Nama: Wildan Zikril Hafiz

NPM: 202010225021
Kelas:TF7B2
Jurnal

Sistem manajemen dokumen elektronik untuk organisasi berbasis

jaringan area local.

Makalah ini membahas desain dan pengembangan sistem

manajemen dokumen elektronik (EDMS) yang mempersiapkan
dokumen untuk berbagi dan penyebaran informasi. EDMS berkaitan
dengan penangkapan, penyimpanan, pengindeksan, pengambilan,
dan pembuangan dokumen. Proses sistem manajemen dokumen
elektronik dimulai dengan mengubah dokumen kertas menjadi
catatan digital untuk menyimpan dan mengatur dokumen secara
efisien dalam struktur dan format file standar, sehingga mendorong
pengurangan limbah kertas dalam reproduksi dokumen. EDMS
memberikan cara yang lebih mudah untuk berbagi informasi dengan
berbagai pemangku kepentingan dan mengamankan dokumen sesuai
dengan aturan kepatuhan standar. Sistem yang dikembangkan juga
telah meningkatkan akses pengguna terhadap dokumen-dokumen
penting karena adanya distribusi informasi secara real-time dan
kemudahan pencarian dan pengambilan dokumen-dokumen yang
dibutuhkan
1. PERKENALAN
Suatu organisasi memerlukan penyebaran informasi yang cepat dan
akurat kepada para pemangku kepentingannya. Di era masyarakat
digital ini, file biasanya dibuat menggunakan komputer, dan
salinannya direproduksi untuk berbagi informasi. Reproduksi
dokumen dalam jumlah besar dapat menambah biaya operasional
organisasi [1]. Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS)
menawarkan solusi untuk tantangan ini dengan memungkinkan
persiapan, pengunggahan, dan berbagi dokumen dengan pengguna
yang berbeda [2], [3]. Penggunaan EDMS di berbagai sektor,
termasuk universitas [4], pemerintah [5], unit kota [6], dan
organisasi, telah terbukti mengurangi biaya operasional,
meningkatkan efisiensi kerja, dan mendorong kolaborasi antar
pemangku kepentingan. Dengan penggunaan EDMS, dokumen dapat
dengan mudah diakses, dicari, dan diambil secara real-time, dan
banyak pengguna dapat mengerjakan dokumen yang sama secara
bersamaan, memfasilitasi komunikasi dan koneksi antar dokumen
yang berbeda [7], [8]. Penerapan EDMS dalam suatu organisasi
berpotensi merevolusi cara informasi dikelola dan dibagikan [9].
Penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik di pemerintahan
telah membawa efisiensi operasional dalam administrasi. EDMS
menyediakan akses ke informasi real-time melalui penyimpanan
dokumen, pengambilan, fasilitas alur kerja, audit, pencarian dan fitur
penerbitan [10]. Selain itu, penggunaan EDMS telah menghasilkan
penghematan biaya bagi organisasi karena mengurangi pengeluaran
dokumen kertas dan waktu tambahan staf untuk memproduksi dan
mendistribusikan informasi. Pergeseran ke arah pengelolaan
dokumen digital telah membawa perubahan dalam budaya
perusahaan dan mengakibatkan peningkatan pendapatan bagi
organisasi [11], [12].
Pengelolaan dokumen yang efektif sangat penting dalam organisasi
mana pun, karena dokumen tersebut penting untuk berbagai tujuan
seperti pencatatan, komunikasi, dan pengambilan keputusan [13],
[14]. Meskipun ketersediaan
sistem manajemen dokumen elektronik, seringkali kurang
terintegrasi dan gagal memenuhi tuntutan organisasi. Sebagai
tanggapannya, sistem perkantoran baru telah dirancang dan
dikembangkan untuk menyediakan antarmuka manusia-mesin yang
praktis dan efisien, fasilitas terintegrasi, teknik manajemen basis
data yang efektif, dan dukungan untuk berbagai jenis data [15].
Sistem ini menawarkan layanan yang kuat dan andal untuk
pembuatan, pengeditan, penghapusan, dan pencarian dokumen,
memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola dokumen
mereka dengan mudah [16].
Selain itu, penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik di
lembaga pendidikan terbukti bermanfaat, terutama bagi mahasiswa
dan dosen. Sistem ini memudahkan komunikasi antara mahasiswa
dan pihak sekolah mengenai skripsinya sehingga menghasilkan
penggunaan waktu yang lebih efisien dan efektif. Dengan menghemat
waktu dan menyederhanakan proses, mahasiswa dan anggota
fakultas dapat fokus pada tugas produktif lainnya, sehingga
menghasilkan peningkatan produktivitas secara keseluruhan [17].
Sistem manajemen dokumen yang efisien sangat penting untuk
kelancaran fungsi suatu organisasi. Penelitian ini berfokus pada
desain dan pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik
yang menyederhanakan proses persiapan, pembagian, penyebaran,
dan pengarsipan dokumen. EDMS melibatkan penangkapan,
penyimpanan, pengindeksan, dan pengambilan dokumen, sehingga
meningkatkan akses dan pengambilan informasi oleh pengguna.
EDMS mengubah dokumen kertas menjadi catatan digital dan
menyimpannya dalam struktur dan format file standar, mendorong
pengurangan limbah kertas dan pengorganisasian dokumen yang
efisien. Sistem ini juga memfasilitasi pembagian informasi yang
aman dengan para pemangku kepentingan, memastikan kepatuhan
terhadap aturan dan regulasi yang ditetapkan. Dengan menyediakan
akses informasi secara real-time, EDMS menghemat waktu dan
meningkatkan efisiensi pengguna, sehingga berkontribusi terhadap
produktivitas organisasi secara keseluruhan.

2. METODE
Perancangan dan pengembangan sistem pengelolaan dokumen
elektronik dilakukan dengan menggunakan metodologi
pengembangan aplikasi cepat (RAD), seperti digambarkan pada
Gambar 1. Metodologi RAD terdiri dari empat tahap, meliputi
perencanaan kebutuhan, perancangan sistem, konstruksi, dan
cutover, yang mana semuanya dieksekusi dengan cara yang tangkas
dan berulang [18], [19]. Dengan melibatkan pengguna akhir dalam
proses pengembangan dari tahap perencanaan, persyaratan dan
umpan balik mereka dapat diintegrasikan secara efektif ke dalam
sistem. Hal ini membantu dalam menciptakan sistem yang
memenuhi kebutuhan mereka dan meningkatkan kecepatan
pengembangan [20], [21]. Metodologi RAD memungkinkan
pendekatan yang lebih berpusat pada pengguna dan memastikan
bahwa sistem dikembangkan secara efisien dan efektif.

2.1. Analisis dan desain cepat

Proses sistem pengelolaan dokumen elektronik ditunjukkan pada
Gambar 2. Dimulai dengan diterimanya dokumen internal yang perlu
didistribusikan ke seluruh karyawan atau kantor. Dokumen tersebut
dicap dan dicatat oleh kantor pencatatan dan kemudian dipindai
untuk membuat file digital. EDMS mencatat rincian penting seperti
tanggal, nomor referensi, nomor file, tingkat kerahasiaan, penulis,
dan tanggal pembuangan. Informasi ini kemudian disimpan, dan file
digital diunggah ke sistem untuk didistribusikan kepada pengguna
yang berwenang. Dengan menggunakan EDMS, dokumen dapat
dengan mudah dilihat dan diunduh oleh pengguna terkait, sehingga
memperlancar proses penyebaran informasi.

2.2. Pengujian dan implementasi

Sistem manajemen dokumen elektronik telah diuji secara
menyeluruh fungsionalitas, antarmuka pengguna, dan kinerjanya.
Pengujian dilakukan dalam lingkungan simulasi dan memberikan
wawasan berharga mengenai kekuatan dan kelemahan sistem. Hasil
pengujian menunjukkan bahwa sistem memenuhi persyaratan dan
harapan pemangku kepentingan
dan menyebarkan dokumen dalam organisasi. Setelah tahap
pengujian berhasil, EDMS diimplementasikan di universitas dan
telah digunakan sebagai alat standar untuk mengelola dokumen di
institusi tersebut. Sistem ini telah diterima dengan baik oleh
karyawan dan menghasilkan peningkatan efisiensi kerja dan
pengurangan biaya operasional untuk pengelolaan dan penyebaran
dokumen.
Sistem dikembangkan menggunakan visual studio 2015 dan bahasa
pemrograman ASP.Net C#, serta SQL server 2016 sebagai
databasenya. Gambar 3 mengilustrasikan bahwa sistem beroperasi
di lingkungan jaringan area lokal (LAN), dengan aplikasi EDMS
diinstal pada stasiun kerja karyawan untuk menerima dan melihat
dokumen yang didistribusikan, sedangkan perangkat lunak aplikasi
disimpan di server file pusat untuk memudahkan pembaruan. Server
basis data berfungsi sebagai tempat penyimpanan pusat untuk
semua dokumen yang dikonversi secara digital, menyimpan catatan
penting dengan aman, dan membuatnya mudah diakses oleh
pengguna yang berwenang. Penerapan EDMS secara signifikan
meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan proses sosialisasi,
sehingga meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya
operasional
2.3. Evaluasi
Efektivitas EDMS yang dikembangkan dievaluasi melalui pengujian
penerimaan pengguna (UAT). Evaluasi dilakukan untuk memastikan
Penilaian dilakukan dengan menggunakan kuesioner evaluasi
perangkat lunak International Standard Organization 9.126, yang
merupakan standar yang diakui secara luas untuk mengukur kualitas
perangkat lunak dalam hal fungsionalitas, efisiensi, keandalan, dan
kegunaan [22], [23]. Pengguna akhir diminta untuk menilai sistem
menggunakan skala likert, seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1. Uji
coba dan uji coba juga dilakukan untuk memberikan pengalaman
langsung bagi responden dan menilai lebih lanjut kinerja sistem.
 Table 1. Likert scale
Mean Value Weight Verbal interpretation
4.51–5.00 5 Outstanding
3.51–4.50 4 Very satisfactory
2.51–3.50 3 Satisfactory
1.51–2.50 2 Good
1.00–1.50 1 Poor
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Diagram kasus penggunaan sistem manajemen dokumen
elektronik
Diagram kasus penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik
ditunjukkan pada Gambar 4. Diagram ini menggambarkan fungsi dan
aktor utama dalam sistem, termasuk penampil dokumen, distribusi
dokumen, dan penyimpanan dokumen. Penampil dokumen
memungkinkan pengguna untuk melihat, menandai, mencari, dan
memfilter dokumen, menyediakan akses cepat ke informasi yang
mereka perlukan. Modul distribusi dokumen memungkinkan
administrator sistem untuk mengelola distribusi dokumen ke
karyawan dan kantor, termasuk membuat, memperbarui,
menghapus, dan membuang catatan dokumen. Modul penyimpanan
dokumen menyediakan lokasi yang aman untuk menyimpan dan
menyimpan file pindaian yang diterima dari kantor pencatatan,
berfungsi sebagai pusat penyimpanan dokumen dalam sistem.
Diagram kasus penggunaan ini memberikan gambaran komprehensif
tentang EDMS, sehingga memudahkan pengguna untuk memahami
fungsionalitas sistem dan manfaatnya bagi mereka.

3.2. Distribusi dokumen

Modul pendistribusian dokumen pada sistem pengelolaan dokumen
elektronik digunakan oleh administrator untuk menyiapkan
dokumen untuk didistribusikan kepada penerima. Gambar 5
mengilustrasikan prosesnya: ketika dokumen baru diterima,
administrator membuat catatan dengan informasi seperti tanggal
rilis, nomor referensi dan file, tingkat kerahasiaan, penulis, dan
subjek. Catatan tersebut ditandai dengan pengenal untuk
memudahkan identifikasi dokumen. Dokumen tersebut juga diberi
waktu pembuangan berdasarkan kebijakan manajemen arsip. Hanya
pengguna dalam kantor tertentu yang ditandai dalam dokumen
selama distribusi yang dapat melihat dokumen dalam daftar
dokumen.
Gambar 6 menampilkan daftar pegawai yang telah mengakses
dokumen. Dalam organisasi berbasis jaringan area lokal (LAN)
dengan domain yang sudah mapan, informasi penampil mencakup
rincian penting seperti ID karyawan, nama karyawan, tanggal dan
waktu tampilan terakhir, nama stasiun kerja, alamat MAC, dan
alamat IP. Fitur ini sangat penting dalam memastikan penyebaran
dan penerimaan dokumen secara tepat, karena fitur ini memberikan
bukti siapa yang mengakses dokumen tersebut dan kapan.
Informasi yang ditangkap dalam daftar penampil memberikan jejak
yang jelas dan komprehensif tentang siapa yang telah mengakses
dokumen dan kapan. Hal ini menjamin keamanan dan kerahasiaan
dokumen karena hanya tersedia untuk personel yang berwenang.
Selain itu, informasi tentang stasiun kerja dan rincian jaringan,
seperti alamat MAC dan alamat IP, selanjutnya memvalidasi keaslian
distribusi dan akses dokumen. Dengan memiliki fitur ini, sistem
membantu menjaga integritas dokumen dan proses distribusinya
dalam organisasi.
3.3. Dokumen untuk dibuang
EDMS dirancang untuk mengidentifikasi dan menyaring dokumen
yang telah mencapai tanggal pembuangan yang ditentukan secara
efisien. Jangka waktu penyimpanan yang ditentukan oleh kebijakan
dan peraturan yang ditetapkan dicatat pada saat dokumen disimpan
dalam EDMS. Algoritma 1, seperti yang ditunjukkan, digunakan
untuk menyaring database untuk dokumen yang siap dibuang. Kueri
basis data digunakan untuk menyaring dokumen untuk dibuang.
Kueri mengambil ID dokumen, tanggal, tanggal aktif hingga,
referensi, dan subjek dokumen. Kriteria filternya adalah tanggal aktif
hingga tidak boleh nol, harus kurang dari tanggal sekarang, dan
kolom is rau hanya untuk penyimpanan dan dihapus harus disetel ke
0.

Algoritma 1. Permintaan basis data untuk dokumen filter untuk

dibuang
BUAT PROSEDUR
[dbo].[GetDocumentsForDisposal_Distributed_RPT] SEBAGAI
PILIH [ID Dokumen]
,CAST(isNull(null,0) sebagai bit)[✓ ]
,CONVERT(VARCHAR(12),[TANGGAL],101)[TANGGAL]
,CONVERT(VARCHAR(12),AktifSampai,101)[Aktif Hingga]
,[Referensi]
,[Subjek]
--,dbo.fn_dms_Department(NameOfOfficeID)[Nama Kantor]
--,dbo.fn_dms_Department(DocPhysicalLocationID)[Lokasi Fisik
Dokumen] DARI [Dokumen]
DIMANA ActiveUntil BUKAN NULL DAN
AktifSampai <GETDATE()
DAN isRauForStorageOnly = 0 DAN isDeleted = 0

EDMS dapat memfilter dokumen tersimpan yang harus dibuang

berdasarkan periode penyimpanannya yang telah lewat sesuai
dengan kebijakan dan undang-undang yang ada. Periode
penyimpanan ini diidentifikasi dan dicatat selama penyimpanan
dokumen elektronik. Proses pembuangan dimulai dengan
menjalankan query filter yang menghasilkan daftar dokumen yang
harus dibuang, ditampilkan pada Gambar 7. Administrator sistem
kemudian dapat memilih dokumen yang diinginkan atau memilih
semua untuk dihapus secara permanen dari database. Ada juga opsi
untuk mencetak daftar dokumen yang dipilih untuk tujuan
perekaman.

3.4. Penampil dokumen terdistribusi

Modul penampil dokumen terdistribusi di EDMS, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 8, menyediakan daftar semua dokumen
yang diunggah untuk dilihat oleh penerima. Akses terhadap
dokumen bergantung pada izin kerahasiaan pengguna dan distribusi
kantor pencatatan. Hanya pengguna dengan izin kerahasiaan lebih
tinggi yang dapat melihat dokumen yang ditandai dengan tingkat
kerahasiaan tinggi. Hanya pengguna yang ditugaskan ke kantor
tertentu yang ditandai dalam distribusi kantor catatan yang dapat
melihat dokumen dalam daftar. Untuk melihat suatu dokumen,
pengguna dapat mengklik dua kali atau klik kanan pada dokumen
yang dipilih. Penampil dokumen terdistribusi juga menawarkan fitur
seperti menandai dokumen favorit, mengurutkan dokumen dalam
urutan menaik atau menurun, mencari, dan memfilter dokumen.

3.5. Mengindeks, mencari, dan memfilter

Pengindeksan bidang referensi, penulis, dan subjek memungkinkan
pencarian dan pengambilan dokumen lebih efisien dalam sistem
manajemen dokumen elektronik. Dengan menggunakan kolom ini
sebagai parameter, sistem dapat memberikan peningkatan
fungsionalitas pencarian cerdas dan kemampuan ekstraksi kata
kunci [24]-[26]. Algoritma 2 menunjukkan bagaimana EDMS
melakukan pengambilan dokumen berdasarkan kolom referensi,
penulis, dan subjek. Pernyataan SELECT mengambil kolom yang
diinginkan, termasuk DocumentID, status akses, referensi, status
tampilan, tanggal, status bookmark, pengirim, penerima, subjek, dan
status tampilan dalam bentuk Boolean. Kolom DocumentID difilter
berdasarkan departemen pengguna dan ID karyawan, serta
parameter pencarian yang ditentukan untuk referensi, penulis, dan
subjek. Tingkat kerahasiaan juga dipertimbangkan, dengan hanya
dokumen yang dapat diakses oleh pengguna berdasarkan tingkat izin
yang diambil. Terakhir, hasilnya diurutkan berdasarkan tanggal dan
ID Dokumen, dengan yang terbaru muncul terlebih dahulu.
Algorithm 2. Database query to search and filter document
BEGIN

@empID
S ID]
E
,dbo.fn_IOType(DocumentID,@DeptID,@e
L
mpID)[I\A]
E
C ,[Reference]
T ,[dbo].[fn_isViewed](DocumentID,@emp
ID)[⚐]
T
,CONVERT(VARCHAR(12),[Date],101)[Dat
O e]
P ,dbo.fn_isBookMarked(DocumentID,@emp
( ID)[☆]
@ ,dbo.fn_SenderReceiver(AuthorID)[Fro
T m]
o ,dbo.fn_SenderReceiver(ToID)[To]
p
C ,[Subject]
o --
,dbo.fn_FileNumber(FileNumberID)[Fil
l e]
u --,ActionCompleted[Act]
m --,IOType[Type]
,[dbo].[fn_isViewed_Boolean](Documen
n tID,@empID)[Viewed]
C From [Documents] Where DocumentID in
o (Select DocumentID FROM
DocumentDistribution Where DepartmentID
u IN
n (SELECT DepartmentID FROM
t hr_solutions.dbo.Pay_Employees WHERE
) EmployeeID =
[
D UNION ALL
o SELECT DepartmentID FROM
tsu_dms_dar.dbo.UserAdditionalDepartment
c Access WHERE
u
m
e
n
t
 UserID =
@empID))
AND
[Subject] LIKE
'%'+@SearchSubject
+'%' AND
Reference LIKE
'%'+@SearchReferenc
e+'%' AND
dbo.fn_SenderReciever2(AuthorID) LIKE
'%'+@SearchAuthor+'%'
AND ConfidentialityLevelID < =
dbo.fn_ConfidentialityLevel(@emp
ID) AND isDeleted = 0
AND isRauForStorageOnly = 0
ORDER BY CAST([Date] AS DATETIME) DESC,
DocumentID DESC
END

Kemampuan untuk mencari dan memfilter dokumen merupakan

aspek penting dari EDMS karena mempercepat pengambilan
dokumen. Gambar 9 menunjukkan fitur pencarian dan pemfilteran
EDMS. Untuk mencari dokumen tertentu, pengguna dapat memilih
opsi pencarian dan memasukkan kata kunci yang relevan dari
database. Gambar 9(a) menunjukkan bahwa dokumen dapat difilter
berdasarkan bidang seperti subjek, referensi, penulis, dan rentang
tanggal. Bidang-bidang ini telah ditetapkan sebagai indeks, yang
memungkinkan EDMS mencari dokumen secara efisien. Ketika
pemfilteran dan permintaan pencarian dijalankan, sistem
menghasilkan daftar dokumen yang relevan berdasarkan parameter
yang dimasukkan. Output dari query ini ditunjukkan pada Gambar
9(b) sebagai contoh.

3.6. Evaluasi pengguna

Sistem manajemen dokumen elektronik yang dikembangkan
dievaluasi secara menyeluruh oleh 20 pengguna untuk menilai
kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan mereka dalam hal
fungsionalitas, efisiensi kinerja, kegunaan, dan keandalan. Hasil
evaluasi pengguna ditampilkan pada Tabel 2. Pengguna menilai
sistem ini luar biasa dalam keempat kriteria dan menganggapnya
sebagai alat yang efisien dan efektif untuk mengelola dan
mendistribusikan dokumen penting di seluruh organisasi. Dengan
menggunakan sistem ini, pengguna melaporkan penghematan
waktu, tenaga, dan sumber daya dalam mengambil, mencari, dan
memfilter catatan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa sistem efektif
memenuhi kebutuhan dan harapan penggunanya.
Table 2. Evaluation of users
Criteria Mean Verbal interpretation
Functional suitability 4.80 Outstanding
Performance efficiency 4.75 Outstanding
 Usability 4.95 Outstanding
Reliability 4.80 Outstanding
Total mean 4.83 Outstanding

4. KESIMPULAN
Penelitian ini menyajikan perancangan, pengembangan, dan
implementasi sistem manajemen dokumen elektronik untuk
organisasi berbasis LAN. Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan
alur kerja kantor dengan menangkap, mengindeks, menyimpan, dan
mengambil dokumen secara elektronik, yang pada akhirnya
mengurangi limbah kertas. EDMS juga menyediakan cara yang
efisien dan aman untuk berbagi informasi dengan berbagai
pemangku kepentingan sambil mematuhi aturan kepatuhan standar.
Berdasarkan keberhasilan penerapan dan hasil evaluasi positif,
EDMS dapat berfungsi sebagai model bagi organisasi dengan
jaringan area lokal mapan yang ingin menerapkan sistem
manajemen dokumen mereka sendiri.
.
Demikianlah Jurnal Ini Saya Buat Dengan
Sebenar-bnearnya