BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang

berhubungan dengan kegiatan administras, kegiatan administras pada suatu kantor pada

dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari

suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan

yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan

dengan kearsipan.

Administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi

identik dengan persuratan atau ketatausahaan. Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri

dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan

tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari

kegiatan administras berupa lembaran kertas yang berisi informasi surat-surat dan

informasi tersebut tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah

pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang administrasi atau ketatausahaan, yaitu

mengelola dokumen dan arsip. Dokumen atau arsip-arsip yang dimiliki perusahaan

merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, dokumen-

dokumen tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. Adapun

tujuan penataan dan penyelenggaraan dokumen kantor, antara lain sebagai berikut :

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip dengan mudah dan cepat

3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang

membutuhkan
Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 1
 4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.

5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa saja jenis-jenis dokumen di kantor Desa Sukahurip?

2. Apa pengertian Arsip?

3. Apa saja macam-macam arsip di kantor Desa Sukahurip?

1.3 Maksud dan Tujuan

a. Maksud pembuatan laporan

Sesuai kurikulum yang berlaku di SMK pada umumnya, maka siswa kelas XII

diwajibkan untuk melaksanakan pendidikan sistem ganda pada instansi / industri

pemerintah maupun swasta. Pembuatan karya tulis ini merupakan suatu laporan dan

salah satu bukti otentik yang menyatakan bahwa penyusunan telah melaksanakan

pendidikan sistem ganda (PSG) di Desa Sukahurip.

Dengan judul laporan mengelola dokumen dan arsip kantor sesuai dengan apa

yang menjadi pekerjaan di kantor dalam mengelola dokumen dan arsip kantor supaya

dapat diterapkan dan diaplikasikan dengan baik sesuai kebutuhan dunia kerja saat ini.

Adapun tujuan dari pembuatan laporan ini adalah:

1. Melatih diri untuk membuat karya tulis ilmiah berupa laporan kegiatan

dengan baik dan benar.

2. Meningkatkan kemampuan siswa dalam mencari solusi untuk mengatasi

permasalahan yang ada di dunia kerja.

3. Agar perusahaan/lembaga/instansi mengetahui sejauh mana tingkat

kemampuan siswa peserta pendidikan sistem ganda (PSG).

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 2
 4. Laporan di susun untuk memenuhi salah satu syarat untuk mengikuti evaluasi

belajar tahap akhir nasional.

5. Mengenterventarisasi kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan di kantor

Desa Sukahurip.

6. Meneliti dan mengenalisa hasil-hasil kegiatan yang telah dilaksanakan di

dinas

7. Laporan di susun sebagai dokumen atau catatan siswa yang akan dijadikan

bahan penilaian ujian.

8. Laporan di susun untuk dijadikan bahan bacaan di perpustakaan.

b. Tujuan

Adapun tujuan masalahnya adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui dan memperluas ilmu tentang pengertian pengelolaan.

2. Untuk mengetahui berbagai pengertian dokumen.

3. Untuk mengetahui jenis-jenis dokumen di kantor Desa Sukahurip.

1.4 Metode dan Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara merupakan percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung

antara narasumber dan pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah untuk

mendapatkan informasi yang tepat dari narasumber yang terpercaya. Wawancara

dilakukan dengan cara penyampaian sejumlah pertanyaan dari wawancara kepada

narasumber.

Bentuk wawancara yang dilakukan adalah wawancara dengan pertanyaan yang

disiapkan terlebih dahulu.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 3
 Jenis wawancara yang saya lakukan untuk mendapat data/informasi di kantor

Desa Sukahurip adalah wawancara bebas, pewawancara bebas menanyakan apa saja

kepada responden, namun harus diperhatikan bahwa pertanyaan itu berhubungan

dengan data-data yang diinginkan. Jika tidak hati-hati kadang-kadang tidak arah

pertanyaan tidak terkendali.

1.5 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda

A. Lokasi

Lokasi/tempat pelaksanaan Pendidikan System Ganda (PSG) di Kantor Desa

Sukahurip Kecamatan Cijambe Kabupaten Subang – Jawa Barat.

Alamat : Jl. Cipeuris No. Km.05, Sukahurip, Kec. Cijambe, Kabupaten Subang,

Jawa Barat Kode Pos 41286.

B. Waktu Pelaksanaan

Waktu pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) Tahun Ajaran 2016/2017

dimulai pada hari Selasa, 06 Septemer 2022 sampai dengan hari Jumat, 04 Nopember

2022.

Waktu masuk dan pulang Pelaksanaan PSG di Kantor Desa Sukahurip

Hari Jam masuk kantor Jam pulang kantor

senin Pkl. 08:30 WIB Pkl. 15:00 WIB

Selasa – Pkl. 08:30 WIB Pkl. 15:00 WIB

kamis

Jum’at Pkl. 08:00 WIB Pkl. 15:00 WIB

Sabtu & Libur Libur

Minggu

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 4
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Pendataan

Pendataan menurut Herlambang (2005), merupakan suatu proses pencatatan

keterangan yang benar dan nyata tentang sesuatu, baik manusia, benda, lingkungan,

maupun kejadian tertentu. Pencatatan ini dimaksudkan sebagai suatu dokumentasi atau

arsip yang dapat digunakan untuk suatu keperluan di masa depan. Adapun keperluan

utama yang lazim menjadi penggagas suatu pendataan adalah pembuatan laporan.

Pembuatan laporan dimaksudkan sebagai dasar atau bahan pertimbangan bagi

pemimpin organisasi/perusahaan untuk mengambil suatu keputusan.

2.2 Pengertian Dokumen

Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata document yang memiliki arti

suatu yang tertulis atau tercetak dan segal benda yang mempunyai keterangan-

keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

Pengertian dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan

alat bukti. Rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa

surat. Bentuk lain dari dokumen misalnya rekaman suara, video, atau notulensi.

Dokumen digunakan untuk mendukung keterangan akan sesuatu keadaan sehingga

posisi keadaan lebih meyakinkan. Keberadaan dokumen sangat penting karena

terbatasnya kemampuan manusia.(pengertian menurut para ahli/hasil wawancara di

tempat PSG).

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 5
2.3 Pengertian Arsip

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai

macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam

rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat warkat, akta, piagam, buku, dan

sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.

Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat terbentuk audio, video dan digital.

2.4 Pengertian Kearsipan

Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip

fale mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan

menggunakan sistem tertu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan

kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria

tertentu. Ruang lingkup kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut :

 Penciptaan. Penerimaan, pengumpulan arsip

 Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip

 Penyimpanan dan pemusnahan arsip

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan

dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital

berupa mikro flem, CD, DVD, hardisk, dan sebagainya yang dapat menghemat ruang

dan biaya. Apa lagi telah hadir cloud computing yang memanfaatkan teknologi internet

untuk penyimpanan file atau dokumen.

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber

informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 6
 yang dibuat maupun di terima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem

kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan

lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

2.5 Pengertian kantor

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda : "kantoor" yang maknanya :

Ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jabatan instansi dan sebagainya.

Dalam bahasa Inggris office memiliki makna yaitu : tempat memberikan pelayanan

(service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor dalam arti dinamis

dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan

pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/pendistribusian

data/informasi.

Dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan

atau kegiatan administras dalam arti sempit.

Sendankan kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas,

instansi, lembaga, jabatan, badan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan

pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian

data/informasi. Selain pengertian- pengertian tersebut.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 7
 BAB III

GAMBARAN UMUM OBJEK PENDIDIKAN SISTEM GANDA

3.1 Keadaan Objek Pendidikan Sistem Ganda

Kantor Desa Sukahurip berada di wilayah Kecamatan Cijambe tepatnya berlokasi

di Jalan Cipeuris Desa Sukahurip Kecamatan Cijambe Kabupayen Subang.

3.2 Sejarah

Desa Sukahurip merupakan desa pemekaran dari Desa Bantarsari pada tahun

1980 dan resminya Desa Sukahurip berdiri tahun 1981. Nama Sukahurip diambil dari

ujung Kampung Sukamulya dan Cikahuripan.

3.3 Visi dan Misi Kantor Desa Sukahurip..

1. Visi

Mewujudkan Pemerintahan Desa yang bersih, inovatif, santun dan berkeadilan

menuju terciptanya masyarakat desa yang Bahagia dan Sejahtera (BAGJA).

2. Misi

1. Membentuk sistem pemerintahan yang terpadu dengan meningkatkan kinerja

Aparatur dan Lembaga Desa sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsinya

(TUPOKSI);

2. Peingkatan pelayanan publik serta menjunjung tinggi hak dasar masyarakat

secara tepat sasaran;

3. Percepatan dan pemerataan pembangunan infrastruktur jalan berskala

prioritas, serta meningkatkan kualitas Pendidikan dan Kesehatan.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 8
 4. Pembangunan sarana air bersih dan irigasi pertanian.

5. Pemberdayaan potensi Sumber Daya Manusia (SDM) dan Sumber Daya

Alam (SDA) untuk membantu meningkatkan kesejahteraan masyarakat

sehingga mendorong terbentuknya BUMDES yang mandiri.

3.4 Tugas Pokok dan Fungsi

A. Kepala Desa

1. Kepala Desa berkedudukan sebagai Kepala Pemerintahan Desa yang

memimpin penyelenggaraan Pemerintahan Desa.

2. Kepala Desa bertugas menyelenggarakan Pemerintahan Desa, melaksanakan

pembangunan Desa, pembinaan kemasyarakatan Desa, dan pemberdayaan

masyarakat Desa.

3. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Kepala Desa mempunyai wewenang:

a. memimpin penyelenggaraan Pemerintahan Desa;

b. mengangkat dan memberhentikan Perangkat Desa;

c. memegang kekuasaan pengelolaan Keuangan dan Aset Desa;

d. menetapkan Peraturan Desa;

e. menetapkan APB Desa;

f. membina kehidupan masyarakat Desa;

g. membina ketenteraman dan ketertiban masyarakat Desa;

h. membina dan meningkatkan perekonomian desa serta

i. mengintegrasikannya agar mencapai perekonomian skala produktif untuk

sebesar besarnya kemakmuran masyarakat desa

j. mengembangkan sumber pendapatan desa;

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 9
 k. mengusulkan dan menerima pelimpahan sebagian kekayaan negara guna

meningkatkan kesejahteraan masyarakat desa;

l. mengembangkan kehidupan sosial masyarakat desa;

m. mengembangkan dan membina kebudayaan masyarakat desa;

n. memanfaatkan teknologi tepat guna;

o. mengoordinasikan pembangunan desa secara partisipatif;

p. mengadakan kerjasama dengan pihak lain sesuai peraturan perundang-

undangan;

q. mewakili Desa di dalam dan di luar pengadilan atau menunjuk kuasa

hukum untuk mewakilinya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan;

4. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Kepala Desa mempunyai hak:

a. mengusulkan struktur organisasi dan tata kerja Pemerintah Desa;

b. mengajukan rancangan dan menetapkan Peraturan Desa;

c. menerima penghasilan tetap setiap bulan, tunjangan, dan penerimaan

lainnya yang sah serta mendapat jaminan kesehatan;

d. mendapatkan cuti;

e. mendapatkan perlindungan hukum atas kebijakan yang dilaksanakan; dan

f. memberikan mandat pelaksanaan tugas dan kewajiban lainnya kepada

Perangkat Desa.

5. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Kepala Desa mempunyai kewajiban:

a. memegang teguh dan mengamalkan Pancasila, melaksanakan Undang-

Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, serta

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 10
 mempertahankan dan memelihara keutuhan Negara Kesatuan Republik

Indonesia, dan Bhinneka Tunggal Ika;

b. meningkatkan kesejahteraan masyarakat Desa;

c. memelihara ketenteraman dan ketertiban masyarakat Desa;

d. mentaati dan menegakkan peraturan perundang-undangan;

e. melaksanakan kehidupan demokrasi dan berkeadilan gender;

f. melaksanakan prinsip tata Pemerintahan Desa yang akuntabel, transparan,

professional, efektif dan efisien, bersih, serta bebas dari kolusi, korupsi

dan nepotisme;

g. menjalin kerja sama dan koordinasi dengan seluruh pemangku

kepentingan di Desa;

h. menyelenggarakan administrasi pemerintahan Desa yang baik;

i. mengelola keuangan dan aset Desa;

j. melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Desa;

k. menyelesaikan perselisihan masyarakat di Desa;

l. mengembangkan perekonomian masyarakat Desa;

m. mengembangkan kehidupan sosial masyarakat desa;

n. mengembangkan dan membina kebudayaan masyarakat desa;

o. memberdayakan masyarakat dan lembaga kemasyarakatan diDesa;

p. mengembangkan potensi sumber daya alam dan melestarikan lingkungan

hidup; dan

q. memberikan informasi kepada masyarakat Desa.

6. Dalam melaksanakan tugas, fungsi, kewenangan, hak dan kewajiban Kepala

Desa wajib:

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 11
 a. menyampaikan laporan penyelenggaraan pemerintahan desa setiap akhir

tahun anggaran kepada Bupati;

b. menyampaikan laporan penyelenggaraan pemerintahan desa pada

akhirmasa jabatan kepada Bupati;

c. memberikan laporan keterangan penyelenggaraan pemerintahan desa

secara tertulis kepada BPD setiap akhir tahun anggaran; dan

d. memberikan dan/atau menyebarluaskan informasi penyelenggaraan

pemerintahan desa kepada masyarakat setiap akhir tahun anggaran.

B. SEKRETARIS DESA

1. Sekretaris Desa berkedudukan sebagai unsur pimpinan Sekretariat Desa.

2. Sekretaris Desa bertugas membantu Kepala Desa dalam bidang administrasi

pemerintahan.

3. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (2),

Sekretaris Desa mempunyai fungsi:

a. Melaksanakan urusan ketatausahaan seperti tata naskah, administrasi surat

menyurat, arsip, dan ekspedisi.

b. Melaksanakan urusan umum seperti penataan administrasi perangkat desa,

penyediaan prasarana perangkat desa dan kantor, penyiapan rapat,

pengadministrasian aset, inventarisasi, perjalanan dinas, dan pelayanan

umum.

c. Melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan administrasi

keuangan, administrasi sumber-sumber pendapatan dan pengeluaran,

verifikasi administrasi keuangan, dan admnistrasi penghasilan Kepala

Desa, Perangkat Desa, BPD, dan lembaga pemerintahan desa lainnya.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 12
 d. Melaksanakan urusan perencanaan seperti menyusun rencana anggaran

pendapatan dan belanja desa, menginventarisir data-data dalam rangka

pembangunan, melakukan monitoring dan evaluasi program, serta

penyusunan laporan.

e. Melaksanakan buku administrasi desa sesuai dengan bidang tugas

Sekretaris Desa atau sesuai dengan Keputusan Kepala Desa.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Desa dan Pemerintah

yang lebih tinggi.

C. KEPALA SEKSI PEMERINTAHAN

1. Kepala seksi pemerintahan berkedudukan sebagai unsur pelaksana teknis di

bidang pemerintahan.

2. Kepala seksi pemerintahan bertugas membantu Kepala Desa sebagai pelaksana

tugas operasional di bidang pemerintahan.

3. Untuk melaksanakan tugas Kepala Seksi pemerintahan mempunyai fungsi:

a. Melaksanakan manajemen tata praja Pemerintahan Desa;

b. Menyusun rancangan regulasi desa;

c. Melaksanakan pembinaan masalah pertanahan;

d. Melaksanakan pembinaan ketenteraman dan ketertiban masyarakat Desa;

e. Melaksanakan upaya perlindungan masyarakat Desa;

f. Melaksanakan pembinaan masalah kependudukan;

g. Melaksanakan penataan dan pengelolaan wilayah Desa;

h. Melaksanakan pendataan dan pengelolaan Profil Desa;

i. Melakukan tugas – tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

D. KEPALA URUSAN UMUM

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 13
 1. Kepala urusan umum berkedudukan sebagai unsur staf sekretariat.

2. Kepala urusan umum bertugas membantu Sekretaris Desa dalam urusan

pelayanan administrasi pendukung pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan.

3. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

4. Untuk melaksanakan tugas kepala urusan umum mempunyai fungsi:

a. Melaksanakan urusan ketatausahaan seperti tata naskah dinas;

b. Melaksanakan administrasi surat menyurat;

c. Melaksanakan arsiparis dan ekspedisi pemerintahan desa;

d. Melaksanakan penataan administrasi Perangkat Desa;

e. Penyediaan prasarana Perangkat Desa dan Kantor;

f. Penyiapan rapat-rapat;

g. Pengadministrasian aset desa;

h. Pengadministrasian inventarisasi desa;

i. Pengadministrasian perjalanan dinas;

j. Melaksanakan pelayanan umum.

E. KEPALA URUSAN KEUANGAN

1. Kepala urusan perencanaan berkedudukan sebagai unsur staf sekretariat.

2. Kepala urusan perencanaan bertugas membantu Sekretaris Desa dalam urusan

pelayanan administrasi pendukung pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan.

3. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

4. Untuk melaksanakan tugas kepala urusan perencanaan mempunyai fungsi:

a. Mengkoordinasikan urusan perencanaan Desa;

b. Menyusun RAPBDes;

c. Menginventarisir data-data dalam rangka pembangunan Desa;

d. Melakukan monitoring dan evaluasi program Pemerintahan Desa;

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 14
 e. Menyusun rencana pembangunan jangka menengah desa (RPJMDesa) dan

rencana kerja pemerintah desa (RKPDesa);

f. Menyusun laporan kegiatan Desa;

g. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

F. KEPALA SEKSI KESEJAHTERAAN

1. Kepala seksi kesejahteraan berkedudukan sebagai unsur pelaksana teknis di

bidang kesejahteraan.

2. Kepala seksi kesejahteraan bertugas membantu Kepala Desa sebagai pelaksana

tugas operasional di bidang kesejahteraan.

3. Untuk melaksanakan tugas Kepala Seksi kesejahteraan mempunyai fungsi:

a. Melaksanakan tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat di bidang sosial

budaya;

b. Melaksanakan tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat di bidang

ekonomi;

c. Melaksanakan tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat di bidang

politik;

d. Melaksanakan tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat di bidang

lingkungan hidup;

e. Melaksanakan tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat di bidang

pemberdayaan keluarga;

f. Melaksanakan tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat di bidang

pemuda, olah raga dan karang taruna;

g. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 15
3.5 Susunan Organisasi Kantor Desa Sukahurip

3.6 Keadaan Pegawai

NO NAMA JABATAN PENDIDIKAN

1 Denny Setiawan Permadhy Kepala Desa SLTA

2 Ma’mun Munawar Sekretaris Desa SLTA

3 Entju Samsudin Ketua BPD SLTA

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 16
 4 Ahman Kasi Pem SLTA

5 Hendrik Wahono Kasi Kesra SLTA

6 Dani Hermawan Kaur Keuangan SLTA

7 Yuni Yustiawati Kaur Umum SLTA

8 Endang Febriana Operator Desa S1

9 Wahyudin Staf SLTA

10 Maman Surahman Kadus I SLTA

11 Marno Herwanto Kadus II SLTA

12 Rohandi Kadus III SLTA

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 17
 BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Pengertian pengelolaan atau mengelola

Mengelola atau pengelolaan berasal dari kata kelola/ke'lo'la/, mengelola /

me'nge'lo'la yang artinya

1. Mengendalikan, menyelenggarakan (pemerintahan dan sebagainya)

2. Mengurus (perusahaan, proyek dan sebagainya).

Pengelola adalah orang yang mengelola suatu pekerjaan atau proyek (proyek

manager).

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, kata pengelolaan, mempunyai arti

yaitu proses, cara atau perbuatan yang memberikan pengawasan pada semua hal atau

aspek yang terlibat pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan

menggerakkan tenaga orang lain.

4.2 Pengertian dokumen

 Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu

yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan

dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

 Pengertian dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat

bukti rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 18
  Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sipatnya tertulis atau tercetak yang

berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keteranga.

1.3. Jenis-jenis dokumen di kantor desa sukahurip

a. Jenis-jenis dokumen dari segi pemakaiannya yang ada di kantor desa sukahurip

1. Dokumen pribadi, yaitu salah satu catatan resmi berupa surat berharga yang

bersifat tertulis ataupun cetak dan pada umumnya bersifat formal, adapun

kegunaannya sebagai bukti yang menyangkut kepentingan pribadi atau

perorangan.

Contohnya:

 KTP ( Kartu Tanda Penduduk )

 Ijazah

 Akte kelahiran

 Surat nikah

 Surat pengantar tidak masuk kantor

 STNK

 SIM

 Dan surat lainnya yang bersifat pribadi

2. Dokumen niaga, yaitu surat berharga yang bersifat tertulis atau cetakan yang

bersifat lebih umum dan digunakan oleh lembaga / perusahaan tertentu dalam

urusan perniagaan, termasuk perdagangan atau pembelian barang dan jasa.

3. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang bersifat lebih formal dan lebih resmi

dibandingkan dengan jenis dokumen lainnya. Adapun fungsi dari dokumen

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 19
 pemerintah ini adalah berupa informasi ketatanegaraan suatu pemerintah atau

suatu negara yang digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintah

dalam suatu negara.

4. Dokumen sejar, yaitu dokumen yang didominasi oleh surat-surat berharga,

dokumen sejarah umumnya lebih pungsional dan lebih konkret dibandingkan

dengan jenis dokumen lainnya. Dokumen sejarah berkaitan dengan sejarah yang

berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa

lampau.

b. Jenis-jenis dokumen dari segi fungsinya yang ada di kantor desa sukahurip

1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang digunakan secara langsung di dalam

proses pekerjaan/ digunakan langsung pada saat jam kerja berlangsung.

2. Dokumen statis, adalah dokumen yang tidak digunakan secara langsung dalam

proses pekerjaan/ digunakan pada saat tertentu saja (dibutuhkan).

c. Jenis-jenis dokumen dari segi ruang lingkupnya yang ada di kantor desa sukahurip

1. Dokumen corporal, adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam

proses penyelenggaraan pekerjaan.

2. Dokumen riteral, adalah dokumen yang ditulis, direkam, dicetak, dan

digambarkan.

3. Dokumen private, adalah dokumen yang bersifat berupa surat atau arsip.

4.4 Manfaat atau kegunaan dokumen

1. Memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen pada yang memerlukan.

2. Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 20
 3. Menyimpan dan menyelamatkan pisik dokumen dan isi dokumen.

4. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

5. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian pada ilmuan.

6. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara.

7. Dapat menjamin keutuhan informasi yang memuat dalam dokumen.

4.5 Cara merawat dokumen di desa sukahurip

 Memastikan dokumen disimpan ditempat yang aman.

 Menjauhkan dari air, minyak dan debu

 Mengatur letak penyimpanan dokumen sesuai dengan tanggal dan tahunnya.

4.6 Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang

artinya peti untuk penyimpanan sesuatu. Semual arsip itu memang menunjukkan tempat atau

gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung

menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Dalam bahasa latin, yaitu Felum (Bundel) yang artinya tali atau benang dalam bahas

Inggris, yaitu archieve yang artinya kumpulan warkat; "record" artinya catatan; " fale" yang

artinya sekumpulan informasi atau warkat.

4.7 Macam-macam arsip di kantor desa sukahurip

1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 3 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, adalah arsip yang berhbungan dengan masalah kepegawaian

Contohnya : Daftar riwayat hidup pegawai, Surat-surat pengangkatan pegawai,

kartu TIK pegawai, kartu pegawai dan surat lamaran.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 21
 b. Arsip keuangan, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan dan

ada sangkut pautnya dengan bendahara.

Contohnya : Surat perintah membayar (SPM) tunai, surat perintah membayar

(SPM) giral, surat pemerintah pembayaran, surat penagihan, daftar gaji pegawai,

surat pertanggung jawaban mengenai ganti rugi.

c. Arsip pemasaran, adalah arsip yang bekaitan dengan masalah pemasaran.

Contohnya: Surat penawaran, surat pesanan, surat permintaan kebutahan barang,

daftar harga barang.

2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya

a. Surat

Yaitu sitiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang

berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

Contohnya: Notulen rapat, laporan-laporan, kualitas, naskah berita acara, kartu

pegawai, table, gambar atu bagan, grafik.

b. Pita rekaman

Yaitu pintu atau alat yang digunakan untuk merekam suara.

c. Mikro film

Merupakan teknik pengurangan sebuah gambar menjadi lebih kecil dimana

gambar tersebut tidak dapat dibaca tanpa alat bant. Penggunaan mikrofolm

menjadi mingkat secara luar biasa karna ada pengakuan bahwa sebagai besar

buku, majalah, dan surat kabar memiliki kualitas kertas dan cetak yang buruk.

d. Disket

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 22
 Adalah perangkat penyimpanan data yang terdiri atas sebuah medium

penyimpanan magnetis bulat atau tipis dan lentur, dilapisi persigi yang berbentuk

persegi panjang.

e. Compact disc

Adalah sebuah pirigan bundar yang terbuat dari logam atau plastic berlapis

bahan yang dapat dialiri listrik sehingga bersifat magnet.

f. Flash disk

Adalah penimpanan data/file yang berupa NANAD. Didalam perangkat ini,

tertanam controller dan memori penyimpanan data yang bersifat non-volatile alias

tidak akan hilang meskipun tidak terdappat daya listrik.

3. Arsip menurut nilai gunanya

a. Arsip bernilai informas

b. Arsip bernilai administrasi

c. Arsip bernilai hukum

d. Arsip bernilai sejarah

e. Arsip bernilai keuangan

f. Arsip bernilai dokumentasi

4. Arsip menurut sifat kepentingannya.

a. Arsip penting, yaitu mempunyai nilai hokum, pendidikan, keuangan dokumen,

sejarah, dan sebagainya. Contohnya: Surat perjanjian

b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhrnya tidak berguna lagi pada

saat informasnya sudah berlalu. Contohnya: Surat lamaran kerja pegawai.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 23
 c. Arsip tak penting, yaitu surat yang hanya memiliki kegunaan informasi saja.

Contohnya: Surat undangan.

d. Arsip sangat penting / vital, yaitu arsip yng bersifat permanen, disimpan untuk

selama-lamanya. Contohnya: akte, ijaza, buku induk pegawai.

5. Arsip menurut fungsinya

a. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dana tau penyelenggaraan administrasi.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam

perencanaan, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-

hari.

6. Jenis arsip berdasarkan masalah

 Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya,

kuitansi, giro, cek.

 Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.

Contohnya, catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.

 Personal record, arsip yang berhubungan dengan maslah kepegawaian.

Contoh: Surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.

7. Jenis arsip berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

 Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku

ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

 Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.

Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas:

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 24
  Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu

tempat tertentu.

 Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara

nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut

dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

 Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam

suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena

khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8 Pengertian Kearsipan

Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip

(file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan

menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 25
 ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan

kriteria tertentu. Ruang lingkup kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:

 penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip

 pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip

 penyimpanan dan pemusnahan arsip

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan

dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital

berupa mikro film, cd, dvd, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan

biaya. Apalagi telah hadir cloud computing yang memanfaatkan teknologi internet

untuk penyimpanan file atau dokumen.

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber

informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip

yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem

Kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan

lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

4.9 Prosedur Penanganan Kearsipan di Kantor Desa Sukahurip

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan

kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem

ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali

menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini

dikarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat.

Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal

sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan,

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 26
 dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam

setiap tahun maschi, (dimulai dari Januari, Februari, sampai dengan Desember), dan

jumlah tanggal pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).

Daftar klarifikasi tanggal terdiri dari:

Tahun (tanggal utama)

Bulan (sub tanggal)

Tanggal (sub-sub tanggal)

A. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem

tanggal antara lain sebagai berikut:

a. Filling Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada

umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa

saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah

yang banyak.

b. Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide

sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan

maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 27
 c. HangingFolder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu

tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak

jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

B. Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasamya sama dengan

langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

1) Memeriksa Surat/ berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan

menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.

Contoh: Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret

2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

2) Mengindeks

Tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal.

Contoh: Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal

(Maret), sub-sub tanggal (1).

3) Mengode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan

menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini

dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

4) Menyortir

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 28
 Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir

dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

5) Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai

dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan

pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode

1. Perlu diingat bahwa penyimpanan system tanggal pun harus menyediakan kartu

indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat

juga.

C. Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal yaitu sebagai

berikut:

 Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat.

Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih

tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5

Februari 2012.

 Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari

didalam hanging folder 5.

D. Prosedur penanganan Surat Sistem Buku Agenda

a. Surat Masuk

 Surat diterima oleh bagian kearsipan

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 29
  Surat dikelompokan misalnya Surat Biasa, Surat Pengantar, Surat Perintah,

Berita Acara, dll.

 Surat kemudian dicatat di buku Agenda Surat Masuk oleh bagian kearsipan

 Kemudian surat di Disposisi

 Surat di foto copy 2 rangkap, yang asli diserahkan kepada yang bersangkutan,

hasil foto copy disimpan dibagian arsip.

 Kemudian surat di diserahkan kepada yang bersangkutan (Kepala Desa

Sukahurip, Sekretaris Desa, bendahara ataupun staff lainnya)

 Surat ditindak lanjuti oleh pihak yang dituju sesuai dengan disposisi dari

Kepala Desa/ sekretaris Desa

b. Surat Keluar

 Diawali dengan adanya perintah/ intruksi pembuatan surat

 Pembuatan konsep surat oleh bagian yang diperintah

 Konsep surat diserahkan kepada bagian yang memerintah untuk meminta

persetujuan

 Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat keluar ke bagian

kearsipan di buku agenda surat keluar

 Kemudian Surat diketik oleh bagian yang diperintah

 Print Surat tersebut, kemudian minta tanda tangan ke bagian yang memerintah

pembuatan surat.

 Stampel surat tersebut

 Foto copy 2 rangkap, yang asli di kirimkan ke bagian yang dituju dan hasil

foto copy di serahkan ke bagian kearsipan untuk di arsipkan.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 30
 Tata kearsipan (Filling System) di kantor Desa Sukahurip Kec. Cijambe kabupaten

Subang Menggunakan Sistem Tanggal.

E. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

 Tentukan terlebih dahulu surat apa atau tanggal berapa surat yang akan dicari

 Sebelum surat dicari langsung di Ordner/ tempat penyimpanan arsip, lihat

terlebih dahulu dibuku Agenda surat masuk atau keluar

 Lihat tanggal surat yang dibutuhkan dibuku agenda karena di Kantor Desa

Sukahurip menggunakan sistem tanggal

 Setelah berhasil ditemukan lalu cari bentuk fisiknya di ordner tempat

penyimpanan arsip.

4.10 Peralatan Kearsipan Yang Ada di Kantor Desa Sukahurip

1. Lemari arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk

arsip Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan daun

pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong. atau menggunakan kaca Penyusunan

arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih

dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar

(horizontal) dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map.

2. Rak Arsip

Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun

secara laletral (leteral). Arsip arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 31
 dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatan dirak

arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang bergua untuk

menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi

ataupun kayu.

3. Map arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk

menyimpan arsip. Arsip yang di disimpan tidak terlalu banyak sekitar 10-50 lembar.

Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map.

4. Stopmap folio,

Yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini

berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

5. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya

terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi

dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika

diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang

lebih 500 lembar arsip/surat.

6. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 32
 komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples Stapler dan

staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.

Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur

tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan

stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang

bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

 Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membundel

max 10 lembar kertas

 Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu

membundel 10-20 lembar kertas

 Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membundel

lebih dari 20 lembar kertas.

7. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan

dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat

lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan

perforator adalah sebagai berikut:

 Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar

paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi

kertas diratakan.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 33
  Laporan PSG-SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun 2022

 Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas

menyentuh batas tepi perforator

 Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas

berlubang

8. Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak

terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan

pada rak arsip (lateral berderet kesamping)

9. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip

dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan

sebagainya. Alat ini mempunyai beragam: bentuk desain, karena sangat tergantung

dengan perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan

data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastic

Alat-alat tersebut dangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,

baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti

perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang

10. Buku Arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 34
  lemari arsip

 rak arsip

 buku disposisi

4.11 Tujuan pengelolaan arsip

 Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

 Mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat

 Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip

 Menghemat tempat penyimpanan arsip

 Menjaga kerahasiaan arsip

 Menjaga kelestarian arsip

 Menyelamatkan pertanggung jawaban tentang perencanaan, pelaksanaan

penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan

4.12 Pengertian Kantor

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda "kantoor", yang

maknanya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan

sebagainya. Dalam bahasa Inggris "office" memiliki makna yaitu: tempat memberikan

pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis

dan kantor dalam arti statis.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 35
 Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan

pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/

pendistribusian data/informasi.

Dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan ketatausahaan atau

kegiatan administrasi dalam arti sempit kegiatan administrasi dalam arti sempit.

Sedangkan kantor dalam arti staris bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja,

markas, biro, instansi, lembaga, jabatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan

penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan

penyampaian pendistribusian data/ informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut.

4.13 Cara Mengelola Dokumen Dan Arsip

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah. warkat)

dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan

untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena

itu, didalam kearsipan terkandung unsur-unsur

1. Kegiatan penerimaan,

2. Penyimpanan,

3. Temu balik, dan

4. Penyusutan arsip

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 36
 Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Oleh karena itu,

hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara

penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, schingga mudah ditemu balikkan atau

ditemukan kembali sewaktu waktu diperlukan, serta langkah langkah apa yang perlu

diikuti dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan

penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan

asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing

kantor/instansi yang bersangkutan.

Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat

a. mengatur,

b. menyusun,

c. serta mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya

dengan cara yang paling tepat.

d. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam

pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi

kerja kantor.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 37
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat di ambil setelah melakukan pembahasan laporan ini

adalah sebagai berikut:

1. Mengelola atau pengelolaan artinya mengendalikan, menyelenggarakan

(pemerintahan dan schagainya). Mengurus (perusahaan, proyek dan sebagainya).

2. Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis alau tercetak

yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.

3. Jenis jenis dokumen antara lain dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen

pemerintah, dokumen sejarah, dokumen dinamis, dokumen statis, dokumen

korporal, dokumen riteral, dokumen pripat.

4. Manfaat dokumen adalah untuk memberikan bantuan informasi, sebagai alat bukti

keterangan

5. Cara merawat dokumen adalah dengan membiasakan menyimpan dokumen

ditempat khusus dan mengatur letak sesuai dengan sistem yang digunakan agar

dokumen tidak mudah rusak dan gampang ditemukan kembali.

6. Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan

dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu

sebagai bahan komunikasi dan informasi.

7. Macam-macam arsip diantaranya adalah arsip kepegawaian, keuangan, pemasaran,

arsip penting, arsip biasa, arsip tidak penting, arsip vital, arsip dinamis, arsip statis,

arsip tertutup, arsip terbuka, arsip sentral, arsip pemerintah dan arsip unit.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 38
 8. Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip

(file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.

9. Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan

kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. 10.

Pengertian kantor adalah ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan,

jabatan instansi dan sebagainya.

11. Cara mengelola dokumen adalah dengan cara mengatur. menyusun, mengumpulkan

dan menata arsip

12. Salah satu tujuan pengelolaan arsip adalah untuk mempermudah mendapatkan

kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat.

13. Jenis peralatan kearsipan diantaranya adalah lemari arsip, tak arsip, map arsip,

stopmap polio, ordner, stapler, perforator kotak/box dan penyimpanan khusus.

5.2 Saran – Saran

a. Saran untuk Kantor Desa Sukahurip

Adapun saran yang dapat kami kemukakan dalam pembuatan laporan ini. baik

bagi kami selaku Siswa-siswi yang melakukan PSG, pihak pengelola PSG maupun

bagi pihak Desa Sukahurip Kecamatan Cijambe Kabupaten Subang yaitu:

1. Diharapkan bagi instansi untuk lebih meningkatkan motivasi kerja yang

maksimal agar hasil kerja yang dicapai lebih baik, serta diharapkan agar semua

komponen lebih disiplin waktu.

2. Lebih memanfaatkan IPTEK secara optimal dan potensial.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 39
 3. Kami berharap Kantor Desa Sukahurip senantiasa akan bersedia menerima siswa

SMK Riyadhul Jannah Cijambe untuk pelaksanaan Praktek Kerja Industri pada

angkatan berikutnya.

4. Kami berharap Kantor Desa Sukahurip, tidak ada rasa bosan untuk selalu

memberikan bimbingan dan arahan kepada kami sebagai siswa PSG, baik

angkatan tahun ini maupun angkatan tahun yang akan datang untuk menuju ke

hal-hal yang bisa mempertanggung jawabkan pekerjaan yang diberikan dari

Instansi masing-masing.

5. Kami jaga berharap agar materi yang diberikan sesuai dengan jurusan masing-

masing dan bisa di pertanggung jawabkan di sekolah.

b. Saran untuk Pihak Sekolah

a. Sebaiknya bagi pihak sekolah mempersiapkan lebih mengembangkan

pengetahuan tentang Microsoft Office dan Pengelolaan kearsipan, sebelum

diberangkatkan Karena sesuai dengan yang kami dapatkan di lapangan, kami

lebih banyak membuat laporan atau pembuatan surat menggunakan Microsoft

Office Word dan Excel. Serta pengagendaan surat masuk dan keluar dengan

berbagai macam system.

b. Kami juga mengharapkan semoga SMK Riyadhul Jannah Cijambe memilih

kantor yang bisa menambah pengetahuan dan pengalaman kerja bagi siswa.

c. Kami sebagai pelaksana tahun ini mengaharapkan agar dalam perencanaan PSG

bagi siswa SMK Riyadhul Jannah Cijambe yang akan di langsungkan pada tahun

yang akan datang, sebaiknya menyiapkan beberapa kantor agar siswanya bisa

mendapatkan tugas yang betul-betul bisa dikerjakan, lewat panduan pegawai

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 40
 dalam kantor tersebut, sekaligus dapat bermanfaat dan sebagai pengalaman kerja

bagi siswa yang melaksanakan praktek tersebut, sehingga mereka tidak merasa

rugi, baik dari segi biaya maupun tenaga dan waktunya.

d. Kami juga mengharapkan agar siswa yang akan mengikuti PSG pada angkatan

berikutnya, terbagi paling banyak 5 orang dalam satu kantor, agar tidak terjadi

kebosanan dalam kantor tersebut.

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 41
 DAFTAR PUSTAKA

1. Browsing:

 http://matiustumanan.blogspot.co.id/2012/09/laporan-psg-aministrasi-erkantoran-

smk.html

 https://amahabas.wordpress.com/diary/teori-organisasi-umum/tugas-1/ruang-

lingkup

 http://lilismartini.blogspot.co.id/2012/10/fungsi-fungsi-organisasi.html

 http://www.lahiva.com/pengertian-organisasi-ciriciri-tujuan-unsur-teori/

http://www.kanalinfo.web.id/2016/09/pengertian arsip-dan-kearsipan.html

 Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia.

 Amsyah, Z. 2008. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

2. Study Kepustakaan

 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan-

ketentuan Pokok Kearsipan

 Modul kearsipan SMK/SMA kelas XI Administrasi perkantoran

 Modul MAPDTK kelas XI AP

 Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga

 Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico

Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 42
Laporan Pendidikan Sistem Ganda SMK Riyadhul Jannah Cijambe Tahun Pelajaran 2022/2023 43