BUKU JAWABAN UJIAN (BJU)

UAS TAKE HOME EXAM (THE)

SEMESTER 2022/23.1 (2022.2)

Nama Mahasiswa : Julita Susanti

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 043690689

Tanggal Lahir : 01 Juli 1994

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4434/Perancangan Jadwal Retensi Arsip

Kode/Nama Program Studi : D-IV KEARSIPAN

Kode/Nama UPBJJ : 13 / BATAM

Hari/Tanggal UAS THE : Sabtu/24/12/2022

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN UNIVERSITAS TERBUKA
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Surat Pernyataan Mahasiswa

Kejujuran Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Julita Susanti

NIM : 043690689

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4434/Perancangan Jadwal Retensi Arsip

Fakultas : ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

Program Studi : D-IV KEARSIPAN

UPBJJ-UT : 13/ BATAM

1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada laman
https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.
3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal ujian
UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai pekerjaan
saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan aturan
akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan tidak
melakukan kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media apapun, serta
tindakan tidak terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat pelanggaran
atas pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik yang ditetapkan oleh
Universitas Terbuka.
24 Desember 2022

Yang Membuat Pernyataan

Julita Susanti
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

1. Tugas tim penyusunan jadwal retensi arsip (JRA) dalam melakukan survey organisasi,
Survey organisasi
Survey ini wajib dilaksanakan karena arsip yang tercipta dan dimiliki oleh organisasi sangat terkait dengan
visi, misi, tugas pokok, dan fungsi organisasi, serta program dan kegiatan yang dilakukan. Dalam rangka
untuk memperoleh informasi dan data berbagai hal di atas maka yang harus dilakukan oleh surveyor adalah
 Mengumpulkan peraturan-peraturan tentang pembentukan organisasi , bagan organisasi, susunan
dan tata kerja organisasi, maupun peraturan lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan, arsip
tentang visi-misi organisasi, grand desain, rencana strategis, laporan tahunan, dan lain-lain.
 Mempelajari dan memahami peraturan-peraturan dan arsip tersebut di atas dalam rangka memotret
dan mengetahui peta arsip yang tercipta.
 Mencatat arsip-arsip yang seharusnya tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan program dan kegiatan
yang merupakan pengejawantahan visi-misi, tugas, dan fungsi organisasi

2. Beberapa hal yang perlu kita pahami dalam mengerahui nilai guna suatu arsip
Nilai guna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari
kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
a. Nilai guna primer ialah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta
arsip. Nilai guna primer meliputi :
1. Nilai Guna Administasi
Nilai guna administrasi adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan
fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Arsip-arsip yang berisikan hal-hal yang berkaitan dengan perumusan
dan pelaksanaan kebijaksanaan umumnya mempunyai nilai guna tinggi dan perlu disimpan lebih lama
daripada arsip-arsip yang sifatnya hanya untuk menunjang kegiatan rutin sehari-hari.
2. Nilai Guna Hukum
Arsip mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak
dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna hukum antara lain
adalah arsip-arsip yang berisikan keputusan/ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan
sebagainya.
3. Nilai Guna Keuangan Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan adalah arsip yang berisikan segala hal
ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan, misalnya arsip-arsip tentang anggaran
belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan dan
 lain sebagainya.
4. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang bernilaiguna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat
penelitian murni atau penelitian terapan. Apabila data tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau tidak
diterbitkan, maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu simpan/retensi yang lama.

b. Nilaiguna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain
dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan
bahan pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi :
1. Nilai Guna Kebuktian Nilai guna kebaktian (evidential) terdiri dari jenis-jenis arsip yang berisikan :
a. Bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga.
b. Bukti tentang prestasi intelektual di lembaga yang bersangkutan.
Arsip mempunyai nilai guna bukti keberadaan suatu lembaga apabila mengandung fakta dan keterangan yang
dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur,
fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat kegiatannya itu. Arsip-arsip semacam ini diperlukan
bagi pemerintah/perusahaan karena dapat digunakan sebagai pemandu untuk menyelesaikan masalah-
masalah yang serupa bagi mereka yang berminat di bidang administrasi negara/perusahaan.
Sedangkan Arsip yang bernilaiguna prestasi intelektual adalah arsip yang berisi informasi tentang suatu
prestasi/hasil karya yang sangat menonjol dan original dalam pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga yang
bersangkutan.
2. Nilai Guna Informasional Nilai
arsip pada arsip yang bernilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam
arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan
lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan
sejenisnya.

3. Analisis fungsi merupakan tahapan awal sebelum melakukan penilaian dokumen. Penilaian dokumen ini
didasarkan pada nilai kegunaan arsip.
a. Sebutkan dan jelaskan kriteria arsip bernilaiguna kebuktikan yang tercantum dalam Peraturan Kepala
ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kritera dan Jenis Arsip
Arsip yang bernilaiguna kebuktian (evidential) adalah arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang
mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
 lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan, diatur serta dilaksanakannya fungsi
dan tugas.
Kriteria arsip bernilaiguna evidential adalah sebagai berikut:
1. Merupakan bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan;
2. Merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi;
3. Merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi;
4. Merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien yang
dilayani;
5. Merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi;
6. Memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan, budaya,
atau historis;
7. Berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stake holder internal dan eksternal.

b. Kegunaan analisis fungsi adalah memeriksa siapa pencipta arsip dan apa tujuannya. Untuk memahami
arti penting arsip, maka pengelola arsip harus memahami hubungan antara arsip dan fungsi organisasi.
Apa yang dapat ditanyakan untuk memahami hubungan tersebut?

Analisis fungsi merupakan evaluasi terhadap pentingnya tujuan asal dari arsip. Asumsi dari pernyataan
ini adalah bahwa arsip pada dasarnya merupakan bukti atas pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi.
Kegunaan analisis fungsi adalah memeriksa siapa pencipta arsip dan apa tujuannya. Hal ini didasarkan
atas premis bahwa untuk memahami arti penting arsip, maka pengelola arsip harus memahami
hubungan antara arsip dan fungsi organisasi.
Analisis fungsi organisasi disebut juga penilaian makro, yang mencakup: riset, pemahaman tingkat
pentingnya fungsi, tugas, program, struktur organisasi, dan kegiatan pencipta arsip. Penilaian makro
lebih menekankan pada lingkungan pencipta arsip bukan pada fisik arsip.
Dalam melakukan analisis fungsi organisasi, analisis ditekankan pada: misi, struktur organisasi,
program kegiatan, serta fungsi dan tugas masing-masing unit kerja (termasuk unit kerja yang khas
seperti: lembaga penelitian, laboratorium, dan kepemimpinan).

c. Pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kritera dan Jenis
 Arsip, disebutkan dalam melakukan analisis fungsi ditekankan pada fungsi organisasi. Sebutkan dan
jelaskan jenis fungsi organisasi tersebut
Fungsi Organisasi meliputi:
1. Strategic apex, yakni fungsi puncak strategis yang dilaksanakan oleh pimpinan tingkat puncak dalam
organisasi, yang diberi tanggungjawab terhadap organisasi itu.
a. Pada lembaga eksekutif (organisasi pemerintah pusat) berada pada presiden.
b. Pada lembaga kementerian, berada pada menteri.
c. Pada lembaga nonkementerian berada pada kepala lembaga.
d. Pada pemerintah provinsi dan kabupaten/kota masing-masing berada pada gubernur dan
bupati/walikota.
2. Operating core, yakni fungsi yang secara langsung melaksanakan tugas pokok organisasi/fungsi
substantif. Misal:
a. Kementerian Pendidikan Nasional memiliki operating core masalah pendidikan;
b. Arsip Nasional RI mempunyai operating core masalah kearsipan.
3. Middle line, yakni fungsi penghubung
a. Pada organisasi, fungsi ini merupakan fungsi penghubung antara strategic apex dan operating
core.
b. Pada organisasi pemerintah pusat, fungsi ini dilaksanakan oleh Kementerian Koordinator.
c. Pada organisasi pemerintah daerah dilaksanakan oleh Asisten yang mengkoordinir kegiatan
tertentu.
4. Support staff, fungsi pendukung, yakni fungsi yang sifatnya memberikan dukungan kepada unit
organisasi lainnya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
5. Technostructure, yakni fungsi yang merumuskan, membuat standardisasi dan kebijakan tertentu
yang harus dilaksanakan oleh setiap unit organisasi. Pada lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dilaksanakan oleh unit yang
melaksanakan penelitian dan pengembangan, serta pendidikan dan pelatihan.
4. Yang perlu dilakukan dalam tahapan penyusutan arsip meliputi:
1. Pembuatan Daftar Arsip
Pembuatan daftar arsip berdasarkan kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri
arsip. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang
kemudian dituangkan kedalam bentuk daftar.
2. Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan
 Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah (central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau records
center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut:
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Arsip dan arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang
akan dipindahkan sudah benar-benar inaktif atau belum. Dalam kegiatan pemeriksaan ini
dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.
Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi
satu seri arsip cuti.

b. Pemindahan Arsip
Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar
pembuatan berita acara pemindahan arsip. Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat
khusus, yang menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun dalam
proses penyerahan.
c. Penataan Arsip
Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola sesuai
ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan masuk berupa Daftar Berkas
Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh
unit kearsipan maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.
d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu
unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu
bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Pemindahan
Arsip.
3. Penyerahan arsip
Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan lembaga kearsipan setempat
sesuai dengan wilayah kewenangannya, umumnya di lingkungan pemerintah daerah adalah Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah yang memiliki Depo Arsip.
4. Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui
cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Dalam melakukan
 pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur
dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut
kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun.
Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan,
seperti :
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis
jangka simpannya atau habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi
Arsip (JRA) atau masa simpan arsip yang berlaku di lingkungan instansi tersebut.
b. Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari
daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan, daftar ini
disebut dengan Daftar Usul Musnah.
c. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Dalam rangka pemusnahan arsip perlu dibentuk panitia pemusnahan yang dilaksanakan oleh unit
kearsipan instansi. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari
unit kearsipan dan unit pengelola arsip terkait.
d. Penilaian
Dalam proses penyeleksian arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan kegiatan penilaian
arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan arsip, umumnya hasil penilaian
arsip akan menghasilkan
e. Persetujuan dan Pengesahan
Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan
sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dengan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari
unsur bagian hukum dan pengawasan instansi di wilayah tersebut.
f. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat
penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Arsip Musnah dan
Berita Acara, bahwa pelaksanaan pemusnahan telah dilakukan secara sah. Selain itu, juga dokumen
tersebut akan berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan dan diperlakukan sebagai arsip
vital instansi tersebut.
5. kelompok arsip sebagai berikut :
Kelompok berkas non arsip, seperti map, amplop, duplikasi dan lain-lain
Kelompok arsip yang masih dalam kondisi aktif berdasakan JRA
Kelompok arsip inaktif
Kelompok arsip yang telah melewati masa retensi inaktif
Kelompok arsip statis
Untuk kelompok berkas non arsip dapat dilakukan pemusnahan tanpa prosedur dengan cara dicacah
atau dibakar sehingga tidak terbaca lagi informasi di dalamnya.
Untuk kelompok arsip yang masih aktif, dikembalikan kepada asal unit pengolahnya.
Untuk kelompok arsip inaktif, disimpan dan ditata di pusat arsip inaktif atau record center instansi.
Untuk kelompok arsip inaktif yang telah melewati masa retensinya, inilah yang akan didaftar dan
diusulkan pemusnahannya.
Untuk kelompok arsip statis, diserahkan kepada Lembaga Kearsipan setempat.