JUDUL Electronic document management system for local area network-based

organizations
JURNAL Indonesian Journal of Electrical Engineering and Computer Science
VOLUME Vol. 31, No. 2
TAHUN 2023
PENULIS Marlon V. Gamido, Heidilyn V. Gamido, Daryl James P. Macaspac
REVIEWER Sayyidatina Rasyiida Aulia ,Rusdiansyah,Daffa Andika Octadaniswara
TANGGAL 8 NOVEMBER 2023
ISSN 2502-4752

TUJUAN Makalah ini membahas tentang perancangan dan pengembangan dokumen

PENELITIAN elektronik sistem manajemen (EDMS) yang menyiapkan dokumen untuk
dibagikan dan penyebaran informasi. EDMS berkaitan dengan menangkap,
menyimpan, mengindeks, pengambilan, dan pembuangan dokumen.
Manajemen dokumen elektronik proses sistem dimulai dengan mengubah
dokumen kertas menjadi catatan digital menyimpan dan mengatur dokumen
secara efisien dalam struktur file standar dan format, mempromosikan
pengurangan limbah kertas dalam reproduksi dokumen. Itu EDMS
menyediakan cara yang lebih mudah untuk berbagi informasi dengan orang
lain pemangku kepentingan dan pengamanan dokumen sesuai standar
kepatuhan aturan. Sistem yang dikembangkan juga telah meningkatkan akses
terhadap vital dokumen oleh pengguna karena ada distribusi informasi real-
time informasi dan kemudahan pencarian dan pengambilan dokumen yang
dibutuhkan.
METODE 1. Analisis dan Desain Cepat
PENELITIAN Proses ini di mulai dari penerimaan dokumen internal yang memerlukan
distribusi ke seluruh karyawan atau kantor.Dokumen itu dicap dan
dicatat oleh kantor catatan dan kemudian dipindai untuk membuat file
digital.EDMS mencatat rincian penting seperti tanggal,nomor
referensi,nomor file,tingkat kerahasiaan,penulis,dan tanggal
pembuangan. Informasi kemudian disimpan ,dan file digital diunggah ke
system untuk didistribusikan kepada pengguna yang berwenang. Pleh
menggunakan EDMS, dokumen dapat dengan mudah dilihat dan
diunduh oleh pengguna terkait,menyederhanakan proses penyebaran
informasi.
2. Pengujian dan implementasi
Sistem manajemen dokumen elektronik telah diuji secara menyeluruh
fungsinya, penggunaantarmuka, dan kinerja. Pengujian dilakukan dalam
lingkungan simulasi dan memberikan manfaat mengetahui kekuatan dan
kelemahan sistem. Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem
memenuhipersyaratan dan harapan para pemangku kepentingan,
menyediakan cara pengelolaan yang cepat, efisien, dan aman dan
menyebarkan dokumen dalam organisasi. Setelah tahap pengujian
berhasil, EDMS pun berhasil diterapkan di suatu universitas dan telah
 digunakan sebagai alat standar pengelolaan dokumen di institusi
tersebut.Sistem ini telah diterima dengan baik oleh para karyawan dan
menghasilkan efisiensi kerja yang meningkat dan berkurang biaya
operasional pengelolaan dan penyebaran dokumen. Sistem
dikembangkan menggunakan visual studio 2015 dan bahasa
pemrograman ASP.bersama dengan SQL server 2016 sebagai
databasenya. mengilustrasikan bahwa sistem beroperasi pada jaringan
area local.Lingkungan (LAN), dengan aplikasi EDMS diinstal di stasiun
kerja karyawan untuk menerima dan melihat dokumen terdistribusi,
sedangkan perangkat lunak aplikasi disimpan di server file pusat untuk
memudahkan pembaruan. Itu server basis data berfungsi sebagai tempat
penyimpanan pusat untuk semua dokumen yang dikonversi secara
digital, dan disimpan dengan aman catatan penting, dan membuatnya
mudah diakses oleh pengguna yang berwenang. Implementasi EDMS
secara signifikan meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan
proses penyebaran, yang mengarah pada meningkatkan produktivitas
dan mengurangi biaya operasional.
3. Evaluasi
Efektivitas EDMS yang dikembangkan dievaluasi melalui pengujian
penerimaan pengguna (UAT). Evaluasi dilakukan untuk memastikan
bahwa sistem memenuhi persyaratan dan harapan pengguna akhir.
Penilaian dilakukan dengan menggunakan evaluasi perangkat lunak
International Standard Organization 9.126 kuesioner, yang merupakan
standar yang diakui secara luas untuk mengukur kualitas perangkat
lunak dalam hal fungsionalitas,efisiensi, keandalan, dan kegunaan [22],
[23]. Pengguna akhir diminta untuk menilai sistem menggunakan skala
likert. Uji coba dan uji coba juga dilakukan untuk memberikan
pengalaman langsung bagi mereka responden dan selanjutnya menilai
kinerja sistem
HASIL
PENELITIAN • Diagram kasus penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik

Diagram use case sistem manajemen dokumen elektronik menggambarkan

fungsi dan aktor utama dalam sistem, termasuk penampil dokumen,

dokumendistribusi, dan penyimpanan dokumen. Penampil dokumen

memungkinkan pengguna untuk melihat, menandai, mencari, dan memfilter

dokumen, menyediakan akses cepat ke informasi yang mereka butuhkan.

Modul distribusi dokumen memungkinkan administrator sistem untuk

mengelola distribusi dokumen kepada karyawan dan kantor, termasuk

membuat,memperbarui, menghapus, dan membuang catatan dokumen.

Modul penyimpanan dokumen menyediakan keamanan lokasi untuk

menyimpan dan menyimpan file pindaian yang diterima dari kantor

pencatatan, berfungsi sebagai tempat penyimpanan pusat dokumen dalam

sistem. Diagram kasus penggunaan ini memberikan gambaran menyeluruh

tentang pembuatan EDMS lebih mudah bagi pengguna untuk memahami

fungsionalitas sistem dan manfaatnya bagi mereka.

• Distribusi dokumen

Modul distribusi dokumen dalam sistem pengelolaan dokumen

elektronik digunakan oleh administrator untuk menyiapkan dokumen

untuk dibagikan kepada penerima. Mengilustrasikan proses: ketika baru

dokumen diterima, administrator membuat catatan dengan informasi

seperti tanggal rilis, referensi dan nomor file, tingkat kerahasiaan,

penulis, dan subjek. Catatan ditandai dengan pengidentifikasi untuk

mengizinkan kemudahan identifikasi dokumen. Dokumen tersebut juga

diberi waktu pembuangan berdasarkan catatan kebijakan manajemen.

Hanya pengguna dalam kantor tertentu yang ditandai dalam dokumen

selama distribusi yang dapat melakukannya melihat dokumen dalam

daftar dokumen.

• Dokumen untuk dibuang

EDMS dirancang untuk secara efisien mengidentifikasi dan memfilter

dokumen yang telah mencapai tujuannya tanggal pembuangan. Periode

retensi yang ditentukan oleh kebijakan dan peraturan yang ditetapkan

 dicatat ketika dokumen disimpan di EDMS. Algoritma 1, seperti yang

ditunjukkan digunakan untuk memfilter database untuk dokumen yang

siap untuk dibuang. Kueri basis data digunakan untuk menyaring

dokumen untuk dibuang. Kueri mengambil ID dokumen, tanggal, aktif

sampai dengan tanggal, referensi, dan subjek dokumen. Kriteria filternya

adalah yang aktif sampai tanggal tidak boleh nol, harus kurang dari

tanggal sekarang, dan hanya untuk penyimpanan dan dihapus bidang

harus disetel ke 0.

• Penampil dokumen terdistribusi

Modul penampil dokumen terdistribusi di EDMS, menyediakan daftar

semuanya dokumen yang diunggah untuk dilihat oleh penerima. Akses

ke dokumen bergantung pada kedua pengguna izin kerahasiaan dan

distribusi kantor catatan. Hanya pengguna dengan kerahasiaan lebih

tinggi izin dapat melihat dokumen yang ditandai dengan tingkat

kerahasiaan tinggi. Hanya pengguna yang ditugaskan secara spesifik

kantor yang ditandai dalam distribusi kantor catatan dapat melihat

dokumen dalam daftar. Untuk melihat dokumen, pengguna dapat

mengklik dua kali atau klik kanan dokumen yang dipilih. Penampil

dokumen terdistribusi juga menawarkan fitur seperti menandai dokumen

favorit, mengurutkan dokumen secara ascending atau

descendingmemesan, mencari, dan memfilter dokumen.

 • Evaluasi pengguna

Sistem pengelolaan dokumen elektronik yang dikembangkan dievaluasi

secara menyeluruh oleh 20 pengguna hingga menilai kemampuannya

untuk memenuhi persyaratan mereka dalam hal fungsionalitas, efisiensi

kinerja, kegunaan, dan keandalan.. Pengguna menilai sistem ini luar

biasa di keempat kriteria dan menganggapnya sebagai alat yang efisien

dan efektif untuk mengelola dan mendistribusikan kritikal dokumen

seluruh organisasi. Dengan menggunakan sistem ini, pengguna

melaporkan penghematan waktu, tenaga, dan sumber daya mengambil,

mencari, dan memfilter catatan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa

sistem telah memenuhi secara efektif kebutuhan dan harapan

penggunanya.
KESIMPULAN Penelitian ini mempresentasikan desain, pengembangan, dan implementasi
dokumen elektronik sistem manajemen untuk organisasi berbasis LAN. Sistem
ini bertujuan untuk meningkatkan alur kerja kantor dengan menangkap,
mengindeks, menyimpan, dan mengambil dokumen secara elektronik, yang
pada akhirnya mengurangi limbah kertas. EDMS juga menyediakan cara yang
efisien dan aman untuk berbagi informasi dengan berbagai pemangku
kepentingan mematuhi aturan kepatuhan standar. Berdasarkan keberhasilan
implementasi dan evaluasi positif.Hasilnya, EDMS dapat berfungsi sebagai
model bagi organisasi yang memiliki jaringan area lokal mapan
menerapkan sistem manajemen dokumen mereka sendiri.
PENDAPAT Karna tidak ada nya kekurangan dan kelebihan yang tertera di jurnal tersebut
PRIBADI sebaiknya kita lebih memperhatikan lagi penelitian tersebut.

KELOMPOK 9 :
• (230605110102) SAYYIDATINA RASYIIDA AULIA
• (230605110110) DAFFA ANDIKA OCTADANISWARA
• (230605110111) RUSDIANSYAH