MANAJEMEN PROYEK IT

(MindMap, Ganttchart, Work Flow Warnet)

A. MindMap

Mind Maping pertama kali dikembangkan oleh Tony Buzan, seorang Psikolog dari Inggris. Beliau
adalah penemu  Mind Map (Peta Pikiran), Ketua Yayasan Otak, pendiri Klub Pakar (Brain Trust) dan
pencipta konsep Melek Mental. Mind map diaplikasikan di bidang pendidikan, seperti teknik, sekolah,
artikel serta menghadapi ujian.Mind maping dapat diartikan sebagai proses memetakan pikiran untuk
menghubungkan konsep-konsep permasalahan tertentu dari cabang-cabang sel saraf membentuk
korelasi konsep menuju pada suatu pemahaman dan hasilnya dituangkan langsung di atas kertas dengan
animasi yang disukai dan gampang dimengerti oleh pembuatnya. Sehingga tulisan yang dihasilkan
merupakan gambaran langsung dari cara kerja koneksi-koneksi di dalam otak.

Dibawah ini merupakan MindMap dari Warnet :

Dari MindMap diatas yang menjadi pusat mindmap ialah Warnet. Dimana Warnet sendiri memiliki 7
Komponen Utama, yang pertama Regulasi dimana regulasi itu merupakan persyaratan-persyaratan yang
diperlukan sebelum pembangunan suatu Warnet. Yang masuk kedalam Regulasi ada Tempat, dimana
sebelum pembangunan warnet terlebih dahulu kita harus mensurvei tempat yang akan kita gunakan,
lalu Surat Izin Operator (SIO) dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Selanjutnya Desain Ruangan,
seperti biasa sebelum kita melakukan pembangunan pastilah kita membuat rancangan atau desain dari
bangunan yang kita inginkan, dalam desain ruangan bisa memilih desain yang modern atau yang
tradisional. Yang ketiga ada peralatan yang akan digunakan dalam warnet, seperti OS, Router, Billing.
Selanjutnya menetukan Sumber Daya Manusia (SDM) / karyawan yang akan di tempatkan bagian
Operator ataupun Admin. Lalu barulah menuju Produk yang akan dijual kekonsumen dalam hal ini
warnet diatas menawarkan 3 jenis produk untuk konsumen yaitu, Internet, Print, FotoCopy. Yang ke 6
adalah menentukan Jadwal Jaga . Jadwal jaga yang ada di warnet diatas ada Shift Pagi (08.00 – 15.00)
dan Shift Malam (16.00 – 22.11). dan yang terakhir ada Promosi , di bagian promosi ada 2 bagian yaitu
Iklan yang terdiri dari Spanduk, Poster, Flyer. Dan promosi tariff yaitu 1 jam = Rp. 4000, 2-4 Jam= Rp.
3500/jam, 5-7 Jam= Rp. 3000/Jam.

B. Gantt Chart

Gantt Chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan Tugas-
tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas tersebut dan
juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang bersangkutan. Orang atau
Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan Tugas dalam proyek juga harus dituliskan dalam
Gantt Chart.

Dibawah ini merupakan Gantt Chart dari Warnet :

Untuk memulai kegiatan pembangunan pertama kami melakukan Survei Lokasi pada
bulan Mei dimulai dari minggu pertama sampai rentang minggu kedua. Disini kami mulai
mencari lokasi yang tentunya strategis seperti dekat sekolah, kampus, pinggir jalan raya, dan
tempat yang ramai atau sering dikunjungi orang sehingga bisa mempermudah dalam melakukan
promosi, dan tentunya menarik pengunjung

Selang 1 minggu setelah menentukan lokasi kami selanjutnya kami membuat surat perizinan
usaha yang memang merupakan sebagai salah satu syarat administrasi pendirian usaha dan
supaya usaha yg kami didirikan dianggap sah secara hukum dan agar usaha bisa lebih aman dan
bisa berjalan lancar. ini kami laksankan pada minggu ketiga bulan mei sampai minggu pertama
bulan juni, jadi membutuhkan waktu sekitar 3 minggu

Pada saat membuat surat perizinan pada saat itu kami juga sekaligus Menjalin kerjasama
dengan pekerja bangunan yaitu pada minggu ketiga bulan mei. Disini kita mulai mencari
pekerja bangunan untuk membangun interior dan eksterior dalam warnet dan juga pemilihan
bahan dan material yang berkualitas

Selanjutnya membuat Rancangan Anggaran Biaya RAB yang kami lakukan pada minggu ke 4
bulan mei sampai minggu 1 bulan juni. Disini kami membuat rencana anggaran modal dan
perkiraan neraca pemasukan dan pengeluaran setiap bulan

Berikutnya Rancangan Interior dan Eksterior, disini mulai merancang interior seperti kursi
meja, rak , ac ,dan lain lain dan pastinya nyaman untuk pengguna dan membuat suasana yang
senyaman mungkin, ruangan yang sejuk, privacy user yang terjaga, dan juga dilelengkapi dengan
fasilitas tambahan untuk membuat pengguna warnet betah berlama-lama sehingga meningkatkan
keuntungan usaha warnet ini dilakukan pada minggu kedua bulan mei smpai minggu pertama
bulan juni

Selanjutnya Proses Pembangunan Sesudah selesai semua persiapan, kami akan memasuki tahap
proses dalam pembangunan warnet yang mulai dilakukan pada minggu kedua bulan juni sampai
minggu keempat bulan sepetember

Berikutnya adalah Membeli perlengkapan dan peralatan warnet setelah itu kami mulai
membeli perlengkapan dan peralatan warnet seperti computer perlengkapan meja dan kursi,
softwere, kabel dan layanan tambahan seperti printer, copy, scan, burning copy CD / DVD,
snack, soft drink, dll, dilakukan bersamaan dengan mulainya proses pembanguna yaitu pada
minggu kedua bulan juni smpai minggu ketiga bulan september

Setelah itu Mencari Provider kamilakukan pada minggu keempat bulan September sampai
minggu sampai minggu pertama bulan oktober. Disini kami mencari provider internet yang
bagus seperi indihome ataupun isp yang berkualitas agar usaha WARNET bisa berjalan lancar
dan tidak ada kendala koneksi yang lemot,

Selanjutnya adalah Bangunan siap dioperasikan, Jadi disini banguanannya sudah smpai tahap
penyelsaian dan siap untuk dioperasikan pada minggu kedua bulan Oktober

Setelah bangunan siap untuk dioperasikan kami pun melakukan Perekrutaan Pegawai
seminggu setelahnya yaitu pada minggu ketiga bulan oktober smpai minggu keempat bulan
oktober Setelah itu mencari pegawai yang tentunya yang dapat mengoperasikan komputer , dan
mempunyai pengetahuan dalam internet. Dan juga menydiakan seorang technical support, yang
nanitnya akan menangani trouble dalam warnet kita

Kemudian Setelah semua persyaratannya selesai warnetpun siap akan diperasikan. Warnet siap
dioperasikan pada minggu pertama bulan November. Jadi Warnet siap dioperasika setelah 7
bulan tahap persiapn dan pembangunanya.

Yang terakhir adalah Promosi Warnet yang kita bangun akan cepat dikenali dan menarik banyak
pengunjung, jika kita melakukan promosi. Untuk promosinya bisa pake brosur atau bahkan bisa
memanfaatkan sosial media seperti facebook instagram dan media sosial lainnya. Promosi kita
lakukan seminggu setelah warnet siap untuk dioperasikan yaitu pada minggu kedua bulan
November sampai minggu keempat bulan November.

C. Work flow

Workflow adalah aliran kerja atau suatu informasi dari proses bisnis, baik secara
keseluruhan maupun sebagian dimana dokumen atau informasi tugas tersebut diteruskan dari
satu partisipan ke partisipan lain sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang berlaku. Dalam
suatu organisasi atau perusahaan diperlukan workflow agar tugas tersebut tidak saling
berbenturan atau sama karena akan menghambat suatu proses kerja dari perusahaan atau
organisasi tersebut. Jadi pemanfaatan workflow sangat berguna sebagai penunjang suatu proses
kerja dan untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan atau organisasi
tersebut.

Dibawah ini merupakan Workflow dari Warnet :

 Dari gambar Workflow warnet di atas pertama-tama memulai sebuah kegiatan yang
menggunakan symbol terminator, berfungsi sebagai permulaan/ akhir program. Dilanjutkan
dengan tanda panah kebawah yang dinamakan flow line berfungsi sebagai arah aliran program,
setelah itu di lanjutkan dengan survei lokasi dengan symbol terminator, pada saat survei lokasi
disitu akan ada pertimbangan apakah lokasi tersebut cocok atau tidak dengan symbol decision,
kalau lokasi tersebut tidak cocok maka akan melakukan survai kembali dan jika lokasi tersebut
maka akan berlanjut ke surat perizinan dengan symbol terminator, setelah surat perizinan
selesai maka akan dilanjutkan dengan menjalin kerjasama dengan pekerja bangunan. Setelah
itu maka perlu membuat anggaran biaya, lalu dilanjutkan dengan merancang interion dan
eksterior bangunan warnet setelah rancangan selesai maka dilanjutkan dengan pembangunan,
setelah bangunan rampung maka dibelilah perlengkapan dan peralatan warnet, setelah itu
mencari dan memasang provider internet, setelah semuanya terpasang maka bangunan siap
dioperasikan, bangunan sudah siap dioperasikan maka harus ada pegawai, dan dilakukanlah
perekrutan pegawai. Jika sudah mendapatkan pegawai maka proses akan berlanjut apabila
belum maka akan kembali pada proses sebelumnya yaitu merekrut pegawai, setelah
mendapatkan pegawai maka dilanjutkan dengan menentukan jam kerja pegawai seperti shift
pagi dan malam, setelah itu akan diadakan promosi guna untuk memperkenalkan warnet
tersebut, setelah proses promosi berhasil dan mendapatkan pelanggan maka warnet siap
beroperasikan dengan memberikan pelayanan yang baik dan proses work flow berakhir.