2. Jika berkas yang ada menjadi induk dari arsip yang akan diberkaskan

tidak terdapat dalam ‘Daftar Berkas’ klik tombol ‘Buat Berkas Baru’.

81
 Selanjutnya akan muncul ‘Formulir Pembuatan Berkas’ seperti pada

gambar di bawah.

3. Untuk membuat berkas baru, pertama-tama harus dipilih klasifikasinya.

Klik tombol ‘Pilih Kelas’, selanjutnya akan muncul tampilan ‘Daftar

Klasifikasi' seperti berikut. Pilih kelas “Keuangan”.

4. Jika klasifikasi untuk pembuatan berkas belum ada, pada ‘Daftar

Klasifikasi’ klik tombol ‘Buat Kelas Baru’. Selanjutnya akan muncul

tampilan berikut.

82
 Klik menu ‘dropdown’
untuk memilih status
akhir, apakah ‘Serah’
atau ‘Musnah’.

5. Isikan klasifikasi yang baru jika ada, termasuk juga periode

retensinya, kemudian tekan tombol ‘Simpan’. Selanjutnya, klasifikasi

yang baru akan dimasukkan ke dalam ‘Daftar Klasifikasi’. Pada kasus

ini pilih “Keuangan” saja.

6. Pilih klasifikasi dari daftar untuk berkas yang baru akan dibuat,

kemudian tekan tombol ‘Pilih’. Lengkapi deskripsi judul/indeks berkas

sesuai dengan nama berkas yang akan dibuat, serta ‘Lokasi Simpan’

tempat penyimpan fisik arsipnya. Periode retensi arsip dapat diubah

jika diperlukan. Setelah selesai tekan tombol ‘Simpan Data’. Berkas

yang bersangkutan selanjutnya akan dimunculkan dalam ‘Daftar

Berkas’.

83
 Setelah disimpan,akan tampil gambar dibawah ini:

Lalu pilih Daftar Arsip nomor surat (nomor surat ) dan pilih Daftar

berkas “Keuangan” kemudian klik “Pilih Berkas”, maka Arsip telah

diberkaskan.

9.3 Melihat Isi Berkas

84
1. Untuk melihat arsip-arsip apa saja yang terdapat dalam berkas yang

bersangkutan, tekan tombol ‘Lihat Isi Berkas’, tetapi sebelumnya

memilih Daftar Berkas yang akan dilihat isi daftar arsipnya.

Klik daftar Berks yang ingin dilihat Lihat isi Berkas.

85
 8. BAB X

PROSEDUR PENCARIAN dan PEMBERKASAN ULANG

10.1 Pencarian Data Arsip

Penggunaan arsip meliputi kegiatan pencarian arsip, peminjaman arsip

atau berkas, pemberkasan ulang jika terjadi kesalahan, serta

pembuatan laporan. Untuk pencarian data arsip bisa dilakukan dengan

langkah sebagai berikut:

1. Untuk melakukan pencarian arsip atau berkas, klik tab ’Daftar Arsip’.

2. Selanjutnya akan muncul tampilan ‘Pencarian Data Arsip’. Sebelum

melakukan pencarian terdapat dua pilihan, apakah mencari ‘Arsip’ atau

akan mencari ‘Berkas’. Untuk memilih, tandai tanda cek yang terdapat

di bawah kolom pencarian.

Beri tanda cek, untuk memilih pencarian

3. Selanjutnya, ketikkan ‘Kata Kunci’ pada kolom yang telah diarsipkan.

Setelah kata kunci diisi, klik tombol ‘Cari’. Hasil pencarian akan

diperlihatkan dalam daftar ‘Hasil Pencarian’ yang terdapat di bawah

tampilan.

86
 Tulis kata kunci: Pembelian Arsip Cari

Pada tampilan ‘Pencarian Data Arsip’ ini, dapat dilakukan beberapa

kegiatan lainnya, termasuk juga menghapusnya, jika diperlukan.

4. Untuk melihat informasi rinci dari arsip hasil pencarian, klik tombol

‘Lihat Detil’. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

5. Jika arsip yang bersangkutan memiliki kopi digital (hasil pemindaian)

untuk melihat kopi digital tersebut, klik tombol ‘Lihat Kopi Digital’.

87
 Untuk mengubah data arsip yang ada, klik tombol ‘Edit’ yang terdapat di

bawah tampilan.

10.2 Pemberkasan Ulang

1. Untuk melihat isi berkas dari arsip yang bersangkutan, klik tombol

‘Lihat Berkas’. Selanjutnya muncul tampilan ‘Daftar Arsip’ berikut.

Klik tombol ini jika ingin melakukan pemberkasan ulang

terhadap arsip yang telah dipilih

2. Jika terdapat kebutuhan untuk melakukan pemberkasan ulang

terhadap arsip yang terdapat di dalam berkas yang bersangkutan,

maka piluh item arsip yang akan diberkaskan ulang, kemudian tekan

tombol ‘Berkaskan Ulang’. Arsip yang akan diberkaskan ulang akan

dipindahkan ke ‘Daftar Arsip yang akan Diberkaskan’ pada tab

‘Pemberkasan’. Selanjutnya, arsip yng bersangkutan dapat

diberkaskan kembali ke berkas yang lebih sesuai.

88
3. Jika sudah diklik pemberkasan ulang, artinya arsip tersebut

dikembalikan ke daftar arsip dan terhapus dari daftar berkas.

4. Silahkan Berkaskan Daftar Arsip yang ada.

89
 9. BAB XI

PROSEDUR PEMINJAMAN/PENGEMBALIAN ARSIP

11.1 Peminjaman Berkas/Arsip

Terhadap arsip atau berkas hasil pencarian dapat dilakukan proses

peminjaman dan pengembalian arsip/berkas yang dipinjam. Untuk

melakukan peminjaman, langkah yang dilakukan adalah:

1. Pada hasil pencarian pilih berkas/arsip yang ingin

dipinjam/dikembalikan

Contoh pilih: Undangan pada Arsip

2. Klik tombol ‘Pinjam/Kembali’. Selanjutnya, jika arsip/berkas yang

bersangkutan ‘tersedia’ atau dapat dipinjam, akan muncul tampilan

‘Peminjaman Berkas’. Selanjutnya isikan informasi nama peminjam

dan keterangan (jika ada) pada kolom yang telah disediakan. Nama

peminjam wajib diisikan. Selanjutnya, klik tombol ‘Pinjam’ diikuti

tombol ‘Tutup’.

90
 Jika tidak jadi melakukan peminjaman, klik tombol ‘Tutup’ saja.

Jika di Klik tombol ‘Pinjam’ maka tampil Tanggal Peminjaman,

kemudian klik tombol ‘Tutup’.

11.2 Pengembalian Berkas/Arsip

1. Apabila Arsip/Berkas yang sudah dipinjam sudah dikembalikan, maka

cari arsip/berkas tersebut di pencarian data arsip dan pilih tombol

“Pinjam/Kembali”. Contoh pilih: Undangan pada Arsip

91
 2. Jika arsip bersangkutan dalam status sedang dipinjam, maka yang

akan muncul jika diklik tombol ‘Pinjam/Kembali’ adalah tampilan

‘Pengembalian Arsip’ atau ‘Pengembalian Berkas’.

3. Jika di Klik tombol “Kembali” maka tampil Tanggal Kembali, kemudian

klik tombol “Tutup”.

92
93
 10.BAB XII

PEMBUATAN LAPORAN

Untuk membuat laporan, klik tab ‘Laporan’.

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut

Tentukan ‘Jenis Laporan’ yang akan dicetak. Adapun jenis laporan yang dapat

dicetak adalah:

- Daftar Surat Masuk

- Daftar Surat Keluar

- Daftar Naskah Dinas Lainnya

- Daftar Berkas Yang Dipinjam

94
 - Daftar Riwayat Peminjaman

- Daftar Arsip Aktif

- Daftar Arsip Inaktif

- Daftar Arsip Usul Musnah

- Daftar Arsip Usul Serah

- Daftar Klasifikasi Arsip

- Daftar Berkas

- Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Terdapat dua pilihan media pencetak, yakni: Cetak ke Layar dan

Cetak ke Printer. Setelah Jenis Laporan dan Media Cetak ditetapkan,

klik tombol ‘Cetak’. Selanjutnya akan muncul tampilan hasil cetak seperti

contoh berikut.

Jika tampilan Laporan diperluas akan terlihat seperti pada gambar di bawah

ini.

95
Untuk mencetak laporan tersebut klik ikon yang terdapat dalam

tampilan ‘Print Preview’, sedangkan untuk keluar dari tampilan laporan klik

ikon

Tampilan print preview jangan ditutup dengan mengklik tanda silang yang

terdapat di sudut kanan atas tampilan tersebut.

96