Contoh Surat Pengaduan

Contoh Surat Pengaduan – Surat pengaduan atau klaim adalah surat yang
digunakan untuk mengajukan suatu klaim pada perusahaan atau instansi. Misalnya,
jika dokumen yang diurus mengalami kesalahan, maka surat ini perlu diajukan. Salah
satu contoh surat pengaduan adalah surat pengaduan pergantian barang jika barang
yang dikirim mengalami kerusakan.

Selain itu, surat pengaduan ini adalah cara resmi yang berguna untuk mengadukan
suatu perkara atau keluhan terhadap perusahaan, toko ataupun instansi terkait.
Sehingga masalah yang diadukan akan cepat terselesaikan.

Surat pengaduan ini bersifat resmi sehingga dapat dipertanggungjawabkan jika dalam
pengurusannya melibatkan hukum. Karena surat ini bertujuan untuk memberikan
peringatan kepada pihak yang terkait.

Beberapa contoh surat pengaduan dibawah ini dapat dijadikan referensi untuk dibuat.
Hal yang perlu diperhatikan adalah kalimat yang digunakan haruslah sopan dan tepat
sasaran. Sehingga masalah akan langsung terlihat di surat pengaduan.

DAFTAR ISI ARTIKEL

 1. Contoh Surat Pengaduan Kerusakan Barang

  2. Contoh Surat Pengaduan Kesalahan Pada Dokumen Resmi
 3. Contoh Surat Pengaduan Pengajuan Asuransi
 4. Contoh Surat Pengaduan Keterlambatan Pengiriman
 5. Contoh Surat Pengaduan Pembatalan Berkas

1. Contoh Surat Pengaduan Kerusakan Barang

Surat pengaduan ini digunakan untuk menyatakan pengaduan kerusakan suatu barang
ketika pengiriman. Biasanya perusahaan terkait akan meminta pertanggungjawaban
seperti mengganti rugi dengan uang ataupun barang yang sama.

Perusahaan yang mengajukan surat pengaduan berhak meminta kompensasi yang

tinggi jika pihak terkait tidak sanggup memenuhi pergantian barang. Hal ini biasanya
sudah diterapkan dalam beberapa bisnis sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.

Contoh :

Surat Pengaduan Kerusakan Barang

PT GRAPINDO DEVELOPER

Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan

Website : www.grapindodeveloper.com
Email : info@grapindodeveloper.com

Jakarta, 09 Agustus 2019

Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019

Perihal : Pengaduan kerusakan barang yang baru dikirim

Lampiran : 1 (satu) lembar

PT Bangun Jaya

Jalan Kalimaya Kencana no. 98

Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin mengajukan klaim mengenai
pengiriman barang dengan invoice pembelian TBBJ/VIII/786/2019, dengan perincian
barang seperti berikut :

20.000 batu bata

300 sak semen merk batubara

Dan, beberapa material besi lainnya

Barang tersebut telah kami terima dengan lengkap dan kami ucapkan terima kasih atas
pelayanannya yang terbaik. Namun ketika barang kami periksa kembali, kami
mendapatkan banyak kerusakan serta kesalahan pengiriman.

Kami mengerti jika pengiriman kali ini agak terlambat karena beberapa kesalahan
teknis. Namun, kerusakan barang bukanlah hal yang bisa kami toleransi. Berikut ini
beberapa daftar kerusakan barang yang kami maksud :

 20. 000 batu bata sudah dalam keadaan retak dan beberapa banyak yang pecah serta rusak.
 50 sak semen dalam keadaan rusak.
 Material-material besi yang diantar semuanya dalam keadaan berkarat dan tidak layak pakai.

Dengan demikian, kami meminta kebijaksanaannya untuk mengganti barang yang

rusak tersebut dengan barang yang baru dan berkondisi baik. Namun, jika perusahan
tidak dapat mengirimkan barang yang dimaksud dalam jangka waktu seminggu maka,
 Contoh Surat Kontrak Kerja

Kami meminta uang DP yang sudah kami berikan untuk dikembalikan secara utuh.
Serta surat permohonan pengaduan ini akan kami abaikan. Untuk pemecahan masalah
ini sudah ada di dalam kesepakatan bersama kita.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih dan semoga pengaduan ini dapat
diproses.

Hormat kami,

Grapindo Developer

Noel Anderson

Direktur

2. Contoh Surat Pengaduan Kesalahan Pada Dokumen Resmi

Surat pengaduan jenis ini biasanya akan diberikan ketika ada kesalahan pengetikan
pada dokumen penting sehingga diharuskannya merevisi dokumen tersebut. Sebelum
mengajukan permohonan, ada baiknya melakukan pengaduan terlebih dahulu.

Kesalahan pada dokumen seringkali diabaikan ketika pengurusannya sudah mencapai

tahap akhir. Maka dari itu, pemberian surat pengaduan pada instansi terkait dapat
mempermudah proses penyelesaian masalah. Sehingga akan menemukan jalan keluar
dan masalah bisa cepat diselesaikan.

Contoh :

Surat Pengaduan Kerusakan Barang

PT GRAPINDO DEVELOPER

Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan

Website : www.grapindodeveloper.com

Email : info@grapindodeveloper.com

Jakarta, 09 Agustus 2019

Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019

Perihal : Pengaduan Kesalahan Penulisan Nama

Lampiran : 1 (satu) lembar

BADAN PERIZINAN KOTA JAKARTA

Jalan Mahoni no. 90

Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin menyampaikan klaim atau
pengaduan atas kesalahan penulisan nama pada surat izin usaha yang baru saja kami
urus. Surat itu kelak akan digunakan sebagai surat izin kantor kami.
Adapun kesalahan penulisan nama itu terletak pada kesalahan penulisan nama
pimpinan kami dan nama perusahaan kami serta alamat jelas kantor kami. Untuk itu,
terkait dengan masalah ini kami memberikan kejelasan dalam penulisannya.

PT GRAPINDO DEVELOPER

Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan

Nama Pimpinan : Sarjito Wicaksana

Sedangkan kesalahan yang terkait dengan nama-nama berikut ini adalah pada
penulisan berikut :

PT GRAVINDO DEVELOPER

Jl. Soekarno-Hatta no. 210, Jakarta Selatan

Nama Pimpinan : Sarjito Wicaksono

Harapnya dengan datangnya surat ini proses penggantian nama ini akan secepatnya
diselesaikan. Kami juga sudah melampirkan dokumen yang asli untuk segera
diperbaiki agar tidak terjadi kekeliruan.

Semoga dapat dimengerti dan segera diproses. Sebelum dan sesudahnya saya ucapkan
terima kasih. Dan harapnya surat pengaduan ini dapat dipergunakan sebagaimana
mestinya.

Hormat kami,

Grapindo Developer

Noel Anderson

Direktur

3. Contoh Surat Pengaduan Pengajuan Asuransi

Surat pengaduan jenis ini adalah yang sering ditemui di lingkungan masyarakat,
terutama yang menggunakan asuransi. surat pengaduan ini bisa berupa pengaduan
untuk asuransi jiwa, asuransi kesehatan, asuransi kendaraan, atau asuransi meninggal
dunia dan juga asuransi lainnya. Biasanya pengajuan klaim akan dilakukan ketika
suatu kondisi menghendaki pengajuan asuransi tersebut.

Contoh Surat Hibah

Contoh :

Surat Pengaduan Pengajuan Asuransi

PT GRAPINDO DEVELOPER

Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan

Website : www.grapindodeveloper.com

Email : info@grapindodeveloper.com

Jakarta, 09 Agustus 2019

Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019

Perihal : Pengaduan Keterlambatan Pengajuan Asuransi

Lampiran : 1 (satu) lembar

MEGA INSURANCE

Jalan Djati no. 90

Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin menyampaikan klaim atau
pengaduan asuransi mengenai kerusakan gedung perusahaan. Hal ini terlampir pada
ketentuan asuransi yang telah disepakati.

Surat asuransi tersebut telah kami lampirkan dan sudah diajukan sejak sebulan yang
lalu namun belum ada kabar mengenai hal ini. Perihal masalah ini sudah kami
terangkan pada surat dengan nomor 58/GD/SPK/VII/2019.

Telah kami lampirkan pula surat pengajuan klaim terdahulu serta beberapa dokumen
pendukung. Hal ini kami lakukan semata-mata karena menghargai kerjasama yang
sudah berlangsung lama.

Harapnya dengan datangnya surat ini proses pengajuan akan secepatnya diproses.
Karena pengajuan perusahaan ini sudah lumayan lama dibuat. Sebelum dan
sesudahnya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Grapindo Developer

Noel Anderson

Direktur
4. Contoh Surat Pengaduan Keterlambatan Pengiriman

Surat pengaduan jenis ini dilakukan ketika suatu barang telah mengalami
keterlambatan pengiriman. Apalagi jika barang yang diminta benar-benar dibutuhkan
dalam waktu dekat, surat dinas ini bisa diajukan. Sehingga akan segera diproses surat
pengaduannya agar pengiriman dapat lebih cepat dilakukan.

Biasanya proses pembuatan surat ini ditunggu hingga batas waktu pengiriman
memang sudah melewati batas. Sehingga surat pengaduan ini tepat sasaran ketika
diajukan.

Contoh :

Surat Pengaduan Keterlambatan Pengiriman

PT GRAPINDO DEVELOPER

Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan

Website : www.grapindodeveloper.com

Email : info@grapindodeveloper.com
Jakarta, 09 Agustus 2019

Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019

Perihal : Pengaduan keterlambatan pengiriman

Lampiran : 1 (satu) lembar

PT Bangun Jaya

Jalan Kalimaya Kencana no. 98

Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan datangnya surat ini kami ingin menyampaikan perihal

pengiriman barang yang kami pesan bulan lalu. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
harusnya barang sudah sampai kemarin namun nyatanya belum.

Pengaduan ini kami ajukan mengenai invoice pemesanan barang nomor

TBBJ/VIII/786/2019, dengan perincian barang seperti berikut :

20.000 batu bata

300 sak semen merk batubara

Dan, beberapa material besi lainnya

Seharusnya barang yang kami pesan ini sudah datang pada waktu yang dijanjikan.
Nyatanya belum. Kami menginginkan itikad baik dari pihak terkait karena mengingat
kerjasama yang dijalani maka harus nya hal seperti ini tidak perlu terjadi.

Terlebih barang-barang yang dipesan ini adalah barang yang memang diperlukan
secepatnya untuk proses pembangunan suatu proyek. Kami berharap surat ini dapat
digunakan sebaik-baiknya.

Adapun ketentuan tambahan yang kami minta jika barang yang diminta tidak ada,
maka harapnya digantikan dengan merk lain. Atau konfirmasi ke kami terlebih dahulu
sebelum melakukan pengiriman.

Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih.

Contoh Surat Lamaran CPNS

Hormat kami,

Grapindo Developer

Noel Anderson

Direktur

5. Contoh Surat Pengaduan Pembatalan Berkas

Surat pengaduan yang satu ini dilakukan untuk memproses pembatalan berkas di
instansi terkait. Biasanya ini terjadi ketika berkas yang dimaksud salah ataupun
mengalami pengerjaan yang ganda sehingga perlu diajukannya pembatalan berkas.
Bisa juga berkas yang diterima tidak sesuai dengan berkas yang diminta. Jadi pihak
yang menerima berkas, bisa mengajukan surat pengaduan untuk segera melakukan
pembatalan berkas nya dan meminta berkas yang benar.

Contoh :
Surat Pengaduan Pembatalan Berkas

PT GRAPINDO DEVELOPER

Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan

Website : www.grapindodeveloper.com

Email : info@grapindodeveloper.com

Jakarta, 09 Agustus 2019

Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019

Perihal : Pengaduan Pembatalan Berkas

Lampiran : 1 (satu) lembar

BADAN PERIZINAN KOTA JAKARTA

Jalan Mahoni no. 90

Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin mengajukan pembatalan berkas
surat izin. Yang mana pengajuannya 2 hari lalu kami berikan. Hal ini berkaitan
dengan beberapa berkas yang belum lengkap.

Adapun pengajuan berkas itu bernomor 80/SIUP/V/2016. Sebelumnya surat izin

sudah pernah kami buat dan ingin kami perpanjang. Untuk itu, kami melakukan
pengajuan pembatalan berkas karena pengajuannya bersifat berkas baru.

Untuk pengajuan perpanjang izin usaha, kami lampirkan pula beberapa berkas terkait
seperti :

Fotocopy surat izin yang terdahulu,

Surat kepemilikan tanah,

Surat izin membangun gedung perkantoran,

Serta data pribadi pemilik perusahaan.

Hal ini sudah kami sesuaikan dengan persyaratan terkait pengajuan berkas. Untuk itu,
kami ingin melakukan pemindahan pengajuan tersebut dari pengajuan berkas baru
menjadi perpanjangan berkas yang lama.

Surat izin ini akan kami tunggu prosesnya dalam waktu seminggu seperti yang
ditentukan. Dan kami harapkan agar secepatnya diproses karena surat izin ini akan
kami pergunakan untuk kepentingan perusahaan.

Adapun jika instansi terkait tidak menyelesaikan surat ini dalam waktu yang
ditentukan, maka akan diberlakukan sanksi yang sama seperti yang diterangkan di UU
mengatur tentang Surat Izin Usaha serta pelanggaran norma kerja.

Untuk itu, kami minta kesediaannya untuk segera memproses surat izin ini. Sebelum
dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Grapindo Developer

Noel Anderson

Direktur

Itulah beberapa contoh surat pengaduan yang dibedakan beberapa jenisnya sesuai
dengan kepentingannya. Surat pengaduan ini bertujuan untuk memproses suatu
perkara agar lebih cepat diselesaikan dan juga lebih tertata.

Selain itu, surat pengaduan ini dapat dipertanggungjawabkan semisal dalam beberapa
keadaan mengharuskan keterlibatan hukum didalamnya. Karena beberapa perusahaan
tidak akan sembarang dalam memberi surat pengaduan ini.

Surat pengaduan ini akan dibuat jika pihak lain yang terkait tidak mempunyai itikad
baik dalam penyelesaian masalah. Maka, surat ini akan dibuat sesuai dengan jenisnya
dan mengikut pada peraturan hukum yang terkait.

1.

Surat Pengaduan
2.

Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan kepada penjual mengenai

ketidaksesuaian barang-barang yagn dikirimkan pesanan disertakan dengan tuntutan
penyelesaiannya. Untuk mengajukan tuntutan harus dikemukakan alasan-alasan yang
kuat dan masuk akal. Tanpa alasan yang kuat penjual tidak akan memenuhi tuntutan
itu. Tuntutan yagn kita ajukan dapat berupa ganti rugi dan langsung ditujuan kepada
penjual. Tetapi kika kerugian tersebut terjadi dalam pengangkutan atau dalma
gudang, maka tuntutan dapat dialihkan kepada pihak-pihak tersebut.

Sebelum mengajukan tuntutan, pemesan harus meneliti secara seksama letak

kekurangan atau kerusakan barang-barang pesanan tersebut disertai dengan
bukti-bukti kuat. Dengan cara itu, kita sebagai pemesan dapt memperoleh kejelasan
tentang siapa yang di tuntut dan mengganti kerugian atas barang pesanan itu. Hal ini
untuk menghindari terjadinya kesalahan yang lebih fatal.

Agar tidak terjadi pengalihan tuntutan dari satu pihak kepihaklain, maka dalm
membuat surat klaim harus diperhatikan unsur-unsur, seperti:kuatnya
alasan,menunjukan letak kekuarangan dan kerusakan , mermpunyai bukti-bukti yang
sah, disampaikan dengan tidak emosi dan tetap menjaga etika bisnis serta tetap
menunjang tinggi keadilan dan kebenaran. Apabila sudah jelas kepada siapa tuntutan
tersebut ditujukan, selanjutnuya dan mengajukan pengaduan dengan tuntutan dapat
berupa:

1. pembatalan pembelian barang,

2. permintaan penggantian barang dengan biaya ditanggung yang bersangkutan,
3. permintaan ganti rugi sebesar kerugian yang diderita, serta
4. permintaan potongan harga.

Dalam surat pengaduan ada beberapa hal yang dapat dipertimbangkan oleh
pihak-pihak yang diminta pertanggungjawaban:

1. Kemukankan kelalaian, kesalahan, kerusakan, yang menimbulkan kerugian yang diderita.

2. Tuliskan bagian barang-barang yang menjadi sumber ketidakpuasan.
3. Kemikakan tuntutan penyelesaian yang diinginkan atas ketidakpuasan tersebut.
4. Tunjukkan bukti-bukti mengenai kerugian yang diderita.

Jangan sekali-kali mengajukan surat pengaduan tanpa terlebih dahulu meneliti sumber
ketidakpuasan karena akan menimbulkan dengan baik dan teliti. Bahkan ia akan
meminta pemesan secara bersama-sama untuk meneliti letak kelalaian dalam proses
transaksi jual beli tersebut. Penyelesaian dan tuntutan ganti rugi yang diajuakan
pemesan hendaknya tidak terlalau besar sehingga tidak dapat dipenuhi oleh
pihak-pihak yang kena tuntutan.
Dalam menyelesaikan berbagai masalah yang timbul akibat dari hubungan bisnis itu,
hendaknya tetap dapat memelihara hubungan dagang dengan baik dan memuaskan
semua pihak yang terkait dalam kegiatan tersebut.

Faktor-faktor yang menyebabkan adanya surat pengaduan, diantaranya, adalah

sebagai berikut:

1. Kualitas barang tidak sesuai dengan pesanan

2. Jumlahnya berkurang, susut, hilanng, rusak barang yang diterima.
3. Tidak tepat waktu sehingga menimbulkan kerugian pemesanan.
4. Cara pengiriman barang yang tidak sesuai dengan keinginan pemesan.
5. Tidak puas atas pelayanan yang diberikan, baik selama proses atau purna jual.
6. Tidak baik dalam pembungkusan.
7. Jenis, tipe, ukuran, warna barang tidak sesuai dengan pesanan.

Contoh Surat Pengaduan

PT. SINAR SENTOSA

Jln. Pelita raya 117, JAKARTA

Tlp. (021)44556677, Fax (021) 577213

Jakarta, 11 november 2010

No : 302/ss/ XI/2010

Lampiran : 1 lembar

Hal : pengkalaiman mesin foto copy

Yth,

PT. ELEK MITRA JAYA

Jln. Yos sudarso 304

Jakarta
Dengan hormat,

Sehubungan dengan kedatangan barng yang telah anda

tawarkan sesuai surat penawaran No. 414/ EM/ XI/2010
pada tanggal 10 november 2010, kami merasa ada beberapa
barang yang mengalami kerusakan seperti mesin fotocopy
merk “CANNON” yang tidak dapat dioprasikan karna
adanya kerusakan pada bagian mesin. Oleh karena itu, kami
mengajukan surat ini dengan tujuan ingin meminta
pertanggung jawaban atas barang tersebut.

Demikan surat pengaduan ini kami buat, atas perhatia, atas

perhatianyya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ir. Sentosa

Manager PT. SINAR SENTOSA