KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA II

SURAT PENGADUAN KERUSAKAN

BARANG

Disusun Oleh:
Ika Putri Rahmayani (13802241055)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2014
 SURAT PENGADUAN KERUSAKAN BARANG

Pada umumnya perusahaan pasti akan berusaha bekerja dengan teliti dan secermat
mungkin sehingga semuanya selesai dengan baik dan sempurna. Namun dalam prakteknya
saat pengiriman barang kepada pemesan dilakukan kadang tak dapat dihindari adanya
kesalahan, kekurangan kerusakan dalam pengepakan atau keterlambatan pengiriman.
Sehubungan dengan hal ini, pembeli/ pemesan dapat mengajukan surat pengaduan atau surat
klaim.

Surat pengaduan disebut juga surat klaim, yaitu surat pemberitauhan dari pembeli atau
pemesan kepada penjual yang menggambarkan bahwa penerimaan barang tidak sesuai
dengan pesanan yang disertai dengan tuntutan penyelesaianya. Tujuan membuat surat
pengaduan :

a. Untuk penyelesaian secara baik dan memuaskan, baik bagi ppihak pembeli
maupun penjual.
b. Agar hubugan baik yang sudah terbina jangan samai pecah hanya karena
kesalahan yang tidak disengaja.
c. Bagi penjual, pembeli itu adalah raja yang berarti penjual selalu akan berusaha
memberikan service atau pelayanan yang memuaskan, sehingga pembeli menjadi
langganan yang setia, penjual ranpa pembeli adalah tidak mungkin. Memiliki
langganan yang setia dalam jumlah yang banyak merupakan aset yang berharga
yang akan menaikan omzet penjualan.
d. Untuk mendapatt informasi atau keterangan yang lebih jelas. Jika kesalahan itu
bukan pada pihak penjual, kepada siapa pembeli harus menuntut ganti rugi.

Agar pengaduan mendapat tanggapan yang positif dari pihak penjual maka pembeli
atau pemesan harus mempunyai alasan yang kua dan logs atau masuk akal. Disamping itu
mempunyai alternatif (pilihan penyelesaian). Tanpa ada alasan-alasan yang kuat, penjual
tidak akan mengambil tindakan untuk memenuhi tuntutan. Apabila pembeli mempunyai
alasan-alasan yang kuat maka pembeli dapat mengambil beberapa tindakan, diantaranya:

a. Membatalkan pembelian
b. Meminta potongan harga
c. Meminta penggantian dengan barang lagi sebanyak barang yang rusak.
Isi pokok dan tata cara penulisan surat pengaduan :

Supaya surat pengaduan mencapai sasarn seperti yang dikehendaki mka surat oengaduan
harus disusun dengan baik dan mudah dipahami oleh penjual, serta memperhatikan hal-hal
sebagai berikut :

a. Sebutkan dengan jelas hal-hal yang menjadi kerusakan barang

b. Berikan dan tunjukan bukti yang otentik tentang kerusakan
c. Sebutkan macam-macam penyelesaian yang dikeendak pembeli, seperti:
- Potongan harga
- Meminta penggantian barang
- Meminta penggantian kerugian berupa uang
- Mengembalikan barang rusak yang telah dibeli

Jika penjual tidak merasa bersalah melainkan kesalahan ada pada pihak prngangkut
barang, misalnya maskapai perkapalan, ekspedisi, dan lain-lain maka hendaklah dinyatakan
oleh penjual kepada pemesan agar pemesanmengajukan tuntutan dan pengaduanya kepada
bagian pengangkutan tersebut. Tetapi penjual juga dapat menawarkn jasanya kepada pihak
pemesan untuk mengurus persoalan-persoalan pengaduan dengan pihak pengangkut, atau
menawarkan jasa untuk memberikn informasi-informasi atau data-data yang diperlukan oleh
pemesan yang berhubungan dengan pengaduan yang akan diajukan kepada pihak
pengangkut.

Bila ada kerusakan kecil pada yang diangkut, sebaiknya kerusakan ditanggung pihak
penjual, dengan demiian hubungan kekeluargaan akan lebih erat lagi. Kadang-kadang
pemesan atau pembeli tidak sadar, kalu dia mengajukan pengaduan kepada pihak penjual,
padahal yang salah dia sendiri. Bila terjadi hal demikian hendaknya penjual memberi alasan-
alasan yang tepat, dijelskan secara tuntas, sehingga pembeli mengerti persoalan yang
sebenarnya.

Hal ini dimuat dalam UU RI Nomor 8 Tahun 1999, tentang perlindungan konsumen.
Yang lebih khususnya dimuat pada BAB III bagian pertama tentng Hak dan Kewajiban
Konsumen pasal 4 menyebutkan bahwa hak konsumen.
 DAFTAR PUSTAKA

 Dra. Sumpriana, Euis. Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat SMK Tingkat 1 Bidang
Keahlian Bisnis dan Manajemen. Bandung: CV. Armico, 2004.
 Drs. Purwanto, Djoko. Korespondensi Bisnis Modern. Surakarta: Erlangga, 2008.
 Contoh Klaim Pengiriman Barang Rusak PT Nus.html