ANALISA DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI

PENGENDALIAN DOKUMEN PT. XYZ

Mohammad sudjarwadi, Ir. Sumarno, MM

Fakultas Teknik Jurusan Informatika, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo (UMSIDA)
Jl. HM. Ridwan Gelam No.250, Gelam, Candi, Kabupaten Sidoarjo, Jawa Timur 61272
E-mail : msudjarwadi@gmail.com, sumarno@umsida.ac.id

ABSTRAK
Dalam sebuah perusahaan sistem menejemen mutu adalah syarat utama pada dokumentasi dan prosedur
pengendalian dokumen untuk menjamin bahwa pengesahan, identifikasi revisi dan pemusnahan dari dokumen-
dokumen organisasi tersebut sudah terkendali. Bagi perusahaan besar seperti PT. XYZ dengan kerumitan produk
dan interaksi proses didalamnya, persyartan tersebut sangat merepotkan apalagi bila SOP (Standart Of Procedure)
dari organisasi tersebut sering direvisi. Teknologi informasi yang menjanjikan distribusi informasi yang akurat dan
real time tanpa terpengaruh oleh lokasi resource dan pengguna juga bisa dimanfaatkan untuk membuat sistem
informasi pengendalian dokumen yang praktis dand mudah. Dengan pendekatan terstruktur menggunakan
pemodelan data dan pemodelan proses penulis mencoba menganalisa dan membuat sistem informasi pengendalian
dokumen di PT. XYZ yang berbasis web. Hasil dari makalah ini adalah alur perancangan juga sebuah aplikasi web
sistem informasi pengendalian dokumen yang dibuat supaya pengguna terbantu dalam proses distribusi dan
dokumentasi.

Kata kunci : Sistem Informasi, Pengendalian dokumen & Aplikasi Web

Abstract

In a company the quality management system is the main requirement on document documentation and
document control procedures to ensure that validation, identification of revisions and destruction of the
organization's documents is under control. For big companies like PT. XYZ with the complexity of products and
interaction process therein, persyartan is very troublesome especially when the SOP (Standart Of Procedure) of the
organization is often revised. Information technology that promises accurate and real time information distribution
without being affected by the location of resources and users can also be used to create practical and easy document
control information systems. With a structured approach using data modeling and process modeling the author tries
to analyze and manufacture of document control informationsystem PT. XYZ is web-based. The result of this paper
is the design flow is also a web application of document control information system created so that users are
assisted in the process of distribution and documentation.

Keywords: Information System, Document Control & Web Application

I. PENDAHULUAN penuh dalam pekerjaan, proaktif dan memiliki

1.1 Latar Belakang
Di dalam persaingan dunia usaha yang
semakin kompetitif dalam bidang farmasi. PT. XYZ
mengoptimalkan semua sumber daya manusia yang
ada di dalam perusahaan, yaitu sumber daya yang
memiliki komitmen terhadap perusahaan & memiliki
tanggung jawab yang besar terhadap pekerjaannya
masing- masing agar lebih berkembang. PT. XYZ
yang memiliki Visi yang kuat dan untuk menjadikan
Visi tersebut perusahaan mengoptimalkan sumber
daya manusianya agar memiliki yang mampu
menginvestasikan diri mereka sendiri untuk terlibat
komitmen tinggi terhadap standarisasi kualitas kerja.
Juga perlu mengelola sumber daya manusia secara
maksimal dalam mendukung persaingan pasar usaha.
khususnya paling mendasar adalah Teknologi
informasi dalam pengolahan data, dimana keduanya
saling membutuhkan.
Untuk mencapai visi perusahan / target dari
perusahaan. Proses data pada perusahaan sudah
menggunakan aplikasi berbasis desktop, Aplikasi
tersebut digunakan untuk komunikasi dalam
pengelolaan data perusahaan. Berdasarkan
pengamatan dan analisa penulis akan melakukan
pengembangan khususnya pada pengendalian

Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 | 1

dokumen dengan mengangkat judul Analisis dan report yang dihasilkan dapat terintegrasi
Pembuatan Sistem Informasi Pengendalian dengan baik.
Dokumen di PT. XYZ.
1.2 Rumusan masalah 3. Merubah sistem pengendalian dokumen
Seperti permasalahan yang sudah dijelaskan yang ada di PT. XYZ dari cara tradisional
dari latar belakang diatas, penulis menemukan menjadi terkomputerisasi.
rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana pemanfaatan sistem informasi 4. Mengetahui dan lebih mudah proses
pengendalian dokumen dengan PHP dan pencarian dokumen berlaku (internal
MySQL? departemen dan lintas departemen) dan juga
2. Bagaimana cara mengembangkan sistem dokumen kadaluarsa.
informasi pengendalian dokumen yang ada
di PT. XYZ dari sistem traditional menjadi 1.5 Manfaat Penelitian
tersistem dan terkomputerisasi?
3. Bagaimana sistem ini dapat membantu PT. Adapun manfaat yang diperoleh dari
XYZ dalam hal pengendalian dokumen? penelitian sistem pengendalian dokumen yang sudah
1.3 Batasan Masalah dilakukan adalah:
Berdasarkan observasi dalam pembuatan
aplikasi pengendalian dokumen berbasis web ini a. Penulis.
terdapat beberapa batasan masalah. Adapun batasan
1. Mengetahui bagai mana cara
masalah dalam penelitian ini adalah:
membuat/membangun aplikasi sistem
1. Sistem informasi dirancang hanya untuk
pengendalian dokumen.
mengakses dokumen berlaku seperti
dokumen prosedur, instruksi kerja, uraian 2. Menambah wawasan dan meningkatkan
jabatan dan lain lain yang sudah beredar di ilmu pengetahuan dalam pemrograman
PT. XYZ. mengunakan PHP.
2. Pengendalian dokumen yang akan dibuat di
PT. XYZ mengunakan PHP dan MySQL. 3. Dapat mengefisiansi waktu proses
3. Sistem ini hanya untuk upload, download, pengendalian dokumen.
dan print dokumen (apabila dibutuhkan).
4. Sistem ini menghasilkan report daftar 4. Mengetahui keakuratan hasil dengan
dokumen berlaku dan report dokumen menggunakan sistem ini.
dengan format stempel dan tanda tangan
menyerupai seperti cara traditional. b. Perusahaan.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang ingin dicapai 1. Efisiensi waktu pekerjaan para staff.
penulis dalam pengembangan sistem informasi
pengendalian dokumen, dapat diuraikan sebagai 2. Penurunan prosentase dalam pengunaan
berikut: kertas.

3. Menghindari kesalahan double

1. Membuat sistem pengendalian dokumen di
PT. XYZ supaya menjadi lebih distribusi, dan stempel.
terkomputerisasi sesuai dengan kebutuhan 4. Memperkecil resiko kehilangan
saat ini. dokumen pada setiap departemen.
2. Membuat pengembangan sistem informasi
pengendalian dokumen dengan
menggunakan PHP dan MySQL sehingga

II. TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR Berdasarkan penelitian sebelumnya

TEORI Analisa dan perancangan sistem informasi
pengendalian dokumen PT. Intergra Cabinet
2.1 Perbedaan dan Persamaan adapun perbedanan dan kesamaan dari penelitian
sebelumnya. Perbedaan yang ada pada penelitian
sebelumnya penulis terpaku pada perancangan /

Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 | 2

desain program dan data yang diperoleh dari studi
kasus yang sudah dijalaninya di PT. Intergra Cabinet
(oleh Lukman Hakim, Unikom, 2012). Sedangkan
pada penilitian kali ini yang diberi judul Analisa
dan pembuatan sistem informasi pengendalian
dokumen PT. XYZ dengan membuat sebuah
program aplikasi yang berbasis web, yang dilakukan
langsung di PT. XYZ. Dengan harapan menghasilkan
suatu program aplikasi yang mempermudah
pekerjaan karyawan.
2.2 Dasar Teori
Untuk memahami konsep sistem informasi
pengendalian dokumen dan teknik kerjanya, berikut
ini tinjauan pustaka mengenai pengertian konsep
konsep sistem informasi dan pengendalian dokumen,
juga terdapat tinjauan pustaka mengenai PHP dan
MySQL serta software lain yang berkaitan dengan
aplikasi ini.
2.2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem buatan
manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan
komponen berbasis komputer dan manual yang
dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan
mengelola data serta menyediakan informasi keluaran
kepada pemakai (Kadir, 2003).
Fungsi Sistem Informasi (Nur Insalillah,
2012) :
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji
secara tepat waktu dan akurat.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan
keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang
efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan
keterampilan pendukung sistem informasi.
III. METODE PENELITIAN
3.1 Perancangan Sistem
Dalam perancangan sistem ada beberapa
tahapan yang perlu dilakukan. Tahapan yang akan
dilakukan untuk merancang sistem tersebut adalah
membuat Flowchart, Diagram Konteks, ERD, DFD,
Relasi Antar Tabel, Struktur Tabel, dan Tampilan
Interface.
3.2 Flowchart yang sedang berjalan
Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 |
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan
pada sistem informasi.
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005)
sistem informasi dapat didefinisikan dalam beberapa
teori sebagai berikut :
1. Suatu sistem yang dibentuk oleh manusia
yang terdiri dari komponen-komponen
dalam organisasi untuk mencapai suatu
tujuan.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada
saat dilaksanakan akan memberikan
informasi bagi pengambil keputusan atau
untuk mengendalikan keputusan.
2.2.2 Konsep Dasar Informasi
Pada dasarnya, sistem merupakan
sekumpulan elemen yang paling terkait atau terpadu
yang dimaksud untuk mencapai suatu tujuan. Jika
sebuah elemen terdapat beberapa manfaat untuk
mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut
dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem.
2.2.3 Pengertian Prinsip Dasar Pengendalian
Dokumen
Prinsip dasar pengendalian dokumen yaitu
memastikan bahwa informasi yang tepat tersedia,
ditempat yang benar, diwaktu yang tepat dan revisi
yang sesuai. Suatu hal yang sepeleh dalam bekerja
yang tetapi pada kenyataannya kita sering menemui
masalah ketika kita berusaha menemukan dokumen
khususnya pada saat dibutuhkan.
Dokumen harus terbaca, tanggal dan tanggal
revisi agar mudah teridentifikasi, dipelihara dengan
suatu cara yang baik dan disimpan pada suatu periode
tertentu. Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat
dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi
berbagai type dokumen. (sumber ISO 14001 : 1996).
Gambar 3.1 Flowchart Sedang berjalan
3
3.3 Diagram konteks 3.4 Relasi Tabel

Pada gambar dibawah ini menjelaskan

tentang alur sistem secara context pada Diagram
Konteks melibatkan 2 pihak yaitu Karyawan dan
Administrator.

Gambar 3.2 Diagram Konteks Gambar 3.5 Relasi tabel

3.3 Penjabaran Dalam bentuk DFD 3.5 Perancangan Interface

DFD Level 0 Perancangan interface merupakan awal

penggunaan sistem informasi ini, untuk itu
perancangan interface dibuat seideal mungkin agar
menghasilkan output yang mudah dipahami
pengguna.

a. Halaman Login

Halaman login akan muncul ketika

alamat aplikasi dipanggil melalui url: browser
dan merupakan gerbang awal untuk menentukan
tampilan dan hak akses masing-masing menu
sesuai dengan hak akses pengguna yang sudah
Gambar 3.3 DFD Level 0
ditentukan.
DFD Level 1

USERNAME

PASSWORD

LOGIN

Gambar 3.6 Halaman Login

Gambar 3.4 DFD Level 1

Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 | 4

b. Halaman Utama

Halaman utama akan muncul setelah Karyawan

proses login berhasil. Dalam halaman ini akan

Add New
banyak menu yang dapat diakses user.
Name | NIK |Username | Departemen | Role |Opsi

LOGO USERNAME | LOGOUT

Document | Security | Help

Uploa User
d Security |
Departeme Gambar 3.9 Halaman Karyawan

e. Halaman Departemen

Pada halaman departemen yang natinya

akan digunakan administrator memasukkan kode
departemen sesuai dengan pengkodean yang
berlaku, agar mempermudah pada saat
pemberian hak akses pada masing-masing
Gambar 3.7 Halaman Utama
pengguna.
c. Halaman Upload Dokumen
Departemen
Halaman ini yang nantinya digunakan
administrator untuk upload / mendistribusikan Add New
dokumen berlaku kepada masing-masing user.

Kode | Departemen | Status | Opsi

UPLOAD DOKUMEN

SELECT

Gambar 3.10 Halaman Departemen

Clo Sa
f. Halaman Role

Halaman ini untuk menambah Role

pemegang hak akses tertinggi yaitu admin.
Gambar 3.8 Halaman Upload Dokumen

d. Halaman Karyawan Role

Halaman karyawan digunakan untuk

menambah nama pengguna sistem ini juga untuk Add New

mengatur pemberian akses pada tiap-tiap

pengguna. Role | Status | Opsi

Gambar 3.11 Halaman Role

Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 | 5

3.6 Perancangan Report b. Report Dokumen

a. Report Daftar Dokumen Untuk report dokumen sendiri yang

sudah diupload administrator akan diprint out
Report print out daftar dokumen oleh user dengan akses tertentu dengan format
internal/eksternal yang sebelumnya seperti gambar dibawah ini. Yang sebelumnya
menggunakan data secara manual juga stempel semua menggunakan stempel basah, dengan
secara manual dengan adanya sistem ini akan adanya sistem ini stempel basah hanya
keluar sesuai mengikuti dokumen berlaku yang digunakan pada saat stempel dokumen original
sudah didistribusikan oleh administrator. saja.
DAFTAR INDUK DOKUMEN

INTERNAL / EKSTERNAL ORIGINAL

No | No. Dokumen |Nama Dokumen | Tgl. Dokumen | Tgl.

Review | Revisi
No | Nama | NIK | Username | Departemen | Role | Opsi

Printed By Nama User | Tgl |

TERKEND Printed By Nama User | Tgl |
ALI TERKENDA
Jam

Gambar 3.12 Report Daftar Dokumen Gambar 3.13 Report Dokumen

IV. HASIL PENELITIAN DAN dapat mengakses harus menggunakan url :

localhost/doc_c/login.php. Halaman login ini
PEMBAHASAN menggunakan username dan password
administrator juga user yang sudah terdaftar. Jika
login berhasil maka administrator dan user akan
4.1 Pembahasan
masuk halaman berikutnya. Tetapi dalam masuk
4.1.1 Halaman Login halaman sistem administrator dan user akan
dibedakan secara otomatis pada dashboard sesuai
Halaman login untuk semua pengguna yaitu dengan hak akses yang sudah didapat.
administrator dan user yang merupakan tampilan
form login saat pengguna masuk ke sistem. Untuk menghasilkan tampilan diatas gambar
4.1 Halaman Login berikut pengkodingan yang
dipakai pada sistem ini :

<?php

session_start();

if(empty($_SESSION['id_user'])){

?><!DOCTYPE html>

<html lang="en" class="no-js">

<!--<![endif]-->

Gambar 4.1 Halaman Login <!-- BEGIN HEAD -->

Gambar 4.1 merupakan Halaman Login <head>

seperti pada perancangan pada gambar 3.6. Untuk

Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 | 6

 <meta charset="utf-8"/> </div>

<title>Umsida | Login</title> <!-- END LOGIN -->

<meta http-equiv="X-UA- <!-- BEGIN COPYRIGHT -->

Compatible" content="IE=edge">
<div class="copyright">
<meta content="width=device-
width, initial-scale=1.0" 2017 Universitas
name="viewport"/> Muhammadiah Sidoarjo

<meta content="" </div>

name="description"/>
</html>
<meta content="" name="author"/>
<?php
</head>
}
<!-- BEGIN BODY -->
else{
<body class="login">
header('location:index.php');
<!-- BEGIN LOGO -->
}
<div class="logo">
?>
<a href="index.html">
4.1.2 Halaman Administrator
<img
src="assets/img/umsida/images.png" Halaman administrator/Document akan
alt="" width="150px"/> muncul semua menu dan sebagai mana administrator
sebagai pemegang/pengelolah sistem ini. Diantaranya
</a>
: Akan muncul semua nama departemen, upload,
</div> download, refresh, print dan menghapus dokumen.

<!-- END LOGO -->

<!-- BEGIN LOGIN -->

<div class="content">

<!-- BEGIN LOGIN FORM -->

<form class="login-form"
action="index.php?menu=document"
method="post">

<h3 class="form- Gambar 4.2 Halaman Administrator

title">Login to your account</h3>
Selanjutnya yang akan ditampilkan pada
<div class="alert menu Document dengan menggunakan user
alert-danger display-hide"> administrator pada bagian kanan icon berguna untuk
menambah dokumen, print dokumen, hapus dokumen
<button dan download dokumen berlaku. Sebagai admistrator
class="close" data-
close="alert"></button>
mempunyai akses penuh pada sistem ini juga akan
muncul menu upload dokumen seperti pada
<span> perancangan pada gambar 3.8. terdapat pada
beberapa icon yang ada disebelah kanan pada
Enter halaman ini.
any username and password.

</span>

Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 | 7

 4.2.5 Halaman Departemen

Pada halaman ini administrator akan

menambahkan departemen baru yang ada pada sistem
ini seperti pada perancangan gambar 3.10.

Gambar 4.3 Upload Document

4.2.3 Halaman User

Halaman User/Document hanya akan

muncul menu sesuai departemen masing masing
sesuai dengan hak akses yang sudah ditentukan dari
administrator dan hanya sebagai viewer. Gambar 4.6 Halaman Departemen

4.2.6 Halaman Role

Halaman ini administrator menambah role

baru guna pembagian status pemegang sistem
tertinggi yaitu administrator. Dapat dilihat pada
gambar 3.11 perancangan sistem ini.

Gambar 4.4 Halaman User

4.2.4 Halaman Karyawan

Pada halaman karyawan administrator akan

memasukkan nama karyawan untuk menambah user
dan password juga hak akses pengguna agar bisa Gambar 4.7 Halaman Role
mengakses/menggunakan sistem ini. Dapat dilihat
pada perancangan gambar 3.9 seperti dibawah ini: 4.2.7 Halaman Report

Halaman report ini menampilkan report

daftar dokumen berlaku yang sudah beredar disetiap
departemennya dan disorting berdasarkan
departemen dan jenis dokumen.

Gambar 4.5 Halaman Karyawan

Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 | 8

 Gambar 4.8 Halaman Report
Gambar 4.8 menghasilkan report daftar
dokumen seperti gambar 4.9 seperti yang ada
dibawah ini.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Sesuai dengan hasil pembahasan sistem
pengendalian dokumen yang sudah dilakukan maka
dapat di simpulkan bahwa :
1. Dengan adanya sistem informasi
pengendalian dokumen ini membantu
pengguna menjadi lebih mudah dan efisien
juga hemat dalam penggunaan kertas.
2. Menghindari double distribusi, kesalahan
pada saat atempel dokumen juga
memperkecil resiko dokumen hilang pada
tiap departemen oleh pengguna.
3. Karena sebelumnya masih menggunakan
manual/tradisional yang sangat menyulitkan
admin dalam tiap prosesnya. Dengan ini
admin sangat terbantu baik segi waktu dan
pekerjaan.
5.2 Saran
Penelitian yang penulis kerjakan tentu masih
banyak kekurangan dan kelemahan baik dari segi
penulisan, sistem dan teori yang digunakan. Bagi
para pembaca, semoga hasil sistem ini bermanfaat
dan sangat membantu untuk dapat dikembangkan.
Adapun kekurangan dalam sistem ini diantaranya
database yang kurang sempurna, desain sistem yang
masih standart, dan juga masih menggunakan bahasa
PHP murni tanpa framework PHP. Mengingat masih
banyak kekurangan dan kelemahan maka saran untuk
kedepannya mungkin bisa dikembangkan untuk
menjadi sistem yang efisien.
Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Tahun Ajaran 2017 |
Gambar 4.9 Report Daftar Dokumen
DAFTAR PUSTAKA
1. Abdul Kadir, (2003), Pengenalan Sistem
Informasi. ANDI Yogyakarta, Yogyakarta.
2. Al-Bahra Bin Ladjamudin, (2005), Sistem
Informasi.
3. Edy Winarno ST,M.Eng., Ali Zaki dan
SmitDev Community. 2014. 24 Jam Belajar
PHP. Penerbit: Elex Media Komputindo.
4. Eko Sulistio. 2015. Pengembangan Sistem
Pengendalian Dokumen dan Internal Audit
Menjadi Sistem Distribusi Elektronik
Berbasis Intranet Menggunakan Quality
Control Circle (QCC) Untuk menurunkan
Biaya dan Waktu Proses Distribusi Data
Study Kasus PT. GS Battery. Jakarta. Jurnal
Skripsi Universitas Gunadarma.
5. Fathansyah, Ir (1999), Basis Data. Cetakan
pertama. Penerbit Informatika Bandung.
6. Lukman Hakim. 2012. Analisa dan
Perancangan Sistem Informasi Pengendalian
Dokumen di PT. Intergra Multi Cabinet.
Sidoarjo. Skripsi Unikom: tidak
dipublikasikan.
7. Sutarman, S.Kom (2003), Membangun
Aplikasi Web Dengan PHP dan MySQL,
Edisi 1, Graha Ilmu, Yogyakarta.
8. PT. XYZ, 2016. Prosedur Pembuatan dan
Pengendalian Dokumen. Sidoarjo:
Menejemen Representatif.
9