Pengelolaan Dokumen

Digital
Meningkatkan efisiensi bisnis dengan pengelolaan dokumen digital
yang terstruktur dan efisien.

by Dra. Nur Ainiyah

Manfaat Pengelolaan Dokumen Digital

Organisasi Efisien Keamanan Data Penyimpanan Fleksibel

Pengelolaan dokumen yang Perlindungan dokumen Penyimpanan aman secara
teratur memudahkan penting dari risiko kehilangan digital memungkinkan akses
pencarian dan akses informasi. atau kebocoran informasi. dari mana saja.
Langkah-langkah Pengelolaan
Dokumen
1 Pemindaian
Merubah dokumen fisik menjadi format digital.

2 Pengindeksan
Memberikan tag dan kategori pada dokumen untuk pengelompokan yang
mudah.

3 Penyimpanan Secure
Menyimpan dokumen digital dengan keamanan tinggi.
Tips Pengelolaan Dokumen yang
Efisien
1 Penerapan Metode Organisasi
Gunakan sistem klasifikasi yang
konsisten untuk memudahkan
pencarian.
2 Automatisasi Proses
Manfaatkan perangkat lunak untuk
mengotomatisasi tugas-tugas
pengelolaan dokumen.

3 Pelatihan Pengguna
Memberikan pelatihan kepada staf mengenai cara efisien menggunakan sistem
pengelolaan dokumen.
Komponen Utama Pengelolaan Dokumen
Sistem Penyimpanan Kebijakan Keamanan Manajemen Akses
Menyediakan tempat yang Penetapan aturan yang jelas Pengaturan hak akses yang
tepat untuk penyimpanan mengenai akses, berkaitan dengan sensitivitas
dokumen digital. penggunaan, dan dokumen.
penyimpanan dokumen.
Kelompokkan berdasarkan Pembatasan akses sesuai
fungsi atau departemen. aturan keamanan.
Implementasi Pengelolaan Dokumen
Digital

1 2 3

Analisis Kebutuhan Pemilihan Perangkat Pelaksanaan dan

Melakukan evaluasi Lunak Evaluasi
kebutuhan akan pengelolaan Memilih perangkat lunak Menerapkan sistem dan
dokumen digital yang yang sesuai dengan terus memantau kinerjanya
efisien. kebutuhan bisnis. untuk perbaikan.
Peran Kepemimpinan dalam Pengelolaan
Dokumen
Penetapan Kebijakan Pelatihan dan Monitoring dan
Menerapkan aturan dan Dukungan Penilaian
pedoman yang jelas terkait Memberikan pengetahuan Melakukan pemantauan
pengelolaan dokumen. dan dukungan untuk dan evaluasi terhadap
penggunaan sistem penerapan sistem
pengelolaan dokumen. pengelolaan dokumen.
Manfaat Jangka Panjang
1 Reduksi Biaya 2 Peningkatan Efisiensi 3 Memanfaatkan Data
Mengurangi biaya Membuat pengambilan Mengumpulkan data
cetakan, penyimpanan keputusan lebih cepat penggunaan dokumen
fisik, dan waktu dengan akses mudah yang bermanfaat untuk
pencarian dokumen. pada dokumen. pemahaman bisnis dan
pengambilan kebijakan.