Nama : Jimmy Pranata

NIM : 044411947
Prodi : Ilmu Administrasi Negara
UT : UT Denpasar

Tugas Tutorial 3
No Skor Sumber Tugas
Tugas Tutorial
. Maksimal Tutorial
1. Laporan adalah salah satu sarana untuk 30 Modul 7 BMP
menyampaikan informasi, yang memberikan ADPU 4331
gambaran tentang apa, dimana, dan siapa yang Administrasi
bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian Perkantoran
tersebut. Oleh karena itu laporan harus dibuat
sebaik mungkin, baik dalam penampilan fisiknya
maupun kelengkapan informasinya.
Tugas Anda adalah membuat contoh laporan hasil
kegiatan/pekerjaan kantor yang ada di lembaga
pemerintah/swasta dan lainnya.
2. Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2019 adalah 40 Modul 8 BMP
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai ADPU 4331
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Administrasi
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat Perkantoran
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu sebagai
sebuah rekaman kejadian atau peristiwa, arsip
harus ditata dengan pemberkasan yang tepat.
Tugas Anda adalah menjelaskan dan menunjukkan
contoh pemberkasan arsip yang tepat.
3. Salah satu masalah yang dihadapi oleh organisasi 30 Modul 9 BMP
adalah efisiensi kerja. Oleh karena itu setiap ADPU 4331
aktivitas kerja perlu direncanakan, dilaksanakan Administrasi
dan dikendalikan secara baik. Perkantoran
Tugas Anda adalah menunjukkan contoh kasus
penanganan efisiensi pekerjaan kantor.
*coret yang tidak sesuai

Jawab :

1. Laporan Kegiatan
 LAPORAN KEGIATAN PERKEMAHAN JUM’AT SABTU MINGGU DALAM
RANGKA KEGIATAN EKSTRAKURIKULER TAHUN AJARAN 2018/2019

I. Latar Belakang
Perkemahan Jumat Sabtu Minggu (Perjusami) adalah kegiatan perkemahan yang
dilaksanakan oleh anggota pramuka GUDEP 034 SMPN 1 Merawang . Perjusami bisa
dilakukan untuk berbagai tujuan, namun utamanya dilakukan untuk memperingati dan
meresmikan kenaikan tingkat anggota pramuka. Siswa baru yang diterima di SMPN 1
Merawang akan secara otomatis masuk sebagai anggota pramuka Penegak. Gugus
depan SMPN 1 Merawang berkewajiban untuk menjalankan upacara peresmian
tersebut dalam sebuah kegiatan perkemahan Jumat Sabtu Minggu (Perjusami).
Kegiatan ini dilaksanakan pada pertengahan tahun pembelajaran dan memiliki
beberapa tujuan serta manfaat khusus.

II. Tujuan Kegiatan

Melalui kegiatan Perjusami, maka diharapkan siswa/i SMPN 1 Merawang akan:
1. Menanamkan rasa cinta akanlingkungan hidup
2. Memiliki jiwa patriotisme, pemberani, jujur, berakhlak mulia, dan mampu
bekerja sama.
3. Menyiapkan calon-calon generasi penerus bangsa yang berkualitas dan siap
terjun dalam masyarakat.

III. Anggaran Dana

Kegiatan Perjusami yang dilaksanakan dan dipanitiai oleh Gerakan Pramuka Gugus
Depan SMPN 1 Merawangini didanai dari:
1. Sumbangan bantuan operasional sekolah (BOS).
2. Sumbangan dari seluruh anggota pramuka.

IV. Jadwal Kegiatan

Kegiatan Perjusami dilaksanakan pada:
Hari: Jum’at - Minggu
Tanggal: 20-22 Desember 2018
Tempat: Pantai Emas Desa Air Anyir
Jumlah peserta: 50 siswa
V. Hasil Kegiatan
Kegiatan Perjusami kegiatan ektrakurikulertelah diselenggarakan dengan baik dan
lancar. Kegiatan dimulai dengan apel pembukaan pada hari Jumat, 20 Desember 2018
pukul 07.00 WIB dan diakhiri dengan apel penutup pada hari Minggu, 22 Desember
2018 pukul 15.00 WIB. Peserta Perjusami mengikuti instruksi dan jadwal kegiatan
dengan tertib sesuai arahan dari panitia. Namun, masih banyak para peserta Perjusami
yang tidak membawa kelengkapan yang dipersyaratkan dengan berbagai alasan.
Kondisi ini menjadi tanda bahwa masih terdapat berbagai kendala kedisiplinan dalam
diri siswa.

VI. Kesimpulan Kegiatan

Persami yang dilakukan di Pantai Emas Desa Air Anyirsudah dilaksanakan dengan
baik dan lancar, meskipun dengan anggaran dan kondisi yang terbatas serta kondisi
cuaca yang kurang bersahabat di hari pertama. Siswa baru yang menjadi peserta
Perjusami bisa mendapatkan berbagai manfaat, terutamarasa memiliki,kedisiplinan,
kerjasama, kekompakan, dan juga sifat berani. Acara Perjusami ini diharapkan bisa
menjadi ajang memupuk calon generasi penerus bangsa yang berkualitas, baik dalam
segi akademik maupun non-akademik. Demikianlah laporan ini dibuat sebagai bentuk
pertanggungjawaban panitia dan semoga bermanfaat bagi evaluasi penyelenggaraan
kegiatan Perjusami berikutnya.

Sumber : BMP ADPU4331/Administrasi Perkantoran

 Jawab : nomor 2

Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2019 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu sebagai sebuah rekaman kejadian atau
peristiwa, arsip harus ditata dengan pemberkasan yang tepat. Berikut Penjelasan dan
contoh pemberkasan arsip :

1. Sistem abjad (alphabetical filing system)

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yag disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang,badan, atau organisasi. Hal tersebut disusun
berdasarkan urutan abjad. Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang
lain. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak
digunakan. Sistem ini disebut juga sistem langsung (direct filing system) karena dapat
langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks. Contoh sederhana dapat
dilakukan dirumah tangga, yaitu arsip-arsip yang disimpan kedalam map berdasarkan
nama dari anggota keluarga.

2. Sistem subyek (subjectical filing system)

Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama masalah atau subyek pada isi surat. Isi dokumen
atau surat sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau
subyek. Dalam mengelola arsip pribadi juga dapat menerapkan sistem subyek,
misalnya di rumah tangga, ada arsip tentang telepon, listrik, rumah, ijazah, akta
kelahiran, belanja dapur, dan sebagainya.

3. Sistem tanggal (chronological filing system)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini sebetulnya sangat
sederhana dan mudah, namun sistem ini sering kali menggunakan alat bantu lain
(kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini karena orang sangat sulit
untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari
 sudah terjadi beberapa tahun yang lalu. Contohnya: Shyldam menyimpan arsip dari
PT Warna Agung tertanggal 1 Februari 2018.

4. Sistem wilayah (geographical filing system)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat. Nama tempat bisa
berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya. Contoh dari
penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai
kantor cabang di beberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan
nama wilayah dari kantor-kantor cabang yang ada.

5. Sistem nomor (numerical filing system)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
dengan menggunakan kode/angka nomor. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan
nomor terdiri atas: Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey Sistem
penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri Sistem penyimpanan arsip berdasarkan
nomor terminal digit Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan
diberbagai kantor atau instansi. Contohnya: Rumah sakit: Nomor identitas pasien
Kantor Pos: Nomor kode pos Bank: Nomor rekening Perguruan tinggi: Nomor induk
mahasiswa PLN: Nomor rekening listrik

Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip perlu diterapkan oleh karena :

1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
3. Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila
dibutuhkan untuk referensi.
4. Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun
individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok,
subyek, daerah, maupun bersamaan.
5. Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
6. Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip
itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau
kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.
 Sumber : BMP ADPU4331/Administrasi Perkantoran

Jawaban no. 3
Efisiensi pekerjaan kantor dilakukan sebagai upaya untuk mempercepat mencapai target.
Maka dari itu, para pekerja diharuskan untuk bisa efisien dalam bekerja. Pekerja yang efisien
biasanya melaksanakan semua tugas tanpa mengeluh, dan sebaliknya pekerja yang tidak
efisien biasanya banyak mengeluh walaupun pekerjaan yang diberikan tidak terlalu banyak.
Berikut contoh melakukan efisiensi pekerjaan di kantor :
Pada Pekerjaan Marketing dalam melakukan pemasaran dan penjualan sebuah produk, jika
hal ini tidak dilakukan efisiensi pekerjaan akan menghabiskan biaya yang sangat mahal dan
sangat menghabiskan tenaga seperti seorang marketing akan melakukan pemasaran door to
door ke masing - masing rumah warga untuk memasarkan alat elektronik dimana jika hal
tersebut dilakukan akan banyak menghabiskan waktu, biaya kendaraan dan tenaga yang
banyak serta jangkauan pasar yang tidak meluas.
Jika setealh dilakukan efisiensi kerja, maka seorang marketing tersebut akan memanfaatkan
media sosial atau market place dalam memasarkan sebuah produk dimana tidak perlu lagi
keliling door to door, jangkauan pemasaran akan lebih luas, biaya BBM juga akan dipangkas
serta tenaga juga tidak mengeluarkan ekstra.

Sumber : BMP ADPU4331/Administrasi Perkantoran