PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DENGAN
METODE BERORIENTASI OBJEK PADA BENGKEL KUDA MAS AUTO
SERVICE SEMARANG
Teguh Aji Yulianto 1) Siswanto2)
E-mail: Teguh@yahoo.com Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer Pat Semarang
ABSTRAK
Dalam proses pendataan barang dan transaksi pengadaan barang masih
belum sistematis, misalnya dalam proses pendataan barang yang masih menggunakan Microsoft office excel, dan untuk alur proses pengadaan barang digudang yaitu pihak admin gudang membuat form Microsoft office excel permintaan barang digudang untuk diajukan kebagian admin PO purchase order, setelah itu dari bagian admin PO purchase order melakukan proses pemesanan barang ke distributor pusat. Dan dari distributor pusat melakukan proses pengiriman barang, dari pihak gudang menerima barang dan melakukan input barang melalui form Microsoft office excel. Dalam proses pengolahan data terutama data pengadaan barang pada Bengkel KUDA MAS Auto Service Semarang menginginkan adanya suatu kecepatan, ketepatan dan efisien dalam mengolah data persediaan barang untuk proses pengadaan barang yang selama ini telah menggunakan sistem komputerisasi. Namun pemakaian sistem komputerisasi ini masih belum efisien sepenuhnya. Metode yang digunakan untuk merancang sistem informasi pengadaan barang adalah berorientasi objek dimulai dengan survey dan wawancara berguna untuk menganalisis sistem bisnis yang berjalan. Memaparkan pernyataan masalah yang ada. Membuat model fungsional dengan aliran diagram sistem, diagram use case, skenario, dan DFD. Membuat model objek dengan menentukan kelas, mengeliminasi kelas palsu (semu), menentukan atribut objek dan hubungan, membuat diagram kelas, dan membuat state diagram. Kata Kunci : Sistem, Informasi, pengadaan, objek
1. PENDAHULUAN mendapatkan informasi atau laporan
Sejalan dengan perkembangan ilmu yang cepat , tepat dan akurat. dan teknologi yang semakin berkembang seperti saat ini, terutama Pemakaian komputer dapat dalam bidang komputerisasi dimana menghemat waktu atau biaya serta hampir semua perusahaan atau dapat menghasilkan sesuatu yang instansi baik dalam skala kescil lebih baik terutama dalam mengolah maupun besar telah mengunakan suatu data di bandingkan dengan sistem informasi sebagai alat untuk menggunakan cara-cara manual. mendukung semua pekerjaan sehari- Dengan cara-cara manual bisa hari, seperti pencatatan data, menimbulkan bermacam pengolahan data terutama guna untuk permasalahan yang disebabkan oleh berbagai faktor, misalnya pengolahan data dengan cara manual memerlukan waktu yang cukup lama, ketelitian meningkatkan kecepatan dan kurang, lambat dalam memberikan ketepatan kinerja dari pengadaan informasi atau laporan jika barang . diperlukan. Tujuan perancangan sistem Bengkel KUDA MAS Auto Service ini untuk memahami kebutuhan Semarang yang beralamat di jalan kepada pemakai sistem (user) dan Anjasmoro Raya No36 Semarang memberikan gambaran yang jelas merupakan bengkel yang bergerak serta rancang bangun yang lengkap dalam bidang jasa service dan dalam pembuatan proses perancangan penyediaan spertpart kendaraan. system informasi pengadaan barang. Didalam aktivitas di Bengkel KUDA Perancangan berorientasi obyek MAS Auto Service memiliki 35 bertujuan untuk mengatur sitematika orang karyawan dan seorang proses pendesignan dari design table, pimpinan. Didalam menjalankan database,projek dan design form yang usahanya,di dukung dengan komputer akan dipakai menghasilkan pendesign sebanyak 12 buah dengan spesifikasi model program serta memberikan yang baik dan digunakan di masing- gambaran pemecahan masukkan masing bagian. dengan efektif. Dengan menerapkan sistem Metode yang digunakan untuk informasi pengadaan barang dengan merancang sistem informasi metode berorientasi objek diharapkan pengadaan barang adalah berorientasi dapat menjadikan terintegrasinya data objek dimulai dengan survey dan antara bagian gudang, bagian EDP, wawancara berguna untuk dan bagian Penjualan sehingga menganalisis sistem bisnis yang mengurangi terjadinya selisih jumlah berjalan. Memaparkan pernyataan barang. Selaian itu dengan masalah yang ada. Membuat model diterapkannya sistem informasi fungsional dengan aliran diagram pengadaan barang ini, di harapkan sistem, diagram use case, skenario, dapat mempercepat proses pembuatan dan DFD. Membuat model objek laporan persediaan barang bila dengan menentukan kelas, dibutuhkan guna proses pengadaan mengeliminasi kelas palsu (semu), barang serta dapat mempercepat menentukan atribut objek dan proses permintaan barang ke hubungan, membuat diagram kelas, distributor spartpart. dan membuat state diagram. Semua 2. TINJAUAN PUSTAKA tahapan ini untuk mendapatkan 2.1. Perancangan Sistem gambaran konsep untuk perancangan Perancangan adalah merupakan sistem. Perancangan aplikasi sistem kegiatan menentukan bentuk spesifik informasi pengadaan barang hasil akhir, bentuk, sifat serta diimplementasikan dengan mendefinisikan penekanan atau menggunakan piranti lunak Visual karakter spesifik dari upaya Basic 6, dengan Microsoft SQl Server perencanaan yang relevan dengan 7 sebagai penyimpanan datanya situasi, berapa banyak studi (Database). Tersedianya aplikasi kelayakan. Sebelum masuk tahap system informasi pengadaan barang perancangan sistem atau desain ini, dapat menghasilkan lembar sistem, tahap yang harus dilalui pemesanan barang (Purchase Order), terlebih dahulu adalah tahap analisis bukti penerimaan barang. Adanya sistem. Analisis sistem didefinisikan aplikasi ini diharapkan dapat sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa Proses ini meliputi pencatatan yang harus dilakukan oleh sistem. data barang yang masuk atau Setelah tahap analisis, maka dibeli oleh perusahaan kedalam dilanjutkan dengan tahap perancangan database dan akan menambahkan atau desain sistem. Perancangan itu stok persediaan digudang. sendiri adalah proses penerapan berbagai teknik dan prinsip yang 3. Data barang keluar bertujuan untuk mendefinisikan Proses ini meliputi pencatatan sebuah peralatan, satu proses atau data barang yang keluar atau satu sistem secara detail yang dijual oleh perusahaan kedalam membolehkan dilakukan realisasi database dan akan mengurangi fisik. Sementara desain sistem stok persediaan digudang. diartikan sebagai menjelaskan dengan 2.3. Definisi Multiuser detail bagian-bagian dari sistem Sistem multi-user adalah suatu informasi yang akan sistem dimana lebih dari satu user diimplementasikan. Dengan menggunakan secara bersama satu demikian, analisis dan desain sistem atau lebih perangkat keras, piranti (ANSI) bisa didefinisikan sebagai lunak dan data / informasi, orang dan proses organisasional kompleks prosedur melalui masing-masing dimana sistem informasi berbasis komputer atau workstation. Dengan komputer dapat diimplementasikan adanya pemakaian sumber daya (Hanif, 2007) secara bersama-sama, maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan 2.2. Pengadaan Barang maksimal dan kualitas yang tinggi. Dalam pengadaan barang Selain itu data atau informasi yang digudang melibatkan banyak diakses selalu terbaru, karena setiap transaksi-transaksi meliputi banyak ada perubahan yang terjadi dapat proses diantaranya : (Wahyono, 2006) segera langsung diketahui oleh setiap 1. Kontrol stok gudang pemakai. Stok barang dalam gudang akan Istilah multi user identik dengan senantiasa terkontrol karena jaringan computer, hal ini disebabkan program ini dilengkapi fasilitas karena multi user disebut juga dengan untuk melihat adanya barang- multiple user ( banyak pemakai ) barang yang mendekati habis, guna mempercepat sumber daya guna dari form ini dapat diketahui jenis sistem dan mendapat respon waktu barang yang akan habis sehingga yang cepat serta dapat digunakan oleh segera dapat dilaksanakan order banyak pemakai dalam waktu pembelian baru. Berbagai bersamaan dengan sebuah server informasi yang dapat diambil sebagai kontrolnya, sehingga perlu adalah : adanya sistem yang multiple user. 1) Informasi mengenai jumlah Semua itu memungkinkan terjadi barang yang telah keluar dari karena data yang tidak diolah tidak gudang. tergantung dan menyatu dalam 2) Jumlah barang yang telah program tetapi terlepas dalam satu dibeli dari supplier. kelompok data. (Sahid, 2006). 3) Keadaan stok yang terakhir dalam gudang untuk semua 2.4. Sekilas Tentang Microsoft Visual barang. Basic 2. Data barang masuk Visual Basic merupakan bahasa komputer tersebut saling pemrograman tercepat dan termudah berhubungan dan terorganisir untuk membuat suatu aplikasi dalam (berintegrasi) antara komputer Microsoft Windows. yang satu dengan komputer yang Visual Basic dibuat sebagai langkah lain yaitu antara komputer server pengembangan untuk menyesuaikan (sebagai induknya) dengan BASIC ( Beginers All-Purpose Symbolic komputer terminal atau Client Instruction Code) yang berbasis DOS (sebagai anaknya). Dalam yang tidak mempunyai kemampuan kehidupan sehari-hari, jaringan menggunakan GUI dalam basis windows. dapat diilustrasikan sebagai suatu (Herwindo, ST dan Ali Akbar, ST, 2005). perkumpulan tau kelompok yang saling berhubungan atau saling Visual Basic 6.0 juga merupakan bahasa berkomunikasi antara pemimpin pemrograman Object Oriented dengan bawahan. (Suarna, 2007) Programming (OOP), yaitu pemrograman yang berorientasi objek. Visual Basic 6.0 3. METODE PENELITIAN menyediakan objek-objek yang sangat Untuk mengembangkan suatu sistem kuat, berguna dan mudah dipakai, informasi pengadaan barang berbasis sehingga Visual Basic 6.0 begitu client service diperlukan persiapan dan diidamkan oleh para programmer perencanaan yang teliti. Dalam (Pamungkas Ir, 2000). pengembangan ini akan dikemukakan model pengembangan sebagai dasar 2.5. Jaringan Komputer pengembangan produk. Model yang akan Model dasar komunikasi dikembangkan adalah mengacu pada terdiri dari tiga peralatan model Research and Development (R & komunikasi, yaitu komputer, alat D). Rancangan pengembangan dengan komunikasi dan media desain R & D mempunyai tujuan untuk komunikasi. Data dari komputer mengembangkan dan memvalidasi pengirim dikodekan oleh alat produk. komunikasi yang disebut ecoder, diubah bentuknya sehingga dapat Menurut Sugiyono (2011) ada langkah ditransmisikan lewat media pelaksanaan strategi penelitian dan komunikasi. Sinyal yang tiba pada pengembangan yang dilakukan untuk penerima harus dikodekan kembali menghasilkan produk tertentu untuk ke bentuk semula dengan alat menguji keefektifan produk yang komunikasi yang berupa dekoder. dimaksud. Adapun langkah-langkah Barulah dengan demikian data penelitian dan pengembangan ada dapat diterima oleh komputer sepuluh langkah sebagai berikut: (1) penerima. Potensi dan masalah, (2) Pengumpulan data, (3) Desain produk, (4) Validasi Jaringan komputer adalah desain, (5) Revisi desain, (6) Ujicoba kumpulan dari beberapa komputer, produk, (7) Revisi produk, (8) Ujicoba baik jaringan komputer yang pemakaian, (9) Revisi produk, dan (10) berskala kecil seperti di rumah atau Produksi missal. Adapun bagan langkah- di kantor atau jaringan yang langkah penelitiannya seperti ditunjukkan berskala besar seperti antarkota pada gambar berikut. dan provinsi, atau jaringan komputer yang mendunia Adapun bagan langkah-langkah (internasional) seperti antarbenua penelitiannya seperti ditunjukkan pada atau antardunia, dimana komputer- gambar berikut. 4. HASIL PENELITIAN DAN Form menu merupakan induk dari PEMBAHASAN form-form lain yang ada dalam 1. Input Login program. Form ini juga berfungsi untuk mengelompokkan form-form anak (child) sesuai dengan jenisnya masing-masing (master, transaksi, view, dan laporan). Melalui form ini, pengguna (user) dapat membuka form lebih dari satu. Misalnya pada saat user bekerja pada form input data Spartpart, secara bersama-sama Gambar 4.1 : Form Login dapat membuka form permintaan Spartpart tanpa menutup form input Keterangan gambar 4.1 : data Spartpart. Form input login merupakan pintu 3. Input Data Spartpart pertama untuk membuka program aplikasi. Form ini juga berfungsi sebagai penyaring atau penyeleksi antara pengguna resmi atau pihak yang berwenang menggunakan program dengan para pemakai gelap atau pihak yang tidak berwenang. Dengan kata lain, form ini berfungsi untuk menjaga keamanan data dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. 2. Tampilan Menu Gambar 4.3 : Form Master Spartpart Keterangan gambar 4.3 : Form master Spartpart berfungsi untuk menginput data Spartpart, malihat hasil input , dan untuk melihat jumlah stok Spartpart. 1) Isikan data untuk menambah data. Kode Spartpart diisi manual, Ketik datanya kemudian klik tombol simpan untuk Gambar 4.2 : Tampilan Menu menyimpan dan batal bila akan Keterangan gambar 4.2 : membatalkan proses penyimpanan. Pada saat akan Keterangan gambar 4.4 : menyimpan akan muncul pesan konfirmasi Data Yakin Form master daftar spartpart Spartpart Disimpan Klik Yes bila benar berfungsi untuk melihat daftar akan menyimpannya. Setelah spartpart yang dilakukan oleh petugas proses penyimpanan form akan serta melihat daftar daftar spartpart dalam keadaan mati. Spartpart yang belum masuk. daftar 2) Jika akan menghapus data yang spartpart Spartpart dilakukan jika stok sudah disimpan : Klik combo box suatu Spartpart tertentu jumlahnya Ccari kemudian klik berdasarkan menipis atau habis. apa yang akan dicari, misalnya 4. Input Permintaan Spartpart pilih Kode Spartpart maka sss ketikkan Kode Spartpart yang ingin dicari pada text8 kemudian klik tombol hapus, akan muncul pesan konfirmasi Yakin Data Dihapus? klik yes bila benar ingin menghapus dan klik no bila tidak jadi menghapus data. 3) Jika akan Mengubah data yang sudah disimpan : Klik combo box Ccari kemudian klik berdasarkan apa yang akan dicari, misalnya pilih Kode Spartpart maka ketikkan Kode Spartpart yang Gambar 4.5 : Form Master ingin dicari pada text8 kemudian Permintaan Spartpart klik tombol ubah, semua data 1. Isikan data untuk menambah bisa diubah kecuali Kode data. No Order diisi manual, Spartpart. Klik tombol simpan Ketik datanya kemudian klik untuk menyimpan data yang tombol simpan untuk menyimpan sudah diubah dan klik batal bila dan batal bila akan membatalkan tidak jadi mengubah. proses penyimpanan. Pada saat akan menyimpan akan muncul pesan konfirmasi Data Yakin Disimpan Klik Yes bila benar akan menyimpannya. Setelah proses penyimpanan form akan dalam keadaan mati. 2. Jika akan menghapus data yang sudah disimpan : Klik combo box Ccari kemudian klik berdasarkan apa yang akan dicari, misalnya pilih No Order maka ketikkan No Order yang ingin dicari pada Gambar 4.4 : Form daftar spartpart text8 kemudian klik tombol Spartpart hapus, akan muncul pesan konfirmasi Yakin Data Dihapus? klik yes bila benar ingin menghapus dan klik no bila 4. Input Data Pelanggan tidak jadi menghapus data. 3. Jika akan Mengubah data yang sudah disimpan : Klik combo box Ccari kemudian klik berdasarkan apa yang akan dicari, misalnya pilih No Order maka ketikkan No Order yang ingin dicari pada text8 kemudian klik tombol ubah, semua data bisa diubah kecuali No Order. Klik tombol simpan untuk menyimpan data yang sudah diubah dan klik batal bila Gambar 4.7 : Form Master data tidak jadi mengubah. Pelanggan Spartpart 1. Isikan data untuk menambah data. Kode Costumer diisi manual, Ketik datanya kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan dan batal bila akan membatalkan proses penyimpanan. Pada saat akan menyimpan akan muncul pesan konfirmasi Data Yakin Disimpan Klik Yes bila benar akan menyimpannya. Setelah proses penyimpanan form akan dalam Gambar 4.6 : Form Master Daftar keadaan mati. Permintaan Spartpart 2. Jika akan menghapus data yang sudah Keterangan gambar 4.6 : disimpan : Klik combo box Ccari kemudian klik berdasarkan apa yang Form master permintaan Spartpart akan dicari, misalnya pilih Kode berfungsi untuk mencatat permintaan Costumer maka ketikkan Kode Spartpart yang dilakukan oleh petugas Costumer yang ingin dicari pada serta melihat daftar permintaan text8 kemudian klik tombol hapus, Spartpart yang belum masuk. akan muncul pesan konfirmasi Permintaan Spartpart dilakukan jika Yakin Data Dihapus? klik yes bila stok suatu Spartpart tertentu benar ingin menghapus dan klik no jumlahnya menipis atau habis bila tidak jadi menghapus data. 3. Jika akan Mengubah data yang sudah disimpan : Klik combo box Ccari kemudian klik berdasarkan apa yang akan dicari, misalnya pilih Kode Costumer maka ketikkan Kode Costumer yang ingin dicari pada text8 kemudian klik tombol ubah, semua data bisa diubah kecuali Kode Costumer. Klik tombol simpan untuk menyimpan data yang sudah diubah dan klik batal bila tidak jadi gudang menginput no.order, maka secara mengubah. otomatis akan muncul daftar Spartpart yang pernah dipesan. Pada saat ditekan tombol save, secara otomatis jumlah stok Spartpart yang dimaksud akan bertambah dan daftar permintaan Spartpart dengan no.order tersebut akan terhapus (hilang) karena Spartpart yang dipesan telah selesai diproses dan masuk. 6. Input Transaksi Pengeluaran Spartpart
Gambar 4.8 : Form daftar Pelanggan
Keterangan gambar 4.8 : Form ini berfungsi untuk menginput data-data Pelanggan dan melihat daftar Pelanggan.
5. Input Transaksi Pemasukan
Spartpart Gambar 4.10 : Form Transaksi Pengeluaran Spartpart Keterangan gambar 4.10 : Form ini berfungsi untuk mencatat pengeluaran Spartpart yang dilakukan oleh bagian Spartpart. Pengeluaran Spartpart ini dicatat berdasarkan no.Nota (Bukti Pengeluaran Spartpart) yang dikeluarkan oleh bagian Gudang Gambar 4.9 : Form Transaksi Pemasukan 7. Form View Pemasukan Barang Spartpart Keterangan gambar 4.9: Form ini berfungsi untuk mencatat Pemasukan Spartpart. Pemasukan Spartpart ini adalah Spartpart yang pernah di pesan beberapa waktu lalu yang disimpan melalui form permintaan Spartpart. No.order pada form ini sesuai no.order yang pernah dicatat pada form permintaan Spartpart. Begitu petugas Gambar 4.11 : Form view barang masuk Keterangan gambar 4.11 : Form view barang masuk berfungsi untuk melihat view barang masuk yang ada di gudang
8. Form View Barang Keluar Gambar 4.15 : Hasil Output Laporan Data pemasukanbarang per tanggal
11. Form Laporan Data
pemasukanbarang per periode
Gambar 4.12 : Form view barang
keluar Keterangan gambar 4.12 : Gambar 4.16 : Form Laporan Data Form view barang keluar berfungsi pemasukanbarang untuk melihat view barang keluar yang ada di gudang per periode
9. Hasil Output Laporan Data data
pelanggan
Gambar 4.13 : Form laporan Data
data pelanggan Gambar 4.17 : Hasil Laporan Data 10. Form Laporan Data pemasukan barang per tanggal pemasukanbarang per tanggal 12. Hasil Output Laporan Data dan Stok Spartpart
Gambar 4.14 : Form pemasukan
barang per tanggal
Gambar 4.18 : Form data Spartpart
13. Form Laporan Data pengeluaran dapat merugikan perusahaan baik barang per tanggal waktu atau biaya 5.2. Saran Dengan mempertimbangkan banyak hal yang ada pada Bengkel KUDA MAS Auto Service Semarang, maka penulis memberikan saran yang mungkin dapat dijadikan pertimbangan untuk kelancaran sistem Pengadaan barang pada Bengkel KUDA MAS Auto Service Gambar 4.19 : Form Laporan Data Semarang. adapun saran yang yang pengeluaran barang per tanggal diajukan sebagai berikut : 1. Perlu adanya kerjasama yang baik serta hubungan timbal balik antar bagian dalam perusahaan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dan memperoleh hasil yang maksimal,akurat dan up to date. 2. Sebelum menjalankan sistem Gambar 4.20 : Hasil Laporan Data Pengadaan barang, perlu pengeluaran barang per tanggal diadakan training mengenai system Pengadaan barang 5.1. Kesimpulan tersebut. Dari hasil pengumpulan data 3. Pemeliharaan dan dan analisa, yang penulis laksanakan penyempurnaan sistem harus di Bengkel KUDA MAS Auto terus dilakukan sesuai Service Semarang, maka dapat perkembangan dan kebijakan diambil kesimpulan sebagai berikut : perusahaan agar sistem ini dapat 1. Dengan adanya system befungsi sesuai dengan apa yang pengaadaan barang yang dibangun diinginkan. dapat berjalan secara sistematis Daftar Pustaka sehingga dapat memperlancar Abdul Kadir, 2008, Belajar Database kinerja karyawan. menggunakan MysQl, Yogyakarta: 2. Dengan dibangunnya sistem Penerbit Andi pengadaan barang ini,selisih jumlah barang antara data yang Al Fatah, Hanif,Analisis dan Perancangan terdapat di gudang dengan data Sistem Informasi untuk keunggulan sebenarnya dapat teratasi karena Bersaing Perusahaan dan sistem ini menggunakan suatu Organisasi Modern, AndiOffset, database dan berbasis Client Yogyakarta, 2007 Server. 3. Dengan dibangunnya suatu sistem Alfred Mainassy (2013) dengan judul yang terintegrasi dengan baik Implementasi Kebijakan sehingga dapat menghambat Pengadaan Barang dan Jasa Secara penyampaian suatu informasi atau Elektronik di Kabupaten laporan yang dibutuhkan yang Halmahera. ISSN: 2086-0404 Vol. Sahid, 2006; Jaringan Komputer dan 02 No 12 2013. Komunikasi Data, Yogyakarta: Yudistira,. Deni Mahdiana, 2011, Analisa dan Rancangan system informasi SP Hariningsih, 2008, Teknologi pengadaan barang dengan metode Informasi, Yogyakarta: Penerbit PT. berorientasi objek studi kasus Graha Ilmu PT.Liga. Jurnal Telematika AMIKOM Vol 3 No 2 ISBN 2085- Sudirman, Eko Retnadi, Rina Kurniawati, 725X. 2012, Perancangan Program Aplikasi pengadaan barang Drs Zukifli Amsyah, MLS., 2010, Menggunakan Metode Analisis dan Manajemen Sistem Informasi, Desain Berorientasi Objek Model Jakarta : Penerbit :PT Gramedia Pustaka Unified Approach(UA). ISSN: Utama. 2302-7339 Vol. 09 No 18 2012. Jogiyanto, HM, 2009, Analisis dan Sugiyono. (2011), Metode Penelitian Desain Sistem Informasi, Kuantitatif Kualitatif dan R&D Yogyakarta : Andi Offset Bandung. Alfabeta. Mc.Leod, Raymond, Jr, 2008 Teguh Wahyono, 2006; Sistem Management Information System, Informasi Konsep Dasar, Analis Yogyakarta: Penerbit Andi Desain dan Implementasi, Jogyakarta : Graha Ilmu,. Madcoms, Mahir dalam 7 Hari: Microsoft Visual Basic 6.0 + Biodata Penulis Crystal Report 7, Yogyakarta : Andi Offset, 2010. Teguh Aji Yulianto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S. Kom.), Jurusan Sistem Nana Suarna, 2007; Pemrograman Komputer pada STEKOM PAT Semarang, Aplikasi Database, Bandung: lulus tahun 2014. Yrama Widya